Αντιμετωπίζοντας πολλά email στο Outlook, θα δυσκολευτούμε να αναζητήσουμε τα email που θέλουμε. Τώρα ας μάθουμε πώς να κάνουμε τα email αυτόματα ταξινομημένα.
Στην καθημερινή μας ζωή, χρησιμοποιούμε το Outlook μόνο για να στέλνουμε και να λαμβάνουμε email. Για τα άτομα, το Outlook μπορεί να είναι απλώς ένα αυτόνομο πρόγραμμα-πελάτη email. Ωστόσο, στις μέρες μας, οι οργανισμοί προτιμούν να χρησιμοποιούν το Outlook για τη διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών email. Κάθε μέρα λαμβάνουν και στέλνουν πολλά email. Θα πρέπει να υπάρχουν εκατοντάδες email στο Outlook τους. Αναμφίβολα, θα είναι δύσκολο να βρουν τα email-στόχους.
Μία από τις μεθόδους είναι η χρήση του Εργαλείου Αναζήτησης για την εύρεση των email-στόχων. Ωστόσο, οι χρήστες πρέπει να πληκτρολογούν τις λέξεις-κλειδιά αναζήτησης κάθε φορά, κάτι που θα είναι μια άσκοπη επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Εάν τα email μπορούσαν να ταξινομηθούν αυτόματα, θα ήταν πολύ πιο εύκολο να εντοπιστούν τα email-στόχοι.
Υπάρχουν πολλές μέθοδοι για την αυτόματη ταξινόμηση των email. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν νέους κανόνες για να κάνουν τα email να εισέρχονται αυτόματα στον αντίστοιχο φάκελο. Αλλά αυτή η μέθοδος είναι λίγο άβολη. Στην πραγματικότητα, υπάρχει μια άλλη πιο εύκολη μέθοδος. Αυτό γίνεται μέσω φακέλων αναζήτησης, η οποία γίνεται μόνο μέσω 2 βασικών βημάτων.
Πρώτο βήμα: Δημιουργία νέου φακέλου αναζήτησης
- Στην «Αρχική» σελίδα, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο «Αναζήτηση φακέλων» για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο αναζήτησης.
- Στο αναδυόμενο παράθυρο του "Νέος φάκελος αναζήτησης", οι χρήστες μπορούν να δουν πολλές επιλογές. Σύμφωνα με διαφορετικούς στόχους αναζήτησης, οι χρήστες μπορούσαν να επιλέξουν τις αντίστοιχες επιλογές. Σε αυτό το απόσπασμα, εισάγω κυρίως την αυτόματη ταξινόμηση μηνυμάτων από συγκεκριμένα άτομα. Έτσι, εντοπίστε και επιλέξτε την επιλογή «αλληλογραφία από συγκεκριμένα άτομα».
Δεύτερο βήμα: Προσαρμογή φακέλου αναζήτησης
- Ακόμα στο παράθυρο του "Νέος φάκελος αναζήτησης", θα μπορούσατε να δείτε ένα κουμπί "Επιλογή". Κάντε κλικ σε αυτό και στη συνέχεια θα γυρίσει σε άλλο παράθυρο για να επιλέξουμε συγκεκριμένες επαφές.
- Σε αυτό το παράθυρο "Επιλογή ονομάτων: Επαφές", μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε από τους λογαριασμούς email σας και τις σχετικές επαφές email. Κάντε διπλό κλικ στις επαφές για να τις τοποθετήσετε.
- Τέλος, κάντε κλικ στο "OK" για να αποθηκεύσετε τον ορισμό του νέου φακέλου αναζήτησης. Στη συνέχεια, θα διαπιστώσετε ότι τα email βρίσκονται σε σχετικούς φακέλους αναζήτησης σύμφωνα με συγκεκριμένους αποστολείς. Από τότε, έχετε κάνει με επιτυχία την αυτόματη ταξινόμηση των email.
Το Outlook έχει πολλές δυνατότητες που σχετίζονται με τη διαχείριση email. Λόγω του γεγονότος ότι ολοένα και περισσότερα αρχεία δημιουργούνται συνεχώς, το Outlook μπορεί να καταστραφεί πιο εύκολα από πριν. Μόλις καταστραφεί το Outlook, όλα τα αρχεία του Outlook θα αντιμετωπίσουν μεγάλη απώλεια δεδομένων. Αλλά μην ανησυχείς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο επιδιόρθωσης του Microsoft Outlook – scanpst.exe για επιδιορθώστε το Outlook. Επιπλέον, εάν το scanpst.exe δεν λειτουργεί, ένα εργαλείο επιδιόρθωσης του outlook τρίτου μέρους, όπως π.χ DataNumen Outlook repair θα είναι επίσης μια καλή επιλογή.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com