Как да архивирате имейли в Outlook: Пълно ръководство [2026]

Архивирането на имейли в Outlook е процес на преместване на имейли от основната ви пощенска кутия в определено място за съхранение, за да се поддържа пощенската ви кутия организирана и управляема. За разлика от изтриването на имейли, архивирането ги запазва за бъдещи справки, като същевременно разчиства активното ви работно пространство. В това ръководство ще ви покажем как да архивирате имейли в Outlook с различни методи.

1.2 Защо да архивирате имейли в Outlook?

Архивирането на имейли предлага няколко важни предимства:

Поддържа организацията: Поддържа входящата ви поща чиста и фокусирана върху текущите имейли, без трайно да губи по-стари съобщения.
Подобрява производителността: Намалява затрупването на входящата поща, което прави Outlook по-бърз и по-отзивчив.
Запазва важна информация: Запазва достъп до имейли, които може да са ви необходими за справка, съответствие или водене на записи.
Управлява съхранението: В зависимост от метода на архивиране, можете да освободите място в пощенската кутия и да останете в рамките на ограниченията за съхранение.
Улеснява търсенето: Архивираните имейли остават достъпни за търсене, което ви позволява да ги намерите, когато е необходимо.

2. Разбиране на различните методи за архивиране в Outlook

Outlook предоставя четири различни метода за архивиране на имейли, всеки от които е предназначен за различни случаи на употреба и изисквания за съхранение.

2.1 Ръчно архивиране във вградена папка (бутон „Архивиране“)

Бутонът „Архивиране“ премества имейлите във вградена папка „Архивиране“ във вашата пощенска кутия. Той съхранява имейлите в основната ви пощенска кутия и е идеален за организиране на входящата ви поща, без да се намалява използването на място за съхранение. Архивираните елементи остават достъпни на всички устройства.

2.2 Ръчно архивиране във външен файл (инструмент за почистване на стари елементи)

Инструментът „Почистване на стари елементи“ премества имейлите в отделен архивен файл, съхраняван локално на вашия компютър. Този метод всъщност премахва имейлите от вашата пощенска кутия, освобождавайки място за съхранение на сървъра. Това е предпочитаният вариант, когато трябва да намалите размера на пощенската кутия.

2.3 Автоматично архивиране

Автоматичното архивиране автоматично премества по-стари имейли в локален PST файл въз основа на конфигурируеми настройки и периоди на стареене. Тази функция се изпълнява по график и управлява размера на пощенската кутия без ръчна намеса, което я прави идеална за потребители, които получават големи обеми имейли.

2.4 Онлайн архив на Exchange Server (функция за предприятия)

Онлайн архивът на Exchange Server, наричан още архивиране на място, е облачно решение от корпоративен клас на Microsoft 365, което работи като отделна пощенска кутия на сървъра. Администраторите активират и управляват тази функция, която осигурява допълнително място за съхранение, като същевременно запазва архивираните имейли достъпни от всяко устройство. Когато онлайн архивът е активиран, автоматичното архивиране се деактивира автоматично.

3. Ръчно архивиране във вградена папка (бутон за архивиране)

3.1 Архивиране в нов Outlook

За да архивирате имейли с бутона „Архивиране“ в „Нов Outlook“:

Изберете имейла или имейлите, които искате да архивирате.
Кликнете Архив в лентата с инструменти.
Ще се появи съобщение за потвърждение. Можете да щракнете Премахвам ако е необходимо.

Забележка: Новият Outlook не поддържа функцията за автоматично архивиране.

3.2 Архивиране в класически Outlook

3.2.1 Бутон за архивиране

За да архивирате имейли с бутона „Архивиране“ в класическия Outlook:

Изберете имейлите, които ще бъдат архивирани.
В секцията Начало раздел, в Изтрий група, щракнете върху Архив.
Outlook ще премести имейлите в папката „Архив“.

Ако архивирате имейл по погрешка, отидете в папката „Архив“ и преместете имейла обратно в оригиналната му папка.

3.2.2 Използване на клавишни комбинации (клавиш Backspace)

Можете бързо да архивирате избрани имейли чрез клавиатурата:

Изберете имейли за архивиране.
Натиснете Backspace ключ.
Избраните имейли ще бъдат архивирани незабавно.

Важно: Ако отворите имейл в нов прозорец, трябва да затворите прозореца и след това да използвате горните стъпки, за да го архивирате.

3.2.3 Как да деактивирате архивирането на клавиша Backspace

Някои потребители предпочитат да деактивират функцията за архивиране на клавиша Backspace поради следните причини:

Случайно архивиране: Потребителите, които не са запознати с тази функция, могат да натиснат Backspace по погрешка или по други причини, което води до неочаквано изчезване на имейлите от входящата им поща.
Объркване с клавиша за изтриване: Клавишът Backspace е близо до клавиша Delete, но има непоследователно поведение, което може да бъде объркващо.
Организационни политики: Някои организации предпочитат да контролират методите за архивиране и да не позволяват на служителите да използват клавишни комбинации.
Неизползване на функцията за архивиране: Потребителите, които не използват папката „Архив“, може да намерят този пряк път за безполезен.

За да предотвратите архивирането на елементи с клавиша Backspace, трябва да направите следното:

Затворете Outlook напълно.
Натискане Windows + R за да отворите диалоговия прозорец Изпълнение.
Тип регентство и натиснете Enter, за да отворите редактора на системния регистър.
Придвижете се до: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Щракнете с десния бутон в десния панел и изберете НОВ -> DWORD (32-битова) Стойност.
Назовете стойността Деактивиране на архивирането с едно кликване.
Щракнете двукратно върху новата стойност и я задайте на 1.
Кликнете OK и затворете редактора на системния регистър.
Restart Outlook.

