Jak archivovat e-maily v Outlooku: Kompletní průvodce [2026]

1. Úvod

1.1 Co je archivace e-mailů v Outlooku?

Archivace e-mailů v Outlooku je proces přesouvání e-mailů z vaší primární složky Doručená pošta do určeného úložiště, aby vaše schránka zůstala uspořádaná a spravovatelná. Na rozdíl od mazání e-mailů je archivace uchovává pro budoucí použití a zároveň uvolňuje aktivní pracovní prostor. V této příručce vám ukážeme, jak archivovat e-maily v Outlooku pomocí různých metod.

1.2 Proč archivovat e-maily v Outlooku?

Archivace e-mailů nabízí několik důležitých výhod:

• Udržuje organizaci: Udržuje vaši doručenou poštu čistou a zaměřenou na aktuální e-maily, aniž by trvale ztratila starší zprávy.
• Zlepšuje výkon: Snižuje nepořádek ve schránce, díky čemuž je Outlook rychlejší a responzivnější.
• Zachovává důležité informace: Zachovává přístup k e-mailům, které byste mohli potřebovat pro referenci, dodržování předpisů nebo vedení záznamů.
• Spravuje úložiště: V závislosti na metodě archivace můžete uvolnit místo v poštovní schránce a zároveň zůstat v mezích úložiště.
• Usnadňuje vyhledávání: Archivované e-maily zůstávají prohledávatelné, což vám umožní najít je, když je potřebujete.

2. Pochopení různých metod archivace v Outlooku

Outlook nabízí čtyři odlišné metody archivace e-mailů, z nichž každá je navržena pro jiné případy použití a požadavky na úložiště.

2.1 Ruční archivace do vestavěné složky (tlačítko Archivovat)

Tlačítko Archivovat přesouvá e-maily do vestavěné složky Archiv ve vaší poštovní schránce. Uchovává e-maily v primární schránce a je ideální pro organizaci doručené pošty bez snížení využití úložiště. Archivované položky zůstávají přístupné na všech zařízeních.

2.2 Ruční archivace do externího souboru (nástroj pro čištění starých položek)

Nástroj Vyčistit staré položky přesouvá e-maily do samostatného archivního souboru uloženého lokálně v počítači. Tato metoda ve skutečnosti odstraňuje e-maily z vaší poštovní schránky a uvolňuje tak úložný prostor na serveru. Je to preferovaná možnost, když potřebujete zmenšit velikost poštovní schránky.

2.3 Automatická archivace

Automatická archivace automaticky přesouvá starší e-maily do lokálního souboru PST na základě konfigurovatelných nastavení a období stárnutí. Tato funkce se spouští podle plánu a spravuje velikost poštovní schránky bez ručního zásahu, takže je ideální pro uživatele, kteří přijímají velké objemy e-mailů.

2.4 Online archiv Exchange Serveru (funkce Enterprise)

Online archiv Exchange Serveru, nazývaný také archivace na místě, je cloudové řešení podnikové třídy Microsoft 365, které funguje jako samostatná poštovní schránka na serveru. Tuto funkci povolují a spravují správci, kteří poskytují další úložiště a zároveň zachovávají přístup k archivovaným e-mailům z jakéhokoli zařízení. Pokud je online archiv povolen, automatická archivace se automaticky zakáže.

3. Ruční archivace do vestavěné složky (tlačítko Archiv)

3.1 Archiv v novém Outlooku

Archivace e-mailů pomocí tlačítka Archivovat v nové verzi Outlooku:

1. Vyberte e-mail nebo e-maily, které chcete archivovat.
2. klikněte Archiv v panelu nástrojů.
3. Zobrazí se potvrzovací zpráva. Můžete kliknout Zrušit V případě potřeby.

Poznámka: Nový Outlook nepodporuje funkci automatické archivace.

3.2 Archiv v klasické verzi Outlooku

3.2.1 Tlačítko Archivovat

Archivace e-mailů pomocí tlačítka Archivovat v klasické verzi Outlooku:

1. Vyberte e-maily, které chcete archivovat.
2. Pod Domů v sekci Vymazat skupiny, klepněte na tlačítko Archiv.
3. Outlook přesune e-maily do složky Archiv.

Pokud omylem archivujete e-mail, přejděte do složky Archiv a přesuňte e-mail zpět do původní složky.

3.2.2 Používání klávesových zkratek (klávesa Backspace)

Vybrané e-maily můžete rychle archivovat pomocí klávesnice:

1. Vyberte e-maily, které chcete archivovat.
2. Stiskněte Backspace klíč.
3. Vybrané e-maily budou okamžitě archivovány.

důležité: Pokud otevřete e-mail v novém okně, musíte okno zavřít a poté jej archivovat pomocí výše uvedených kroků.

3.2.3 Jak zakázat archivaci klávesy Backspace

Někteří uživatelé preferují zakázat funkci archivace klávesy Backspace z následujících důvodů:

• Náhodná archivace: Uživatelé, kteří tuto funkci neznají, mohou omylem nebo z jiných důvodů stisknout klávesu Backspace, což může způsobit nečekané zmizení e-mailů z jejich schránek.
• Zmatek s klávesou Delete: Klávesa Backspace je blízká klávese Delete, ale má nekonzistentní chování, které může být matoucí.
• Organizační zásady: Některé organizace dávají přednost kontrole metod archivace a brání zaměstnancům v používání klávesových zkratek.
• Nepoužívání funkce archivace: Uživatelé, kteří nepoužívají složku Archiv, mohou tuto zkratku považovat za zbytečnou.

Chcete-li zabránit archivaci položek stisknutím klávesy Backspace, postupujte takto:

1. Úplně zavřete Outlook.
2. Pro média Windows + R otevřete dialogové okno Spustit.
3. Typ regedit a stisknutím klávesy Enter otevřete Editor registru.
4. Přejděte do složky: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Klikněte pravým tlačítkem myši v pravém panelu a vyberte Nový -> DWORD (32-bit) Value.
6. Pojmenujte hodnotu Zakázat archivaci jedním kliknutím.
7. Dvakrát klikněte na novou hodnotu a nastavte ji na 1.
8. klikněte OK a zavřete Editor registru.
9. Restar• Outlook.

