Jak zálohovat e-maily z Outlooku: Kompletní průvodce [2026]

1. Úvod

1.1 Co je zálohování e-mailů v Outlooku?

Zálohování e-mailů v Outlooku je proces vytváření kopií vašich e-mailů v Outlooku a jejich ukládání na bezpečné místo oddělené od vaší primární poštovní schránky. To zajišťuje, že můžete obnovit důležité zprávy, kontakty a další data, pokud jsou původní data poškozena.ost, poškozené nebo omylem smazané.

1.2 Proč byste měli zálohovat e-maily z Outlooku

Pravidelné zálohování e-mailů v Outlooku chrání vaši důležitou komunikaci a obchodní data před různými riziky:

• Ochrana před ztrátou dat: Selhání hardwaru, nechtěné smazání nebo havárie systému mohou bez varování zničit roky ukládané důležité e-maily.
• Zabezpečení a ochrana proti ransomwaru: Útoky ransomwaru mohou zašifrovat nebo zničit vaše e-mailová data. Zálohy poskytují cestu k obnově bez placení výkupného.
• Požadavky na dodržování předpisů a právní předpisy: Mnoho odvětví vyžaduje, aby firmy uchovávaly e-mailovou komunikaci pro účely auditu, právního zjišťování a dodržování předpisů.
• Kontinuita podnikání: Zálohování e-mailů zajišťuje, že kritická komunikace zůstane přístupná i během migrací, upgradu systému nebo přechodů kanceláří.
• Migrace a přenos e-mailů: Zálohy zjednodušují přesun e-mailů mezi počítači, účty nebo e-mailovými platformami bez ztráty dat.

2. Zálohování e-mailů z Outlook.com (osobní webové účty)

2.1 Uložení jednotlivých e-mailů (jako PDF/EML/glutaman sodný atd.)

Uživatelé Outlook.com, kteří potřebují zálohovat konkrétní důležité e-maily, mohou jednotlivé zprávy ukládat jako PDF, EML nebo MSG soubory přímo z webového rozhraní.

Uložit jako PDF:

1. Otevřete Outlook.com ve webovém prohlížeči a přihlaste se ke svému účtu.
2. Otevřete e-mail, který chcete zálohovat.
3. Klikněte na nabídku se třemi tečkami v horní části e-mailu.
4. vybrat Tisk.
5. V dialogovém okně tisku vyberte Uložit jako PDF or Microsoft Tisk do PDF jako vaši tiskárnu.
6. klikněte Tisk or Uložit a vyberte cílovou složku.

Uložení jako souboru EML/MSG:

1. Otevřete e-mail na Outlook.com.
2. Klikněte na nabídku se třemi tečkami.
3. vybrat Uložit.
4. E-mail se stáhne jako soubor .eml/.msg, který lze otevřít v aplikaci m.ost e-mailových klientů.

Tato metoda funguje dobře pro archivaci několika důležitých zpráv, ale není praktická pro zálohování velkého množství e-mailů.

2.2 Žádost o export dat prostřednictvím týmu pro ochranu osobních údajů společnosti Microsoft

Uživatelé Outlook.com, kteří potřebují exportovat kompletní data své poštovní schránky, mohou požádat o úplný export dat prostřednictvím systému podpory ochrany osobních údajů společnosti Microsoft.

1. Kontaktujte tým pro ochranu osobních údajů společnosti Microsoft by podání žádosti týkající se osobního účtu Microsoft.
2. Z dostupných možností vyberte Exportovat má data.
3. Postupujte podle pokynů k dokončení a odeslání žádosti o export dat.
4. Počkejte, až Microsoft zpracuje vaši žádost. V závislosti na velikosti dat a frontě na zpracování to může trvat až 30 dní.
5. Až bude export dat připraven, obdržíte e-mailové oznámení.
6. Návštěva https://account.microsoft.com/privacy/download-data stáhnout exportovaná data.
7. Export zahrnuje vaše e-maily ve formátu, který lze importovat do desktopové verze Outlooku.

Tato metoda exportuje všechna data vašeho účtu Microsoft, nejen e-maily. Proces trvá déle než jiné metody zálohování, ale poskytuje kompletní oficiální export ze serverů společnosti Microsoft.

2.3 Použití desktopové aplikace k přijímání a exportu e-mailů z Outlook.com

Účet Outlook.com si můžete přidat do desktopové verze Outlooku a exportovat e-maily do souboru PST pro komplexní zálohování.

1. 1. Otevřete desktopovou aplikaci Outlook a přejděte na Soubor -> Přidat účet.
   2. Zadejte svou e-mailovou adresu z Outlook.com a klikněte na mítinky Connect.
   3. Zadejte své heslo a v případě potřeby proveďte dvoufaktorové ověřování.
   4. Počkejte, až Outlook synchronizuje vaši poštovní schránku. V závislosti na velikosti schránky to může trvat několik minut až hodin.
   5. Po synchronizaci postupujte podle kroků exportovat e-maily do souboru PST.

Tato metoda vytvoří kompletní lokální zálohu vašich e-mailů z Outlook.com, kterou máte zcela pod kontrolou.

3. Zálohování e-mailů/poštovní schránky Exchange z Microsoft 365/Outlook 365 (pracovní/školní účty)

3.1 Možnosti zálohování na úrovni uživatele

3.1.1 Uložení jednotlivých e-mailů (jako PDF/EML/glutaman sodný atd.)

Uživatelé Microsoft 365 si mohou ukládat jednotlivé e-maily pomocí stejných metod popsaných v část 2.1Postup je podobný, ať už k účtu přistupujete přes Outlook na webu nebo Outlook na desktopové verzi.

3.1.2 Použití desktopové aplikace k příjmu a exportu e-mailů z Microsoft 365 do souboru PST

Proces exportu e-mailů z Microsoft 365 do formátu PST je stejný, jak je popsáno v část 2.3Přidejte si do desktopové verze Outlooku svůj pracovní nebo školní účet a pomocí Průvodce importem/exportem vytvořte zálohu.

