Σε αυτό το άρθρο, εστιάζουμε στο να σας παρέχουμε 2 γρήγορους τρόπους για να χωρίσετε ένα έγγραφο του Word σε πολλά.
Υπάρχουν φορές που θα έχουμε ένα αρκετά μεγάλο έγγραφο, που απαιτεί ομαδική δουλειά. Τότε είναι αρκετά απαραίτητο να το χωρίσετε σε πολλά μικρότερα για να επιταχύνετε τη ροή εργασίας. Αντί να το κάνουμε με παλιό τρόπο, όπως κόψιμο και επικόλληση, έχουμε πιο γρήγορες μεθόδους για αυτό το κουραστικό έργο. Απλά διαβάστε για να δείτε περισσότερα.
Μέθοδος 1: Λειτουργία σε "Προβολή περίγραμμα"
- Πρώτα απ 'όλα, δημιουργήστε τα απαραίτητα αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας σε περίπτωση που τυχόν γίνει κάποια κακή χρήση τους κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
- Δεύτερον, ελέγξτε αν το τμήμα του κειμένου που θα χωριστεί έχει τοποθετηθεί σε επίπεδο επικεφαλίδας, όπως Επικεφαλίδα 2, 3, 4, κ.λπ. Εάν ναι, μπορείτε να προχωρήσετε απευθείας στο τρίτο βήμα. Ωστόσο, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, θα πρέπει να εισαγάγετε μερικές λέξεις-κλειδιά τόσο στην αρχή όσο και στο τέλος του κειμένου και να ορίσετε αυτές τις λέξεις στην «Επικεφαλίδα 1». Αν βάλουμε αυτές τις λέξεις, ας πούμε, στην «Επικεφαλίδα 3», τότε όταν το κείμενο περιέχει ένα στυλ επικεφαλίδας υψηλότερου επιπέδου, όπως «Επικεφαλίδα 2», δεν θα μπορείτε να το διαβάσετε. Ακολουθεί το παράδειγμά μας:
- Τρίτον, κάντε κλικ στην καρτέλα "Προβολή".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Περίγραμμα» στις «Προβολές εγγράφων».
- Τώρα στην καρτέλα "Περίγραμμα", μεταβείτε στην ομάδα "Εργαλεία περιγράμματος" και επιλέξτε το επίπεδο των λέξεων επισήμανσης στην αναπτυσσόμενη λίστα "Εμφάνιση επιπέδου". Εδώ, θα επιλέξουμε "Επίπεδο 1" γιατί απλώς τα βάλαμε στην "Επικεφαλίδα 1". Και όλα τα κείμενα στο επίπεδο 1 θα εμφανιστούν.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Εμφάνιση εγγράφου" στην ομάδα "Κύριο έγγραφο". Και θα παρατηρήσετε ότι και οι δύο επιλογές "Δημιουργία" και "Εισαγωγή" είναι πλέον διαθέσιμες.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύμβολο συν μπροστά από την πρώτη λέξη σήμανσης για να επιλέξετε αυτό το μέρος του κειμένου.
- Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία" για να ξεκινήσετε τη διαίρεση του εγγράφου.
- Μπορείτε να επαναλάβετε τα βήματα 7 και 8 για να ολοκληρώσετε τον διαχωρισμό του υπόλοιπου εγγράφου. Και θυμηθείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο όταν τελειώσετε. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη θέση του αρχικού αρχείου και θα βρείτε όλα τα νέα έγγραφα. Παρακάτω είναι τι μπορείτε να πετύχετε:
Μέθοδος 2: Χρησιμοποιήστε κωδικούς VBA
Εάν προτιμάτε τη μέθοδο αντιγραφής και επικόλλησης, πιθανότατα μπορείτε να αφήσετε τη μακροεντολή του Word να κάνει τη δουλειά για εσάς. Και καλύτερα, μπορείτε να προσθέσετε τη μακροεντολή στη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης", ώστε να μπορείτε να τη χρησιμοποιείτε εύκολα επανειλημμένα. Για τα βήματα για να το κάνετε αυτό, ανατρέξτε στο προηγούμενο άρθρο μας: Πώς να καλέσετε γρήγορα άλλη εφαρμογή από το MS Word
- Αρχικά, πατήστε "Alt + F8" για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
- Στη δεξιά περιοχή επεξεργασίας, επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς:
Sub SaveSelectedTextToNewDocument()
If Selection.Words.Count > 0 Then
'Copy the selected text
Selection.Copy
'Open a new document and paste the copied text into it
Dim objNewDoc As Document
Set objNewDoc = Documents.Add
Selection.Paste
'Get the first 10 characters as the filename of the new document and save them
Dim objFileName As Range
Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)
objNewDoc.SaveAs FileName:="C:\Users\Test\Desktop\" & objFileName & ".docx"
Else
End If
End Sub
- Στη συνέχεια, αποθηκεύστε τους κωδικούς και προσθέστε τη μακροεντολή στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα κείμενο και κάντε κλικ στο κουμπί μακροεντολής. Θα λάβετε ένα νέο έγγραφο.
:
- Μεταξύ των κωδικών, το "C:\Users\Test\Desktop\" αναφέρεται στη διαδρομή όπου θα αποθηκευτούν τα νέα έγγραφα. Μπορείτε να το αλλάξετε όπως θέλετε.
- Οι κωδικοί "Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)" σημαίνουν ότι θα έχουμε τους πρώτους 10 χαρακτήρες του επιλεγμένου κειμένου ως όνομα του νέου αρχείου. Πιθανότατα, μπορείτε επίσης να αλλάξετε αυτό το μέρος ανάλογα.
Παρεμπιπτόντως, μπορεί επίσης να χρειαστεί να συγχωνεύσετε ή να συνδυάσετε αυτά τα αναθεωρημένα έγγραφα σε ένα. Στη συνέχεια, μπορείτε να ακολουθήσετε τρόπους που προσφέρονται στα ακόλουθα 2 άρθρα:
Τρόπος συνδυασμού και συγχώνευσης πολλών εγγράφων Word σε ένα
Πώς να δημιουργήσετε ένα κύριο έγγραφο που συνδέεται με πολλά δευτερεύοντα έγγραφα στο Word σας
Αναπόφευκτη καταστροφή
Ζώντας σε έναν υπερ-συνδεδεμένο κόσμο, τα πάντα ασχολούνται με τα δεδομένα στις μέρες μας. Καθώς χρησιμοποιούμε καθημερινά το Word για να αντιμετωπίσουμε μεγάλο όγκο πληροφοριών, όλοι θα πρέπει να έχουν κατά νου τη ζημιά του αρχείου, γιατί κανείς δεν μπορεί να πει πότε θα συμβεί η επόμενη καταστροφή δεδομένων. Όσο αναπόφευκτο κι αν είναι, πρέπει να προετοιμαστούμε αποκτώντας ένα αποτελεσματικό εργαλείο επιδιόρθωση κατεστραμμένων δεδομένων του Word Εκ των προτέρων.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Vera Chen είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων Εργαλείο επιδιόρθωσης προβλημάτων δεδομένων του Excel και pdf επισκευή προϊόντων λογισμικού. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com