Poznámka: Tato oprava registru se týká Microsoft 365 aplikace Outlook a nefunguje s trvalými verzemi.

3.2.4 Kliknutí pravým tlačítkem pro archivaci

Archivace pomocí kontextové nabídky:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail, který chcete archivovat.
2. vybrat Archiv z rozbalovací nabídky.
3. E-maily budou přesunuty do složky Archiv.

3.2.5 Přetažení do archivní složky

Pro ruční ovládání archivace:

1. Vyhledejte Archiv složku v navigačním podokně.
2. Klikněte a podržte e-mail, který chcete archivovat.
3. Přetáhněte jej do složky Archiv a umístěte jej tam.

3.3 Archivování položek podle specifických kritérií

Ve výchozím nastavení dokáže funkce archivace Outlooku čistit staré položky pouze podle data. Pokud chcete archivovat všechny položky, které splňují určitá kritéria, postupujte takto:

1. v Rozšířené hledání dialog, klepněte na tlačítko Procházet… vyberte složku, ve které chcete položky najít.
2. Nastavte kritéria vyhledávání.
3. klikněte Najděte teď najít všechny položky, které splňují kritéria.
4. Vyberte všechny nalezené položky.
5. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybrané položky a klikněte na Pohyba vyberte složku Archiv jako tardostat.
6. Všechny nalezené položky budou přesunuty do archivní složky.

Příklad 1: Archivace všech e-mailů větších než 10 kB:

1. v Rozšířené hledání dialogové okno, klikněte Procházet… vyberte složku, ve které chcete položky najít.
2. Klepněte na tlačítko Více možností Karta
3. sada Velikost (kilobajty) na větší než 10
4. klikněte Najděte teď
   

Ukázka 2: Archivace všech e-mailů s prošlou platností:

1. v Rozšířené hledání dialogové okno, klikněte Procházet… vyberte složku, ve které chcete položky najít.
2. Klepněte na tlačítko pokročilý Karta
3. In Definujte více kritérií vyberte část Vyprší od Všechna pole pošty.
4. Nastavte podmínku, například Zítra.
5. klikněte Přidat do seznamu
6. klikněte Najděte teď

Ukázka 3: Archivace všech e-mailů s dokončeným označením:

Ukázka 4: Archivace všech e-mailů s konkrétní barevnou kategorií:

Ukázka 5: Archivace všech e-mailů bez následné reakce:

vlajka:

 

4. Ruční archivace do externího souboru (nástroj pro čištění starých položek)

4.1 Použití nástroje Vyčistit staré položky

Ruční archivace e-mailů z Outlooku do souboru PST:

1. Klepněte na tlačítko Soubor Karta.
2. klikněte Informace, poté klepněte na tlačítko Tools.
3. vybrat Ukliďte staré věci.
   
4. Jedno Archiv zobrazí se dialogové okno.
5. Vybrat Archivujte tuto složku a všechny podsložky volba.
6. Vyberte složku, kterou chcete archivovat (např. Doručená pošta). Chcete-li archivovat všechny položky, vyberte kořenovou složku vaší poštovní schránky.
7. Pod Archivovat položky starší než, zadejte datum. Položky starší než toto datum budou archivovány.
8. Pod Archivní soubor, přijměte výchozí umístění nebo klikněte Procházet vybrat jiné umístění a název souboru.
9. Volitelně zaškrtněte Zahrnout položky se zaškrtnutým políčkem „Nearchivovat automaticky“ pokud chcete archivovat položky, které byly dříve vyloučeny z automatické archivace.
10. klikněte OK na stararchivace.
    

Po dokončení se v levém panelu zobrazí schránka Archiv, která vám umožní přístup k archivovaným e-mailům.

4.2 Archivace více složek s různými dobami uchovávání.

Archivace položek v různých složkách s různými dobami uchování a zároveň jejich uchování ve stejném souboru PST:

1. Otevřete dialogové okno Archiv (Soubor -> Informace -> Tools -> Ukliďte staré věci).
2. Vyberte první složku (např. Doručená pošta) a nastavte datum na 6 měsíců zpět. Zatím neklikejte na OK.
3. Vyberte jinou složku (např. Odeslaná pošta) a nastavte jiné datum (např. Před 1 rokem). Zatím neklikejte na OK.
4. Pokračujte ve výběru složek a nastavování různých dat podle potřeby.
5. Ujistěte se, že všechny složky používají stejnou cestu k archivnímu souboru.
6. klikněte OK jakmile jsou všechny složky nakonfigurovány.

5. Automatická archivace e-mailů v Outlooku

5.1 Povolení automatické archivace

Povolení a konfigurace automatické archivace v klasické verzi Outlooku:

1. klikněte Soubor -> možnosti.
2. Vybrat pokročilý Karta.
3. Pod AutoArchive , klikněte na Nastavení automatické archivace Tlačítko:
   
4. Zkontrolovat Spouštět automatickou archivaci každých N dní box.
5. Zadejte, jak často chcete spouštět automatickou archivaci (např. každých 14 dní).
6. Nakonfigurujte další nastavení, jako je umístění archivu a doba stárnutí. Tato nastavení podrobně vysvětlíme v další části.
7. klikněte OK uložit nastavení.
   

Automatická archivace se nyní spustí automaticky na základě vámi nakonfigurovaného plánu.

5.2 Vysvětlení nastavení automatické archivace

Pochopení každého nastavení automatické archivace vám pomůže efektivně řídit proces archivace:

