আউটলুকের অনেকগুলি ইমেলের মুখোমুখি হয়ে আমরা আমাদের ইমেইলগুলি অনুসন্ধান করতে অসুবিধে করব। এখন আসুন কীভাবে ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণিবদ্ধ করা যায় তা শিখি।
আমাদের দৈনন্দিন জীবনে, আমরা শুধু ইমেল পাঠানো এবং গ্রহণ করার জন্য আউটলুক ব্যবহার করি। ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য, আউটলুক শুধুমাত্র একটি স্বতন্ত্র ইমেল ক্লায়েন্ট হতে পারে। তবে, আজকাল বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করার জন্য আউটলুক ব্যবহার করতে পছন্দ করে। তারা প্রতিদিন অনেক ইমেল গ্রহণ ও প্রেরণ করে। তাদের আউটলুকে নিশ্চয়ই শত শত ইমেল জমা থাকে। এতে করে কাঙ্ক্ষিত ইমেলগুলো খুঁজে বের করা নিঃসন্দেহে কঠিন হয়ে পড়ে।
একটি পদ্ধতি হলো কাঙ্ক্ষিত ইমেল খুঁজে বের করার জন্য সার্চ টুল ব্যবহার করা। কিন্তু ব্যবহারকারীদের প্রতিবারই সার্চের জন্য শব্দগুলো টাইপ করতে হয়, যা একটি অপ্রয়োজনীয় পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ। যদি ইমেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেত, তবে কাঙ্ক্ষিত ইমেলগুলো খুঁজে বের করা আরও অনেক বেশি সুবিধাজনক হতো।
ইমেলগুলি স্বতঃ শ্রেণিবদ্ধ করার জন্য অনেকগুলি পদ্ধতি রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংশ্লিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি তৈরি করতে নতুন নিয়ম তৈরি করতে পারে। তবে এই পদ্ধতিটি একটু অসুবিধে হয়। আসলে আরও একটি সহজ পদ্ধতি আছে। এটি অনুসন্ধান ফোল্ডারগুলি দ্বারা, যা কেবলমাত্র 2 টি প্রধান পদক্ষেপের মধ্য দিয়ে।
প্রথম পদক্ষেপ: নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করুন
- "হোম" পৃষ্ঠায়, একটি নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করতে "অনুসন্ধান ফোল্ডার" আইটেমটিতে ডান ক্লিক করুন।
- "নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার" এর পপআপ উইন্ডোতে, ব্যবহারকারীরা অনেকগুলি বিকল্প দেখতে পারেন। বিভিন্ন অনুসন্ধানের লক্ষ্য অনুসারে, ব্যবহারকারীরা সম্পর্কিত বিকল্পগুলি নির্বাচন করতে পারে। এই উত্তরণে, আমি সাধারণত নির্দিষ্ট লোকের মেলগুলির স্বয়ংক্রিয় শ্রেণিবদ্ধকরণ প্রবর্তন করি। সুতরাং "নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের থেকে মেল" বিকল্পটি সনাক্ত করুন এবং নির্বাচন করুন।
দ্বিতীয় পদক্ষেপ: অনুসন্ধান ফোল্ডারটি কাস্টমাইজ করুন
- এখনও "নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার" এর উইন্ডোতে, আপনি একটি "চয়ন করুন" বোতামটি দেখতে পেয়েছিলেন। এটিতে ক্লিক করুন এবং তারপরে এটি আমাদের নির্দিষ্ট পরিচিতিগুলি নির্বাচন করার জন্য অন্য উইন্ডোতে ফিরে যাবে।
- "নাম নির্বাচন করুন: পরিচিতিগুলি" এর এই উইন্ডোটিতে আপনি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট এবং সম্পর্কিত ইমেল পরিচিতিগুলির মধ্যে যে কোনও একটি চয়ন করতে পারেন। পরিচিতিগুলিতে তাদের পিচ করতে ডাবল ক্লিক করুন।
- নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডারের সংজ্ঞা সংরক্ষণ করতে অবশেষে "ঠিক আছে" ক্লিক করুন। তারপরে আপনি দেখতে পাবেন যে ইমেলগুলি নির্দিষ্ট প্রেরকদের অনুসারে সম্পর্কিত অনুসন্ধান ফোল্ডারে রয়েছে। সেই থেকে আপনি ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণিবদ্ধ করেছেন।
আউটলুকের ইমেল পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত অনেকগুলি ক্ষমতা রয়েছে। আরও বেশি বেশি ফাইল নিরন্তর নির্মিত হওয়ার কারণে, আউটলুক আগের চেয়ে আরও সহজেই দূষিত হতে পারে। একবার আউটলুক ক্ষতিগ্রস্থ হয়ে গেলে, সমস্ত আউটলুক ফাইলগুলি অনেক বেশি ডেটা হ্রাসের মুখোমুখি হবে। তবে চিন্তা করবেন না। আপনি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক মেরামত সরঞ্জামটি ব্যবহার করতে পারেন - থেকে মেরামত আউটলুক। তদ্ব্যতীত, যদি স্ক্যানপস্ট.এক্সএই কাজ করে না, তৃতীয় পক্ষের দৃষ্টিভঙ্গি মেরামত সরঞ্জাম যেমন DataNumen Outlook repair খুব ভাল পছন্দ হবে।
লেখকের ভূমিকা:
শিরলে জাং একটি ডেটা রিকভারি বিশেষজ্ঞ DataNumen, ইনক। যা তথ্য পুনরুদ্ধারের প্রযুক্তিগুলির সহ বিশ্বের শীর্ষস্থানীয় স্কয়ার পুনরুদ্ধার এবং আউটলুক মেরামত সফ্টওয়্যার পণ্য। আরো তথ্যের জন্য, যান WWW.datanumen.com