Забележка: Тази корекция на системния регистър се отнася за Microsoft 365 на Outlook и не работи с постоянни версии.

3.2.4 Щракване с десен бутон за архивиране

За да архивирате с помощта на контекстното меню:

Щракнете с десния бутон върху имейла, който искате да архивирате.
Изберете Архив от изскачащото меню.
Имейлите ще бъдат преместени в папката „Архив“.

3.2.5 Плъзгане и пускане в архивна папка

За ръчен контрол върху архивирането:

Намерете Архив папка в навигационния екран.
Кликнете и задръжте имейла, който искате да архивирате.
Плъзнете го в папката „Архив“ и го пуснете.

3.3 Архивиране на елементи по специфични критерии

По подразбиране функцията за архивиране на Outlook може да почиства само стари елементи по дата. Ако искате да архивирате всички елементи, които отговарят на определени критерии, моля:

В Разширено търсене кликнете върху Browse ... , за да изберете папката, в която искате да намерите елементите.
Задайте критериите за търсене.
Кликнете Намери сега да се намерят всички елементи, които отговарят на критериите.
Изберете всички намерени елементи.
Щракнете с десния бутон върху избраните елементи и щракнете Движениеи изберете вашата папка за архивиране като tarполучите.
Всички намерени елементи ще бъдат преместени в архивната папка.

Пример 1: Архивиране на всички имейли, по-големи от 10KB:

В Разширено търсене диалогов прозорец, щракнете Browse ... , за да изберете папката, в която искате да намерите елементите.
Кликнете върху менюто Още опции етикет
комплект Размер (килобайти) да се по-голяма от 10
Кликнете Намери сега

Пример 2: Архивиране на всички изтекли имейли:

В Разширено търсене диалогов прозорец, щракнете Browse ... , за да изберете папката, в която искате да намерите елементите.
Кликнете върху менюто Подробно етикет
In Определете още критерии раздел, изберете Изтича от Всички полета за поща.
Задайте условието, като например утре.
Кликнете Добави към списъка
Кликнете Намери сега

Пример 3: Архивиране на всички имейли с маркиране, завършени с флагове:

Пример 4: Архивиране на всички имейли с определена цветова категория:

Пример 5: Архивиране на всички имейли без последващи действия:

флаг:

4. Ръчно архивиране във външен файл (инструмент за почистване на стари елементи)

4.1 Използване на инструмента за почистване на стари елементи

За да архивирате ръчно имейли от Outlook в PST файл:

Кликнете върху менюто досие таб.
Кликнете Информация, след което щракнете върху Инструменти.
Изберете Почистване на стари предмети.
- Архив ще се покаже диалогов прозорец.
Изберете елемента от менюто Архивирайте тази папка и всички подпапки .
Изберете папката, която искате да архивирате (напр. Входящи). За да архивирате всички елементи, изберете главната папка на вашата пощенска кутия.
Под Архивиране на елементи, по-стари от, въведете дата. Елементите, по-стари от тази дата, ще бъдат архивирани.
Под Архивен файл, приемете местоположението по подразбиране или щракнете паса за да изберете различно местоположение и име на файл.
По желание, отметнете Включване на елементи с отметнато „Без автоматично архивиране“ ако искате да архивирате елементи, които преди това са били изключени от автоматично архивиране.
Кликнете OK до starт архивиране.

След като приключите, пощенската кутия „Архиви“ ще се появи в левия панел, което ще ви позволи да получите достъп до архивираните си имейли.

4.2 Архивиране на множество папки с различни периоди на съхранение.

За да архивирате елементи в различни папки с различни периоди на съхранение, като същевременно ги съхранявате в един и същ PST файл:

Отворете диалоговия прозорец „Архивиране“ (досие -> Информация -> Инструменти -> Почистване на стари предмети).
Изберете първата папка (например, Входящи) и задайте датата на преди 6 месеца. Не кликвайте върху OK все още.
Изберете друга папка (напр. „Изпратени“) и задайте различна дата (напр. „преди 1 година“). Не кликвайте върху OK все още.
Продължете да избирате папки и да задавате различни дати, ако е необходимо.
Уверете се, че всички папки използват един и същ път до архивния файл.
Кликнете OK след като всички папки са конфигурирани.

5. Автоматично архивиране на имейли в Outlook

5.1 Активиране на автоматичното архивиране

За да активирате и конфигурирате автоматичното архивиране в класическия Outlook:

Кликнете досие -> Опции.
Изберете елемента от менюто Подробно таб.
В секцията Автоархивиране , кликнете върху Настройки за автоматично архивиране бутон:
Проверете Стартирайте автоматичното архивиране на всеки N дни кутия.
Укажете колко често искате да се изпълнява AutoArchive (например, на всеки 14 дни).
Конфигурирайте допълнителни настройки, като например местоположението на архива и периода на стареене. Ще обясним тези настройки подробно в следващия раздел.
Кликнете OK за да запазите вашите настройки.

Автоматичното архивиране вече ще се изпълнява автоматично въз основа на конфигурирания от вас график.

