এমন এক যুগে যেখানে 
ছবি এবং ভিডিও শেয়ার করা সাধারণ হয়ে ওঠায়, একাধিক বড় অ্যাটাচমেন্ট সহ ইমেল পাঠানোর প্রবণতাও বেশ ব্যাপক। তবে, বেশিরভাগ ইন্টারনেট পরিষেবা প্রদানকারীর পাঠানো ইমেলের আকারের উপর একটি সীমা থাকে। একইভাবে, বেশ কিছু হোস্টেড ইমেল প্ল্যাটফর্মও একজন ব্যবহারকারীর গ্রহণ করা ইমেলের আকারের উপর সীমা নির্ধারণ করে। তাই আপনার পাঠানো ইমেলের আকার সীমিত রাখাই সর্বদা আদর্শ। এটি আউটলুক আউটবক্সে বড় ইমেল আটকে যাওয়ার মতো সমস্যা এড়াতেও সাহায্য করে। যদিও আপনি সচেতনভাবে ১৫ মেগাবাইটের বেশি আকারের ইমেল পাঠানো এড়াতে চাইতে পারেন, কিন্তু যখনই আপনি একটি অ্যালবাম বা একটি বড় রিপোর্ট ফাইল শেয়ার করেন, তখন আপনি সবসময় এটি মনে নাও রাখতে পারেন। আউটলুকে পাঠানো ইমেলের আকার সীমিত করার সেরা উপায় হলো রুলস বা নিয়ম ব্যবহার করা।
বহির্গামী ইমেলের আকার সীমাবদ্ধ করার জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন
- Ms Outlook অ্যাপ্লিকেশন চালু করুন এবং সরঞ্জামগুলিতে যান
- এখন Rules and Alerts এ ক্লিক করুন
- পরবর্তী উইন্ডোতে New Rule-এ ক্লিক করুন এবং তারপরে Start from a Blank Rule বিকল্পটি বেছে নিন।
- "প্রেরণের পরে বার্তাগুলি পরীক্ষা করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন
- পরবর্তীতে ক্লিক করুন এবং তারপরে পরবর্তী স্ক্রিনে "নির্দিষ্ট পরিসরে একটি আকার সহ" বিকল্পটি চয়ন করুন।
- এখন নির্দিষ্ট রেঞ্জের হাইপারলিঙ্কে ক্লিক করুন এবং 'At least' ফিল্ডে আকারের সীমাটি লিখুন। আপনি চাইলে 'at most' ফিল্ডে একটি অনেক বড় সংখ্যাও বেছে নিতে পারেন।
- পরবর্তীতে ক্লিক করুন এবং পরবর্তী স্ক্রিনে "অনেক মিনিটের মধ্যে ডেলিভারি স্থগিত করুন" নির্বাচন করুন।
- এখন "অনেক সংখ্যক" হাইপারলিংকে ক্লিক করুন এবং আপনি যে মিনিটের মাধ্যমে বার্তাটি পিছিয়ে দিতে চান তা লিখুন। আউটবক্স থেকে বার্তাটি সরানোর জন্য নিজেকে একটি প্রচুর সুযোগ দিতে আদর্শভাবে এটি 60 মিনিটে রাখুন৷
- কোনো ব্যতিক্রম স্থাপন এড়িয়ে চলুন এবং নিয়ম সংরক্ষণ করতে Finish এ ক্লিক করুন।
আপনার ইনবক্স ফাইলের ওভারলোডিং এড়িয়ে চলুন যাতে পিএসটি ত্রুটিগুলি ক্রমাগত হতে না পারে
যদি আপনার ইনবক্স একটি নির্দিষ্ট ফাইলের আকারে পৌঁছে যায় যা বেশ কয়েকটি গিগাবাইটে চলে, তবে এটির ত্রুটি হওয়ার সম্ভাবনা বেশি। প্রকৃতপক্ষে আউটলুকের পুরানো পুনরাবৃত্তিতে 2GB চিহ্নে আঘাত করা PST ফাইলকে দূষিত করার একটি নিশ্চিত শট উপায় ছিল। আজও, সাম্প্রতিক আউটলুক সংস্করণগুলির সাথে, আপনার ইনবক্সকে হালকা রাখার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে৷ এখন এমন বেশ কয়েকটি উপায় রয়েছে যাতে আপনি এটি অর্জন করতে পারেন এবং সেগুলি পুরানো আইটেমগুলি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার থেকে শুরু করে অপ্রাসঙ্গিক ইমেলগুলি ফিল্টার করার নিয়ম ব্যবহার করা পর্যন্ত রয়েছে৷ কিছু ক্ষেত্রে আপনি বার্তাটি যে তারিখে প্রাপ্ত হয়েছিল তার উপর নির্ভর করে আপনি একটি ইনবক্স ফাইলকে অংশে ভাগ করতে পারেন। যাইহোক, PST ত্রুটির হুমকি সম্পূর্ণরূপে দূর হয় না এবং প্রচুর সতর্কতার বিষয় হিসাবে আপনার বিনিয়োগ করা উচিত দৃষ্টিভঙ্গি পুনরুদ্ধার সরঞ্জাম মত DataNumen Outlook Repairএই টুলটি আপনার সবচেয়ে ঝুঁকিপূর্ণ মুহূর্তে আপনার মূল্যবান ডেটা রক্ষা করতে পারে এবং মিনিটের মধ্যে ক্ষতিগ্রস্ত ডেটা ফিরিয়ে আনতে পারে।
লেখকের ভূমিকা:
অ্যালান চেন রাষ্ট্রপতি ও এর চেয়ারম্যান DataNumen, ইনক। যা তথ্য পুনরুদ্ধারের প্রযুক্তিগুলির সহ বিশ্বের শীর্ষস্থানীয় স্কয়ার পুনরুদ্ধার এবং আউটলুক মেরামত সফ্টওয়্যার পণ্য। আরো তথ্যের জন্য, যান WWW.datanumen.com / product.htm