• Spustit automatickou archivaci každých N dní: Řídí plán automatické archivace. Časté spuštění (např. týdně) zpracuje menší dávky e-mailů, což je lepší než archivace tisíců položek najednou. Chcete-li automatickou archivaci úplně zastavit, zrušte zaškrtnutí této možnosti.
• Dotaz před spuštěním automatické archivace: Pokud chcete být před archivací informovánitarts, povolte tuto možnost. Zobrazí se oznámení, které vám v případě potřeby umožní operaci zrušit.
• Smazat položky s vypršenou platností (pouze e-mailové složky): Tím se odstraní zprávy s uplynulým datem platnosti. Upozorňujeme, že položky s uplynulou platností se liší od starých položek – platnost se nastavuje ručně při psaní e-mailů v části možnosti karta. S tímto nastavením buďte opatrní, protože položky se spíše mažou než archivují.
• Archivace nebo smazání starých položek: Tento hlavní přepínač aktivuje vaši vlastní konfiguraci automatické archivace. Pokud chcete použít vestavěné výchozí nastavení Outlooku, nechte toto políčko nezaškrtnuté.
• Zobrazit archivní složku v seznamu složek: Pokud je tato možnost povolena, archivní složky se automaticky zobrazí v navigačním podokně. Bez této možnosti budete muset archivní soubor PST ručně otevírat pokaždé, když budete chtít přistupovat k archivovaným položkám.
• Vyčistěte položky starší než: Nastavuje věk archivace. Položky starší než tento limit se přesunou do archivního souboru. Rozsah je flexibilní – od 1 dne do 60 měsíců, zadaný ve dnech, týdnech nebo měsících.
• Přesunout staré položky do: Říká aplikaci Outlook, kam má ukládat archivované položky. Ve výchozím nastavení vytváří soubor archive.pst ve složce Dokumenty\Soubory aplikace Outlook. Klikněte Procházet vybrat jiné umístění nebo název souboru. Výběrem této možnosti deaktivujete níže uvedené nastavení trvalého smazání.
• Trvale smazat položky: Místo uchovávání archivovaných kopií toto nastavení zcela smaže staré položky, jakmile dosáhnou stáří. Používejte toto nastavení opatrně – smazané položky nelze obnovit. Povolením této funkce deaktivujete výše uvedenou možnost archivace.
• Použít tato nastavení na všechny složky nyní: Toto tlačítko okamžitě použije vaši aktuální konfiguraci ve všech složkách Outlooku. Pokud chcete pro jednotlivé složky nastavit různá pravidla, toto tlačítko přeskočte – pravidla můžete nakonfigurovat ve vlastnostech každé složky.

5.3 Výchozí doby stárnutí pro složky aplikace Outlook

Outlook používá pro různé typy složek různá výchozí období stárnutí:

• Doručená pošta a koncepty: 6 měsíců
• Odeslané položky a smazané položky: 2 měsíců
• Pošta k odeslání: 3 měsíců
• Kalendář, úkoly, poznámky a deník: 6 měsíců
• Kontakty: Ve výchozím nastavení se automaticky nearchivuje

Složky, které vytvoříte, dědí dobu stárnutí podobných výchozích složek. Například vlastní složky pošty mají 6měsíční dobu stárnutí, stejně jako Doručená pošta.

5.4 Jak se určuje stáří položky

Různé typy položek Outlooku používají různá kritéria data k určení, zda jsou dostatečně staré pro archivaci:

• E-mailové zprávy: Systém kontroluje, kdy jste zprávu obdrželi i kdy jste ji naposledy upravili, a poté použije pozdější datum. I jednoduché akce, jako je označení e-mailu jako přečteného/nepřečteného nebo přesunutí, aktualizují časové razítko úpravy.
• Položky kalendáře: Pro schůzky a události je relevantní datum, kdy...ost nedávno upravený a uložený záznam. Položky s opakujícími se vzorci jsou z automatické archivace vyňaty. Důležité je, že archivaci lze provést pouze v minulých událostech – budoucí schůzky zůstávají uloženy bez ohledu na datum jejich poslední úpravy.
• úkoly: Důležité jsou zde dvě data: datum dokončení a datum poslední úpravy. Novější datum určuje způsobilost. Úkoly, které se stále zobrazují jako nedokončené, se nikdy automaticky nearchivují. U delegovaných úkolů k archivaci dochází až poté, co je někdo označí za dokončené.
• Poznámky: Datum, kdy jsiost Naposledy upravené a uložené určuje, kdy se poznámka stane způsobilou k archivaci.
• Záznamy v deníku: Buď původní datum vytvoření, nebo most platí datum poslední úpravy, přičemž novější datum má přednost.
• Kontakty: Funkce automatické archivace kontakty zcela přeskakuje. Pokud potřebujete archivovat složku Kontakty, použijte ručně nástroj Vyčistit staré položky.

5.5 Přizpůsobení automatické archivace pro konkrétní složky

Konfigurace vlastních nastavení automatické archivace pro konkrétní složku:

1. V seznamu složek v navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete přizpůsobit.
2. klikněte Nemovitosti.
3. Klepněte na tlačítko AutoArchive Karta.
4. vybrat Archivujte tuto složku s použitím tohoto nastavení.
5. Nakonfigurujte dobu stárnutí a další možnosti specifické pro tuto složku.
6. klikněte OK pro uložení nastavení.

Poznámka: Použití Trvale smazat staré položky možnost automatického odstranění starých e-mailů v Smazané položky a Junk E-mail složky po uplynutí stanovené doby uchování.

5.6 Vyloučení/zahrnutí položek z automatické archivace

Někdy se stává, že nechcete archivovat některé položky, které budete často používat. Níže uvádíme řešení pro 3 různé scénáře. Operaci samozřejmě můžete také vrátit zpět a zahrnout položky z automatické archivace.

5.6.1 Vyloučení jedné položky

1. Vyberte konkrétní položku.
2. Pro média Alt + Enter klíče.
3. A Nemovitosti zobrazí se dialogové okno.
4. Zkontrolovat Tuto položku automaticky nearchivovat volba.

5.6.2 Vyloučení více položek

1. 1. Přejít na Zobrazit Karta
   2. klikněte Nastavení zobrazení
   3. v Pokročilá nastavení zobrazení , klepněte na tlačítko OK Sloupce:
   4. Jedno Zobrazit sloupce Zobrazí se dialogové okno. Postupujte podle níže uvedených kroků a přidejte Neautomaticky archivovat sloupec:
      • vybrat Všechna pole pošty.
      • vybrat Neautomaticky archivovat v dostupných sloupcích.
      • klikněte přidat
      • Pokud chcete změnit jeho pořadí, vyberte ho a použijte Move Up or Posunout dolů.
      • klikněte OK
   5. po kliknutí OK, vrátíš se k Pokročilá nastavení zobrazení dialogové okno, kde je třeba kliknout Další nastavení.
   6. v Další nastavení v dialogovém okně zaškrtněte Povolit úpravy v buňce volba.
   7. Klikněte na sérii OK uložte změny a vraťte se do hlavního okna Outlooku. Chcete-li nyní z automatické archivace vyloučit určité položky, jednoduše zaškrtněte políčko Neautomaticky archivovat sloupec pro ně:

5.6.3 Vyloučení složky

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na složku v navigačním podokně.
2. vybrat Nemovitosti.
3. Klepněte na tlačítko AutoArchive Karta.
4. vybrat Nearchivovat položky v této složce.
5. klikněte OK.