Důležitá poznámka: Aspekty režimu Exchange s mezipamětí

Účty Microsoft 365 a Exchange používají režim mezipaměti Exchange, který ve výchozím nastavení obvykle ukládá do mezipaměti pouze e-maily za posledních 12 měsíců. Před exportem do formátu PST se ujistěte, že máte všechny e-maily uloženy do mezipaměti:

1. Přejít Soubor -> Nastavení účtu -> Nastavení účtu.
2. Vyberte svůj účet Microsoft 365 a klikněte na Přeměna.
3. Přetáhněte Pošta pro uchování offline posuvník do Vše .
4. klikněte další -> úprava.
5. Před exportem počkejte, až Outlook synchronizuje celou vaši poštovní schránku. Může to trvat několik hodin.

Bez tohoto kroku bude váš export PST obsahovat pouze nedávno uložené e-maily, nikoli kompletní historii e-mailů.

3.1.3 Archivace e-mailů

Microsoft 365 obsahuje vestavěné funkce archivace, které dokáží automaticky přesouvat starší e-maily do archivních složek nebo poštovních schránek. Podrobné pokyny k nastavení a používání funkce archivace v Outlooku naleznete v našem komplexním průvodci: Jak archivovat e-maily v Outlooku.

3.1.4 OST Zálohování souborů (nedoporučuje se)

Účty Exchange a Microsoft 365 ukládají data do OST (tabulka offline úložiště). I když tyto soubory můžete kopírovat, nedoporučují se pro účely zálohování.

Chcete-li najít svůj OST Soubor:

1. Úplně zavřete Outlook.
2. Otevřete Průzkumník souborů a přejděte na: C:\Uživatelé\[Vašeuživatelskéjméno]\AppData\Local\Microsoft\Outlook
3. Hledejte soubory s příponou .ost rozšíření.
4. Zkopírujte OST soubor do umístění zálohy.

Proč OST zálohování se nedoporučuje:

• Záleží na účtu serveru a nelze jej otevřít přímo jako soubor PST.
• Pro přímý přístup k datům v OST soubor, je potřeba převést OST do souboru PST .

Pro spolehlivé zálohy vždy používejte export PST namísto OST kopírování souborů.

3.2 Možnosti zálohování na úrovni správce

3.2.1 Export eDiscovery

Správci mohou exportovat data poštovní schránky pomocí eDiscovery dvěma způsoby v závislosti na vašem prostředí Exchange.

3.2.1.1 Prostřednictvím portálu pro dodržování předpisů společnosti Microsoft (pro Microsoft 365)

1. Přihlaste se k portálu pro dodržování předpisů společnosti Microsoft na adrese https://compliance.microsoft.com s přihlašovacími údaji správce.
2. přejděte na eDiscovery -> Standard or Premium.
3. klikněte + Vytvořit vytvořit případ a zadat název a popis.
4. Otevřete kufřík a jděte do Vyhledávání Karta.
5. klikněte Nové hledání a zadejte poštovní schránky, které chcete zálohovat.
6. Nakonfigurujte kritéria vyhledávání nebo nechte pole prázdné pro export veškerého obsahu.
7. klikněte Uložit a spustit provést vyhledávání.
8. Jakmile je vyhledávání dokončeno, přejděte na Vývoz Karta.
9. klikněte Nový export, vyberte výsledky vyhledávání a nakonfigurujte možnosti exportu.
10. klikněte Vývoz a počkejte na dokončení procesu.
11. Stáhněte si exportované soubory PST pomocí nástroje eDiscovery Export Tool.

3.2.1.2 Prostřednictvím centra pro správu Exchange (pro Exchange Server nebo hybridní systém)

1. Přihlaste se do Centra pro správu Exchange (EAC).
2. přejděte na Řízení dodržování předpisů -> Elektronické vyhledávání a uchování na místě.
3. Vyberte vyhledávání, jehož výsledky chcete exportovat.
4. klikněte Export do souboru PST ikona
5. v Nástroj pro export PST souborů eDiscovery okno:
   • klikněte Procházet pro nastavení umístění exportního souboru.
   • Volitelně zaškrtněte Povolit deduplikaci vyloučit duplicitní položky.
   • Volitelně zaškrtněte Zahrnout nevyhledatelné položky zahrnout položky, které nebylo možné indexovat.
6. klikněte Home pro zahájení exportu.
7. Počkejte na dokončení exportu a stáhněte si soubor(y) PST.

Poznámka: Metoda EAC je primárně určena pro prostředí Exchange Serveru. Uživatelé Microsoft 365 by měli pro m používat portál pro dodržování předpisů Purview (3.2.1.1).ost aktuální funkce.

3.2.2 Pozastavení soudního sporu

Zadržení z důvodu soudního sporu zachovává obsah poštovní schránky tím, že zabraňuje trvalému smazání e-mailů, ale nejedná se o zálohovací metodu.

1. Přihlaste se do Centra pro správu Exchange nebo do portálu pro dodržování předpisů Microsoft Purview.
2. přejděte na Příjemci -> Schránky (Správce Exchange) nebo Správa životního cyklu dat -> Pozastavení soudního sporu (Působnost).
3. Vyberte poštovní schránku, kterou chcete pozastavit.
4. umožnit Pozastavení soudního sporu a v případě potřeby zadejte dobu trvání blokování.
5. Uložte změny.

Důležitá omezení:

• Pozastavení z důvodu soudního sporu zabraňuje smazání, ale nevytváří záložní kopii.
• Pokud je poštovní schránka poškozena nebo odstraněna, funkce Litigation Hold nemůže data obnovit.
• Tato funkce je navržena pro dodržování právních předpisů, nikoli pro zotavení po havárii.
• Vždy používejte zadržení pro soudní spory v kombinaci se skutečnými metodami zálohování, jako je export eDiscovery nebo zálohy PST.

4. Zálohování e-mailů z Outlooku ve Windows (počítač)

4.1 Export do souboru PST (Průvodce importem/exportem)

Průvodce importem/exportem je most spolehlivá metoda zálohování e-mailů z Outlooku na ploše systému Windows.

1. Otevřete desktopovou verzi Outlooku v počítači s Windows.
2. klikněte Soubor -> Otevřít a exportovat -> Import / Export.
   
3. vybrat Export do souboru a klepněte na tlačítko další.
   
4. Vybrat Datový soubor aplikace Outlook (.pst) a klepněte na tlačítko další.
   
5. Vyberte složku, kterou chcete zálohovat. Chcete-li zálohovat všechny e-maily, vyberte složku nejvyšší úrovně.
6. Kontrola Zahrnout podsložky zálohovat všechny vnořené složky a klikněte na další.
   
