Kako dobiti upozorenje kada šaljete e-poštu osobama izvan vaše kompanije

Ako vaša kompanija ima tačnu politiku da ne biste trebali slati e-poštu osobama izvan vaše kompanije, možete koristiti način predstavljen u ovom članku. Naučiće vas kako da koristite VBA da dobijete upozorenje ako se e-poruka pošalje na adresu van vaše kompanije.

Ponekad, kako bi zaštitili sigurnost podataka, vaša kompanija može zahtijevati od vas da kada koristite poslovni račun e-pošte šaljete e-poštu samo osobama unutar vaše kompanije. Drugim riječima, nije vam dozvoljeno da šaljete e-poštu osobama izvan kompanije, odnosno e-mail adrese u vanjskim domenima. Međutim, možda ste ponekad pomalo zaboravni. U ovom slučaju, možda ćete poželjeti da vas Outlook može automatski upozoriti kada šaljete e-poštu vanjskoj kompaniji. Ovdje ćemo se fokusirati na ovo pitanje i uputiti vas kako to postići putem Outlook VBA.

Dobijte upozorenje kada šaljete e-poštu osobama izvan Vaše kompanije

1. Prvo, pokrenite Outlook program.
2. Zatim pritisnite tasterske prečice “Alt + F11”.
3. Zatim ćete dobiti pristup prozoru Outlook VBA editor.
4. Zatim otvorite projekat “ThisOutlookSession”.
5. Zatim kopirajte i zalijepite sljedeće VBA kodove u ovaj prozor projekta.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Nakon toga, trebali biste potpisati ovaj kod.
7. Kasnije promijenite postavke makronaredbe Outlooka kako biste dozvolili potpisane makroe.
8. Konačno, od sada pa nadalje, svaki put kada namjeravate slati e-poštu na adrese e-pošte koje nisu u domeni vaše kompanije, dobit ćete upozorenje poput sljedećeg snimka ekrana:

Nastavite pravilno zatvarati Outlook

Outlook ima tendenciju da se ruši ako često nepropisno zatvarate Outlook, kao što je prisiljavanje da se zatvori zbog iznenadnih nestanka struje. Svaki put kada se vaš Outlook sruši, i vaša PST datoteka će patiti. Jednom kada vaš PST fajl bude kompromitovan, uložićete mnogo više napora da ga vratite oštećen Outlook podataka nego dnevna zaštita. U tom slučaju, scanpst.exe neće biti od velike pomoći. Nemate izbora osim da se vratite na moćnije sredstvo, kao što je DataNumen Outlook Repair.

Uvod za autora:

Shirley Zhang je stručnjak za oporavak podataka DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući SQL Server popraviti i Outlook softverski proizvodi za popravku. Za više informacija posjetite www.datanumen.com