Outlook'ta E-postaları Arşivleme: Eksiksiz Kılavuz [2026]

Outlook'ta e-postaları arşivlemek, posta kutunuzu düzenli ve yönetilebilir tutmak için e-postaları birincil gelen kutunuzdan belirlenmiş bir depolama konumuna taşıma işlemidir. E-postaları silmenin aksine, arşivleme onları ileride başvurmak üzere saklar ve aktif çalışma alanınızı düzenler. Bu kılavuzda, Outlook'ta e-postaları farklı yöntemlerle nasıl arşivleyeceğinizi göstereceğiz.

1.2 Outlook'ta E-postaları Arşivlemenin Nedenleri Nelerdir?

E-postaları arşivlemek birçok önemli avantaj sunar:

Organizasyonu Sürdürür: Gelen kutunuzu temiz tutar ve eski mesajları kalıcı olarak kaybetmeden yalnızca güncel e-postalara odaklanmanızı sağlar.
Performansı Artırır: Gelen kutusundaki karmaşayı azaltarak Outlook'u daha hızlı ve daha duyarlı hale getirir.
Önemli Bilgileri Korur: Referans, uyumluluk veya kayıt tutma amacıyla ihtiyaç duyabileceğiniz e-postalara erişiminizi korur.
Depolamayı yönetir: Arşivleme yöntemine bağlı olarak, posta kutusu alanını boşaltabilir ve depolama sınırları içinde kalabilirsiniz.
Aramayı Kolaylaştırır: Arşivlenmiş e-postalar aranabilir durumda kalır, böylece ihtiyaç duyduğunuzda onları bulabilirsiniz.

2. Outlook'ta Farklı Arşivleme Yöntemlerini Anlamak

Outlook, e-postaları arşivlemek için her biri farklı kullanım durumları ve depolama gereksinimleri için tasarlanmış dört farklı yöntem sunar.

2.1 Dahili Klasöre Manuel Arşivleme (Arşiv Düğmesi)

Arşivle düğmesi, e-postaları posta kutunuzdaki yerleşik bir Arşiv klasörüne taşır. E-postaları birincil posta kutunuzda tutar ve depolama alanını azaltmadan gelen kutunuzu düzenlemek için idealdir. Arşivlenen öğelere tüm cihazlardan erişilebilir.

2.2 Eski Dosyaları Harici Dosyaya Manuel Arşivleme (Eski Öğeleri Temizleme Aracı)

Eski Öğeleri Temizle aracı, e-postaları bilgisayarınızda yerel olarak depolanan ayrı bir arşiv dosyasına taşır. Bu yöntem, e-postaları posta kutunuzdan gerçekten kaldırarak sunucu depolama alanını boşaltır. Posta kutusu boyutunu küçültmeniz gerektiğinde tercih edilen seçenektir.

2.3 Otomatik Arşiv

Otomatik Arşivleme, yapılandırılabilir ayarlara ve eskime sürelerine bağlı olarak eski e-postaları otomatik olarak yerel bir PST dosyasına taşır. Bu özellik, bir zamanlama ile çalışır ve manuel müdahaleye gerek kalmadan posta kutusu boyutunu yönetir; bu da onu yüksek miktarda e-posta alan kullanıcılar için ideal hale getirir.

2.4 Exchange Server Çevrimiçi Arşivi (Kurumsal Özellik)

Exchange Server Çevrimiçi Arşivi, diğer adıyla Yerinde Arşivleme, sunucuda ayrı bir posta kutusu gibi çalışan, Microsoft 365 bulut tabanlı, kurumsal sınıf bir çözümdür. Yöneticiler, arşivlenmiş e-postalara herhangi bir cihazdan erişilebilmesini sağlarken ek depolama alanı sağlayan bu özelliği etkinleştirir ve yönetir. Çevrimiçi Arşiv etkinleştirildiğinde, Otomatik Arşivleme otomatik olarak devre dışı bırakılır.

