Як ефективно додавати примітки до електронних листів Outlook через VBA та UserForm

Іноді ви можете сподіватися відредагувати або додати нотатки до своїх електронних листів в Outlook. Ця стаття познайомить вас із ефективним способом досягнення цієї функції.

Від “4 простих способи вставки нотатки до повідомлень Outlook“, Ви можете навчитися вставляти нотатки до пошти за допомогою власних функцій Outlook, наприклад, користуючись спеціальними прапорами, набираючи нотатки в темі чи тілі, або додаючи до цього електронного листа наявні елементи приміток. Проте всі вони є лише обхідними шляхами. Тут ми навчимо вас набагато ефективнішого методу. Через нього ви зможете додавати нотатки до електронних листів та редагувати або видаляти наявні нотатки за власним бажанням.

Додавання приміток до електронних листів Outlook

1. Для початку відкрийте редактор VBA, натиснувши “Alt + F11” у програмі Outlook.
2. Потім натисніть «Вставити»> «Форма користувача».
3. Далі, у новій UserForm, створіть текстове поле, як на малюнку нижче.
4. Потім змініть "Ім'я" текстового поля на "txtNotes", як знімок екрана.
5. Після цього створіть у формі дві кнопки команд.
6. Потім виберіть “CommandButton 1”. Змініть його “Name” на “btnOK” та змініть “Caption” на “OK”.
7. Потім змініть “Name” “CommandVutton 2” на “btnCancel”, а “Caption” на “Cancel”.
8. Далі виберіть всю UserForm та змініть її “Name” на “frmAddNote” та “Caption” на “Enter your note”.
9. Згодом клацніть правою кнопкою миші “fromAddNote” і виберіть “View Code”.
10. На новому екрані скопіюйте на нього наступний код.

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
 
    objNote.Body = strNote
    objNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNote
    objMail.Save
    objNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

11. Пізніше вставте код VBA нижче у невикористаний модуль.

Sub AddNote()
    frmAddNote.Show
End Sub

12. Нарешті, перейдіть до «Файл»> «Параметри»> «Налаштувати стрічку», щоб додати цей макрос на стрічку.
13. Тепер ви можете спробувати. Виберіть електронний лист і натисніть на стрічці нову кнопку «Додати примітку».
14. У спливаючому діалоговому вікні ви можете ввести нотатку та натиснути “OK”.
15. Негайно до вибраного повідомлення електронної пошти буде додано нову нотатку.

Редагування або видалення наявних приміток для електронних листів Outlook

Іноді вам може знадобитися відредагувати або видалити будь-які наявні нотатки в електронному листі. Ви можете виконати наведені нижче дії.

1. По-перше, створіть іншу форму користувача та назвіть її «frmEditNote» та змініть її підпис на «Редагувати нотатку».
2. Потім вставте нове текстове поле у ​​форму та змініть його “Name” на “txtNotes”.
3. Далі додайте дві кнопки команд - “OK” та “Cancel”.
4. Після цього клацніть правою кнопкою миші “frmEditNote” і виберіть “Переглянути код”.
5. На новій кодовій сторінці “frmEditNote” введіть наступний код.

Private Sub UserForm_Initialize()
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objTempNote As Outlook.NoteItem

    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    Set objMail = objAttachNote.Parent
 
    If Right(objAttachNote.FileName, 3) = "msg" Then
       strTempFolder = Environ("Temp")
       strFilePath = strTempFolder & "\" & objAttachNote.FileName
       objAttachNote.SaveAsFile strFilePath
    End If
 
    Set objTempNote = Session.OpenSharedItem(strFilePath)
    txtNotes.Text = objTempNote.Body

    objTempNote.Close olDiscard
End Sub

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objNewNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objNewNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    objAttachNote.Delete

    objNewNote.Body = strNote
    objNewNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNewNote
    objMail.Save
    objNewNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

6. Після цього відкрийте модуль і скопіюйте в нього код VBA.

Sub EditNote()
    frmEditNote.Show
End Sub

Sub DeleteNotes()
    Dim objSelectedAttachments As Outlook.AttachmentSelection
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
    Dim objMail As Outlook.MailItem
 
    Set objSelectedAttachments = Application.ActiveExplorer.AttachmentSelection
 
    For Each objAttachment In objSelectedAttachments
        If Right(objAttachment.FileName, 3) = "msg" Then
           objAttachment.Delete
        End If
    Next
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    objMail.Save
End Sub

7. Нарешті, ви можете додати на стрічку макроси “EditNote” та “DeleteNotes”.
8. Нарешті, після натискання кнопки «OK» та повернення до головного вікна, ви можете спробувати відредагувати нотатку.

• Виберіть нотатку та натисніть кнопку «Редагувати нотатку».
• Потім з’явиться нове діалогове вікно, в якому ви зможете відредагувати вибрану нотатку.
• Після редагування натисніть “OK”. Примітка буде оновлена.

9. Крім того, ви можете спробувати видалити будь-які нотатки.

• Виберіть нотатку, яку потрібно видалити.
• Натисніть кнопку «Видалити нотатки» на стрічці.
• Ця примітка буде відразу видалена.

Запобігання втраті даних в Outlook

Ви шукаєте могутнє рішення для блокування втрати даних Outlook? Чесно кажучи, якщо ви регулярно створюєте резервні копії даних Outlook, ви можете легко уникнути втрати даних PST. Наприклад, навіть якщо PST пошкоджено, ви все одно можете це легко зробити відновити PST дані з резервного копіювання файлу PST, як вітер.

Вступ автора:

Ширлі Чжан - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі відновити sql та перспективні програмні продукти для ремонту. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com