6. Automatická archivace e-mailů v Outlooku pomocí pravidel

Pravidla Outlooku umožňují automaticky archivovat e-maily od konkrétních odesílatelů nebo e-maily splňující určitá kritéria. Vytvoření pravidla archivace:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na e-mail, který chcete archivovat.
2. klikněte pravidla -> Vytvořit pravidlo v rozbalovací nabídce.
3. Jedno Vytvoření pravidla zobrazí se dialogové okno.
4. v Když dostanu e-mail se všemi vybranými podmínkami V sekci zadejte podmínku pravidla, například od, Předmět obsahujenebo OdeslánaPro složitější podmínky klikněte Pokročilé možnosti v pravém dolním rohu.
5. v Proveďte následující vyberte část Přesunout položku do složky: a kliknutím na tlačítko Archivovat vyberte složku Vybrat složku… .
6. klikněte OK pro uložení pravidla.

Outlook nyní automaticky přesune všechny e-maily, které splňují podmínky, do složky Archiv.

7. Archivace na základě data přijetí

Ve výchozím nastavení používá automatická archivace aplikace Outlook datum úpravy nebo datum přijetí, podle toho, které je pozdější. Pokud chcete, aby Outlook archivoval e-maily pouze na základě data přijetí (ignoroval úpravy), je třeba upravit registr systému Windows:

1. Úplně zavřete Outlook.
2. Otevřete Editor registru.
3. Přejděte do složky: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ \Předvolby.
4. Klepněte pravým tlačítkem myši Nastavení a zvolte Nový -> DWORD (32-bit) Value.
5. Pojmenujte novou hodnotu ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
6. Klikněte pravým tlačítkem myši na nově vytvořenou hodnotu a klikněte na Upravit.
7. Nastavte hodnotu na 1 a klepněte na tlačítko OK.
8. Zavřete Editor registru a resetujtetar• Outlook.

Po těchto změnách bude Outlook archivovat e-maily na základě data přijetí, nikoli data úpravy.

8. Pokročilé: Automatická archivace pomocí VBA

Pokud potřebujete pokročilejší ovládání automatická archivace, můžete použít makra VBA z Outlooku. Níže uvádíme několik příkladů scénářů:

• Automatická archivace dokončených úkolů v Outlooku
• Archivace e-mailů větších než určitá velikost
• Automatická archivace starých e-mailů větších než určitá velikost
• Automatická klasifikace a archivace e-mailů podle měsíce
• Automatická klasifikace a archivace příchozích e-mailů podle jména odesílatele
• Automatická archivace odmítnutých schůzek do konkrétního kalendáře
• Automatická archivace nejstaršího e-mailu při příchodu nového e-mailu
• Automatická archivace příchozích e-mailů bez příznaků následné komunikace
• Automatická archivace starých položek, když je ve schránce příliš mnoho položek
• Archivovat všechny opožděné schůzky a úkoly
• Archivovat všechny e-maily s vypršenou platností
• Automatická archivace označeného e-mailu po jeho označení jako dokončeného
• Automatická archivace položek s vypršenou platností, když je soubor Outlooku větší než určitá velikost
• Archivovat všechny přečtené položky RSS
• Archivace přečtených e-mailů do různých složek podle odesílatele
• Dávkové zakázání možnosti „Automatická archivace“ pro všechny složky aplikace Outlook
• Dávkové použití stejného nastavení „Automatické archivace“ pro všechny složky Outlooku
• Dávkové povolení možnosti „Nearchivovat tuto položku automaticky“ pro více e-mailů aplikace Outlook
• Hromadné zakázání možnosti „Automatická archivace“ pro všechny opakující se položky kalendáře

9. Online archiv Exchange Serveru

Online archiv Exchange Serveru (nazývaný také archivace na místě) je archivační funkce na podnikové úrovni pro Microsoft 365, která uživatelům poskytuje další úložný prostor poštovní schránky archivací starých e-mailů do archivních poštovních schránek. Na rozdíl od metod archivace na straně klienta je tato funkce spravována výhradně správci a funguje na serveru.

9.1 Požadavky na nastavení pro správce

Povolit nebo zakázat online archiv Exchange Serveru mohou pouze správci. Pro konfiguraci archivních poštovních schránek musí správci:

• Přiřazení role Příjemci pošty v Exchange Online
• Přístup k centru pro správu Exchange (EAC)
• Mít odpovídající licence Microsoft 365 pro uživatele

9.2 Jak administrátoři povolují archivní poštovní schránky

Správci mohou povolit archivaci poštovních schránek prostřednictvím centra pro správu Exchange:

1. Přihlaste se do Centra pro správu Exchange (EAC) a přejděte na Příjemci -> Schránky.
2. Vyberte uživatele, jehož poštovní schránku chcete povolit pro archivaci.
3. V rozbalovacím podokně vyberte jinía pod Archiv poštovních schránekvyberte Správa archivu poštovní schránky.
4. Zapnout Archiv poštovních schránek, poté klepněte na tlačítko Uložit.

Stav archivní poštovní schránky se zobrazí jako Aktivní pro vybraného uživatele.

9.3 Automatické povolení archivních schránek

Správci mohou pomocí PowerShellu automaticky povolit archivaci poštovních schránek, když primární poštovní schránka dosáhne 90 % své kvóty:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Postupné vyřazování archivních poštovních schránek

Pokud chcete z různých důvodů, například kvůli omezenému prostoru, postupně ukončit archivační poštovní schránky, můžete postupovat takto:

1. Exportujte archivní poštovní schránky.
2. Zakázat archivaci.

9.5 Dopad na další funkce archivu

Pokud je pro uživatele povolena služba Exchange Server Online Archive:

• Nástroje Automatická archivace a Vyčištění starých položek přestanou být v klasickém Outlooku k dispozici.
• Tlačítko Archivovat v Outlooku nadále funguje normálně.
• Zásady uchovávání informací přiřazené poštovním schránkám Exchange Online řídí chování archivace.