7. klikněte Procházet a zvolte, kam chcete záložní soubor uložit.
8. Zadejte popisný název souboru, například „Outlook-Backup-2026-01-03.pst“ a klikněte na OK.
9. klikněte úprava.
10. Pokud se zobrazí výzva, zadejte heslo pro ochranu zálohy (volitelné, ale doporučeno pro citlivá data).
11. klikněte OK a počkejte na dokončení exportu.

Exportovaný soubor PST obsahuje všechny vaše e-maily, přílohy, kontakty, položky kalendáře a úkoly z vybraných složek.

4.2 Ruční kopírování souboru PST

Soubor PST můžete ručně zkopírovat a vytvořit tak úplnou zálohu, která bude obsahovat všechna data a nastavení aplikace Outlook.

1. Nejprve vyhledejte soubor PST tak, že přejdete na Soubor -> Nastavení účtu -> Nastavení účtu.
2. Klepněte na tlačítko Datové soubory Karta.
3. Vyberte soubor PST a poznamenejte si umístění souboru zobrazené v dolní části okna.
   
4. Úplně zavřete Outlook. To je zásadní, abyste zabránili poškození souborů.
5. Otevřete Průzkumník souborů a přejděte do umístění souboru PST (obvykle C:\Uživatelé\[Vašeuživatelskéjméno]\Dokumenty\Soubory Outlooku or C:\Uživatelé\[Vašeuživatelskéjméno]\AppData\Local\Microsoft\Outlook).
6. Zkopírujte soubor PST do cílového umístění zálohy, například na externí pevný disk nebo do cloudového úložiště.

Ruční kopírování souborů PST je u velkých poštovních schránek rychlejší než použití Průvodce exportem, ale před kopírováním se musíte ujistit, že je Outlook zcela zavřený, aby nedošlo k poškození.

4.3 Funkce automatické archivace

Automatická archivace automaticky přesouvá starší e-maily do samostatné archivní složky nebo souboru PST na základě kritérií stáří. Podrobné pokyny ke konfiguraci a používání automatické archivace naleznete v našem komplexním průvodci: Jak archivovat e-maily v Outlooku.

Upozorňujeme, že automatická archivace je k dispozici pouze v desktopové verzi Outlooku pro Windows a není k dispozici v Outlooku pro Mac ani ve webových verzích.

4.4 Uložení jednotlivých e-mailů (jako PDF/EML/glutaman sodný atd.)

Uživatelé Outlooku na počítači mohou ukládat jednotlivé e-maily pomocí podobných metod popsaných v část 2.1.

5. Jak zálohovat e-maily z Outlooku na Macu

5.1 Export do souboru OLM

Outlook pro Mac používá pro zálohy soubory OLM (Outlook pro Mac) místo souborů PST.

1. Otevřete Outlook pro Mac.
2. V panelu nástrojů klikněte na Tools -> Vývoz.
   
3. V okně Exportovat vyberte položky, které chcete zálohovat: Email, Kontakty, Kalendář, Úkoly, a Poznámky.
4. klikněte Pokračovat.
5. Vyberte, kam chcete uložit záložní soubor.
6. Zadejte název souboru, například „Outlook-Mac-Backup-2026.olm“.
7. klikněte Uložit.
8. Počkejte na dokončení exportu. Outlook zobrazí indikátor průběhu.
9. Po dokončení klikněte na Hotovo.

Exportovaný soubor OLM obsahuje všechna vybraná data Outlooku a lze jej importovat zpět do Outlooku pro Mac.

5.2 Ruční kopírování souboru OLM

Složku identity v Outlooku můžete ručně zkopírovat a vytvořit tak úplnou zálohu včetně všech nastavení a dat.

1. Úplně zavřete Outlook pro Mac.
2. Otevřete Finder a klikněte Go -> Přejít do složky (nebo stiskněte Cmd + Shift + G).
3. Vložte tuto cestu: ~/Library/Skupinové kontejnery/UBF8T346G9.Office/Outlook/Profily Outlooku 15/Hlavní profil
4. Pro média Zpět.
5. Zkopírujte Data složku do umístění zálohy.
6. Nebo pro novější verze přejděte na: ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook Local Data
7. Zkopírujte celou složku do cílového umístění zálohy.

Pokud nevidíte knihovnu Librarsložku y, podržte Volba při kliknutí na tlačítko Go nabídka ve Finderu a LibrarObjeví se y.

Ruční kopírování zachovává kromě e-mailů všechna nastavení, pravidla a podpisy a je rychlejší pro velké poštovní schránky.

5.3 Uložení jednotlivých e-mailů (jako PDF/EML/glutaman sodný atd.)

Uživatelé Outlooku pro Mac si mohou ukládat jednotlivé e-maily pomocí podobných metod popsaných v část 2.1.

6. Alternativní metody zálohování

6.1 Zálohování do Gmailu

Gmail může sloužit jak jako záložní cíl pro vaše e-maily z Outlooku, tak i jako vlastní exportní funkce prostřednictvím služby Google Takeout.

6.1.1 Konfigurace Gmailu pro příjem e-mailů z Outlooku

Gmail můžete nakonfigurovat tak, aby načítal e-maily z vašeho účtu Outlook a vytvářel tak automatickou zálohu v cloudovém úložišti Gmailu.

1. Přihlaste se ke svému účtu Gmail na adrese https://mail.google.com/.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte Zobrazit všechna nastavení.
3. Přejít na Účty a import Karta.
4. V části „Zkontrolovat poštu z jiných účtů“ klikněte na Přidejte e-mailový účet.
5. Zadejte svou e-mailovou adresu Outlooku a klikněte na další.
6. vybrat Importovat e-maily z mého druhého účtu (POP3) a klepněte na tlačítko další.
7. Zadejte heslo k účtu Outlook.
8. Pro POP server použijte vhodný server pro váš typ účtu (např. outlook.office365.com pro Microsoft 365).
9. Port: 995, a zkontrolujte Vždy používejte zabezpečené připojení (SSL).
10. Volitelně zaškrtněte Označování příchozích zpráv uspořádat importované e-maily.
11. klikněte Přidat účet.
12. Gmail bude nyní pravidelně načítat e-maily z vašeho účtu Outlook.

