আপনি যখন একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেলের উত্তর পাঠান তখন আপনার মন্তব্যগুলি হাইলাইট করা প্রায়শই গুরুত্বপূর্ণ।
আপনার ব্যবসায় যদি যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম ইমেল হয়, তাহলে এমন সম্ভাবনা প্রবল যে কোনো এক সময়ে আপনি ইমেলের উত্তর দেওয়ার সময় কিছু মন্তব্য হাইলাইট করার কথা ভেবে থাকতে পারেন। প্রকৃতপক্ষে, এই প্রয়োজনটি মূলত তখনই দেখা দেয় যখন বিভিন্ন প্রেরক আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে বারবার একই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেন এবং আপনি সাধারণত তাদের উত্তরে “নিচের মন্তব্যগুলো দেখুন” বা এই জাতীয় কিছু লিখে দেন। এখানেই এমএস আউটলুকের অটো হাইলাইট ফিচারটি কাজে আসে। মাইক্রোসফট তাদের আউটলুকে এই অত্যন্ত দরকারি ফিচারটি যুক্ত করে খুব বুদ্ধিমত্তার পরিচয় দিয়েছে। অত্যন্ত সহজে ইমেলের উত্তর দেওয়ার সময় কীভাবে মন্তব্য হাইলাইট করবেন তা জানতে পড়তে থাকুন।
এখন, আউটলুকের অটো হাইলাইট ফিচারের কাজটি মূলত কী তা নিয়ে একটু আলোকপাত করা যাক। নাম অনুসারে, এই বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে আপনার পাঠকদের কাছে আপনার মন্তব্যগুলি সনাক্ত করতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নাম সন্নিবেশ করতে দেয়। অন্য কথায়, স্বয়ংক্রিয় হাইলাইট বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে, আপনি আসলে আপনার মন্তব্যগুলি চিহ্নিত বা হাইলাইট করতে পারেন এবং আর বারবার একই বার্তা বা মন্তব্য টাইপ করতে হবে না।
এটা মনে রাখা ভালো যে স্বয়ংক্রিয় হাইলাইট বৈশিষ্ট্যটি বিশেষত তাদের জন্য খুবই উপযোগী যারা সাধারণত "ইনলাইন" দিয়ে তাদের ইমেলের উত্তর দেন যার অর্থ প্রেরকের মূল উদ্ধৃত ইমেল বার্তার ভিতরে থাকে। এমএস আউটলুকের স্বয়ংক্রিয় হাইলাইট বৈশিষ্ট্যের মাধ্যমে আপনি আপনার নোটগুলির সাথে প্রাপককে সক্ষম করতে আপনার সাধারণ সন্নিবেশগুলিকে সহজেই চিহ্নিত করতে পারেন।
আমরা ধরে নিই অটো হাইলাইট ফিচারের মৌলিক ফাংশনটি এখন আপনার কাছে পরিষ্কার, তাই আসুন এখন পরীক্ষা করে দেখি যে আপনি MS Outlook-এ কাজ করার সময় এটি আসলে কীভাবে ব্যবহার করতে পারেন। এর জন্য আপনাকে প্রথমে আপনার আউটলুকের প্রধান ইনবক্সে যেতে হবে। আউটলুকের 2007 সংস্করণ ব্যবহারকারী ব্যবহারকারীদের জন্য, প্রথম ধাপটি হবে টুলস অপশনে যাওয়া এবং তারপর পছন্দ ট্যাব বেছে নেওয়া। এর পরে, আপনি আপনার সামনে উপস্থিত ইমেল বিকল্পগুলির একটি তালিকা সহ একটি স্ক্রীন দেখতে পাবেন। শুধু সেই তালিকাটি স্ক্রোল করুন এবং আমার মন্তব্যের সাথে মার্ক করুন বিকল্পের সাথে চেকবক্সটি নির্বাচন করুন। অবশেষে, ওকে ক্লিক করুন এবং আপনার কাজ শেষ। যদি আপনি আউটলুকের 2010 সংস্করণ ব্যবহার করছেন, শুধু ফাইল বিকল্পগুলিতে যান এবং মেল ট্যাব বিকল্পটি চয়ন করুন এবং উত্তর এবং ফরোয়ার্ড বিকল্পে যান৷ একবার আপনি এত কিছু করে ফেললে, আপনাকে Preface Comment With সহ চেকবক্সটি বেছে নিতে হবে এবং ঠিক আছে ক্লিক করে প্রদত্ত স্থানে আপনার নাম উল্লেখ করতে হবে।
অনেক আউটলুক ব্যবহারকারী তাদের প্রিয় ইমেল ক্লায়েন্টকে ভুল বলে ধরে নিতে ভুল করে
মিস আউটলুকের সর্বশেষ পুনরাবৃত্তির সাথে পুরোপুরি কাজ করে এবং একটি সমৃদ্ধ বৈশিষ্ট্য সেটে প্যাক করে, অনেক আউটলুক ব্যবহারকারী তাদের ইমেল ক্লায়েন্টকে ভুল বলে মনে করে। তবে এটি সত্য থেকে অনেক দূরে কারণ PST ত্রুটিগুলি 2013 এর পুনরাবৃত্তি সহ সাম্প্রতিক আউটলুক সংস্করণগুলিতে ঘটতে থাকে৷ এইভাবে একজনকে আগে থেকে প্রস্তুতি নিতে হবে এবং ক পিএসটি মেরামত মত সরঞ্জাম DataNumen Outlook Repair তাদের সিস্টেমে ইনস্টল করা অ্যাপ্লিকেশন। ক্র্যাশের ক্ষেত্রে আপনার মূল্যবান ইমেলগুলি পুনরুদ্ধার করতে আপনাকে সাহায্য করার পাশাপাশি, এটি আপনাকে একটি বড় PST ফাইলকে পরিচালনাযোগ্য অংশে ভাঙতে সহায়তা করতে পারে।
লেখকের ভূমিকা:
অ্যালান চেন রাষ্ট্রপতি ও এর চেয়ারম্যান DataNumen, ইনক। যা তথ্য পুনরুদ্ধারের প্রযুক্তিগুলির সহ বিশ্বের শীর্ষস্থানীয় স্কয়ার পুনরুদ্ধার এবং আউটলুক মেরামত সফ্টওয়্যার পণ্য। আরো তথ্যের জন্য, যান https://www.datanumen.com