Πολλοί χρήστες θα ήθελαν να προγραμματίσουν την αποστολή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη σε άλλη συγκεκριμένη ώρα και όχι τώρα. Αλλά το Outlook δεν έχει μια τέτοια άμεση δυνατότητα. Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε 2 μεθόδους που θα σας βοηθήσουν να το πετύχετε.
Όπως γνωρίζετε, το Outlook διαθέτει τη δυνατότητα «Καθυστέρηση παράδοσης» για email. Όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, σας επιτρέπει να προγραμματίσετε την αποστολή ενός email την επιθυμητή ώρα αντί για τώρα.
Σε αυτήν την περίπτωση, πολλοί χρήστες ελπίζουν να καθυστερήσουν την αποστολή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη. Ωστόσο, δυστυχώς, το Outlook δεν διαθέτει άμεση δυνατότητα για την υποστήριξή του. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε την αποστολή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη αργότερα, πρέπει να καταβάλετε κάποιες επιπλέον προσπάθειες. Τα παρακάτω είναι 2 λύσεις για να το αποκτήσετε.
Μέθοδος 1: Καθυστέρηση αποστολής email με συνημμένη σύσκεψη
- Αρχικά, εκκινήστε την εφαρμογή Outlook.
- Στη συνέχεια, γυρίστε στο παράθυρο "Ημερολόγιο" και κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα συνάντηση".
- Στη συνέχεια, στο ανοιχτό παράθυρο "Νέα συνάντηση", μπορείτε να συνθέσετε τη σύσκεψη σύμφωνα με τις ανάγκες σας, όπως στην παρακάτω εικόνα.
- Μετά από αυτό, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί "Εμπρός" στην κορδέλα και να επιλέξετε "Προώθηση ως iCalendar" από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Αμέσως, θα εμφανιστεί ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το στοιχείο της σύσκεψης έχει εισαχθεί ως συνημμένο. Τώρα μπορείτε να συνθέσετε το email.
- Τέλος, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα "Επιλογές" και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Καθυστέρηση παράδοσης" για να ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα για την αποστολή του email.
Όταν αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σταλεί την προγραμματισμένη ώρα του, οι παραλήπτες μπορούν να κάνουν διπλό κλικ στο συνημμένο στοιχείο της σύσκεψης για να απαντήσουν, όπως το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
Μέθοδος 2: Καθυστέρηση αποστολής πρόσκλησης σε σύσκεψη με το Outlook VBA
- Αρχικά, μεταβείτε στο παράθυρο "Εργασίες" στο Outlook.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα εργασία".
- Στη συνέχεια, μπορείτε να συνθέσετε το αντικείμενο εργασίας σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Προσέξτε όμως ότι η ώρα υπενθύμισης θα αντιστοιχεί στην ώρα αποστολής της πρόσκλησης σε σύσκεψη. Θα πρέπει να το ρυθμίσετε προσεκτικά.
- Αφού το αποθηκεύσετε, θα πρέπει να πατήσετε "Alt + F11" για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
- Στη συνέχεια, ανοίξτε το έργο "ThisOutlookSession" και αντιγράψτε τους ακόλουθους κωδικούς σε αυτό.
Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
Dim objMeetingInvitation As AppointmentItem
'"Item.subject" should be the same as your task subject
If (TypeOf Item Is TaskItem) And (Item.Subject = "send meeting") Then
Set objMeetingInvitation = Outlook.Application.CreateItem(olAppointmentItem)
'You can compose the meeting as per your needs
With objMeetingInvitation
.MeetingStatus = olMeeting
.Subject = "DataNumen Test Meeting"
.Start = #3/20/2017 2:00:00 PM#
.Duration = 60
.Location = "DataNumen Room 1"
.Recipients.Add ("anne@datanumen.com ; mark@datanumen.com")
.Body = "type body here"
.ReminderSet = True
.ReminderMinutesBeforeStart = 20
.Save
.Send
End With
Item.Complete = True
End If
End Sub
- Τέλος, θα πρέπει να υπογράψετε αυτόν τον κωδικό και να αλλάξετε τις ρυθμίσεις μακροεντολής του Outlook σε χαμηλή.
Μετά τα παραπάνω 6 βήματα, την επόμενη φορά που θα εμφανιστεί η υπενθύμιση του στοιχείου εργασίας, το Outlook θα στείλει αυτόματα την πρόσκληση σε σύσκεψη που έχετε καθορίσει στους κωδικούς. Αλλά πρέπει να παραβλέψετε την υπενθύμιση και να επισημάνετε την εργασία ως ολοκληρωμένη μη αυτόματα.
Χειριστείτε τα προβλήματά σας στο Outlook
Είναι γνωστό ότι το Outlook είναι επιρρεπές σε σφάλματα. Ως εκ τούτου, πρέπει να καταβάλετε κάθε δυνατή προσπάθεια για να προστατεύσετε τα δεδομένα σας PST από Διαφθορά στο Outlook. Ένας από τους καλύτερους τρόπους είναι να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας PST σε τακτική βάση. Επίσης, καλύτερα να αποκτήσετε ένα ισχυρό εργαλείο επιδιόρθωσης PST, όπως π.χ DataNumen Outlook Repair, το οποίο μπορεί να ελαχιστοποιήσει την καταστροφή των δεδομένων PST σας.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση SQL Server και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com