Upozorňujeme, že tato metoda obvykle importuje nové e-maily. Pro zálohování stávajících e-mailů může být nutné použít Exportovat do PST metoda.

6.1.2 Export e-mailů z Gmailu pomocí služby Google Takeout

Jakmile máte e-maily v Gmailu, můžete je exportovat jako archiv ke stažení pomocí služby Google Takeout. Vytvoří se tak offline záloha ve formátu MBOX.

1. Návštěva https://takeout.google.com a přihlaste se ke svému účtu Google.
2. klikněte Odznačit vše zrušte zaškrtnutí všech služeb Google.
3. Přejděte dolů a zaškrtněte pouze Poštovní zásilka.
4. Volitelně klikněte Všechna poštovní data zahrnuta vybrat konkrétní štítky nebo složky, pokud nechcete exportovat vše.
5. Přejděte dolů a klikněte Další krok.
6. Vyberte si způsob doručení:
   • Pošlete odkaz ke stažení e-mailem (doporučeno)
   • Přidat na Disk Google, Dropbox nebo OneDrive
7. Vyberte frekvenci exportu:
   • Exportovat jednou (jednorázová záloha)
   • Exportovat každé 2 měsíce po dobu 1 roku (automatické zálohy)
8. Vyberte typ souboru: .zip or . Tgz.
9. Vyberte velikost archivu. Pokud je vaše poštovní schránka velká, zvolte menší velikosti (např. 2 GB) rozdělit do více souborů.
10. klikněte Vytvořit export.
11. Google váš požadavek zpracuje. V závislosti na velikosti poštovní schránky to může trvat několik hodin nebo dnů.
12. Až budete připraveni, obdržíte e-mail s odkazem ke stažení.
13. Klikněte na odkaz a stáhněte si archivní soubor (soubory).
14. Extrahujte .zip nebo soubor .tgz pro přístup k vašim e-mailům ve formátu MBOX.

Exportované soubory MBOX lze importovat do mnoha e-mailových klientů včetně Thunderbirdu nebo převést do formátu PST pomocí nástrojů třetích stran pro použití s ​​Outlookem.

6.2 Export do CSV/Excelu

Metadata e-mailů můžete exportovat do formátu CSV pro účely vedení záznamů a analýzy, ale tím se nezálohuje skutečný obsah e-mailu ani jeho přílohy.

1. Otevřete Outlook pro počítače.
2. Přejít Soubor -> Otevřít a exportovat -> Import / Export.
3. vybrat Export do souboru a klepněte na tlačítko další.
4. Vybrat Hodnoty oddělené čárkou a klepněte na tlačítko další.
5. Vyberte složku e-mailů, kterou chcete exportovat, a klikněte na další.
6. Vyberte, kam chcete soubor CSV uložit, a klikněte na tlačítko další.
7. Volitelně klikněte Vlastní pole mapy pro výběr konkrétních datových sloupců.
8. klikněte úprava.

Exportovaný soubor CSV obsahuje metadata e-mailu, jako je odesílatel, příjemce, předmět, datum a velikost, ale neobsahuje tělo zprávy ani přílohy. To je užitečné pro vytváření protokolů a sestav e-mailů, ale ne pro skutečné zálohování a obnovu e-mailů.

6.3 Řešení cloudového úložiště

Po vytvoření záložních souborů PST nebo OLM je můžete uložit do cloudových služeb pro ochranu a přístupnost mimo pracoviště.

• Disk Google: Nahrajte své záložní soubory PST/OLM na Disk Google a získejte bezpečné cloudové úložiště s 15 GB bezplatného úložiště a snadným přístupem z jakéhokoli zařízení.
• OneDrive: Cloudové úložiště od Microsoftu se bezproblémově integruje s Windows a Office a nabízí 5 GB bezplatného úložiště a automatickou synchronizaci pro zálohy Outlooku.
• Dropbox: Nabízí automatickou synchronizaci a historii verzí zálohovaných souborů s 2 GB úložného prostoru zdarma a snadným sdílením.

Pokud používáte cloudové úložiště pro zálohy Outlooku, ujistěte se, že jsou záložní soubory chráněny heslem, pokud obsahují citlivé informace, a před odstraněním lokálních kopií ověřte, zda byly soubory kompletně nahrány.

6.4 Zálohování přes Thunderbird

Mozilla Thunderbird je bezplatný e-mailový klient s otevřeným zdrojovým kódem, který se dokáže připojit k vašemu účtu Outlook a exportovat e-maily do univerzálního formátu MBOX pro dlouhodobé zálohování a přenositelnost.

1. Stáhněte a nainstalujte Mozilla Thunderbird z https://www.thunderbird.net.
2. Otevřete Thunderbird a klikněte na Založte si účet nebo jít na Tools -> Nastavení účtu -> Akce účtu -> Přidat poštovní účet.
3. Zadejte své jméno, e-mailovou adresu Outlooku a heslo a poté klikněte na Pokračovat.
4. Thunderbird automaticky rozpozná nastavení vašeho serveru Outlook. V případě potřeby vyberte IMAP pro typ účtu a klikněte na Hotovo.
5. Počkejte, až Thunderbird synchronizuje vaše e-maily. V závislosti na velikosti poštovní schránky to může trvat několik minut až hodin.
6. Po synchronizaci klikněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete zálohovat (např. Doručené).
7. vybrat Exportovat zprávy nebo použijte doplněk ImportExportTools NG pro další možnosti exportu.
8. Pokud používáte doplněk: Nainstalujte ImportExportTools NG z Doplňky a motivy, poté klikněte pravým tlačítkem myši na složku a vyberte ImportExportTools NG -> Exportovat složku -> Exportovat jako soubor MBOX.
9. Vyberte místo pro uložení a klikněte Uložit.
10. Opakujte pro každou složku, kterou chcete zálohovat, nebo exportovat celý účet.

Soubory MBOX lze importovat zpět do Thunderbirdu nebo převést do jiných formátů. Tato metoda funguje se všemi typy účtů Outlooku, včetně účtů Outlook.com, Microsoft 365 a Exchange.