Poznámka: Tato funkce není k dispozici v cloudech Microsoft 365 Government, Microsoft 365 provozovaném společností 21Vianet ani v Microsoft 365 Germany.

10. Vyhledávání a správa archivovaných e-mailů v Outlooku

10.1 Vyhledání archivní složky a souboru

Chcete-li najít archivované e-maily:

• Archivní složka: Vestavěná složka archivu se zobrazí v seznamu složek navigačního podokna. Vyberte Zobrazit -> Podokna složek -> Normální zobrazit seznam složek, pokud je skrytý.
• Archivní schránka (soubor PST): Při použití automatické archivace nebo nástroje Vyčistit staré položky se poštovní schránka archivu zobrazí v seznamu složek jako samostatná položka, pokud jste vybrali možnost Zobrazit archivní složku v seznamu složek v nastavení automatické archivace.

Pokud se schránka archivu nezobrazí, můžete ji otevřít ručně takto:

1. Přejít Soubor -> Možnosti -> Pokročilé 
2. Pod AutoArchive , klikněte na Nastavení automatické archivace .
3. Úplnou cestu k archivnímu souboru PST najdete na adrese Přesuňte staré věci do.
4. klikněte Soubor -> Otevřít a exportovat -> Otevřete datový soubor aplikace Outlook a vyberte archivní soubor PST pomocí jeho celé cesty.
   

10.2 Přemístění archivního souboru

1. Zavřete archivní soubor PST v aplikaci Outlook.
2. Přesuňte soubor do nového umístění.
3. Znovu jej otevřete v Outlooku.
4. Změňte cestu v Soubor -> Možnosti -> Pokročilé -> Automatická archivace -> Nastavení automatické archivace -> Přesunout staré položky do

10.3 Vyhledávání archivovaných e-mailů

Vyhledávání archivovaných e-mailů ve složce Archiv:

1. Ve výchozím nastavení se po zadání hledaného výrazu do vyhledávacího pole v horní části Outlooku prohledají všechny složky ve vaší poštovní schránce, včetně archivovaných položek.
2. Chcete-li omezit vyhledávání pouze na složku Archiv, nejprve vyberte Archiv složku v navigačním podokně.
3. Poté zadejte hledaný výraz do vyhledávacího pole.
4. Výsledky vyhledávání zobrazí pouze položky ze složky Archiv.

Vyhledávání archivovaných e-mailů v souboru archivu:

1. Klikněte na soubor archivu v levém panelu.
2. Klikněte na vyhledávací pole uprostřed.
3. Zobrazí se karta Hledat.
4. Klepněte na tlačítko Hledat Karta
5. klikněte Nástroje pro vyhledávání -> Rozšířené hledání …
   
   
6. Jedno Rozšířené hledání zobrazí se dialogové okno.
7. Klepněte na tlačítko Procházet… .
8. v Vyberte složku(y) v dialogovém okně zkontrolujte archivní soubor
9. Zkontrolovat Hledejte podsložky
10. klikněte OK
11. Outlook pak budetarvyhledávání v archivním souboru, včetně všech jeho podsložek:
    

10.4 Obnovení archivovaných e-mailů do složky Doručená pošta

Přesunutí archivovaných e-mailů zpět do složky Doručená pošta:

1. Přejděte do složky Archiv nebo do poštovní schránky Archiv.
2. Vyberte e-mail nebo e-maily, které chcete obnovit.
3. Přetáhněte e-maily do složky Doručená pošta nebo klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Pohyb -> Doručené.

E-maily budou přesunuty zpět do vaší složky Doručená pošta a odstraněny z archivu.

11. Omezení velikosti archivních souborů a jejich správa

11.1 Výchozí limity velikosti souboru PST

Soubor PST aplikace Outlook má výchozí limit velikosti:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 a 2013: 50 GB
• Outlook 2010 a starší verze: 20 GB

Když se archivní soubor PST blíží tomuto limitu nebo jej dosáhne, Outlook může přestat archivovat nové položky nebo se chovat nepředvídatelně.

11.2 Správa velkých archivních souborů

Když se váš archivní soubor blíží limitu velikosti, zvažte tyto možnosti:

• Vytváření nových archivních souborů: Vytvořte nový archivní soubor PST atararchivace e-mailů v Outlooku do něj. Můžete uchovávat více archivních souborů uspořádaných podle roku nebo projektu.
• Mazání nepotřebných položek: Zkontrolujte archivované e-maily a trvale smažte položky, které již nepotřebujete, a poté zkomprimovat archivní soubor.

11.3 Zvýšení limitu velikosti souboru PST (nedoporučuje se)

I když můžete zvýšit výchozí limit 50 GB na 100 GB úpravami registru, nedoporučuje se to. Velké soubory PST zpomalí Outlook a zvýší riziko poškození. Pokud musíte limit zvýšit, můžete postupovat takto: tato příručka .

Zvažte vytvoření nových archivních souborů nebo použití online archivu namísto zvyšování limitu velikosti.

12. Řešení problémů s archivací Outlooku

12.1 Automatická archivace není k dispozici

Pokud možnosti automatické archivace nejsou k dispozici nebo jsou zobrazeny šedě, příčinou může být:

• Povolena online archivace Exchange Serveru: Pokud vaše organizace povoluje online archivaci Exchange Serveru, automatická archivace se automaticky zakáže. Online archivace slouží jako podniková náhrada automatické archivace. Chcete-li místo ní používat online archivaci, kontaktujte svého správce.
• Funkce zakázaná správcem: Váš správce sítě mohl zakázat automatickou archivaci pomocí zásad skupiny nebo zásad uchovávání informací, které mají přednost před funkcí automatické archivace. Informace o zásadách správy e-mailů ve vaší organizaci vám sdělí správce systému.
• Nová omezení Outlooku: Nový Outlook nepodporuje automatickou archivaci a nástroj Vyčistit staré položky. Pro přístup k těmto funkcím použijte klasický Outlook.