5.2 Обяснение на настройките за автоматично архивиране

Разбирането на всяка настройка на AutoArchive ви помага да контролирате процеса на архивиране ефективно:

Стартиране на автоматично архивиране на всеки N дни: Контролира графика за автоматично архивиране. Честото му стартиране (напр. седмично) обработва по-малки партиди имейли, което е по-ефективно от архивирането на хиляди елементи наведнъж. За да спрете напълно автоматичното архивиране, махнете отметката от тази опция.
Подкана преди стартиране на автоматично архивиране: Ако искате да получите предупреждение преди архивиранеtarts, активирайте тази опция. Ще видите известие, което ви позволява да отмените операцията, ако е необходимо.
Изтриване на изтекли елементи (само за имейл папки): Това премахва съобщения с изтекли дати на валидност. Обърнете внимание, че изтеклите елементи са различни от старите елементи – срокът на валидност се задава ръчно при писане на имейли под Опции раздел. Бъдете внимателни с тази настройка, тъй като тя изтрива елементи, вместо да ги архивира.
Архивиране или изтриване на стари елементи: Този главен превключвател активира вашата персонализирана конфигурация за автоматично архивиране. Не го отметвайте, за да използвате вградените настройки по подразбиране на Outlook.
Показване на архивната папка в списъка с папки: Когато е активирано, архивните ви папки се показват автоматично в навигационния панел. Без това ще трябва ръчно да отваряте архивния PST файл всеки път, когато искате да получите достъп до архивирани елементи.
Почистете предмети, по-стари от: Задава граничната възраст за архивиране. Елементите, по-стари от този праг, се преместват в архивния файл. Диапазонът е гъвкав – от 1 ден до 60 месеца, посочен в дни, седмици или месеци.
Преместване на стари елементи в: Указва на Outlook къде да съхранява архивирани елементи. По подразбиране създава archive.pst във вашата папка Документи\Файлове на Outlook. Щракнете паса за да изберете различно местоположение или име на файл. Избирането на тази опция деактивира настройката за окончателно изтриване по-долу.
Трайно изтриване на елементи: Вместо да запазва архивирани копия, тази настройка изтрива напълно старите елементи, след като достигнат прага на възраст. Използвайте това внимателно – изтритите елементи не могат да бъдат възстановени. Активирането на тази настройка деактивира опцията за архивиране по-горе.
Приложете тези настройки към всички папки сега: Този бутон прилага текущата ви конфигурация незабавно във всички папки на Outlook. Пропуснете това, ако искате да зададете различни правила за отделни папки – можете да ги конфигурирате чрез свойствата на всяка папка.

5.3 Периоди на стареене по подразбиране за папки на Outlook

Outlook прилага различни периоди на стареене по подразбиране за различните типове папки:

Входящи съобщения и чернови: 6 месеца
Изпратени елементи и изтрити елементи: 2 месеца
Изходяща поща: 3 месеца
Календар, Задачи, Бележки и Дневник: 6 месеца
За контакти: Не се архивира автоматично по подразбиране

Папките, които създавате, наследяват периода на стареене на подобни папки по подразбиране. Например, персонализираните пощенски папки получават 6-месечен период на стареене, подобно на папката „Входящи“.

5.4 Как се определя възрастта на артикула

Различните типове елементи на Outlook използват различни критерии за дата, за да определят дали са достатъчно стари за архивиране:

Имейл съобщения: Системата проверява както кога сте получили съобщението, така и кога за последно сте го променили, след което използва по-късната дата. Дори прости действия като маркиране като прочетено/непрочетено или преместване на имейла актуализират времевия печат на промяната.
Елементи от календара: За срещи и уговорки, съответната дата е, когато вие...ost наскоро редактирано и запазено на записа. Елементите с модели на повтаряне са изключени от автоматично архивиране. Важно е да се отбележи, че само минали събития отговарят на условията за архивиране – бъдещите срещи остават запазени, независимо от датата на последната им промяна.
Задачи: Тук са важни две дати: датата на завършване и датата на последна промяна. По-новата от тях определя допустимостта. Задачите, които все още се показват като незавършени, никога не се архивират автоматично. За делегираните задачи архивирането се извършва само след като някой ги маркира като завършени.
Забележки: Датата, на която сиost „Наскоро редактирани и запазени“ определя кога дадена бележка става годна за архивиране.
Записи в дневника: Или оригиналната дата на създаване, или most Прилага се датата на последната промяна, като по-новата дата има предимство.
За контакти: Функцията за автоматично архивиране пропуска контактите изцяло. Ако трябва да архивирате папката си с контакти, използвайте инструмента за почистване на стари елементи ръчно.

5.5 Персонализиране на автоматичното архивиране за конкретни папки

За да конфигурирате персонализирани настройки за автоматично архивиране за конкретна папка:

В списъка с папки на навигационния екран щракнете с десния бутон върху папката, която искате да персонализирате.
Кликнете Имоти.
Кликнете върху менюто Автоархивиране таб.
Изберете Архивирайте тази папка, използвайки тези настройки.
Конфигурирайте периода на стареене и други опции, специфични за тази папка.
Кликнете OK за да запазите настройките.

Забележка: Използвайте Трайно изтриване на стари елементи опция за автоматично премахване на остарели имейли в Изтрити елементи и Нежелана поща папки след определен период на съхранение.

5.6 Изключване/включване на елементи от автоматично архивиране

Понякога НЕ искате да архивирате някои елементи, които ще се използват често. По-долу са решенията за 3 различни сценария. Разбира се, можете също да отмените операцията и да включите елементи от AutoArchive.

5.6.1 Изключване на един елемент

Изберете конкретния елемент.
Натискане Alt + Enter ключове.
A Имоти ще се покаже диалогов прозорец.
Проверете Не архивирай автоматично този елемент .