6.5 Zálohování pomocí VBA

Pro složité scénáře zálohování lze použít kódy VBA. Například:

• Zálohujte všechny složky v sekci „Oblíbené“ do nového souboru PST aplikace Outlook.
• Zálohování a obnovení seznamu složek v sekci „Oblíbené“ v aplikaci Outlook

7. Zálohování dalších položek Outlooku

7.1 Zálohování kalendáře/kontaktů/úkolů/poznámek/deníků v Outlooku

Zálohování kalendáře/kontaktů/úkolů/poznámek/deníků aplikace Outlook používá stejného průvodce importem/exportem jako zálohování e-mailů.

1. Přejít Soubor -> Otevřít a exportovat -> Import / Export.
2. vybrat Export do souboru a klepněte na tlačítko další.
3. Vybrat Datový soubor aplikace Outlook (.pst) pro úplnou zálohu nebo Hodnoty oddělené čárkou pro formát CSV klikněte na další.
4. Vyberte odpovídající Kalendář/Kontakty/Úkoly/Poznámky/Deníky složku ve vašem e-mailovém účtu.
5. klikněte další.
6. Vyberte, kam chcete uložit záložní soubor, a klikněte na úprava.

Poznámka: Kalendář můžete také exportovat jako soubor iCalendar (.ics) pro kompatibilitu s jinými aplikacemi kalendáře kliknutím pravým tlačítkem myši na kalendář a výběrem Uložit kalendář.

7.2 Pravidla zálohování Outlooku

7.2.1 Export do souboru RWZ

Pravidla Outlooku můžete exportovat do samostatného souboru RWZ pro zálohování nebo pro jejich přenos do jiné poštovní schránky.

1. Přejít Soubor -> Spravujte pravidla a upozornění.
2. klikněte možnosti v dialogovém okně Pravidla a upozornění.
3. klikněte Pravidla exportu.
4. Vyberte, kam chcete soubor uložit, a zadejte název souboru, například „Outlook-Rules-Backup.rwz“.
5. klikněte Uložit.

Chcete-li obnovit pravidla, přejděte na stejné místo a klikněte na Pravidla importua poté vyberte soubor RWZ.

7.2.2 Zahrnuto v kopii souboru PST

Při ručním kopírování souboru PST (jak je popsáno v části 4.2) se vaše pravidla automaticky zahrnou do zálohy. Pravidla se však NEZAHRNUJÍ při exportu do PST pomocí Průvodce importem/exportem.

Zálohování pravidel spolu s e-maily ruční metodou:

1. Vyhledejte umístění souboru PST pomocí Soubor -> Nastavení účtu -> Datové soubory.
   
2. Úplně zavřete Outlook.
3. Zkopírujte celý soubor PST do umístění zálohy.
4. Když obnovíte tento soubor PST nahrazením originálu, vaše pravidla se automaticky obnoví.

Pro maximální bezpečnost použijte obě metody: exportujte pravidla do RWZ pro snadný přenos mezi poštovními schránkami a pro kompletní zálohu je zahrňte do kopie souboru PST.

7.3 Záložní e-mailové podpisy

E-mailové podpisy jsou uloženy jako samostatné soubory v počítači a je nutné je ručně zálohovat.

1. Zavřete aplikaci Outlook.
2. Otevřete Průzkumník souborů a přejděte na: C:\Uživatelé\[Vašeuživatelské_jméno]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
3. Zkopírujte celou složku Podpisy do záložního umístění.
4. Složka obsahuje verze každého podpisu ve formátu HTML, TXT a RTF spolu s případnými vloženými obrázky. Při zálohování nebo přenosu podpisu je nutné zkopírovat všechny tři verze.

Chcete-li obnovit podpisy, zkopírujte zálohovanou složku Podpisy zpět do původního umístění.

7.4 Záložní šablony e-mailů

Šablony e-mailů se v Outlooku ukládají jako soubory OFT.

1. přejděte na C:\Uživatelé\[Vašeuživatelské_jméno]\AppData\Roaming\Microsoft\Šablony v Průzkumníku souborů.
2. Zkopírujte všechny soubory .oft do umístění zálohy.

Šablony můžete také exportovat jednotlivě otevřením aplikace Outlook a přechodem na Soubor -> Uložit jako, výběrem Šablona aplikace Outlook jako typ souboru a uložení do umístění zálohy.

7.5 Záložní šablony/motivy

Vlastní tiskoviny a motivy jsou uloženy ve specifických složkách.

1. přejděte na C:\Uživatelé\[Vašeuživatelskéjméno]\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery na papírenské zboží.
2. přejděte na C:\Program Files\Microsoft Office\Motivy dokumentů 16 or C:\Uživatelé\[Vašeuživatelskéjméno]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Motivy dokumentů pro témata.
3. Zkopírujte tyto složky do umístění zálohy.

7.6 Zálohování vlastních formulářů

Vlastní formuláře Outlooku jsou uloženy ve složce Formuláře.

1. přejděte na C:\Users\[Vašeuživatelské_jméno]\AppData\Local\Microsoft\Forms.
2. Zkopírujte celou složku Formuláře do umístění zálohy.

Pro kompletní zálohu Outlooku, která automaticky zahrnuje všechny tyto položky, použijte metodu ručního kopírování souboru PST popsanou v části 4.2 v kombinaci se zálohováním složek AppData.

7.7 Zálohování přizpůsobených nastavení pásu karet a QAT

Pokud jste si upravili pás karet nebo panel nástrojů Rychlý přístup (QAT) v Outlooku, můžete si tato nastavení zálohovat a přenést je do jiného počítače nebo je zachovat před přeinstalací Outlooku.

1. Otevřete Outlook a přejděte na Soubor -> možnosti.
2. V okně Možnosti Outlooku vyberte Přizpůsobit pás karet.
3. V pravém dolním rohu pravého panelu klikněte na Import / Export .
4. vybrat Exportujte všechna přizpůsobení z rozbalovací nabídky.
5. V dialogovém okně pro uložení souboru vyberte umístění zálohy.
6. Zadejte popisný název souboru, například „Outlook-Ribbon-Customizations.exportedUI“.
7. klikněte Uložit.

Chcete-li obnovit tato nastavení v jiném počítači, přejděte do stejného umístění a klikněte na Import / Export -> Importujte soubor přizpůsobenía poté vyberte uložený soubor.

Nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup lze zálohovat stejnou metodou výběrem možnosti Panel nástrojů Rychlý přístup v Možnostech Outlooku místo karty Přizpůsobit pás karet.

7.8 Zálohování profilů Outlooku

Profily Outlooku obsahují nastavení vašeho účtu, konfigurace serveru a umístění datových souborů. Zálohování profilu šetří čas při instalaci Outlooku na novém počítači nebo při obnově po poškození profilu.

1. Úplně zavřete Outlook.
2. Pro média Win + R otevřete dialogové okno Spustit.
3. Typ regedit a stiskněte vstoupit.
4. Pokud se zobrazí výzva k řízení uživatelských účtů, klikněte na Ano.
5. V editoru registru přejděte na klíč Profily v závislosti na vaší verzi Outlooku:
   • Výhled na rok 2007/2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Subsystém zasílání zpráv systému Windows\Profily
   • Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles
   • Outlook 2016/2019/Microsoft 365: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles
6. Klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu Profily a vyberte Vývoz.
7. Vyberte umístění pro uložení a zadejte název souboru, například „Outlook-Profile-Backup.reg“.
8. klikněte Uložit.
9. Zavřete Editor registru.

Chcete-li obnovit profil v jiném počítači, zavřete Outlook, dvakrát klikněte na exportovaný soubor .reg a klikněte na Ano importovat jej do registru.

8. Jak obnovit e-maily Outlooku ze zálohy

8.1 Obnovení pomocí Průvodce importem/exportem

Průvodce importem/exportem umožňuje obnovit e-maily ze zálohy PST souboru.

1. Otevřete Outlook pro počítače.
2. Přejít Soubor -> Otevřít a exportovat -> Import / Export.
   
3. vybrat Importujte z jiného programu nebo souboru a klepněte na tlačítko další.
   
4. Vybrat Datový soubor aplikace Outlook (.pst) a klepněte na tlačítko další.
5. klikněte Procházet a vyhledejte záložní soubor PST.
6. Vyberte, jak se mají duplikáty zpracovávat:
   • Nahradit duplikáty importovanými položkami (doporučeno pro obnovení ze zálohy)
   • Povolit vytváření duplikátů
   • Neimportovat duplicitní položky
7. klikněte další.
8. Zadejte heslo, pokud je vaše záloha chráněna heslem.
9. vybrat Importovat položky do stejné složky v a z rozbalovací nabídky vyberte svou aktuální poštovní schránku.
   
10. klikněte úprava a počkejte na dokončení importu.

Outlook sloučí zálohovaná data do vaší aktuální poštovní schránky, zachová vaše stávající e-maily a zároveň obnoví zálohované položky.

8.2 Obnovení kopírováním souboru PST

Pro kompletní obnovu, která nahradí všechna aktuální data, můžete záložní soubor PST zkopírovat přímo.

1. Nejprve si poznamenejte aktuální umístění souboru PST tak, že přejdete na Soubor -> Nastavení účtu -> Datové soubory.
   
2. Úplně zavřete Outlook.
3. V Průzkumníku souborů přejděte do umístění souboru PST.
4. Přejmenujte aktuální soubor PST (např. přidejte na konec „.old“), místo abyste jej okamžitě smazali, pro případ, že byste potřebovali něco obnovit.
5. Zkopírujte záložní soubor PST do tohoto umístění.
6. Přejmenujte záložní soubor tak, aby přesně odpovídal původnímu názvu souboru PST.
7. StarOutlook. Nyní bude používat váš záložní soubor PST.

Tato metoda kompletně nahradí vaše aktuální data zálohou. Tento přístup použijte pouze v případě, že chcete provést úplné obnovení do předchozího stavu.

8.3 Obnovení na Macu (soubory OLM)

Obnovení zálohy OLM v Outlooku pro Mac:

1. Otevřete Outlook pro Mac.
2. klikněte Tools -> import.
   
3. vybrat Archivní soubor Outlooku pro Mac (.olm) a klepněte na tlačítko Pokračovat.
4. Vyhledejte záložní soubor OLM a vyberte jej.
5. klikněte import.
6. Počkejte na dokončení importu. Outlook zobrazí průběh.
7. klikněte Hotovo po dokončení.

Importované položky se zobrazí ve složce s názvem „Importované položky“ ve vaší poštovní schránce. Poté je můžete přesunout na požadovaná místa.

8.4 Obnovení konkrétních složek

Pokud potřebujete obnovit pouze konkrétní složku, nikoli celou zálohu, můžete ji během proces importu.

8.5 Ověření integrity dat po obnovení

Po obnovení zálohy ověřte, zda byla všechna data správně obnovena:

• Zkontrolujte, zda jsou důležité e-maily k dispozici a přístupné
• Ověřte, zda se soubory příloh správně otevírají.
• Potvrďte, že jsou kontakty a položky kalendáře kompletní
• Otestujte, zda pravidla pro e-maily fungují, pokud byla zahrnuta do obnovy.
• Porovnejte počet položek v obnovených složkách se záložními záznamy, pokud jsou k dispozici.
• Pro zajištění úplné obnovy zkontrolujte e-maily z různých časových období.

8.6 Řešení běžných problémů s obnovou

Pokud se během restaurování setkáte s problémy, mezi běžné problémy patří:

• Chyby hesla: ujistěte se, že používáte správné záložní heslo.
• Zobrazují se duplicitní položky: v průvodci importem/exportem použijte možnost „Neimportovat duplicitní položky“.
• Poškození souboru PST: K opravě použijte nástroj ScanPST.exe nebo nástroj třetí strany. Viz náš kompletní průvodce.
• Chybějící položky po importu: Ověřte, zda jste vybrali možnost „Zahrnout podsložky“ a importovali správnou složku.

Pokud import zcela selže, ujistěte se, že máte dostatek místa na disku a že soubor PST není poškozen.

