Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθούμε στην εξήγηση 4 γρήγορων τρόπων για αυτόματη ενημέρωση όλων των επαναλαμβανόμενων ή σχετικών περιεχομένων στο έγγραφο του Word.
Εάν εργάζεστε με στατιστικές αναφορές αρκετά συχνά, θα βρείτε τα ίδια κείμενα ή τιμές να εμφανίζονται συνεχώς μέσω ενός εγγράφου. Και μια άλλη κατάσταση είναι τώρα και τότε θα πάρετε μια τιμή με βάση τα προηγούμενα δεδομένα. Τότε εδώ είναι το πρόβλημα. Όταν αλλάζετε ένα κείμενο ή μια τιμή σε ένα μέρος, μπορείτε να ενημερώσετε αυτόματα όλα τα ίδια κείμενα ή σχετικά δεδομένα σε ολόκληρο το έγγραφο;
Απλά διαβάστε και θα μάθετε πώς.
Μέθοδος 1: Χρησιμοποιήστε τη διασταύρωση
- Πρώτα απ 'όλα, επιλέξτε το κείμενο που θα εμφανιστεί ξανά στο έγγραφό σας.
- Δεύτερον, κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Σελιδοδείκτης" στην ομάδα "Σύνδεσμοι".
- Στη συνέχεια ονομάζετε τον σελιδοδείκτη στο παράθυρο διαλόγου "Σελιδοδείκτης".
- Και κάντε κλικ στο «Προσθήκη».
- Τώρα τοποθετήστε τον κέρσορα ακριβώς στο σημείο όπου πηγαίνει το επαναλαμβανόμενο κείμενο.
- Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στην καρτέλα «Εισαγωγή».
- Και αυτή τη φορά κάντε κλικ στο "Cross-reference" στην ομάδα "Links".
- Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου «Διασταυρούμενη αναφορά», επιλέγετε πρώτα «Σελιδοδείκτη» για «Τύπος αναφοράς».
- Στη συνέχεια, επιλέξτε «Κείμενο σελιδοδείκτη» για «Εισαγωγή αναφοράς σε».
- Και επιλέξτε το σωστό όνομα σελιδοδείκτη στο πλαίσιο λίστας "Για ποιον σελιδοδείκτη".
- Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή».
Αργότερα, όταν αποφασίσετε να αλλάξετε το περιεχόμενο, πρέπει απλώς να τροποποιήσετε το πρώτο κείμενο και να ακολουθήσετε τα βήματα για ενημέρωση. Θα συζητήσουμε τους τρόπους ενημέρωσης περιεχομένου στο τελευταίο μέρος αυτού του άρθρου.
Μέθοδος 2: Χρήση πεδίου
- Αρχικά, επαναλάβετε τα πρώτα 6 βήματα στη μέθοδο 1.
- Στη συνέχεια, πατήστε "Ctrl+ F9" για να εισαγάγετε άγκιστρα πεδίου στο έγγραφό σας.
- Στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα του σελιδοδείκτη ανάμεσα στις δύο αγκύλες, όπως "A1" εδώ.
- Τέλος, πατήστε "F9" και θα λάβετε το ίδιο κείμενο.
Μέθοδος 3: Επιλέξτε Επιλογή Επικόλλησης
- Πρώτα απ 'όλα, επιλέξτε το πρώτο κείμενο.
- Στη συνέχεια, πατήστε "Ctrl+ C".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ανάποδο τρίγωνο στην επιλογή "Επικόλληση" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
- Και στο μενού λίστας, επιλέξτε "Ειδική επικόλληση".
- Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου "Ειδική επικόλληση", επιλέξτε "Επικόλληση συνδέσμου".
- Στη συνέχεια επιλέξτε «Μορφοποιημένο κείμενο».
- Επιτέλους, κάντε κλικ στο "OK".
Μέθοδος 4: Χρησιμοποιήστε το πεδίο για την ενημέρωση σχετικών δεδομένων
Για παράδειγμα, έχουμε έναν πίνακα με μία γραμμή και τρεις στήλες όπως παρακάτω:
Η τιμή στο κελί "R1C3" πρέπει να είναι το αποτέλεσμα της άθροισης των κελιών "R1C1" και "R1C2".
- Πρώτο βήμα, χρησιμοποιώντας τις οδηγίες στη μέθοδο 1 για να εισαγάγετε σελιδοδείκτες για τιμές στα κελιά "R1C1" και "R2C2". Εδώ, ονομάζουμε αυτούς τους σελιδοδείκτες ως "s1" και "s2".
- Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί "R1C3".
- Και πατήστε "Ctrl+ F9" για να λάβετε άγκιστρα πεδίου.
- Τώρα μεταξύ των δύο αγκύλων, θα πρέπει να εισαγάγετε τον τύπο: { ={ s1 }+{ s2 } }
Θα πρέπει να λάβετε όλα αυτά τα σιδεράκια πατώντας "Ctrl+ F9" αντί να πληκτρολογείτε χειροκίνητα.
- Τέλος, πατήστε "F9" για να δείτε το αποτέλεσμα.
Σημείωση: Και για τις 4 μεθόδους, όταν χρειάζεται να αλλάξετε το κείμενο ή τα δεδομένα, θα πρέπει να εισαγάγετε το νέο κείμενο ή ημερομηνία βάζοντας το σημείο εισαγωγής μέσα στο αρχικό και, στη συνέχεια, να το διαγράψετε αργότερα.
2 τρόποι για να ενημερώσετε τα περιεχόμενα
Η πρώτη μέθοδος είναι να πατήσετε "Ctrl+ A" για να επιλέξετε ολόκληρο το έγγραφο και, στη συνέχεια, πατήστε "F9" για αυτόματη ενημέρωση.
Το δεύτερο είναι να χρησιμοποιήσετε κωδικούς VBA.
- Αρχικά, πατήστε "Alt + F11" για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
- Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο "ThisDocument" για να ανοίξετε την περιοχή επεξεργασίας κώδικα εάν είναι απαραίτητο.
- Στη συνέχεια επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς εκεί:
Sub UpdateDate() If ActiveDocument.Fields.Count > 0 then ActiveDocument.Fields.Update MsgBox ("Ενημερώθηκαν με επιτυχία όλα τα πεδία σε αυτό το έγγραφο!") Else MsgBox ("Δεν βρέθηκε πεδίο σε αυτό το έγγραφο.") End If End Sub
- Τέλος, κάντε κλικ στο "Εκτέλεση".
Προετοιμαστείτε για έκτακτες ανάγκες
Μιλώντας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης κατά την εκτέλεση προγραμμάτων, θα καταλήξουμε σε σφάλματα λογισμικού και καταστροφές αρχείων. Σίγουρα, μπορούμε να λάβουμε κάποια προληπτικά μέτρα, όπως δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων και τακτική εκτέλεση προϊόντων προστασίας από ιούς. Ωστόσο, ακόμη και τα αντίγραφα ασφαλείας μπορεί να πέσουν θύματα κακόβουλων επιθέσεων ή λανθασμένων λειτουργιών. Και ο επεξεργαστής λέξεων Word, που χρησιμοποιούμε καθημερινά, δεν αποτελεί εξαίρεση. Επομένως, ένα από τα μέτρα προετοιμασίας που πρέπει να λάβετε είναι να αποκτήσετε ένα ισχυρό κατεστραμμένο εργαλείο ανάκτησης του Word
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Vera Chen είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων Επιδιόρθωση δεδομένων Excel xlsx και pdf επισκευή προϊόντων λογισμικού. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com