3. Dahili Klasöre Manuel Arşivleme (Arşiv Düğmesi)

3.1 Yeni Outlook'ta Arşivleme

Yeni Outlook'ta Arşivle düğmesini kullanarak e-postaları arşivlemek için:

Arşivlemek istediğiniz e-postayı veya e-postaları seçin.
Tıkla Arşiv Araç çubuğundaki.
Bir onay mesajı görünecektir. Tıklayabilirsiniz. geri al gerekirse.

Not: Yeni Outlook, otomatik arşivleme özelliğini desteklemiyor.

3.2 Klasik Outlook'ta Arşivleme

3.2.1 Arşiv Düğmesi

Klasik Outlook'ta Arşivle düğmesini kullanarak e-postaları arşivlemek için:

Arşivlenecek e-postaları seçin.
Altında Ana Sayfa bölümünde Sil gruplandır, tıklayın Arşiv.
Outlook, e-postaları Arşiv klasörüne taşıyacak.

Bir e-postayı yanlışlıkla arşivlediyseniz, Arşiv klasörüne gidin ve e-postayı orijinal klasörüne geri taşıyın.

3.2.2 Klavye Kısayollarını Kullanma (Geri Tuşu)

Seçtiğiniz e-postaları klavye aracılığıyla hızlıca arşivleyebilirsiniz:

Arşivlenecek e-postaları seçin.
Basın Geri tuşu tuşuna basın.
Seçilen e-postalar derhal arşivlenecektir.

Önemli: Eğer bir e-postayı yeni bir pencerede açarsanız, önce pencereyi kapatmanız ve ardından yukarıdaki adımları izleyerek arşivlemeniz gerekir.

3.2.3 Geri Tuşu Arşivleme Özelliğini Devre Dışı Bırakma

Bazı kullanıcılar aşağıdaki nedenlerden dolayı Backspace tuşunun arşivleme özelliğini devre dışı bırakmayı tercih eder:

Kazara Arşivleme: Bu özelliği bilmeyen kullanıcılar, yanlışlıkla veya başka amaçlarla Backspace tuşuna basabilir ve bu da e-postaların beklenmedik bir şekilde gelen kutularından kaybolmasına neden olabilir.
Delete tuşuyla ilgili karışıklık: Geri tuşu (Backspace) Delete tuşuna yakındır, ancak tutarsız davranışı kafa karışıklığına yol açabilir.
Organizasyon Politikaları: Bazı kuruluşlar arşivleme yöntemlerini kontrol etmeyi ve çalışanların klavye kısayollarını kullanmasını engellemeyi tercih eder.
Arşiv Özelliğinin Kullanılmaması: Arşiv klasörünü kullanmayan kullanıcılar bu kısayolu gereksiz bulabilirler.

Geri tuşunun öğeleri arşivlemesini önlemek için aşağıdaki adımları uygulamanız gerekir:

Outlook'u tamamen kapatın.
Basın Windows + R Çalıştır iletişim kutusunu açmak için.
Menşei regedit ve Kayıt Defteri Düzenleyicisini açmak için Enter tuşuna basın.
Şu yöne rotayı ayarla: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Sağ bölmede sağ tıklayın ve seçin Yeni -> DWORD (32-bit) değeri.
Değeri adlandırın Tek Tıkla Arşivlemeyi Devre Dışı Bırak.
Yeni değere çift tıklayın ve ayarlayın. 1.
Tıkla OK ve Kayıt Defteri Düzenleyicisi'ni kapatın.
RestarGörünüm.

Not: Bu kayıt defteri düzeltmesi Microsoft 365 Outlook için geçerlidir ve kalıcı sürümlerde çalışmaz.

3.2.4 Arşivlemek için Sağ Tıklayın

Bağlam menüsünü kullanarak arşivlemek için:

Arşivlemek istediğiniz e-postaya sağ tıklayın.
Seç Arşiv açılır menüden.
E-postalar Arşiv klasörüne taşınacaktır.