12.2 Automatická archivace neběží

Pokud se automatická archivace zastavila, zkontrolujte následující:

• Kontrola nastavení automatické archivace: Otevřít nastavení automatické archivace (Soubor -> možnosti -> pokročilý -> Nastavení automatické archivace) a ověřte, zda je vaše konfigurace správná.
• Zaškrtávací políčko Spustit automatickou archivaci: Zajistěte Spouštět automatickou archivaci každých N dní je zaškrtnutá možnost. Pokud není zaškrtnutá, automatická archivace se nespustí automaticky.

12.3 Specifické položky, které se nearchivují

Pokud některé položky nejsou archivovány, důvody mohou být:

• Příliš nedávné datum úpravy: Ve výchozím nastavení Outlook používá datum přijetí nebo datum úpravy, podle toho, které datum je pozdější. Pokud jste nedávno upravili e-mail, nebude archivován, dokud neuplyne další období stárnutí.
• „Neautomaticky archivovat“ Vlastnost povolena: Položky mohou mít povolenou vlastnost „Nearchivovat tuto položku automaticky“.
  • Chcete-li zaškrtnout jednu položku, dvakrát na ni klikněte, čímž se otevře v novém okně, a poté klikněte na Soubor -> Nemovitosti, a zkontrolujte Tuto položku automaticky nearchivovat volba.
  • Chcete-li zkontrolovat více položek najednou, přidejte do nastavení zobrazení sloupec „Nearchivovat automaticky“ a poté zvětšete šířku seznamu e-mailů tak, aby se tento sloupec zobrazil.

12.4 Archivní složka se nezobrazuje

V případě, že Archivní složky (Soubor archivní poštovní schránky) se nezobrazuje v levém panelu Outlooku. Vyzkoušejte tato řešení:

• Povolení zobrazení archivní složky: Otevřete nastavení automatické archivace a ujistěte se, že Zobrazit archivní složku v seznamu složek je zaškrtnuto.
• Ruční přidání archivního souboru: Pokud se poštovní schránka Archivu stále nezobrazuje, otevřete ji ručně kliknutím na Soubor -> Otevřít a exportovat -> Otevřete datový soubor aplikace Outlook a výběrem archivního souboru PST.
• Aktualizace Outlooku: Pro účty Microsoft 365, Exchange, Exchange Online a Outlook.com by měla složka Archiv existovat ve výchozím nastavení. Pokud ji v Outlooku 2016 nebo Outlooku pro Microsoft 365 nevidíte, přejděte na Soubor -> Účet Office -> Možnosti aktualizace -> Aktualizujte teď.

12.5 Archivní soubor PST je poškozen

Pokud je archivní soubor PST poškozen, Outlook do něj nemůže přesouvat nové e-maily. Soubor PST můžete opravit takto:

• Použití nástroje pro opravu doručené pošty (scanpst.exe)
• Používání nástrojů pro obnovení od třetích stran

Podívejte se prosím náš kompletní průvodce na výše uvedených metodách, stejně jako na dalších metodách opravy.

13. Nejlepší postupy pro archivaci e-mailů

13.1 Které e-maily archivovat

Některé typy e-mailů by měly být archivovány, nikoli mazány, aby se zachovaly důležité záznamy:

• Finanční záznamy: Archivujte e-maily obsahující bankovní výpisy, faktury, účtenky a daňové informace pro budoucí použití a účely sestavování rozpočtu.
• Pracovní rozhovory: Uschovejte si důležité pracovní diskuse, rozhodnutí, podrobnosti o projektech a dokumenty pro účely nahlédnutí nebo hodnocení výkonu.
• Potvrzení a doklady: Uložte si potvrzení nákupů, rezervace, předplatné služeb a doklady o objednávkách pro případ, že by nastaly problémy.
• Legální dokumenty: Archivujte e-maily obsahující smlouvy, dohody, právní komunikaci nebo jakoukoli korespondenci, která slouží jako právní záznamy.
• Soubory projektu: Uchovávejte e-maily týkající se probíhajících nebo dokončených projektů, včetně diskusí, návrhů, zpětné vazby a návrhů pro budoucí použití.
• Osobní milníky: Udržujte si e-maily s e-maily, které označují důležité životní události, jako jsou pracovní nabídky, dopisy o přijetí a kariérní úspěchy, a zachovejte si tak emocionální hodnotu.
• Cestovní dokumenty: Archivujte vstupenky, rezervace hotelů a cestovní itinerářrarkteré mohou sloužit jako právní záznamy o vaší cestovní historii.

13.2 Průvodce rozhodováním o archivaci vs. smazání

Při rozhodování, zda archivovat nebo smazat e-mail, zvažte jeho budoucí hodnotu. Archivujte zprávy, které byste mohli později potřebovat pro referenci, dodržování předpisů nebo vedení záznamů. Smažte e-maily, které jsou irelevantní nebo již nepotřebné, například zastaralé newslettery, spam nebo zprávy s nápisem „tempo“.raroznámení y. Pokud si nejste jisti, archivujte jej – můžete jej kdykoli později smazat, ale trvale smazané e-maily nelze obnovit.

13.3 Pravidelná údržba archivu

Pravidelně udržujte svůj archiv kontrolou archivovaných položek a mazáním těch, které již nepotřebujete. Tím zabráníte tomu, aby se váš archiv stal tak zahlceným jako vaše doručená pošta, a udržíte velikost souborů přiměřenou. Naplánujte si čtvrtletní nebo roční kontroly archivu, abyste se ujistili, že obsahuje pouze cenné informace.

13.4 Zálohování archivních souborů

Chraňte své archivované e-maily vytvářením záloh:

• Lokální záložní kopie: Zkopírujte archivní soubor PST na externí pevný disk nebo USB disk. Zálohu uložte na bezpečném místě odděleně od počítače.
• Zálohování cloudového úložiště: Nahrajte svůj archivní soubor PST do cloudových úložišť, jako je OneDrive, Dropbox nebo Google Drive, pro zálohování mimo pracoviště a ochranu před selháním hardwaru.

Nezapomeňte, že archivní soubory nejsou totéž co zálohy. Vždy uchovávejte samostatné záložní kopie archivního souboru PST.

13.5 Optimální frekvence automatické archivace

Nastavte automatickou archivaci tak, aby se spouštěla ​​dostatečně často, aby se zabránilo velkým nevyřízeným záležitostem, ale ne tak často, aby to ovlivnilo výkon. Například most Uživatelům funguje dobře spouštění automatické archivace každých 14 dní. Pokud denně přijímáte velké množství e-mailů, zvažte nastavení týdenního spouštění. Častější archivace menších dávek je lepší než zpracování tisíců položek najednou, což může zpomalit váš počítač.

