Σε αυτό το άρθρο, θα σας παρουσιάσουμε 2 τρόπους για να εξαγάγετε όλες τις διευθύνσεις email σε ένα έγγραφο του Word και να τις συνδέσετε για ομαδική επεξεργασία.
Κάθε τόσο, μπορεί να χρειαστεί να στείλετε email σε πολλά άτομα ταυτόχρονα. Ωστόσο, τα πράγματα μπορεί να γίνουν λίγο δύσκολα όταν οι διευθύνσεις τους διασκορπίζονται σε ένα μεγάλο έγγραφο σε σελίδες. Η πλοήγηση σε ολόκληρο το έγγραφο και η εύρεση τους ένα προς ένα μπορεί να είναι χρονοβόρα. Γι' αυτό θέλουμε να σας δείξουμε τον γρήγορο τρόπο να τα εξαγάγετε όλα με μία κίνηση για ομαδική επεξεργασία στο γραμματοκιβώτιό σας.
Μέθοδος 1: Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Εύρεση και αντικατάσταση"
- Πρώτα απ 'όλα, ανοίξτε το έγγραφο που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Στη συνέχεια, ξεκινάμε κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Αρχική".
- Στη συνέχεια, επιλέξτε να κάνετε κλικ στο ανάποδο τρίγωνο στο εικονίδιο "Εύρεση".
- Στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε "Εύρεση για προχωρημένους".
- Τώρα θα έχετε ανοιχτό το πλαίσιο διαλόγου «Εύρεση και αντικατάσταση». Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα "Εύρεση" είναι ενεργοποιημένη και πληκτρολογήστε "[Az,0-9]{1,}\@[Az,0-9,\.]{1,}" στο πλαίσιο κειμένου "Βρείτε τι".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Περισσότερα" για να δείτε περισσότερες επιλογές.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο "Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ" στην ενότητα "Επιλογές αναζήτησης".
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Εύρεση» και επιλέξτε «Κύριο έγγραφο».
- Τώρα μπορείτε να δείτε ότι όλες οι διευθύνσεις email σε αυτό το έγγραφο έχουν επισημανθεί. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Αντιγραφή" στην ομάδα "Πρόχειρο" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
- Τώρα δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word.
- Κάντε δεξί κλικ στο νέο και επιλέξτε «Διατήρηση μόνο κειμένου». Θα δείτε ότι όλες οι διευθύνσεις email είναι επικολλημένες εκεί στη στήλη.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αντικατάσταση" στην ομάδα "Επεξεργασία" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
- Στην καρτέλα "Αντικατάσταση", πληκτρολογήστε "^p" και ";" στα πλαίσια κειμένου «Εύρεση τι» και «Αντικατάσταση με» αντίστοιχα.
- Και θυμηθείτε να διαγράψετε το πλαίσιο "Χρήση χαρακτήρων μπαλαντέρ".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Αντικατάσταση όλων». Το Word θα σας πει πόσες αντικαταστάσεις έχει κάνει και μπορείτε να κλείσετε όλα τα ανοιχτά κουτιά. Στο έγγραφο υπάρχουν διευθύνσεις email διαχωρισμένες με ερωτηματικά.
- Αυτό που πρέπει να κάνετε τελικά είναι να αντιγράψετε αυτές τις διευθύνσεις στο γραμματοκιβώτιό σας και να στείλετε τις ίδιες πληροφορίες για όλους τους δέκτες ταυτόχρονα.
Μέθοδος 2: Χρησιμοποιήστε κωδικούς VBA
- Πρώτα, πατήστε "Alt+F11" για να ανοίξετε τον επεξεργαστή VBA.
- Στη συνέχεια, στην περιοχή επεξεργασίας, επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς:
Sub ExtractAllEmailAddressesFromDocument()
Dim strEmailAddresses As String
' Find all email addresses in a document,and Extract them.
With ActiveDocument.Range
With.Find
.ClearFormatting
.Replacement.ClearFormatting
.Text = "[A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,}"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchByte = False
.MatchAllWordForms = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchWildcards = True
.Execute
End With
Do While .Find.Found
strEmailAddresses = strEmailAddresses & .Text & ";"
.Collapse wdCollapseEnd
.Find.Execute
Loop
End With
' Open a new document to paste the email addresses.
If strEmailAddresses <> "" Then
Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0
ActiveDocument.Range.Text = strEmailAddresses
End If
End Sub
- Στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί "Εκτέλεση".
Στη συνέχεια, θα έχετε ένα άλλο νέο έγγραφο με όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χωρισμένες με ερωτηματικά. Και μπορείτε να αρχίσετε να τις χρησιμοποιείτε για μαζική επεξεργασία σε γραμματοκιβώτιο.
Αδράξτε το χρόνο για να ανακτήσετε κατεστραμμένα αρχεία
Είναι αλήθεια ότι μπορείτε πάντα να βρείτε κάποιες εκπλήξεις μέσω της εργασίας με το Word. Ενώ είστε έκπληκτοι από τις δυνατότητές του, θα πρέπει να προσέχετε για πιθανά σφάλματα που μπορεί να υποστεί το Word. Από τη μια πλευρά, σταματά τη δουλειά σας. Από την άλλη πλευρά, μια ακόμη μεγαλύτερη απειλή μπορεί να προκληθεί όταν το Word συμπτύσσεται. Και με τον όρο μεγαλύτερη απειλή εννοούμε τα παραβιασμένα αρχεία και τα αναντικατάστατα δεδομένα σας.
Επομένως, σας προτείνουμε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και, το πιο σημαντικό, να αποκτήσετε ένα πρόγραμμα για να επισκευή Word ζημιά έτσι δεν θα χάνετε χρόνο ταλαιπωρώντας.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Vera Chen είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων xls εργαλείο επίλυσης προβλημάτων και pdf επισκευή προϊόντων λογισμικού. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com