3.2.5 Arşiv Klasörüne Sürükle ve Bırak

Arşivleme üzerinde manuel kontrol için:

yerleştirmek Arşiv Gezinti Bölmesindeki klasör.
Arşivlemek istediğiniz e-postanın üzerine tıklayın ve basılı tutun.
Dosyayı Arşiv klasörüne sürükleyip bırakın.

3.3 Belirli Kriterlere Göre Arşiv Öğeleri

Varsayılan olarak, Outlook Arşivleme özelliği yalnızca tarihe göre eski öğeleri temizleyebilir. Belirli kriterleri karşılayan tüm öğeleri arşivlemek istiyorsanız lütfen şunları yapın:

içinde Gelişmiş Bul iletişim, tıklayın Araştır… Öğeleri bulmak istediğiniz klasörü seçmek için.
Arama kriterlerini belirleyin.
Tıkla Şimdi bul Kriterlere uyan tüm öğeleri bulmak için.
Bulunan tüm öğeleri seçin.
Seçili öğelere sağ tıklayın ve tıklayın. Hareketve Arşiv klasörünüzü seçin. tarolsun.
Bulunan tüm öğeler arşiv klasörüne taşınacaktır.

Örnek 1: 10 KB'den büyük tüm e-postaları arşivleyin:

içinde Gelişmiş Bul iletişim kutusuna tıklayın Araştır… Öğeleri bulmak istediğiniz klasörü seçmek için.
Tıkla Daha fazla seçenek çıkıntı
set Boyut (kilobayt) için daha büyük 10
Tıkla Şimdi bul

Örnek 2: Süresi dolmuş tüm e-postaları arşivleyin:

içinde Gelişmiş Bul iletişim kutusuna tıklayın Araştır… Öğeleri bulmak istediğiniz klasörü seçmek için.
Tıkla Advanced çıkıntı
In Daha fazla kriter tanımlayın bölümünde, seçin Bitiş tarihi itibaren Tüm Posta alanları.
Koşulu belirleyin, örneğin: Yarın.
Tıkla Listeye ekle
Tıkla Şimdi bul

Örnek 3: Tamamlanmış tüm bayrak işaretli e-postaları arşivleyin:

Örnek 4: Belirli bir renk kategorisine ait tüm e-postaları arşivleyin:

Örnek 5: Takip e-postası içermeyen tüm e-postaları arşivleyin:

bayrak:

4. Harici Dosyaya Manuel Arşivleme (Eski Öğeleri Temizleme Aracı)

4.1 Eski Öğeleri Temizleme Aracını Kullanma

Outlook e-postalarını Outlook'ta manuel olarak PST dosyasına arşivlemek için:

Tıkla fileto sekmesi.
Tıkla Bilgi, Ardından Tools.
Seç Eski Öğeleri Temizle.
MKS Arşiv diyalog görüntülenecektir.
seçmek Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivleyin seçeneği.
Arşivlemek istediğiniz klasörü seçin (örneğin, Gelen Kutusu). Tüm öğeleri arşivlemek için posta kutunuzun kök klasörünü seçin.
Şundan eski öğeleri arşivleyin:Lütfen bir tarih girin. Bu tarihten daha eski öğeler arşivlenecektir.
Arşiv dosyasıVarsayılan konumu kabul edin veya tıklayın Araştır Farklı bir konum ve dosya adı seçmek için.
İsteğe bağlı olarak kontrol edin "Otomatik Arşivleme Yapma" seçeneği işaretlenmiş öğeleri dahil edin. Önceden otomatik arşivlemeden hariç tutulan öğeleri arşivlemek istiyorsanız.
Tıkla OK star• arşivleme.

İşlem tamamlandığında, arşivlenmiş e-postalarınıza erişmenizi sağlayan Arşiv posta kutusu sol panelde görünecektir.

