এই নিবন্ধে, আমরা এটি এমএস অ্যাক্সেসে তৈরি করার টিপসের সাথে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ধারণাটিও বুঝতে পারি
কোনও সংস্থাকে সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য মূল প্রয়োজনীয়তাগুলির মধ্যে সমস্ত সম্পদ এবং সংস্থানসমূহের দক্ষ পরিচালনা জড়িত। ডেটা নিয়ে কাজ করার সময় আমাদের কেবল পরিচালনার প্রয়োজন হয় না, তবে কার্যকর ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের প্রয়োজন হয়। এটি কনটেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ধারণার অনুরূপ এবং এন্টারপ্রাইজ সামগ্রী ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলির একটি অংশ। ডিএমএসে বিল্ডিং ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা ডিজিটাল ডকুমেন্টগুলি কার্যকরভাবে পরিচালনার জন্য এমনভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে যা এটি কেবল স্টোরেজ প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে না, তবে কাগজের প্রয়োজনীয়তাও হ্রাস করে। তৈরি করা সিস্টেমটিও সমস্ত পরিবর্তনগুলির কার্যকর ট্র্যাকিংয়ের অনুমতি দিতে সক্ষম হওয়া উচিত।
কার্যকর ডিএমএসের জন্য এমএস অ্যাক্সেস ব্যবহার করা
আপনি যদি এর জন্য সঠিক অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার না করেন তবে কার্যকর ডিএমএস তৈরি করা সম্ভব হবে না। এমএস অ্যাক্সেস তার ব্যবহারকারীদের এমন ডেটাবেস সরবরাহ করে যা আপনার পছন্দের ডিএমএস তৈরির জন্য টেমপ্লেট হিসাবে কাজ করতে পারে, যা কেবল সম্পাদন করে ডেটা নিরাপদে সংরক্ষণ করা ছাড়াও সম্পাদনা এবং দেখার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ কাজ সম্পাদনের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
এই ডাটাবেসগুলি এমন বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য নিয়ে আসে যা ব্যবহারকারীর পক্ষে তাদের ব্যবহার সহজতর করে তোলে। আপনার অ্যাক্সেস ডেটাবেজে বিদ্যমান ডেটাগুলি 'শ্রেণিবদ্ধকরণ' ফাংশনের সাহায্যে এই টেম্পলেটগুলিতে আমদানি করা যেতে পারে। নেটওয়ার্কে উপস্থিত বেশ কয়েকটি ব্যবহারকারীর মধ্যে ডিএমএস ভাগ করে নেওয়ার জন্য, আপনি 'স্প্লিটটিং' ফাংশনটি ব্যবহার করতে পারেন। সুতরাং ব্যবহারকারীদের কাজ করতে এবং একই সাথে দস্তাবেজটি ভাগ করে নেওয়া।
নীচে পাঁচটি গুরুত্বপূর্ণ টিপস দেওয়া হয়েছে যা আপনাকে কার্যকর ডিএমএস তৈরি করতে সহায়তা করবে।
কার্যকর ডিএমএস তৈরি করার চেষ্টা করার সময় এমন কিছু টিপস রয়েছে যা আমাদের সর্বদা মনে রাখা উচিত, এর মধ্যে পাঁচটি নীচে দেওয়া আছে।
- পর্যাপ্ত মেটাডেটা আছে - নিশ্চিত করুন যে ডিএমএস যে সমস্ত দস্তাবেজ পরিচালনা করে বলে মনে হচ্ছে তার মেটাডেটা অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হয়েছে। কখনও কখনও ডিএমএস স্বয়ংক্রিয়ভাবে দস্তাবেজ থেকে মেটাডেটা বের করে আনবে এবং কখনও কখনও আপনাকে ম্যানুয়ালি সরবরাহ করতে হতে পারে।
- ডকুমেন্টগুলির যথাযথ সংহতকরণ নিশ্চিত করুন - একটি ডিএমএস আপনাকে সম্পর্কিত অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে বিরামবিহীন অ্যাক্সেস সরবরাহ করার কথা বলেছে যাতে আপনি সিস্টেম সংগ্রহস্থল থেকে নথি পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম হন। সুতরাং নিশ্চিত করুন যে আপনার তৈরি করা ডিএমএস কী অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে ভালভাবে সংহত হয়েছে।
- নথি চিত্রগুলি ক্যাপচার করুন - ডিএমএস নথিগুলির চিত্রগুলি ব্যবহার করে যা স্ক্যানার, মাল্টি-ফাংশন প্রিন্টার এবং আরও অনেক কিছু সংযুক্ত ডিভাইস দ্বারা নেওয়া হয়েছিল। এই চিত্রগুলি ভালভাবে ক্যাপচার হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।
- যথাযথ সূচক - ডিএমএসের সূচকটি সঠিকভাবে তৈরি না করা হলে আপনি প্রয়োজনীয় নথিগুলি পুনরুদ্ধার করতে পারবেন না। নিশ্চিত হয়ে নিন যে সমস্ত মূল বিষয়বস্তু সূচকের একটি অংশ এবং এটি ব্যাপক এবং জটিল নয় complex
- নথি সুরক্ষা বজায় রাখুন - আপনার কখনই মেনে নেওয়া উচিত নয় এমন একটি মূল বিষয় হ'ল ডিএমএসের সুরক্ষা। নিশ্চিত হয়ে নিন যে সমস্ত মূল সুরক্ষা ব্যবস্থা রয়েছে এবং কেবলমাত্র গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদেরই সিস্টেমে অ্যাক্সেস রয়েছে। এটি সেই টিপসের মধ্যে একটি যা সঠিকভাবে প্রয়োগ না করা হলে পুরো প্রচেষ্টাটি নষ্ট করে দিতে পারে। এগুলিতে বিনিয়োগ করে অ্যাক্সেস অ্যাপ্লিকেশনটিতে সঞ্চিত ডেটা সুরক্ষার বিষয়টি নিশ্চিত করার জন্য এটি একটি বিষয়ও করুন অ্যাক্সেস মেরামত টুল.
লেখকের ভূমিকা:
ভিভিয়ান স্টিভেন্স একটি ডেটা রিকভারি বিশেষজ্ঞ DataNumen, ইনক। যা তথ্য পুনরুদ্ধারের প্রযুক্তিগুলির সহ বিশ্বের শীর্ষস্থানীয় স্কয়ার পুনরুদ্ধার এবং এক্সেল পুনরুদ্ধার সফ্টওয়্যার পণ্য। আরো তথ্যের জন্য, যান WWW.datanumen.com