14. Důležité informace o archivu Outlooku

14.1 Formát souboru PST

Formát souboru PST (Personal Store) je datový typ souboru aplikace Outlook, který se používá k lokálnímu ukládání e-mailů, položek kalendáře, kontaktů a dalších dat aplikace Outlook v počítači. Soubory PST lze otevřít v aplikaci Outlook a přesouvat mezi počítači. Jsou oddělené od vaší poštovní schránky a uloženy v umístění, které určíte, obvykle v C:\Uživatelé\VašeUživatelskéJméno\Dokumenty\Soubory aplikace Outlook\.

14.2 Archivace vs. export

Archivace a export jsou různé procesy. Archivace přesouvá položky z jejich původního umístění do archivního souboru, čímž je odstraňuje z hlavního souboru PST a uvolňuje místo. Export vytvoří kopii vybraných položek, ale neodstraní je z jejich původního umístění ani nezmenší velikost poštovní schránky. Archivaci použijte ke správě velikosti poštovní schránky a export k vytvoření záložních kopií.

14.3 Archivace vs. záloha

Archivní soubor není totéž co záloha. Archivy jsou určeny k dlouhodobému ukládání starých položek, ke kterým nepotřebujete pravidelný přístup. Zálohy jsou duplicitní kopie dat uložené odděleně pro účely obnovy po havárii. Pokud chcete zálohovat archivované e-maily, vytvořte kopii archivního souboru PST a uložte ji na bezpečné místo, jako je OneDrive, Dropbox nebo externí disk.

Podívejte se na našeho komplexního průvodce jak zálohovat e-maily z Outlooku.

14.4 Kontakty, které nejsou automaticky archivovány

Outlook ve výchozím nastavení automaticky nearchivuje kontakty. Automatická archivace sice zpracovává e-mailové složky, kalendáře, úkoly, poznámky a deníky, ale složka Kontakty je z archivace vyloučena. V případě potřeby však můžete složku Kontakty archivovat ručně pomocí nástroje Vyčistit staré položky.

15. Často kladené otázky

Otázka: Jak archivuji e-maily v Outlooku?

A: Chcete-li archivovat e-maily v Outlooku, vyberte e-mail nebo e-maily, které chcete archivovat, a klikněte na tlačítko Archivovat na panelu nástrojů. Můžete také kliknout pravým tlačítkem myši a v kontextové nabídce vybrat možnost Archivovat, stisknout klávesu Backspace nebo přetáhnout e-maily do složky Archiv. Pro automatickou archivaci nastavte automatickou archivaci nebo použijte pravidla k archivaci e-mailů od konkrétních odesílatelů.

Otázka: Jak archivuji tisíce e-mailů v Outlooku?

A: Chcete-li archivovat velké objemy e-mailů, použijte automatickou archivaci k naplánování pravidelné archivace starých zpráv nebo použijte nástroj Vyčistit staré položky k ruční archivaci e-mailů starších než zadané datum. E-maily můžete také exportovat do souboru PST tak, že přejdete do Soubor -> Otevřít a exportovat -> Import/Export -> Exportovat do souboru a vyberete Datový soubor Outlooku (.pst). Tyto metody efektivně spravují hromadné zprávy bez nutnosti ručního třídění.

Otázka: Uvolňuje archivace e-mailů místo v Outlooku?

A: Záleží na metodě archivace. Pokud použijete tlačítko Archivovat, archivované e-maily se přesunou do vestavěné složky Archiv, která se stále nachází ve vaší primární poštovní schránce, takže se tím neuvolní místo. Použití automatické archivace nebo nástroje Vyčistit staré položky k přesunutí e-mailů do samostatného archivního souboru však úložiště primární poštovní schránky uvolní. Online archiv také uvolňuje místo ve vaší primární poštovní schránce přesunutím e-mailů do samostatné poštovní schránky na straně serveru.

Otázka: Jak najít archivované e-maily v Outlooku?

A: Chcete-li najít archivované e-maily, přejděte do složky Archiv v seznamu složek nebo do schránky Archiv, pokud používáte automatickou archivaci. Pomocí vyhledávacího panelu v horní části Outlooku můžete vyhledat konkrétní e-maily podle odesílatele, předmětu, data nebo klíčových slov. Ve výchozím nastavení Outlook prohledává všechny složky včetně archivovaných položek. Chcete-li vyhledávání omezit pouze na archivované e-maily, vyberte před vyhledáváním složku Archiv.

Otázka: Je lepší archivovat nebo mazat e-maily v Outlooku?

A: Archivujte e-maily, které byste mohli později potřebovat pro účely reference, dodržování předpisů nebo vedení záznamů. Smažte e-maily, které jsou irelevantní nebo již nepotřebné. Pokud existuje možnost, že se na e-mail budete v budoucnu potřebovat odkazovat, archivujte ho, místo abyste ho smazali. Archivované e-maily zůstávají prohledávatelné a lze je kdykoli obnovit, zatímco smazané e-maily nakonec zmizí trvale.

Otázka: Mohu v Outlooku automaticky archivovat e-maily?

A: Ano, automatická archivace umožňuje nastavit plány pro archivaci e-mailů na základě stáří, složky nebo jiných kritérií. Díky tomu si udržíte doručenou poštu uspořádanou bez nutnosti ručního zásahu. Můžete také vytvořit pravidla Outlooku pro automatické přesouvání e-mailů, které splňují určité podmínky, do složky Archiv. Upozorňujeme, že automatická archivace je k dispozici pouze v klasické verzi Outlooku, nikoli v nové verzi Outlooku ani ve webové verzi.

Otázka: Ovlivní archivace výsledky vyhledávání mých e-mailů?

A: Ne, archivované e-maily lze v Outlooku i nadále prohledávat. Ve výchozím nastavení se při vyhledávání v Outlooku prohledávají všechny složky ve vaší poštovní schránce, včetně složky Archiv a poštovní schránky Archiv. Archivované e-maily najdete stejně snadno jako e-maily ve schránce Doručená pošta.

Otázka: Jak změnit tarzískat umístění archivu?