4.2 Farklı Saklama Sürelerine Sahip Birden Çok Klasörün Arşivlenmesi.

Farklı saklama sürelerine sahip öğeleri aynı PST dosyasında tutarak farklı klasörlerde arşivlemek için:

Arşiv iletişim kutusunu açın (fileto -> Bilgi -> Tools -> Eski Öğeleri Temizle).
İlk klasörü (örneğin, Gelen Kutusu) seçin ve tarihi 6 ay öncesine ayarlayın. Henüz Tamam'a tıklamayın.
Başka bir klasör seçin (örneğin, Gönderilenler) ve farklı bir tarih belirleyin (örneğin, 1 yıl önce). Henüz Tamam'a tıklamayın.
Gerektiği gibi klasörleri seçmeye ve farklı tarihler belirlemeye devam edin.
Tüm klasörlerin aynı arşiv dosyası yolunu kullandığından emin olun.
Tıkla OK Tüm klasörler yapılandırıldıktan sonra.

5. Outlook'ta E-postaları Otomatik Olarak Arşivleme

5.1 Otomatik Arşivlemeyi Etkinleştirme

Klasik Outlook'ta Otomatik Arşivlemeyi etkinleştirmek ve yapılandırmak için:

Tıkla fileto -> Opsiyonlar.
seçmek Advanced sekmesi.
Altında Oto Arşiv bölümüne tıklayın. Otomatik Arşiv Ayarları düğmesi:
kontrol Otomatik arşivlemeyi her N günde bir çalıştır. kutu.
AutoArchive'ın ne sıklıkla çalışmasını istediğinizi belirtin (örneğin, her 14 günde bir).
Arşiv konumu ve eskime süresi gibi ek ayarları yapılandırın. Bu ayarları bir sonraki bölümde ayrıntılı olarak açıklayacağız.
Tıkla OK ayarlarınızı kaydedin.

AutoArchive artık yapılandırdığınız programa göre otomatik olarak çalışacaktır.

5.2 Otomatik Arşiv Ayarlarının Açıklaması

Her bir AutoArchive ayarını anlamak, arşivleme sürecini etkili bir şekilde kontrol etmenize yardımcı olur:

Otomatik Arşivleme İşlemini Her N Günde Bir Çalıştır: Otomatik arşivleme için zamanlamayı kontrol eder. Sık sık (örneğin haftalık) çalıştırmak, e-postaları daha küçük gruplar halinde işler ve bu da binlerce öğeyi aynı anda arşivlemekten daha iyi performans gösterir. Otomatik Arşivlemeyi tamamen durdurmak için bu seçeneğin işaretini kaldırın.
Otomatik Arşivleme Çalıştırılmadan Önce Uyarı: Arşivlemeden önce önceden bilgi almak isterseniz...tarBu seçeneği etkinleştirin. Gerekirse işlemi iptal etmenizi sağlayan bir bildirim göreceksiniz.
Süresi Dolmuş Öğeleri Sil (yalnızca e-posta klasörleri): Bu işlem, son kullanma tarihi geçmiş mesajları siler. Süresi dolmuş öğeler eski öğelerden farklıdır; son kullanma tarihi, e-posta oluşturulurken manuel olarak ayarlanır. Opsiyonlar Sekme. Bu ayar öğeleri arşivlemek yerine sildiği için dikkatli olun.
Eski öğeleri arşivleyin veya silin: Bu anahtar, özel Otomatik Arşivleme yapılandırmanızı etkinleştirir. Outlook'un yerleşik varsayılan ayarlarını kullanmak için bu anahtarı işaretlemeden bırakın.
Klasör listesinde arşiv klasörünü göster: Etkinleştirildiğinde, arşiv klasörleriniz Gezinme Bölmesinde otomatik olarak görünür. Bu özellik etkinleştirilmezse, arşivlenmiş öğelere erişmek istediğiniz her seferinde arşiv PST dosyasını manuel olarak açmanız gerekecektir.
Şu tarihten eski eşyaları çıkarın: Arşivleme için son yaş sınırını belirler. Bu eşikten daha eski öğeler arşiv dosyasına taşınır. Aralık esnektir – 1 günden 60 aya kadar, gün, hafta veya ay olarak belirtilebilir.
Eski Eşyaları Şuraya Taşı: Outlook'a arşivlenmiş öğelerin nerede saklanacağını belirtir. Varsayılan olarak, Belgeler\Outlook Dosyaları klasörünüzde archive.pst dosyasını oluşturur. Tıklayın Araştır Farklı bir konum veya dosya adı seçmek için. Bu seçeneği belirlemek, aşağıdaki kalıcı silme ayarını devre dışı bırakır.
Öğeleri Kalıcı Olarak Sil: Arşivlenmiş kopyaları saklamak yerine, bu ayar eski öğeleri belirli bir yaş eşiğine ulaştıklarında tamamen siler. Bunu dikkatli kullanın – silinen öğeler kurtarılamaz. Bu seçeneği etkinleştirmek, yukarıdaki arşivleme seçeneğini devre dışı bırakır.
Şimdi bu ayarları tüm klasörlere uygulayın: Bu düğme, mevcut yapılandırmanızı tüm Outlook klasörlerine anında uygular. Bireysel klasörler için farklı kurallar belirlemek istiyorsanız bunu atlayın; bunun yerine her klasörün özelliklerinden bu kuralları yapılandırabilirsiniz.