9. Nejlepší postupy zálohování

Dodržování těchto osvědčených postupů zajistí, že vaše zálohy e-mailů v Outlooku budou efektivní a spolehlivé:

• Vytvořte pravidelné plány zálohování: Nastavte týdenní zálohy pro aktivní poštovní schránky a měsíční zálohy pro archivní účty. Konzistence zabraňuje ztrátě dat v důsledku propadnutí mezer. Můžete si vytvořit nový opakující se úkol jako připomenutí.
• Používejte více zálohovacích umístění: Dodržujte pravidlo 3-2-1: uchovávejte 3 kopie dat na 2 různých typech médií, z nichž 1 kopie by měla být uložena mimo pracoviště. Zálohy ukládejte do počítače, na externí disk a do cloudového úložiště.
• Pravidelně testujte své zálohy: Ověřte funkčnost záloh pravidelným obnovením testovacích souborů. Záloha, kterou nelze obnovit, je bezcenná. Čtvrtletní testování odhalí poškození dříve, než zálohu potřebujete.
• Zálohy chráněné heslem: Vždy šifrujte soubory PST a OLM obsahující důvěrnou obchodní komunikaci nebo osobní údaje. Používejte silná a jedinečná hesla a bezpečně je ukládejte.
• Správa úložného prostoru: Sledujte velikosti záloh a úložnou kapacitu. Po ověření novějších verzí odstraňte zastaralé zálohy a v případě omezeného úložiště komprimujte starší zálohy.
• Udržujte zálohovací software aktuální: Používejte nejnovější verzi Outlooku a zálohovacích nástrojů, abyste se vyhnuli problémům s kompatibilitou a bezpečnostním zranitelnostem, které by mohly ohrozit vaše zálohy.
• Zdokumentujte své zálohovací postupy: Zapište si proces zálohování, umístění souborů, hesla (bezpečně uložená) a kroky obnovy. Dokumentace pomáhá v nouzových situacích, kdy stres zhoršuje paměť.
• Označování a organizování záložních souborů: Používejte popisné názvy souborů s daty, například „Outlook-Backup-2026-01-03.pst“ a pro snadné vyhledávání uspořádejte zálohy do jasně označených složek podle roku a měsíce.

10. Často kladené otázky (FAQ)

Otázka: Mohu si zálohovat všechny e-maily z Outlooku?

A: Ano, všechny e-maily z Outlooku si můžete zálohovat pomocí metody Exportovat do PST. Přejděte na Soubor -> Otevřít a exportovat -> Import / Exportvyberte Export do souboruzvolte Datový soubor aplikace Outlook (.pst)a vyberte hlavní složku poštovní schránky pomocí Zahrnout podsložky zaškrtnuto. Tím se vytvoří kompletní záloha všech e-mailů ve všech složkách.

Otázka: Jaký je rozdíl mezi archivací a zálohováním v Outlooku?

A: Archivace přesune starší e-maily z hlavní poštovní schránky do samostatné archivní složky, aby se uvolnilo místo, ale e-maily zůstanou v Outlooku a lze je prohledávat. Zálohování vytvoří samostatnou kopii e-mailů uloženou mimo Outlook (například soubor PST), kterou můžete použít k obnovení dat, pokud je originál poškozen.ostArchivace spravuje velikost poštovní schránky, zatímco zálohování chrání před ztrátou dat.

Otázka: Mohu zálohovat e-maily z Outlooku na externí pevný disk?

A: Ano, e-maily z Outlooku můžete zálohovat na externí pevný disk exportem do formátu PST a uložením souboru přímo na externí disk nebo zkopírováním existujícího souboru PST na disk. Tím získáte offline zálohu chráněnou před ransomwarem a systémovými selháními, které by mohly ovlivnit váš počítač.

Otázka: Jak zálohuji pouze určité složky v Outlooku?

A: Během procesu exportu do PST namísto výběru celé poštovní schránky rozbalte strom složek a vyberte pouze konkrétní složku, kterou chcete zálohovat (například Doručená pošta nebo Odeslaná pošta). Zrušte zaškrtnutí. Zahrnout podsložky pokud chcete pouze tuto složku bez vnořených podsložek.

Otázka: Mohu zálohovat e-maily z Outlooku do Gmailu?

A: Ano, Gmail můžete nakonfigurovat tak, aby načítal e-maily z vašeho účtu Outlook přes POP3. V Gmailu přejděte na Nastavení -> Účty a import -> Zkontrolujte poštu z jiných účtů a přidejte svou adresu z Outlooku. Gmail bude vaše e-maily pravidelně stahovat. Případně můžete exportovat e-maily z Outlooku do formátu PST, přidat svůj účet Gmail do Outlooku pro počítače a importovat soubor PST do Gmailu.

Otázka: Kde jsou uloženy všechny mé e-maily z Outlooku?

A: E-maily z Outlooku se ukládají do souborů PST (Windows) nebo OLM (Mac). Pro účty POP3 a IMAP je výchozí umístění C:\Uživatelé\[Vašeuživatelskéjméno]\Dokumenty\Soubory OutlookuPro účty Exchange a Microsoft 365, OST soubory mezipaměti se obvykle nacházejí v C:\Uživatelé\[Vašeuživatelskéjméno]\AppData\Local\Microsoft\OutlookPřesné umístění najdete v Soubor -> Nastavení účtu -> Datové soubory.

Otázka: Co je soubor PST v Outlooku?

A: PST je zkratka pro Personal Storage Table (Table osobního úložiště). Je to formát souboru aplikace Outlook pro ukládání e-mailů, kontaktů, položek kalendáře a dalších dat v počítačích se systémem Windows. Soubory PST lze zálohovat, přesouvat mezi počítači a importovat do Outlooku za účelem obnovení dat. Jsou primárním formátem zálohování pro Outlook ve Windows.

Otázka: Mohu automatizovat zálohování e-mailů v Outlooku?

A: Outlook neobsahuje vestavěný automatický export PST souborů. Můžete však použít automatickou archivaci k automatickému přesunu starších e-mailů do archivního souboru PST podle plánu. Pro skutečně automatizované zálohování zvažte zálohovací řešení třetích stran, která podporují plánované zálohy Outlooku, nebo vytvořte úlohu Plánovače úloh systému Windows, která spustí zálohovací skript, jenž zkopíruje vaše soubory PST.

Otázka: Jak často bych měl zálohovat e-maily z Outlooku?

A: Pro firemní použití zálohujte týdně, nebo i denně, pokud dostáváte důležité e-maily. Pro osobní použití obvykle postačí měsíční zálohy. Frekvenci upravte podle objemu a důležitosti e-mailů. Vždy si vytvořte zálohu před většími změnami, jako jsou upgrady operačního systému nebo výměny počítače.