A: U účtů Microsoft 365, Exchange, Exchange Online nebo Outlook.com nelze změnit umístění vestavěné složky archivu – jedná se o výchozí systémovou složku, kterou nelze přejmenovat, přesunout ani odstranit. U účtů POP a IMAP můžete umístění složky archivu změnit výběrem Soubor -> Nastavení poštovní schránky -> Nástroje -> Nastavit složku archivu. Při použití automatické archivace nebo čištění starých položek můžete určit, kam se má archivní soubor PST uložit, kliknutím na Procházet v nastavení archivu.

Otázka: Jaký je vztah mezi automatickou archivací a online archivací Exchange Serveru?

A: Automatická archivace je starší funkce Outlooku, která automaticky přesouvá staré e-maily do lokálního souboru PST. To znamená, že zprávy jsou ze serveru odstraněny a je obtížnější je najít pomocí vyhledávání. Pokud se pevný disk obsahující soubor PST automatické archivace stane nepoužitelným, tyto zprávy seostOnline archiv Exchange Serveru je podniková náhrada automatické archivace, která ukládá archivované e-maily na server a zajišťuje k nim přístup z jakéhokoli zařízení. Automatickou archivaci lze používat i v případě, že nemáte online archiv Exchange Serveru a vaše IT oddělení tuto funkci nezakázalo.

Otázka: Co když se můj soubor PST z automatické archivace poškodí nebo se neotevře?

A: Pokud je váš soubor PST s automatickou archivací poškozen a Outlook jej nemůže otevřít, můžete použít specializovaný Nástroj pro opravu aplikace Outlook PST obnovit archivované e-maily a další data. Před pokusem o obnovení si vždy vytvořte záložní kopii poškozeného archivního souboru. Abyste předešli budoucím problémům, pravidelně ověřujte, zda lze archivní soubory otevřít, a pokud je to možné, zvažte přesunutí důležitých archivů do online archivu Exchange Serveru.

Otázka: Jak zakážu archivaci pomocí klávesy Backspace?

A: Chcete-li zabránit archivaci položek klávesou Backspace, je třeba přidat položku registru. Přejděte do složky HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (nebo cesty OCT), vytvořte hodnotu DWORD s názvem DisableOneClickArchive a nastavte ji na hodnotu 1. Tato oprava registru se týká Microsoft 365 Outlooku a nefunguje s trvalými verzemi. Před provedením změn vždy zálohujte registr.

Otázka: Jak zakázat automatickou archivaci opakujících se položek kalendáře

A: Tyto položky můžete vyloučit 3 způsoby:

1. Vyloučit celou složku Kalendář.
2. Vyloučení jednotlivé položky kalendáře.
3. Vyloučit více položek kalendáře.

Více informací získáte v v této části.

16. závěr

16.1 Porovnání archivních metod

Pochopení rozdílů mezi metodami archivace vám pomůže vybrat ten správný přístup pro vaše potřeby:

Metoda	Cíl archivu	Klient / Server	Nový Outlook	Klasický Outlook	Web	Kdy použít	Dopad na velikost poštovní schránky
Ruční archivace (tlačítko Archivovat)	Vestavěná archivní složka	Provoz na straně klienta	Ano	Ano	Ano	Rychlá organizace doručené pošty bez omezení úložného prostoru	Žádná redukce – e-maily zůstávají ve schránce
Ruční archivace (vyčištění)	Lokální soubor PST	Provoz na straně klienta	Ne	Ano	Ne	Jednorázová archivace pro uvolnění místa v poštovní schránce	Výrazně zmenšuje velikost poštovní schránky
Auto Archiv	Lokální soubor PST	Provoz na straně klienta	Ne	Ano	Ne	Automatická průběžná správa poštovní schránky	Postupem času zmenšuje velikost poštovní schránky
Online archiv Exchange Serveru	Samostatná poštovní schránka serveru	Provoz na straně serveru	Ano	Ano	Ano	Podnikoví uživatelé s velkými poštovními schránkami	Zmenšuje velikost primární poštovní schránky

Poznámka: Chcete-li zmenšit velikost poštovní schránky, je třeba zhutnit to po archivaci starých e-mailů.

16.2 Udržování čisté schránky

Archivace je jen jednou součástí efektivní správy e-mailů. Vytvořte si konzistentní postup pro zpracování e-mailů, archivujte nebo mažte e-maily ihned po jejich zpracování a pravidelně kontrolujte archiv, abyste odstranili položky, které již nepotřebujete. Zavedením těchto postupů spolu s vhodným nastavením archivace si udržíte čistou a efektivní doručenou poštu, která vám pomůže zůstat produktivní a soustředit se na důležité zprávy.

Reference

• Oficiální dokument společnosti Microsoft: Ruční archivace položek
• Oficiální dokument společnosti Microsoft: Archiv v aplikaci Outlook pro Windows
• Oficiální dokument společnosti Microsoft: Automatická archivace starších položek
• Oficiální dokument společnosti Microsoft: Vysvětlení nastavení automatické archivace
• Oficiální dokument společnosti Microsoft: Povolení archivních poštovních schránek pro Microsoft 365

---

O autorovi

Xiu Xing je zkušený IT profesionál s více než 8 lety zkušeností s podnikovými e-mailovými systémy a řešením problémů s Microsoft Office. Pomohl tisícům uživatelů vyřešit složité problémy s Outlookem v různých firemních prostředích.

Xiu se specializuje na migrace e-mailových systémů, obnovu dat a optimalizaci softwaru pro zvýšení produktivity. Jeho praktické zkušenosti zahrnují správu nasazení Exchange Serveru, řešení problémů s připojením MAPI a implementaci robustních strategií zálohování pro kritické e-mailové systémy.

Prostřednictvím svých technických textů se Xiu zavázal zpřístupňovat komplexní IT řešení běžným uživatelům. Neustále sleduje nejnovější vývoj v oblasti Office 365 a Exchange Online a nově vznikající e-mailové technologie. Když zrovna neřeší záhady e-mailů, rád se dělí o praktické technické tipy, které pomáhají lidem pracovat efektivněji.

Máte otázky k této příručce nebo potřebujete další pomoc s problémy s Outlookem? Xiu vítá zpětnou vazbu a návrhy pro vylepšení těchto zdrojů pro řešení problémů.