Kako automatski priložiti određene datoteke prilikom slanja određenih e-poruka u Outlooku

Da li često trebate priložiti određene datoteke kada šaljete određene e-poruke u Outlooku? Ako je tako, možda će vam biti dosadno dodavati ih ručno svaki put. Ovaj članak će vas naučiti brzom načinu da to postignete pomoću Outlook VBA.

U svom svakodnevnom radu, od mene se često traži da priložim određene fajlove kada šaljem određene e-poruke. Na primjer, svake sedmice moram poslati e-mail svojim nadređenima da prijavim svoj sedmični rad. U ovoj e-poruci, morat ću priložiti neke specifične datoteke, uključujući radne dnevnike, neke statističke izvještaje o podacima i tako dalje. Obično ažuriram ove fajlove svake sedmice. U prošlosti sam obično prvo sastavljao tijelo poruke, a zatim ručno dodavao ove datoteke. Međutim, trenutno nalazim pametniji trik. To je korištenje Outlook VBA za automatizaciju. Ako imate slične zahtjeve, pročitajte dalje kako biste naučili konkretne VBA kodove i detaljne operacije.

Automatski priložite određene datoteke prilikom slanja određenih e-poruka

1. Za početak, pokrenite Outlook i idite na karticu "Programer".
2. Zatim možete pronaći i kliknuti na dugme „Visual Basic“, koje će odjednom otvoriti prozor VBA editora.
3. U sljedećem prozoru, trebali biste dvaput kliknuti na projekt “ThisOutlookSession” na listi projekata s lijeve strane.
4. Zatim biste trebali kopirati i zalijepiti sljedeće VBA kodove u njega.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strPrompt As String
    Dim nRes As Integer
 
    'Check the email subject and recipient
    If InStr(LCase(Item.Subject), "worklog") > 0 And InStr(Item.To, "frank") > 0 Then
       strPrompt = "Do you want to attach the worklog related files?"
       nRes = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Attach Files")
       If nRes = vbYes Then
          'Attach the specific files
          With Item
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\WorkLog.docx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 1.xlsx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 2.xlsx")
          End With
       End If
    End If
End Sub

5. Nakon toga, od vas će se tražiti da novom projektu dodijelite digitalni certifikat.

• Prvo kliknite na dugme „Alat“ na traci sa alatkama i izaberite „Digitalni potpis“.
• Zatim u iskačućem dijaloškom okviru “Digitalni potpis” pritisnite dugme “Odaberi”,
• Nakon toga, možete odabrati postojeći certifikat.
• Na kraju kliknite na niz "OK" da biste ga uspješno dodijelili.

6. Kasnije ćete morati izmijeniti postavke makroa kako biste jednostavno omogućili digitalno potpisane makroe.
7. Na kraju možete probati.

• Kada kliknete na “Pošalji” da pošaljete određenu poštu koja sadrži određene riječi u predmetu ili je poslana određenom kontaktu, vidjet ćete okvir za poruku, kao na slici ispod.
• Nakon toga možete provjeriti poslanu e-poštu. Sigurno ćete pronaći unaprijed postavljene datoteke u prilogu u poslanoj poruci.

Nikada ne odgađajte ispravljanje grešaka u programu Outlook

Ponekad, iako ste naišli na poruku o grešci u Outlooku, nakon što zatvorite poruku, možda ćete i dalje moći da nastavite sa radom. Ali zapravo to nije preporučljiva radnja. Ono što treba da uradite je da ih eliminišete što je pre moguće umesto da ih ostavljate po strani. Nagomilavanje problema će dovesti do ozbiljnog pada. Ako se vaš Outlook sruši, vaši Outlook PST podaci će biti izloženi riziku. Trebao bi to znati oštećeni Outlook PST podaci prilično je čvornovata. U tom trenutku nemate izbora osim da koristite iskusan i renomiran alat za popravku, kao što je npr DataNumen Outlook Repair.

Uvod za autora:

Shirley Zhang je stručnjak za oporavak podataka DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući popraviti oštećeno SQL Server fajl i Outlook softverski proizvodi za popravku. Za više informacija posjetite www.datanumen.com