5.6.2 Изключване на множество елементи

1. Отидете в Гледка етикет
2. Кликнете Преглед на настройките
3. В Разширени настройки на изгледа кликнете върху Колони:
4. - Показване на колони Ще се появи диалогов прозорец. Следвайте стъпките по-долу, за да добавите Не архивирай автоматично колона:
  - Изберете Всички полета за поща.
  - Изберете Не архивирай автоматично в наличните колони.
  - Кликнете върху ДОБАВЯНЕ,
  - Ако искате да промените реда му, изберете го и използвайте Премести нагоре or Премести надолу.
  - Кликнете OK
5. След като кликнете OK, ще се върнеш към Разширени настройки на изгледа диалогов прозорец, където трябва да щракнете Други настройки.
6. В Други настройки диалогов прозорец, проверете Разрешаване на редактиране в клетка .
7. Кликнете върху поредица от OK за да запазите промените и да се върнете към главния прозорец на Outlook. Сега, за да изключите конкретни елементи от автоматичното архивиране, просто отметнете Не архивирай автоматично колона за тях:

5.6.3 Изключване на папка

Щракнете с десния бутон върху папката в навигационния екран.
Изберете Имоти.
Кликнете върху менюто Автоархивиране таб.
Изберете Не архивирайте елементите в тази папка.
Кликнете OK.

6. Автоматично архивиране на имейли в Outlook с правила

Правилата на Outlook ви позволяват автоматично да архивирате имейли от конкретни податели или отговарящи на определени критерии. За да създадете правило за архивиране:

Щракнете с десния бутон върху имейла, който искате да архивирате.
Кликнете Правилник -> Създаване на правило в изскачащото меню.
- Създаване на правило ще се покаже диалогов прозорец.
В Когато получа имейл с всички избрани условия раздел, посочете условието на правилото, като например От, Темата съдържа или Изпратени наЗа по-сложни условия, щракнете Разширени опции в долния десен ъгъл.
В Направете следното раздел, изберете Преместване на елемента в папка: и посочете папката за архивиране, като щракнете върху Изберете папка… бутон.
Кликнете OK за да запазите правилото.

Outlook вече автоматично ще премества всички имейли, които отговарят на условията, в папката „Архив“.

7. Архивиране въз основа на датата на получаване

По подразбиране Outlook AutoArchive използва датата на промяна или датата на получаване, което от двете е по-късно. Ако искате Outlook да архивира имейли единствено въз основа на датата на получаване (игнорирайки промените), трябва да промените системния регистър на Windows:

Затворете Outlook напълно.
Отворете редактора на системния регистър.
Придвижете се до: HKEY_CURRENT_USER\Софтуер\Microsoft\Office\ \Предпочитания.
Щракнете с десния бутон Предпочитания и изберете НОВ -> DWORD (32-битова) Стойност.
Назовете новата стойност АрхивиранеИгнориранеНаПоследнотоВремеНаМодификация.
Щракнете с десния бутон върху новосъздадената стойност и щракнете Промяна.
Задайте стойността на 1 и кликнете OK.
Затворете редактора на системния регистър и го рестартирайтеtart Outlook.

След тези промени Outlook ще архивира имейлите въз основа на датата им на получаване, вместо на променената дата.

8. Разширено: Автоматично архивиране с VBA

Ако имате нужда от по-разширени контроли върху автоматично архивиране, можете да използвате макроси на Outlook VBA. По-долу са дадени някои примерни сценарии:

Автоматично архивиране на завършени задачи в Outlook
Архивиране на имейли, по-големи от определен размер
Автоматично архивиране на стари имейли, по-големи от определен размер
Автоматично класифициране и архивиране на имейли по месец
Автоматично класифициране и архивиране на входящи имейли по име на подател
Автоматично архивиране на отказани срещи в конкретен календар
Автоматично архивиране на най-стария имейл, когато пристигне нов имейл
Автоматично архивиране на входящите имейли без флагове за последващи действия
Автоматично архивиране на стари елементи, когато входящата кутия има твърде много елементи
Архивиране на всички просрочени срещи и задачи
Архивиране на всички изтекли имейли
Автоматично архивиране на маркиран имейл, след като го маркирате като завършен
Автоматично архивиране на изтекли елементи, когато файлът на Outlook е по-голям от определен размер
Архивиране на всички прочетени RSS елементи
Архивиране на прочетени имейли в различни папки въз основа на подателите
Групово деактивиране на опцията „Автоматично архивиране“ за всички папки на Outlook
Групово прилагане на една и съща настройка „Автоматично архивиране“ към всички папки на Outlook
Групово активиране на опцията „Не архивирай автоматично този елемент“ за множество имейли в Outlook
Групово деактивиране на опцията „Автоматично архивиране“ за всички повтарящи се елементи от календара

9. Онлайн архив на Exchange Server

Онлайн архивирането на Exchange Server (наричано още архивиране на място) е функция за архивиране на корпоративно ниво за Microsoft 365, която предоставя на потребителите допълнително пространство за съхранение на пощенски кутии, като архивира стари имейли в архивни пощенски кутии. За разлика от методите за архивиране от страна на клиента, тази функция се управлява изцяло от администратори и работи на сървъра.

9.1 Изисквания за настройка от администратор

Само администраторите могат да активират или деактивират онлайн архива на Exchange Server. За да конфигурират архивни пощенски кутии, администраторите трябва:

Да ви бъде присвоена ролята „Получатели на поща“ в Exchange Online
Достъп до центъра за администриране на Exchange (EAC)
Да имат подходящ лиценз за Microsoft 365 за потребителите

9.2 Как администраторите активират архивните пощенски кутии

Администраторите могат да активират архивиране на пощенски кутии чрез центъра за администриране на Exchange:

Влезте в центъра за администриране на Exchange (EAC) и отидете до Получатели -> Пощенски кутии.
Изберете потребителя, за да активирате архивирането на пощенската му кутия.
В падащия панел изберете Други, и под Архив на пощенските кутииизберете Управление на архива на пощенските кутии.
Включи Архив на пощенските кутии, след което щракнете върху Спестявания.

Състоянието на архивната пощенска кутия ще се показва като Активен за избрания потребител.

