2 способи автоматичного зміни кольорів вхідних зустрічей на основі організаторів у календарі Outlook

Якщо в Outlook ви можете сподіватися показати вхідні наради різними кольорами відповідно до різних організаторів нарад, ви можете скористатися методами, представленими в цій статті.

Outlook дозволяє користувачам надсилати запрошення на збори іншим. Якщо ви використовуєте Outlook у діловому середовищі, ви можете часто отримувати такі зустрічі. У цьому випадку, щоб розрізнити наради, організовані різними особами, ви можете побажати, щоб Outlook міг автоматично змінювати кольори нарад відповідно до організаторів. Далі ми поділимося з вами двома методами, щоб його отримати.

Спосіб 1: Використовуйте функцію “Умовне форматування”

1. Для початку в Outlook перейдіть на панель «Календар» за допомогою клавіш «Ctrl + 2».
2. Потім перейдіть на вкладку «Перегляд» і натисніть кнопку «Налаштування перегляду».
3. У новому діалоговому вікні натисніть кнопку «Умовне форматування».
4. Далі з’явиться інше діалогове вікно, в якому натисніть кнопку «Додати».
5. Потім введіть ім’я та виберіть колір, як зображення нижче.
6. Після цього натисніть кнопку “Стан”.
7. У діалоговому вікні «Фільтр» введіть адресу електронної пошти організатора в поле «Впорядковано».
8. Нарешті, натисніть ряд «OK», щоб зберегти правило форматування.
9. Після створення резервної копії в Календарі ви побачите, що зустрічі від конкретного організатора були показані в певному кольорі, як показано на малюнку нижче.
10. Тепер ви можете використовувати той самий спосіб для кольорового кодування зустрічей від інших конкретних організаторів.

Спосіб 2: Застосуйте Outlook VBA

1. Перш за все, зверніться до редактора Outlook VBA відповідно до “Як запустити код VBA у своєму Outlook».
2. Потім скопіюйте та вставте наступний код VBA в модуль.

Sub AutoColorIncomingMeeting_Organizers(objItem As MeetingItem)
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
 
    Set objMeeting = objItem.GetAssociatedAppointment(True)
 
    Select Case objItem.SenderEmailAddress
           Case "johnsmith@datanumen.com"
                objMeeting.Categories = objMeeting.Categories & "; " & "Red"
           Case "shelly@datanumen.com"
                objMeeting.Categories = objMeeting.Categories & "; " & "Green"
           Case Else
                objMeeting.Categories = objMeeting.Categories & "; " & "Purple"
    End Select
 
    objMeeting.Save
End Sub

3. Після цього закрийте редактор VBA.
4. Пізніше натисніть «Файл»> «Керування правилами та сповіщеннями».
5. Потім натисніть «Нове правило»
6. Далі виберіть «Застосувати правило до повідомлень, які я отримую»> «Далі».
7. Після цього проігноруйте налаштування умови правила та натисніть “Далі”.
8. У розділі дії правила запустіть попередній сценарій, виконавши кроки, показані на наступному скріншоті.
9. Нарешті, просто дотримуйтесь екранних майстрів, щоб завершити налаштування правила.
10. Відтоді кожного разу, коли запрошення на зустріч надходить у вашу поштову скриньку, Outlook автоматично застосовуватиме певну категорію кольорів до наради у календарі. Зустріч відображатиметься у певному кольорі.

Посилити захист даних Outlook

Outlook є вразливим, тому вам доведеться докласти великих зусиль для захисту даних Outlook. Наприклад, вам слід виробити гарну звичку створювати резервні копії файлів Outlook. Більше того, щоб забезпечити своєчасне порятунок у разі пошкодження Outlook, важливо зберегти потужний Ремонт PST інструмент, такий як DataNumen Outlook Repair який заробив багато похвал завдяки високому показнику відновлення.

Вступ автора:

Ширлі Чжан - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі виправити sql та перспективні програмні продукти для ремонту. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com