5.3 Outlook Klasörleri için Varsayılan Eskime Süreleri

Outlook, çeşitli klasör türlerine farklı varsayılan eskime süreleri uygular:

Gelen Kutusu ve Taslaklar:
Gönderilen Öğeler ve Silinen Öğeler:
Giden kutusu:
Takvim, Görevler, Notlar ve Günlük:
İletişim: Varsayılan olarak otomatik arşivlenmez.

Oluşturduğunuz klasörler, benzer varsayılan klasörlerin eskime süresini devralır. Örneğin, özel posta klasörleri, Gelen Kutusu gibi 6 aylık bir eskime süresi alır.

5.4 Ürünün Yaşının Belirlenmesi

Outlook'taki farklı öğe türleri, arşivlenmeye uygun olup olmadıklarını belirlemek için farklı tarih kriterleri kullanır:

E-posta Mesajları: Sistem, mesajı ne zaman aldığınızı ve en son ne zaman değiştirdiğinizi kontrol eder ve daha sonraki tarihi kullanır. Okundu/okunmadı olarak işaretlemek veya e-postayı taşımak gibi basit işlemler bile değişiklik zaman damgasını günceller.
Takvim Öğeleri: Toplantılar ve randevular için geçerli tarih, sizin toplantıyı gerçekleştirdiğiniz tarihtir.ost Son zamanlarda düzenlenmiş ve kaydedilmiş giriş. Tekrar eden kalıplara sahip öğeler otomatik arşivlemeden muaftır. Önemli olan, yalnızca geçmiş etkinliklerin arşivlenmeye uygun olmasıdır; gelecekteki randevular, son değiştirilme tarihine bakılmaksızın yerinde kalır.
Görevler: Burada iki tarih önemlidir: tamamlanma tarihi ve son değiştirilme tarihi. Hangisi daha yeniyse, uygunluk belirlenir. Henüz tamamlanmamış olarak görünen görevler asla otomatik olarak arşivlenmez. Devredilen görevler için arşivleme, yalnızca birisi onları tamamlandı olarak işaretledikten sonra gerçekleşir.
Notlar: Sizinle tanıştığım tarihost Son zamanlarda düzenlenip kaydedilmesi, bir notun arşivlenebilir hale gelmesini belirler.
Günlük Girişleri: Ya orijinal oluşturulma tarihi ya da most Son değişiklik tarihi geçerlidir; daha yeni tarih esas alınır.
İletişim: Otomatik Arşivleme özelliği kişileri tamamen atlar. Kişiler klasörünüzü arşivlemeniz gerekiyorsa, Eski Öğeleri Temizle aracını manuel olarak kullanın.

