У цій статті ми розуміємо концепцію системи управління документами, а також підказки щодо її створення в MS Access
Основні вимоги до безперебійного функціонування компанії передбачають ефективне управління всіма активами та ресурсами. При роботі з даними ми потребуємо не просто управління, а Ефективного управління документами. Це схоже на концепцію Системи управління вмістом і є частиною корпоративних систем управління вмістом. DMS передбачає створення систем управління, які можна використовувати для ефективного управління цифровими документами таким чином, що це не тільки полегшує процес зберігання, але й зменшує потребу в папері. Створена система також повинна мати можливість ефективного відстеження всіх внесених змін.
Використання MS Access для ефективної DMS
Створення ефективної DMS буде неможливим, якщо ви не використовуєте відповідний додаток для того самого. MS Access надає своїм користувачам бази даних, які можуть виступати в якості шаблонів для побудови вибраного вами DMS, який можна використовувати для виконання всіх важливих завдань редагування та перегляду, крім простого безпечного зберігання даних.
Ці бази даних мають кілька функцій, завдяки яким користувач надзвичайно легко ними користується. Існуючі дані у ваших базах даних Access можна імпортувати до цих шаблонів за допомогою функції «Класифікація». Для спільного використання DMS між кількома користувачами, присутніми в мережі, ви можете скористатися функцією "Розбиття". Таким чином дозволяючи користувачам працювати та одночасно ділитися документом.
Нижче наведено п’ять важливих порад, які допоможуть вам у створенні ефективної DMS.
При спробі створити ефективний DMS існують певні поради, які ми завжди маємо пам’ятати, 5 з них наведено нижче.
- Майте достатні метадані - Переконайтеся, що система управління вмістом має доступ до метаданих усіх документів, якими вона повинна керувати. Іноді DMS автоматично витягує метадані з документа, а іноді вам може знадобитися подати їх вручну.
- Забезпечте належну інтеграцію документів - DMS повинен також забезпечити вам безперебійний доступ до відповідних програм, щоб ви могли отримувати документи із системного сховища. Тож переконайтеся, що створений вами DMS добре інтегрований із ключовими програмами.
- Захоплення зображень документа - DMS використовує зображення документів, які були зроблені підключеними пристроями, такими як сканери, багатофункціональні принтери тощо. Переконайтесь, що ці зображення добре захоплені.
- Правильне індексування - Ви не зможете отримати необхідні документи, якщо індекс DMS створений неправильно. Переконайтеся, що всі ключові об’єкти є частиною індексу, і що він є всеосяжним і не складним.
- Підтримуйте безпеку документів - Однією з ключових речей, яку ви ніколи не повинні сприймати як належне, є безпека DMS. Переконайтесь, що всі ключові механізми безпеки встановлені, і доступ до системи мають лише важливі люди. Це одна з тих порад, яка, якщо її неправильно реалізувати, може змусити витратити всі зусилля. Також підкресліть питання забезпечення безпеки даних, що зберігаються у програмі Access, інвестуючи в Ремонт доступу інструмент.
Вступ автора:
Вівіан Стівенс - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі відновлення SQL та програмні продукти Excel для відновлення. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com