U slučaju da rukujete
nekoliko projekata u vašoj kancelariji, vrlo je vjerovatno da ćete u poštansko sanduče dobiti brojne e-poruke vezane za ove projekte. S vremenom vam postaje sve teže pratiti razgovore koje ste vodili u vezi s pojedinačnim projektom. Međutim, uz Outlook je lako organizirati svoje razgovore i arhivirati e-poruke na uredan način. Pogledajmo nekoliko praktičnih savjeta za postizanje istog.
Kreirajte zasebne fascikle za čuvanje e-pošte za svaki projekat na kojem radite
Za početak trebate kreirati zasebne mape za svaki tekući projekt kojim trenutno upravljate u Outlooku. Kada primite e-poruku koja se odnosi na određeni projekat, možete je odvojiti od Inbox-a i premjestiti u odgovarajuću mapu.
Koristite pravila za filtriranje e-poruka u relevantne fascikle
U Ms Outlooku možete kreirati pravila za prijenos e-poruka koje nose određenu temu. U idealnom slučaju, trebali biste ohrabriti sve članove tima da uključe ime projekta u naslov e-pošte i to će omogućiti automatsko razdvajanje e-poruka uz pomoć pravila.
Kreirajte kategorije za svaki projekat i povežite ih jedinstvenim bojama
Aplikacija Ms Outlook vam omogućava da kreirate kategorije koje se mogu koristiti za brzo prepoznavanje e-pošte. Takođe možete povezati određenu boju sa datom kategorijom koja bi vam omogućila da na efikasan način sortirate e-poštu. Međutim, prvo morate kreirati jedinstvene kategorije za organiziranje e-pošte. Da biste to učinili, možete kliknuti na Kategorizirati u izborniku trake s alatima, a zatim pritisnuti na Sve kategorije. Zatim možete izabrati neku od postojećih kategorija i preimenovati ih sa smislenim imenom. Osim toga, možete odabrati promjenu boje povezane s navedenom kategorijom. Outlook vam čak omogućava da povežete prečicu sa pojedinačnom kategorijom. Važno je da imate kategoriju kreiranu za svaki vaš kontinuirani projekat kako biste ih mogli označiti s lakoćom. Kada se vaša lista kategorija postavi, možete desnim klikom na bilo koju e-poštu i kliknuti na kategorije. Na iskačućem ekranu možete odabrati odgovarajuću kategoriju i primijeniti je na e-poštu. Uzgred, popup ekran sadrži vezu do liste glavnih kategorija, samo u slučaju da želite da izmenite bilo koji od njenih elemenata.
Nemojte izgubiti svoje e-poruke zbog pada programa Outlook – vratite ih
U slučaju da ikada naiđete na potpuni pad Outlooka, vaši podaci e-pošte mogu postati nedostupni. U takvom scenariju jedina opcija pred vama uključuje oporavak podataka e-pošte uz pomoć a pst repair alat poput DataNumen Outlook RepairOva svestrana aplikacija dolazi opremljena najpreciznijim i najnaprednijim algoritmom dizajniranim za preuzimanje PST podataka iz potpuno oštećenih datoteka. Aplikacija je također opremljena za rješavanje mnoštva vrsta medija i radi besprijekorno čak i na virtualnim mašinama.
Uvod za autora:
Alan Chen je predsjednik i predsjedavajući DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući sql oporavak i Outlook softverski proizvodi za popravku. Za više informacija posjetite www.datanumen.com