У цій статті ми дізнаємось про можливість умовного форматування рядків звітів у MS Access, як це корисно та як застосувати його до дії.
Звіти MS Access були надані з метою полегшити користувачеві розуміння того, що є в даних, і що він намагається передати. Щоб переконатись, що ці звіти роблять саме те, що їм задумано, вони також супроводжуються безліччю варіантів форматування. Залежно від ваших потреб та виду результатів, які ви шукаєте, ви можете встановити певні критерії та умови у своєму звіті. Якщо це буде виконано, буде показано певний тип форматування, так що користувач може легко зрозуміти дані.
Наприклад, припустимо, що ви додали певний контроль до свого звіту та форм. Тепер це елементи управління, за якими вам постійно потрібно стежити та відстежувати. Для спрощення відстеження можна скористатися умовним форматуванням. Це гарантуватиме, що після того, як умова або критерії, які ви вказали, будуть виконані, вони будуть відформатовані таким чином, що відстеження змін стане простішим для вас. Тепер, можливо, ви також захочете застосувати це умовне форматування таким чином, щоб воно змінило колір повного рядка в певних ситуаціях.
Застосування умовного форматування до рядків звітів у MS Access
Залежно від звіту, до якого ви маєте доступ, ви можете вибрати будь-який з його рядків для застосування умовного форматування, щоб змінити колір при виконанні заданої умови. Припустимо, ми маємо доступ до ряду членів із бази даних, що містить деталі всіх членів спортивного клубу. З цього звіту ми хочемо виділити всі ті стовпці, в яких членство в даний час активне.
Для цього нам спочатку доведеться впорядкувати дані таким чином, щоб усі активні члени з’являлися в одному рядку. Ви можете відкрити звіт у вікні проектування, щоб перевірити його дизайн та базове форматування рядка, до якого потрібно застосувати умовне форматування.
Застосування умовного форматування до рядків звіту Access
- Щоб застосувати умовне форматування до певного розділу або елементів керування у звіті, потрібно вибрати їх, відкрити Формат, а потім вибрати Умовне форматування.
- Тепер вам потрібно встановити умову, виконання якої призведе до застосування умовного форматування у вибраних розділах. Тому переконайтеся, що вираз, який ви тут вказуєте, правильний. Інакше форматування не буде застосовним.
За допомогою тієї ж процедури ви можете обрати умовне форматування для тих розділів рядків звіту, де вказана умова не виконується. Для цього вам доведеться висловити протилежний вираз тому, що ви згадали тут. Це забезпечить, щоб розділи, які відповідають зазначеній умові, та ті, які не відповідають їй, були відформатовані по-різному, щоб ви могли легко розрізнити їх.
Важливі моменти
Умовне форматування може бути великою підмогою для багатьох підприємств та організацій, оскільки за допомогою цього можна легко розрізнити записи, які є важливими, і ті, які не є. І зосереджуйте свою увагу на розділах, які є важливими та потребують контролю або дотримання.
Для будь-якого бізнес-користувача Access дані, що зберігаються в базі даних, мають вирішальне значення. Щоб забезпечити доступність даних навіть у випадку аварії бази даних, інвестуйте в інструмент, який може ремонт згідно зб база даних для швидкого відновлення.
Вступ автора:
Вівіан Стівенс - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі ремонт mdf та програмні продукти Excel для відновлення. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com