Όταν συνθέτετε ένα νέο μήνυμα του Outlook, θα βρείτε το κουμπί "Κατηγοριοποίηση" αόρατο. Γενικά είναι σε κορδέλα. Σε αυτό το σημείο, εάν θέλετε να ορίσετε γρήγορα μια κατηγορία για μια νέα αλληλογραφία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παρακάτω 2 συμβουλές.
Είναι πολύ εύκολο να κατηγοριοποιήσετε με χρώμα ένα ληφθέν ή απεσταλμένο email στο Outlook, καθώς υπάρχει ένα προφανές κουμπί "Κατηγορία" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Εμφανίζεται ως το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης. Ωστόσο, όταν συνθέτετε ένα νέο μήνυμα, θα ανακαλύψετε ότι το κουμπί έχει φύγει. Στην πραγματικότητα, είναι κρυμμένο αντί να αφαιρεθεί. Μπορείτε ακόμα να το μάθετε στις επιλογές αλληλογραφίας. Ακολουθούν 2 τρόποι για να κατηγοριοποιήσετε γρήγορα τη νέα αλληλογραφία κατά τη σύνθεσή της.
Ορίστε την κατηγορία για ένα νέο μήνυμα του Outlook με μη αυτόματο τρόπο
- Για αρχή, ανοίξτε το Outlook και δημιουργήστε ένα νέο email.
- Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο μηνύματος, μεταβείτε στην καρτέλα "Επιλογές". Και κάντε κλικ στο εικονίδιο επέκτασης στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας "Επιλογές" για να εμφανίσετε περισσότερες επιλογές αλληλογραφίας.
- Τελικά στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες", το κουμπί "Κατηγορίες" βρίσκεται στο κάτω μέρος. Κάντε κλικ σε αυτό και θα μπορείτε να επιλέξετε μια κατηγορία χρώματος από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Αυτόματη αντιστοίχιση μιας προεπιλεγμένης κατηγορίας σε ένα νέο μήνυμα του Outlook
Βήμα 1: Αντιγράψτε τον κώδικα VBA σε μια νέα μονάδα
- Αρχικά, στο κύριο παράθυρο του Outlook, μεταβείτε στην καρτέλα "Προγραμματιστής" και κάντε κλικ στο κουμπί "Visual Basic" στην ομάδα "Κώδικας".
- Στη συνέχεια, στο τελευταίο αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο «Εισαγωγή» στη γραμμή εργαλείων. Και επιλέξτε "Module" από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Μετά από αυτό, μια νέα ενότητα θα εμφανιστεί παρακάτω. Θα πρέπει να αντιγράψετε τον ακόλουθο κώδικα στο νέο παράθυρο "Module" όπως το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:
Sub SpecifyCategoryforNewEmail()
Dim obApp As Object
Dim NewEmail As MailItem
Set obApp = Outlook.Application
Set NewEmail = obApp.ActiveInspector.CurrentItem
'If you want to set a specific category to the new email manually
'You can use the following line instead to show the Category dialog
'NewEmail.ShowCategoriesDialog
NewEmail.Categories = "Default”
Set obApp = Nothing
Set NewEmail = Nothing
End Sub
Σημείωση:
- Εάν ελπίζετε να ορίσετε μη αυτόματα μια συγκεκριμένη κατηγορία στο νέο μήνυμα, αντικαταστήστε το Κατηγορίες = "Προεπιλογή" μαζί σου, Email.showCategoriesDialog, όπως τα σχόλια στον παραπάνω κώδικα VBA. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου "Κατηγορίες χρωμάτων". Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε μία κατηγορία με μη αυτόματο τρόπο.
- Επιπλέον, μπορείτε να αντικαταστήσετε "Προκαθορισμένο" συμβολοσειρά με το όνομα άλλης κατηγορίας σύμφωνα με τις ανάγκες σας, όπως «Κόκκινη κατηγορία», «Κίτρινη Κατηγορία» κ.λπ.
- Μετά από αυτό, ελαχιστοποιήστε το τρέχον παράθυρο "Visual Basic". Και επιστρέψτε στο κύριο παράθυρο του Outlook για να δημιουργήσετε ένα νέο email.
Βήμα 2: Προσθέστε τη μακροεντολή στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης
- Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο μηνύματος, πατήστε το κάτω βέλος στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε "Περισσότερες εντολές" από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Στη συνέχεια, στο παράθυρο "Επιλογές του Outlook", θα πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:
- Αρχικά, επιλέξτε "Μακροεντολές" στο "Επιλογή εντολών από".
- Στη συνέχεια, από τη λίστα, επιλέξτε τη μακροεντολή που δημιουργήσατε προηγουμένως.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη".
- Αφού προστεθεί η μακροεντολή στο δεξιό μέρος, κάντε κλικ στο κουμπί "Τροποποίηση".
- Στο πλαίσιο διαλόγου "Τροποποίηση κουμπιού", καθορίστε ένα εικονίδιο για το κουμπί, όπως π.χ.
- Στη συνέχεια αλλάξτε το εμφανιζόμενο όνομα, όπως "Προεπιλεγμένη κατηγορία".
- Τέλος, κάντε κλικ σε μια σειρά από "OK" μέχρι να κλείσουν όλα τα παράθυρα διαλόγου
- Μετά την επιστροφή στο παράθυρο Νέο μήνυμα. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Προεπιλεγμένη κατηγορία" στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να ορίσετε την κατηγορία "Προεπιλογή" στη νέα αλληλογραφία.
- Τέλος, μπορείτε να συνθέσετε το μήνυμα ως συνήθως και να το στείλετε. Αφού το στείλετε, μπορείτε να το ελέγξετε στο φάκελο σταλμένα. Πρέπει να έχει κατηγοριοποιηθεί στην κατηγορία "Προεπιλογή".
Σύγκριση των 2 μεθόδων
| Μέθοδοι | Πλεονεκτήματα | Μειονεκτήματα |
| Ορίστε την κατηγορία με μη αυτόματο τρόπο | Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε το νέο μήνυμα χωρίς να χρειάζεται να επαναληφθεί σε άλλο έργο ή εργαλείο. | Είναι χρονοβόρο στο ότι θα πρέπει να εκτελείτε τις επαναλαμβανόμενες λειτουργίες για να βρείτε το κουμπί "Κατηγορίες" κάθε φορά που το χρειάζεστε. |
| Ορίστε την κατηγορία μέσω VBA | Είναι πολύ πιο βολικό από την παραπάνω μέθοδο. | 1. Αυτή η συμβουλή θα σας ζητήσει να ενεργοποιήσετε πρώτα τις μακροεντολές στα "Κέντρα εμπιστοσύνης". |
| 2. Καλύτερα να λάβετε κάποιες γνώσεις για το VBA εκ των προτέρων. |
Προσοχή στις άγνωστες μακροεντολές στα email
Στις μέρες μας ο ιός που μεταδίδεται μέσω email έχει γίνει ολοένα και πιο ανεξέλεγκτος. Τα κακόβουλα email μπορεί να είναι γεμάτα με επικίνδυνους συνδέσμους, συνημμένα και μακροεντολές. Επομένως, θα πρέπει να παρακολουθείτε αυτούς τους πιθανούς κινδύνους. Επίσης, καλύτερα να αποκτήσετε ένα ισχυρό εργαλείο, όπως π.χ DataNumen Outlook Repair. Μπορεί να επιδιόρθωση προβλήματος PST Με ευκολία.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επισκευή SQL Server καταστροφή αρχείων και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com