9.3 Автоматично активиране на архивни пощенски кутии

Администраторите могат да използват PowerShell, за да активират автоматично архивирането на пощенски кутии, когато основната пощенска кутия достигне 90% от квотата си:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Поетапно премахване на архивните пощенски кутии

Ако искате постепенно да премахнете архивните пощенски кутии по различни причини, като например ограничено пространство, можете да направите следното:

Експортирайте архивните пощенски кутии.
Деактивиране на архивирането.

9.5 Въздействие върху други функции на архива

Когато онлайн архивът на Exchange Server е активиран за потребител:

Инструментите за автоматично архивиране и почистване на стари елементи стават недостъпни в класическия Outlook
Бутонът „Архивиране“ в Outlook продължава да работи нормално
Правилата за съхранение, присвоени на пощенските кутии на Exchange Online, контролират поведението при архивиране

Забележка: Тази функция не е налична в облачните услуги на Microsoft 365 Government, Microsoft 365, управляван от 21Vianet, или Microsoft 365 Germany.

10. Намиране и управление на архивирани имейли в Outlook

10.1 Намиране на архивната папка и файл

За да намерите архивираните си имейли:

Архивна папка: Вградената папка „Архив“ се показва в списъка с папки в навигационния панел. Изберете Гледка -> Панел с папки -> Нормален за да се покаже списъкът с папки, ако е скрит.
Архивна пощенска кутия (PST файл): Когато използвате инструмента за автоматично архивиране или почистване на стари елементи, пощенската кутия на архива се показва като отделен елемент в списъка с папки, при условие че сте избрали Показване на архивната папка в списъка с папки в настройките за автоматично архивиране.

Ако пощенската кутия на архива не се появи, можете да я отворите ръчно, като:

Отиди досие -> Опции -> Разширени
В секцията Автоархивиране , кликнете върху Настройки за автоматично архивиране бутон.
Намерете пълния път на архивния PST файл на Преместете старите вещи в.
Кликнете досие -> Отваряне и експортиране -> Отворете файла с данни на Outlook и изберете вашия архивен PST файл чрез пълния му път.

10.2 Преместване на архивния файл

Затворете архивния PST файл в Outlook.
Преместете файла на новото място.
Отворете го отново в Outlook.
Променете пътя в досие -> Опции -> Разширени -> Автоматично архивиране -> Настройки за автоматично архивиране -> Преместване на стари елементи в

10.3 Търсене в архивирани имейли

За да търсите архивирани имейли в папката „Архив“:

По подразбиране, когато въведете термин за търсене в полето за търсене в горната част на Outlook, се търси във всички папки във вашата пощенска кутия, включително архивираните елементи.
За да ограничите търсенето си само до папката „Архив“, първо изберете Архив папка в навигационния екран.
След това въведете търсения термин в полето за търсене.
Резултатите от търсенето ще показват само елементи от папката „Архив“.

За да търсите архивирани имейли в архивния файл:

Щракнете върху архивния файл в левия панел.
Щракнете върху полето за търсене в средата.
Ще се появи разделът „Търсене“.
Кликнете върху менюто Търсене етикет
Кликнете Инструменти за търсене -> Разширено търсене …
- Разширено търсене ще се покаже диалогов прозорец.
Кликнете върху менюто Browse ... бутон.
В Изберете папка(и) диалоговия прозорец, проверете архивния файл
Проверете Търсене в подпапки
Кликнете OK
След това Outlook щеtarтърсене в архивния файл, включително всички негови подпапки:

10.4 Възстановяване на архивирани имейли във входящата поща

За да преместите архивираните имейли обратно във входящата си поща:

Отидете до папката „Архив“ или пощенската кутия „Архив“.
Изберете имейла или имейлите, които искате да възстановите.
Плъзнете и пуснете имейлите във входящата си поща или щракнете с десния бутон и изберете Движение -> Входящи.

Имейлите ще бъдат преместени обратно във входящата ви поща и премахнати от архивното местоположение.

11. Ограничения и управление на размера на архивните файлове

11.1 Ограничения за размер на PST файлове по подразбиране

PST файлът на Outlook има ограничение за размер по подразбиране:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 и 2013: 50 GB
Outlook 2010 и по-стари версии: 20 GB

Когато архивният PST файл се приближи или достигне това ограничение, Outlook може да спре да архивира нови елементи или да се държи непредсказуемо.

11.2 Управление на големи архивни файлове

Когато архивният ви файл достигне ограничението за размер, помислете за следните опции:

Създаване на нови архивни файлове: Създайте нов архивен PST файл иtarархивиране на имейли в Outlook към него. Можете да поддържате множество архивни файлове, организирани по година или проект.
Изтриване на ненужни елементи: Прегледайте архивираните си имейли и изтрийте завинаги елементите, които вече не са ви необходими, след което компресиране на архивния файл.

11.3 Увеличаване на ограничението за размер на PST файла (не се препоръчва)

Въпреки че можете да увеличите лимита по подразбиране от 50 GB до 100 GB чрез промени в системния регистър, това не се препоръчва. Големите PST файлове ще забавят Outlook и ще увеличат риска от повреда. Ако трябва да увеличите лимита, можете да следвате Това ръководство .

Помислете за създаване на нови архивни файлове или за използване на онлайн архив, вместо да увеличавате ограничението за размер.

12. Отстраняване на проблеми с архивирането на Outlook

12.1 Автоматичното архивиране не е налично

Ако опциите за автоматично архивиране не са налични или са сиви, причината може да е:

Активиран е онлайн архив на Exchange Server: Ако вашата организация активира онлайн архивирането на Exchange Server, функцията за автоматично архивиране се деактивира автоматично. Онлайн архивирането служи като заместител на автоматичното архивиране от корпоративен клас. Свържете се с вашия администратор, за да използвате онлайн архивиране вместо това.
Функция, деактивирана от администратора: Вашият мрежов администратор може да е деактивирал автоматичното архивиране чрез групови правила или правила за съхранение, които отменят функционалността на автоматичното архивиране. Свържете се със системния администратор за правилата за управление на имейли на вашата организация.
Нови ограничения на Outlook: Новият Outlook не поддържа автоматично архивиране и инструмента за почистване на стари елементи. Използвайте класическия Outlook за достъп до тези функции.