5.5 Belirli Klasörler İçin Otomatik Arşivlemeyi Özelleştirme

Belirli bir klasör için özel Otomatik Arşivleme ayarlarını yapılandırmak için:

Gezinti Bölmesi'ndeki klasör listesinde, özelleştirmek istediğiniz klasöre sağ tıklayın.
Tıkla Emlaklar.
Tıkla Oto Arşiv sekmesi.
Seç Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivleyin.
Bu klasöre özel yaşlanma süresini ve diğer seçenekleri yapılandırın.
Tıkla OK Ayarları kaydetmek için.

Not: Kullan Eski öğeleri kalıcı olarak silin Eski e-postaları otomatik olarak silme seçeneği Silinmiş öğeler ve Önemsiz E-posta Belirtilen saklama süresinin ardından klasörler.

5.6 Otomatik Arşivlemeden Hariç Tutma/Dahil Etme

Bazen, sık kullanılan bazı öğeleri arşivlemek istemeyebilirsiniz. Aşağıda 3 farklı senaryo için çözümler bulunmaktadır. Elbette, işlemi geri alabilir ve Otomatik Arşiv'den öğeleri dahil edebilirsiniz.

5.6.1 Bir Öğeyi Hariç Tut

Belirli öğeyi seçin.
Basın Alt + Enter anahtarlar.
A Emlaklar Bir iletişim kutusu görüntülenecektir.
kontrol Bu öğeyi otomatik arşivleme seçeneği.

5.6.2 Birden Fazla Öğeyi Hariç Tutma

1. Git Görüntüle çıkıntı
2. Tıkla Ayarları Görüntüle
3. içinde Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusunu tıklayın Sütunlar:
4. MKS Sütunları Göster Bir iletişim kutusu görünecektir. Eklemek için aşağıdaki adımları izleyin. Otomatik Arşivleme sütun:
  - Seç Tüm Posta alanları.
  - Seç Otomatik Arşivleme Mevcut sütunlarda.
  - Tıkla Ekle
  - Sırasını değiştirmek istiyorsanız, onu seçin ve kullanın. yukarı çıkmak or Aşağı inmek.
  - Tıkla OK
5. tıkladıktan sonra OK, geri döneceksiniz Gelişmiş Görünüm Ayarları tıklamanız gereken iletişim kutusu. Diğer Ayarlar.
6. içinde Diğer Ayarlar iletişim kutusunda Hücre içi düzenlemeye izin ver seçeneği.
7. Bir diziye tıklayın OK Değişiklikleri kaydetmek ve ana Outlook penceresine dönmek için. Şimdi, belirli öğeleri Otomatik Arşivlemeden hariç tutmak için, aşağıdaki kutucuğu işaretlemeniz yeterlidir. Otomatik Arşivleme Onlar için bir köşe yazısı:

5.6.3 Bir Klasörü Hariç Tutma

Gezinti Bölmesindeki klasöre sağ tıklayın.
Seç Emlaklar.
Tıkla Oto Arşiv sekmesi.
Seç Bu klasördeki öğeleri arşivlemeyin.
Tıkla OK.

6. Outlook'ta Kurallar Kullanarak E-postaları Otomatik Olarak Arşivleme

Outlook kuralları, belirli göndericilerden gelen veya belirli kriterlere uyan e-postaları otomatik olarak arşivlemenizi sağlar. Arşivleme kuralı oluşturmak için:

Arşivlemek istediğiniz e-postaya sağ tıklayın.
Tıkla Kurallar -> Kural koy açılır menüde.
MKS Kural koy diyalog görüntülenecektir.
içinde Seçilen tüm koşulları içeren e-postayı aldığımda Bu bölümde, kuralın koşulunu belirtin, örneğin: Konum, Konu şunları içerir:ya da A gönderildiDaha karmaşık durumlar için tıklayın. Gelişmiş Seçenekler sağ alt köşede.
içinde Aşağıdakileri yapın bölümünde, seçin Öğeyi klasöre taşı: ve üzerine tıklayarak Arşiv klasörünü belirtin. Klasör Seçin… düğmesine basın.
Tıkla OK kuralı kaydetmek için.

Outlook artık koşulları karşılayan tüm e-postaları otomatik olarak Arşiv klasörüne taşıyacak.

