2 способи експорту всіх членів контактної групи Outlook до Excel

Іноді вам може знадобитися експортувати учасників певної групи контактів Outlook. Отже, у цій статті ми розповімо про 2 способи вилучення членів групи в Excel.

Outlook пропонує вбудовану функцію, яка дозволяє експортувати всі контакти з певної папки контактів. Однак він не дозволяє експортувати групи контактів, не кажучи вже про вилучення учасників у групах контактів. Тому, якщо ви хочете вилучити учасників вибраної групи контактів, вам потрібно докласти ще трохи зусиль. Ось дві поради, на які ви можете звернутись.

Спосіб 1: витягніть учасників групи за допомогою функції «Зберегти як».

1. На самому початку запустіть Outlook.
2. Потім знайдіть і виберіть групу контактів, членів якої потрібно витягти.
3. Далі потрібно перейти в меню «Файл» і натиснути «Зберегти як».
4. Згодом у спливаючому діалоговому вікні «Зберегти як» виберіть папку призначення для збереження та виберіть «Лише текст» зі спадного списку «Зберегти як тип».
5. А потім натисніть «Зберегти».
6. Після цього відкрийте Excel і створіть новий файл Excel.
7. Пізніше вам слід відкрити «Файл» і натиснути кнопку «Відкрити».
8. У наступному діалоговому вікні «Відкрити» ви повинні спочатку отримати доступ до папки, де ви щойно зберегли групу контактів.
9. Потім натисніть друге поле в рядку «Ім’я файлу» та виберіть «Усі файли» зі спадного списку.
10. Після цього перейдіть до текстового файлу групи контактів і натисніть «Відкрити».
11. У спливаючому діалоговому вікні «Майстер імпорту тексту» переконайтеся, що вибрано «З роздільниками», і натисніть кнопку «Готово».
12. Нарешті ви отримаєте членів, як на наступному знімку екрана:

Спосіб 2. Витягніть учасників групи за допомогою Outlook VBA

1. Перш за все, натисніть кнопку Alt + F11 в Outlook.
2. Потім відкрийте новий модуль у вікні редактора VBA.
3. Згодом скопіюйте в нього такі коди VBA.

Sub ExtractContactGroupMembersToExcel()
    Dim objContactGroup As Outlook.DistListItem
    Dim objMember As Outlook.recipient
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkBook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorkSheet As Excel.Worksheet
    Dim i As Integer
    Dim nRow As Integer
    Dim strPath As String
    Dim strFilename As String
 
    Select Case Application.ActiveWindow.Class
           Case olExplorer
                Set objContactGroup = Application.ActiveExplorer.Selection(1)
           Case olInspector
                Set objContactGroup = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    End Select
 
    If TypeOf objContactGroup Is DistListItem Then
       'Create a new Excel workbook
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
       Set objExcelWorkBook = objExcelApp.Workbooks.Add
       Set objExcelWorkSheet = objExcelWorkBook.Worksheets(1)
 
       'Set the two column headers
       objExcelWorkSheet.Cells(1, 1) = "Contact Name"
       objExcelWorkSheet.Cells(1, 2) = "Email Address"

       nRow = 2
 
       'Extract the contact group members' names and email addresses
       For i = 1 To objContactGroup.MemberCount
           Set objMember = objContactGroup.GetMember(i)
           objExcelWorkSheet.Cells(nRow, 1) = objMember.Name
           objExcelWorkSheet.Cells(nRow, 2) = objMember.Address
           nRow = nRow + 1
       Next
 
       'AutoFit the columns in the new Excel worksheet
       objExcelWorkSheet.Columns("A:B").AutoFit
 
       'Change the strPath to your actual case
       strPath = "C:\Contact Groups\"
       strFilename = strPath & objContactGroup.DLName & ".xlsx"
 
       'Save the Excel workbook
       objExcelWorkBook.Close True, strFilename
 
       'Notify you of the export complete
       MsgBox ("Export Complete!")
    End If
End Sub

4. Після цього ви можете додати макрос на панель швидкого доступу (QAT), як зазвичай.
5. Пізніше ви можете вибрати групу контактів і натиснути кнопку макросу в QAT.
6. Після експорту ви отримаєте повідомлення «Експорт завершено!»
7. Згодом ви зможете знайти файл Excel у папці, яка визначена в кодах VBA. Відкрийте його, ви побачите учасників групи, як на зображенні нижче:

Поверніть свої попередні дані PST

Оскільки Outlook чутливий до збоїв, ваші дані PST можуть бути пошкоджені без будь-яких ознак. Тому вам слід регулярно створювати резервні копії файлів PST. Крім того, вам краще підготувати сильнодіючий засіб, наприклад DataNumen Outlook Repair, які можуть ремонт Outlook дані на своєчасній основі.

Вступ автора:

Ширлі Чжан - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі виправити sql та перспективні програмні продукти для ремонту. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com