12.2 Автоматичното архивиране не работи

Ако функцията за автоматично архивиране е спряла да работи, проверете следното:

Проверка на настройките за автоматично архивиране: Отваряне на настройките за автоматично архивиране (досие -> Опции -> Подробно -> Настройки за автоматично архивиране) и проверете дали конфигурацията ви е правилна.
Квадратче за отметка „Изпълни автоматично архивиране“: Уверете се Стартирайте автоматичното архивиране на всеки N дни опцията е отметната. Ако не е отметната, AutoArchive няма да се стартира автоматично.

12.3 Конкретни елементи, които не се архивират

Ако някои елементи не са архивирани, причините може да включват:

Датата на промяна е твърде скорошна: По подразбиране Outlook използва датата на получаване или датата на промяна, което от двете е по-късно. Ако наскоро сте променили имейл, той няма да бъде архивиран, докато не изтече друг период на стареене.
„Не архивирай автоматично“ Свойството е активирано: Елементите може да имат активирано свойство „Не архивирай автоматично този елемент“.
- За да отметнете един елемент, щракнете двукратно върху него, за да го отворите в нов прозорец, след което щракнете досие -> Имотии проверете Не архивирай автоматично този елемент .
- За да проверите няколко елемента едновременно, добавете колоната „Не архивирай автоматично“ към настройките на изгледа, след което увеличете ширината на имейл списъка, така че да може да се показва тази колона.

12.4 Архивната папка не се показва

Ако Архивни папки (Архивният файл на пощенската кутия) не се показва в левия панел на Outlook. Опитайте тези решения:

Активиране на показване на архивната папка: Отворете настройките за автоматично архивиране и се уверете, че Показване на архивната папка в списъка с папки е проверена.
Ръчно добавяне на архивен файл: Ако пощенската кутия на архива все още не се показва, отворете я ръчно, като щракнете върху досие -> Отваряне и експортиране -> Отворете файла с данни на Outlook и избиране на вашия архивен PST файл.
Актуализиране на Outlook: За акаунти в Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com, вашата папка „Архив“ би трябвало да съществува по подразбиране. Ако не я виждате в Outlook 2016 или Outlook за Microsoft 365, отидете на досие -> Офис акаунт -> Опции за актуализиране -> Актуализиране сега.

12.5 Архивният PST файл е повреден

Ако архивният PST файл е повреден, Outlook не може да премества нови имейли в него. Можете да поправите PST файла, като:

Използване на инструмента за поправка на входящата поща (scanpst.exe)
Използване на инструменти за възстановяване на трети страни

Моля, вижте нашето пълно ръководство по горепосочените методи, както и други методи за ремонт.

13. Най-добри практики за архивиране на имейли

13.1 Какви имейли да се архивират

Някои видове имейли трябва да се архивират, а не да се изтриват, за да се запазят важни записи:

Финансови записи: Архивирайте имейли, съдържащи банкови извлечения, сметки, фактури, касови бележки и данъчна информация за бъдещи справки и бюджетни цели.
Служебни разговори: Пазете важни дискусии, решения, подробности за проекта и документи, свързани с работата, за справка или преглед на изпълнението.
Разписки и потвърждения: Запазвайте потвърждения за покупки, резервации, абонаменти за услуги и касови бележки за поръчки, в случай че възникнат проблеми.
Правни документи: Архивирайте имейли, съдържащи договори, споразумения, правни съобщения или всякаква кореспонденция, която служи като правни документи.
Файлове на проекта: Запазете имейли, свързани с текущи или завършени проекти, включително дискусии, чернови, обратна връзка и предложения за бъдещи справки.
Лични етапи: Поддържайте имейли, отбелязващи важни житейски събития, като предложения за работа, писма за приемане и кариерни постижения, за да имат емоционална стойност.
Пътни документи: Архивиране на билети, хотелски резервации и маршрути на пътуванеrarкоито могат да служат като правни документи за историята на вашите пътувания.

13.2 Ръководство за решения за архивиране срещу изтриване

Когато решавате дали да архивирате или изтриете имейл, помислете за неговата бъдеща стойност. Архивирайте съобщенията, които може да ви потрябват по-късно за справка, съответствие или водене на записи. Изтрийте имейли, които са неподходящи или вече не са необходими, като например остарели бюлетини, спам или съобщения с ограничено темпо.rarизвестия. Ако не сте сигурни, архивирайте го – винаги можете да го изтриете по-късно, но не можете да възстановите окончателно изтритите имейли.

13.3 Редовна поддръжка на архива

Поддържайте архива си редовно, като преглеждате архивираните елементи периодично и изтривате тези, от които вече не се нуждаете. Това предотвратява претрупването му, подобно на входящата ви поща, и поддържа размера на файловете управляеми. Планирайте тримесечни или годишни прегледи на архива си, за да се уверите, че той съдържа само ценна информация.

13.4 Архивиране на архивни файлове

Защитете архивираните си имейли, като създадете резервни копия:

Локални резервни копия: Копирайте архивния си PST файл на външен твърд диск или USB устройство. Съхранявайте резервното копие на сигурно място, отделно от компютъра.
Архивиране в облачно хранилище: Качете архивирания си PST файл в услуги за съхранение в облак, като OneDrive, Dropbox или Google Drive, за архивиране извън сайта и защита от хардуерна повреда.

Не забравяйте, че архивните файлове не са същото като резервните копия. Винаги поддържайте отделни резервни копия на вашия архивиран PST файл.