Otázka: Existují bezpečné nástroje pro zálohování e-mailů v Outlooku?

A: Vestavěná funkce exportu do PST v Outlooku je bezpečná a spolehlivá. Pro zvýšení zabezpečení chraňte soubory PST během exportu heslem. Nástroje třetích stran, jako jsou Acronis Cyber ​​Protect, Veeam Backup pro Microsoft 365 a AvePoint Cloud Backup, nabízejí zabezpečení na podnikové úrovni, šifrování a automatické plánování pro účty Microsoft 365.

Otázka: Jak obnovím všechny své e-maily z Outlooku ze zálohy?

A: Použijte Průvodce importem/exportem: Soubor -> Otevřít a exportovat -> Import / Export -> Importujte z jiného programu nebo souboru -> Datový soubor aplikace Outlook (.pst)Vyberte záložní soubor a zvolte Nahradit duplikáty importovanými položkamia importovat do vaší aktuální poštovní schránky. Všechny zálohované e-maily budou obnoveny do původních složek.

Otázka: Maže automatická archivace e-maily z mé poštovní schránky?

A: Ve výchozím nastavení automatická archivace přesouvá (nemaže) e-maily starší než zadané stáří do samostatného archivního souboru PST. E-maily se neodstraní; jsou přemístěny do archivu, kde zůstanou přístupné v Outlooku. Automatickou archivaci můžete nakonfigurovat tak, aby místo archivace mazala, ale ve výchozím nastavení se e-maily přesunou a zachovají se.

Otázka: Mohu zálohovat e-maily z Outlooku bez nainstalovaného Outlooku?

A: Pro účty Outlook.com můžete použít Panel ochrany osobních údajů společnosti Microsoft ke stažení e-mailů jako souboru PST bez instalace Outlooku pro stolní počítače. Pro ostatní typy účtů obvykle potřebujete Outlook pro stolní počítače nebo nástroj třetí strany k vytváření záloh. Jakmile máte záložní soubor PST, můžete jej ukládat a spravovat bez Outlooku.

Otázka: Co se stane, když ztratím záložní heslo?

A: Pokud ztratíte heslo k souboru PST chráněnému heslem, jeho obnovení je extrémně obtížné a bez specializovaných nástrojů pro obnovení hesla může být nemožné. Neexistuje žádný oficiální nástroj pro obnovení hesla od společnosti Microsoft pro soubory PST. Hesla PST vždy ukládejte bezpečně, například ve správci hesel, a zvažte uchovávání nechráněné záložní kopie na fyzicky zabezpečeném místě.

Otázka: Co mám dělat, když je můj záložní soubor PST poškozen?

A: Pokud se záložní soubor PST poškodí a nelze jej v Outlooku otevřít, můžete použít specializované nástroje Software pro opravu PST souborů v Outlooku obnovit data. Před pokusem o opravu si vytvořte záložní kopii původního poškozeného souboru PST.

Otázka: Jak dlouho trvá zálohování e-mailů z Outlooku?

A: Doba zálohování závisí na velikosti poštovní schránky a rychlosti počítače. Malá poštovní schránka (1–2 GB) se obvykle exportuje za 5–15 minut. U větších poštovních schránek (10–20 GB) může export trvat 1–2 hodiny. U velmi velkých podnikových poštovních schránek (50+ GB) může export trvat i několik hodin. Ruční kopírování souborů PST je rychlejší než použití Průvodce exportem u velkých poštovních schránek.

11. závěr

11.1 Shrnutí klíčových bodů

Zálohování e-mailů v Outlooku je nezbytné pro ochranu důležité komunikace, obchodních dat a osobní korespondence před ztrátou v důsledku selhání hardwaru, náhodného smazání nebo kybernetických hrozeb.ost spolehlivá metoda zálohování pro most Uživatelé exportují do souborů PST ve Windows nebo do souborů OLM na Macu pomocí vestavěného průvodce importem/exportem v Outlooku. Pro komplexní ochranu kombinujte pravidelné zálohy PST s ručním kopírováním souborů a externím úložištěm v cloudových službách.

11.2 Proaktivní přístup k zálohování e-mailů

Nečekejte na krizi, abystetarZálohování e-mailů z Outlooku. Vytvořte si první zálohu ještě dnes, nastavte pravidelný plán zálohování a dokumentujte postupy zálohování pro budoucí použití. Nezapomeňte, že zálohy jsou cenné pouze tehdy, když fungují v případě potřeby, proto si proces obnovy otestujte dříve, než se ocitnete v situaci skutečné ztráty dat. Díky správným zálohovacím návykům si můžete zajistit, aby vaše důležitá e-mailová komunikace zůstala v bezpečí a obnovitelná po mnoho let.

Zdroje

Reference

• Oficiální dokument společnosti Microsoft: Zálohování e-mailů z Outlooku
• Oficiální dokument společnosti Microsoft: Jak zálohovat e-maily z webové schránky v aplikaci Outlook

---

O autorovi

Xiu Xing je zkušený IT profesionál s více než 8 lety zkušeností s podnikovými e-mailovými systémy a řešením problémů s Microsoft Office. Pomohl tisícům uživatelů vyřešit složité problémy s Outlookem v různých firemních prostředích.

Xiu se specializuje na migrace e-mailových systémů, obnovu dat a optimalizaci softwaru pro zvýšení produktivity. Jeho praktické zkušenosti zahrnují správu nasazení Exchange Serveru, řešení problémů s připojením MAPI a implementaci robustních strategií zálohování pro kritické e-mailové systémy.

Prostřednictvím svých technických textů se Xiu zavázal zpřístupňovat komplexní IT řešení běžným uživatelům. Neustále sleduje nejnovější vývoj v oblasti Office 365 a Exchange Online a nově vznikající e-mailové technologie. Když zrovna neřeší záhady e-mailů, rád se dělí o praktické technické tipy, které pomáhají lidem pracovat efektivněji.

Máte otázky k této příručce nebo potřebujete další pomoc s problémy s Outlookem? Xiu vítá zpětnou vazbu a návrhy pro vylepšení těchto zdrojů pro řešení problémů.