Αυτό το άρθρο εξετάζει μερικές απλές τεχνικές ερωτημάτων crosstab που μπορούν να βοηθήσουν κατά την εργασία στο MS Access.
Με λίγα λόγια, το ερώτημα Crosstab μπορεί να οριστεί ως ένας πίνακας, στον οποίο οι επικεφαλίδες στηλών προέρχονται από τις τιμές των πεδίων. Είναι ο μετασχηματισμός των σειρών δεδομένων σε στήλες. Περιλαμβάνει τη συγκέντρωση δεδομένων, όπως το συνολικό άθροισμα που κατανέμεται μεταξύ μηνών ή προϊόντων κ.λπ., στα οποία αυτοί οι μήνες αντιπροσωπεύονται μέσω στηλών. Σήμερα θα μιλήσουμε για μερικές από τις τεχνικές Crosstab Query που μπορούν να σας βοηθήσουν να εργαστείτε αποτελεσματικά στο MS Access.
3 Τεχνικές Crosstab Query που θα ήταν χρήσιμες κατά την εργασία στο MS Access είναι:
Ερώτημα crosstab για την εμφάνιση των συνόλων σειρών
Για να εμφανιστεί ο συνολικός υπολογισμός σε μια σειρά που περιλαμβάνει όλες τις στήλες, ο χρήστης πρέπει απλώς να προσθέσει ένα πεδίο τιμής ως Επικεφαλίδα γραμμής.
Παράδειγμα: Σε μια βάση δεδομένων ενός καταστήματος, εάν χρειάζεται να συνολοποιήσουν τις πωλήσεις τους, θα πρέπει να προσθέσουν ένα άλλο πεδίο με τις πωλήσεις ως επικεφαλίδα σειράς, το οποίο θα εμφανίζει τις συνολικές πωλήσεις.
Οι χρήστες μπορούν επίσης να εμφανίσουν το σύνολο κάτω από κάθε στήλη εισάγοντας το κουμπί σε μια κορδέλα. Αυτό το κουμπί βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα. μπορείτε να το εντοπίσετε με το εικονίδιο (Σ) κεφαλαία αναπαράσταση του σίγμα.
Εμφάνιση μηδενικών αντί για κενά
Όπου ο χρήστης δεν εισάγει μια τιμή, εκεί οι στήλες παραμένουν κενές από προεπιλογή. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εντολή Nz() εάν θέλουν να εμφανίσουν μηδενικά. Ωστόσο, δεδομένου ότι η Access είναι πιθανό να παρεξηγήσει τις εκφράσεις, οι χρήστες θα πρέπει να πληκτρολογήσουν την έξοδο ή το αποτέλεσμα με αυτό. Επομένως, χρησιμοποιήστε την CCur() για την αντιμετώπιση νομισμάτων, την CLng() για μεγαλύτερους αριθμούς (τον ακέραιο αριθμό) κ.λπ.
Απλά πληκτρολογήστε Nz() απευθείας στον όρο TRANSFORM και όλα τα κενά θα αντικατασταθούν με μηδέν.
Καθορίστε τις επικεφαλίδες στηλών
Σημειώστε ότι η επικεφαλίδα στήλης λαμβάνεται από ένα δεδομένο πεδίο και οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μόνο τα πεδία που σχετίζονται με τα δεδομένα τους. Έτσι, εάν ο χρήστης θέλει να περιορίσει τα κριτήρια ερωτήματός του στις πωλήσεις που πραγματοποιήθηκαν σε έναν συγκεκριμένο πελάτη που δεν έχει αγοράσει τίποτα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, τότε το πεδίο του δεν θα εμφανίζεται καθόλου. Εάν ο χρήστης θέλει να δημιουργήσει μια αναφορά χρησιμοποιώντας crosstab, θα εμφανίσει σφάλματα καθώς το όνομα του πεδίου αυτού του πελάτη θα εξαφανιστεί.
Για την επίλυση αυτού του προβλήματος, ο χρήστης πρέπει να εισαγάγει κάθε έγκυρη επικεφαλίδα στήλης στην ιδιότητα Επικεφαλίδες στηλών του ερωτήματος διασταύρωσης.
- Μεταβείτε στην οθόνη Σχεδίαση ερωτήματος και επιλέξτε το πλαίσιο Ιδιότητες από την Προβολή μενού.
- Τώρα εντοπίστε και επιλέξτε "Ιδιότητα επικεφαλίδας στήλης". (Σε περίπτωση που δεν μπορείτε να το βρείτε, τότε έχετε ανοίξει τις ιδιότητες του πεδίου αντί για τις ιδιότητες ερωτήματος).
- Τώρα εισαγάγετε όλες τις πιθανές τιμές στο διάστημα, το οποίο θα πρέπει να διαχωριστεί αποτελεσματικά με κόμμα. Οι χρήστες μπορούν επίσης να οριοθετήσουν αυτές τις τιμές χρησιμοποιώντας τιμές ημερομηνίας χρησιμοποιώντας # ή με εισαγωγικά.
Μειονεκτήματα επικεφαλίδας στήλης
- Τυχόν τιμές που δεν έχουν εισαχθεί από τον χρήστη θα αφαιρεθούν αυτόματα από το συγκεκριμένο ερώτημα.
- Τα πεδία μπορούν να εμφανίζονται μόνο σύμφωνα με τη σειρά που καθορίζεται από τους χρήστες π.χ. "Ιανουάριος", "Φεβρουάριος", "Μάρτιος", ...
Οι χρήστες μπορούν να αυξήσουν την ταχύτητα του σχεδιασμού της αναφοράς πάρα πολύ αναφέροντας τις σχετικές επικεφαλίδες στηλών όπου η αναφορά αποτελείται από ένα σύνθετο ερώτημα διασταύρωσης, όπως η πηγή εγγραφής. Εάν ο χρήστης δεν προσδιορίσει τις επικεφαλίδες των στηλών του, το λογισμικό Microsoft Access δεν θα μπορεί να γνωρίζει ποια πεδία πρέπει να είναι διαθέσιμα στις αναφορές χωρίς να εκτελέσει το πλήρες ερώτημα.
Εάν είστε τακτικός χρήστης της MS Access, μπορεί να έχετε αντιμετωπίσει α κατεστραμμένο mdb ή αρχείο accdb. Ενώ κατά καιρούς η προεπιλεγμένη δυνατότητα ανάκτησης στην Access μπορεί να εξαγάγει τα δεδομένα σας, θα υπήρχαν περιπτώσεις όπου θα χρειαστείτε επιπλέον βοήθεια. Για πλήρη ανάκτηση βάσεων δεδομένων της Access, επενδύστε σε ένα επαγγελματικό εργαλείο όπως DataNumen Access Repair.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Vivian Stevens είναι ειδικός στην ανάκτηση δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων διόρθωση MDF και υπερέχουν προϊόντα λογισμικού ανάκτησης. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com