13.5 Оптимална честота на автоматично архивиране

Задайте AutoArchive да се изпълнява достатъчно често, за да предотврати големи натрупвания на неизпълнени задачи, но не толкова често, че да повлияе на производителността. За most За потребителите, стартирането на AutoArchive на всеки 14 дни работи добре. Ако получавате големи обеми имейли ежедневно, помислете за настройване на седмичното му стартиране. Архивирането на по-малки пакети по-често е по-добро от обработката на хиляди елементи наведнъж, което може да забави компютъра ви.

14. Важни факти за архива на Outlook

14.1 PST файлов формат

Файловият формат PST (Personal Store) е типът файл с данни на Outlook, използван за съхраняване на имейли, елементи от календара, контакти и други данни от Outlook локално на вашия компютър. PST файловете могат да се отварят в Outlook и да се местят между компютри. Те са отделни от вашата пощенска кутия и се съхраняват на място, което посочите, обикновено в C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Архивиране срещу експортиране

Архивирането и експортирането са различни процеси. Архивирането премества елементи от оригиналното им местоположение в архивен файл, премахвайки ги от основния PST файл и освобождавайки място. Експортирането създава копие на избраните елементи, но не ги премахва от оригиналното им местоположение, нито намалява размера на пощенската кутия. Използвайте архивирането, за да управлявате размера на пощенската кутия, а експортирането - за да създавате резервни копия.

14.3 Архивиране срещу архивиране

Архивният файл не е същото като резервно копие. Архивите са предназначени за дългосрочно съхранение на стари елементи, до които не се нуждаете от редовен достъп. Резервните копия са дубликати на данни, съхранявани отделно за възстановяване след бедствие. Ако искате да архивирате архивираните си имейли, направете копие на архивния си PST файл и го съхранете на сигурно място, като например OneDrive, Dropbox или външно устройство.

Вижте нашето подробно ръководство за как да архивирате имейли в Outlook.

14.4 Контакти, които не са автоматично архивирани

Outlook не архивира автоматично контактите по подразбиране. Докато AutoArchive обработва имейл папки, календари, задачи, бележки и дневници, папката „Контакти“ е изключена. Можете обаче ръчно да архивирате папката „Контакти“, като използвате инструмента „Почистване на стари елементи“, ако е необходимо.

15. Често задавани въпроси

В: Как да архивирам имейли в Outlook?

A: За да архивирате имейли в Outlook, изберете имейла или имейлите, които искате да архивирате, и щракнете върху бутона „Архивиране“ в лентата с инструменти. Можете също да щракнете с десния бутон и да изберете „Архивиране“ от контекстното меню, да натиснете клавиша Backspace или да плъзнете имейли в папката „Архивиране“. За автоматично архивиране настройте автоматично архивиране или използвайте правила за архивиране на имейли от конкретни податели.

В: Как да архивирам хиляди имейли в Outlook?

A: За да архивирате големи обеми имейли, използвайте AutoArchive, за да планирате редовно архивиране на стари съобщения, или използвайте инструмента Clean Up Old Items, за да архивирате ръчно имейли, по-стари от определена дата. Можете също да експортирате имейли в PST файл, като отидете на File -> Open & Export -> Import/Export -> Export to a file и изберете Outlook Data File (.pst). Тези методи управляват груповите съобщения ефективно, без да изискват ръчно сортиране.

В: Архивирането на имейли освобождава ли място в Outlook?

A: Зависи от метода на архивиране. Ако използвате бутона „Архивиране“, архивираните имейли се преместват във вградената папка „Архивиране“, която все още е в основната ви пощенска кутия, така че няма да освободи място. Използването на AutoArchive или инструмента „Clean Up Old Items“ за преместване на имейли в отделен архивен файл обаче освобождава място в хранилището на основната пощенска кутия. Онлайн архивирането също освобождава място в основната ви пощенска кутия, като премества имейлите в отделна пощенска кутия от страна на сървъра.

В: Как да намеря архивираните имейли в Outlook?

A: За да намерите архивирани имейли, отидете до папката „Архив“ в списъка с папки или до пощенската кутия „Архив“, ако използвате автоматично архивиране. Използвайте лентата за търсене в горната част на Outlook, за да търсите конкретни имейли по подател, тема, дата или ключови думи. По подразбиране Outlook търси във всички папки, включително архивираните елементи. За да ограничите търсенето само до архивирани имейли, изберете папката „Архив“, преди да търсите.

В: По-добре ли е да архивирам или изтривам имейли в Outlook?

A: Архивирайте имейлите, които може да са ви необходими по-късно за справка, съответствие или водене на записи. Изтрийте имейлите, които са неподходящи или вече не са ви необходими. Ако има вероятност да се наложи да използвате имейл в бъдеще, архивирайте го, вместо да го изтривате. Архивираните имейли остават достъпни за търсене и могат да бъдат възстановени по всяко време, докато изтритите имейли в крайна сметка изчезват завинаги.

В: Мога ли да архивирам автоматично имейли в Outlook?

A: Да, AutoArchive ви позволява да задавате графици за архивиране на имейли въз основа на възраст, папка или други критерии. Това поддържа входящата ви поща организирана, без да е необходима ръчна намеса. Можете също така да създавате правила за Outlook, за да премествате имейли, които отговарят на определени условия, в папката „Архив“. Обърнете внимание, че AutoArchive е налично само в Classic Outlook, а не в New Outlook или уеб версията.

В: Ще повлияе ли архивирането на резултатите от търсенето ми по имейл?

A: Не, архивираните имейли остават достъпни за търсене в Outlook. По подразбиране, когато търсите в Outlook, се търсят всички папки във вашата пощенска кутия, включително папката „Архив“ и пощенската кутия „Архив“. Можете да намерите архивирани имейли също толкова лесно, колкото и имейлите във вашата пощенска кутия.

В: Как да променя tarда получа местоположението на архива?

A: За акаунти в Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com не можете да променяте местоположението на вградената папка „Архив“ – това е системна папка по подразбиране, която не може да бъде преименувана, преместена или изтрита. За POP и IMAP акаунти можете да промените местоположението на папката „Архив“, като изберете Файл -> Настройки на пощенската кутия -> Инструменти -> Задаване на папка за архивиране. Когато използвате автоматично архивиране или почистване на стари елементи, можете да укажете къде да се запазва PST файлът на архива, като щракнете върху Преглед в настройките на архива.

В: Каква е връзката между AutoArchive и Exchange Server Online Archive?

A: AutoArchive е по-стара функция на Outlook, която автоматично премества стари имейли в локален PST файл. Това означава, че съобщенията се премахват от сървъра и са по-трудни за намиране чрез търсене. Ако твърдият диск, съдържащ AutoArchive PST файла, стане неизползваем, тези съобщения сеostExchange Server Online Archive е корпоративен заместител на AutoArchive, който съхранява архивирани имейли на сървъра, като ги прави достъпни от всяко устройство. AutoArchive може да се използва и ако нямате Exchange Server Online Archive и вашият ИТ отдел не е деактивирал функционалността.

В: Какво да правя, ако моят PST файл за автоматично архивиране се повреди или не се отваря?

A: Ако вашият PST файл за автоматично архивиране е повреден и Outlook не може да го отвори, можете да използвате специализиран Outlook PST инструмент за ремонт за да възстановите архивираните си имейли и други данни. Преди да опитате възстановяване, винаги създавайте резервно копие на повредения архивен файл. За да предотвратите бъдещи проблеми, редовно проверявайте дали архивните ви файлове могат да бъдат отворени и помислете за преместване на важни архиви в Exchange Server Online Archive, ако е възможно.

В: Как да деактивирам архивирането с клавиша Backspace?

A: За да предотвратите архивирането на елементи от клавиша Backspace, трябва да добавите запис в системния регистър. Отидете до HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (или пътя OCT), създайте DWORD стойност с име DisableOneClickArchive и я задайте на 1. Тази корекция на системния регистър се отнася за Microsoft 365 на Outlook и не работи с постоянни версии. Винаги архивирайте системния си регистър, преди да правите промени.

В: Как да деактивирам автоматичното архивиране на повтарящи се елементи от календара

A: Можете да изключите тези елементи по 3 начина:

Изключете цялата папка „Календар“.
Изключване на отделен елемент от календара.
Изключване на няколко елемента от календара.

Можете да получите повече подробности в този раздел.

16. заключение

16.1 Сравнение на методите за архивиране

Разбирането на разликите между методите за архивиране ви помага да изберете правилния подход за вашите нужди:

Начин на доставка	Архивна дестинация	Клиент/Сървър	Нов Outlook	Класически Outlook	Web	Кога да използвате	Въздействие върху размера на пощенската кутия
Ръчно архивиране (бутон „Архивиране“)	Вградена архивна папка	Работа от страна на клиента	Да	Да	Да	Бърза организация на входящата поща без намаляване на пространството за съхранение	Без намаление – имейлите остават в пощенската кутия
Ръчно архивиране (почистване)	Локален PST файл	Работа от страна на клиента	Не	Да	Не	Еднократно архивиране за освобождаване на място в пощенската кутия	Значително намалява размера на пощенската кутия
Автоматичен архив	Локален PST файл	Работа от страна на клиента	Не	Да	Не	Автоматично текущо управление на пощенската кутия	Намалява размера на пощенската кутия с течение на времето
Онлайн архив на Exchange Server	Отделна пощенска кутия на сървъра	Операции от страна на сървъра	Да	Да	Да	Корпоративни потребители с големи пощенски кутии	Намалява размера на основната пощенска кутия

Забележка: За да намалите размера на пощенската кутия, трябва да компактно го след архивиране на стари имейли.

16.2 Поддържане на чиста пощенска кутия

Архивирането е само една част от ефективното управление на имейлите. Разработете последователна рутина за обработка на имейли, архивирайте или изтривайте имейли веднага след обработката им и редовно преглеждайте архива си, за да премахнете елементи, от които вече не се нуждаете. Чрез прилагането на тези практики, заедно с подходящи настройки за архивиране, ще поддържате чиста и ефективна пощенска кутия, която ви помага да останете продуктивни и фокусирани върху важни съобщения.

Източници

За автора

Ксиу Син е опитен ИТ специалист с над 8 години опит в корпоративни имейл системи и отстраняване на проблеми с Microsoft Office. Той е помогнал на хиляди потребители да разрешат сложни проблеми с Outlook в различни корпоративни среди.

Сиу е специализиран в миграции на имейл системи, възстановяване на данни и оптимизация на софтуер за продуктивност. Неговият практически опит включва управление на внедрявания на Exchange Server, отстраняване на проблеми с MAPI свързаност и внедряване на надеждни стратегии за архивиране за критично важни имейл системи.

Чрез своите технически текстове, Сиу е отдаден на това да направи сложни ИТ решения достъпни за ежедневните потребители. Той непрекъснато е в крак с най-новите разработки на Office 365 и Exchange Online, както и с нововъзникващите имейл технологии. Когато не решава имейл мистерии, Сиу обича да споделя практични технологични съвети, които помагат на хората да работят по-ефективно.

Имате въпроси относно това ръководство или се нуждаете от допълнителна помощ с проблеми с Outlook? Xiu приветства. обратна връзка и предложения за подобряване на тези ресурси за отстраняване на неизправности.