7. Alınma Tarihine Göre Arşivleme

Varsayılan olarak, Outlook Otomatik Arşivleme, değiştirme tarihini veya alma tarihini, hangisi daha sonraysa onu kullanır. Outlook'un e-postaları yalnızca alma tarihine göre (değişiklikleri dikkate almadan) arşivlemesini istiyorsanız, Windows Kayıt Defterini değiştirmeniz gerekir:

Outlook'u tamamen kapatın.
Kayıt Defteri Düzenleyicisi'ni açın.
Şu yöne rotayı ayarla: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ Tercihler.
Sağ tıklatın Tercihler seçin Yeni -> DWORD (32-bit) değeri.
Yeni değeri adlandır ArşivleSonDeğiştirilmeZamanınıYoksay.
Yeni oluşturulan değere sağ tıklayın ve tıklayın. değiştirmek.
Değerini 1 ve tıklayın OK.
Kayıt Defteri Düzenleyicisini kapatın ve yeniden başlatıntarGörünüm.

Bu değişikliklerden sonra Outlook, e-postaları değiştirilme tarihine göre değil, alındıkları tarihe göre arşivleyecektir.

8. Gelişmiş: VBA ile Otomatik Arşivleme

Eğer daha gelişmiş kontrollere ihtiyacınız varsa otomatik arşivlemeOutlook VBA makrolarını kullanabilirsiniz. Aşağıda bazı örnek senaryolar bulunmaktadır:

Outlook'ta Tamamlanan Görevleri Otomatik Arşivle
Belirli bir boyuttan daha büyük e-postaları arşivle
Belirli Bir Boyuttan Büyük Eski E-postaları Otomatik Arşivle
E-postaları Aylık Olarak Otomatik Sınıflandır ve Arşivle
Gelen E-postaları Gönderen Adına Göre Otomatik Olarak Sınıflandır ve Arşivle
Reddedilen Toplantıları Belirli Bir Takvime Otomatik Arşivle
Yeni bir e-posta geldiğinde en eski e-postayı otomatik olarak arşivle.
Takip gerektirmeyen gelen e-postaları otomatik olarak arşivle.
Gelen kutusunda çok fazla öğe olduğunda eski öğeleri otomatik olarak arşivle.
Tüm Gecikmiş Randevuları ve Görevleri Arşivleyin
Süresi dolmuş tüm e-postaları arşivle
İşaretlenmiş Bir E-postayı Tamamlandı Olarak İşaretledikten Sonra Otomatik Olarak Arşivleyin
Outlook Dosyası Belirli Bir Boyuttan Büyük Olduğunda Süresi Dolmuş Öğeleri Otomatik Arşivle
Tümünü Arşivle RSS Bildirimlerini Oku
Okunan E-postaları Gönderenlere Göre Farklı Klasörlere Arşivleyin
Outlook'taki tüm klasörler için "Otomatik Arşivleme" seçeneğini toplu olarak devre dışı bırakın.
Aynı "Otomatik Arşivleme" Ayarını Tüm Outlook Klasörlerine Toplu Olarak Uygula
Birden fazla Outlook e-postası için "Bu öğeyi otomatik arşivleme" seçeneğini toplu olarak etkinleştirin.
Tüm Yinelenen Takvim Öğeleri için "Otomatik Arşiv" Seçeneğini Toplu Olarak Devre Dışı Bırakma

9. Exchange Server Çevrimiçi Arşivi

Exchange Server Online Arşivi (yerinde arşivleme olarak da adlandırılır), eski e-postaları arşiv posta kutularına arşivleyerek kullanıcılara ek posta kutusu depolama alanı sağlayan, Microsoft 365 için kurumsal düzeyde bir arşivleme özelliğidir. İstemci tarafı arşivleme yöntemlerinden farklı olarak, bu özellik tamamen yöneticiler tarafından yönetilir ve sunucuda çalışır.

9.1 Yönetici Kurulum Gereksinimleri

Exchange Server Online Arşivini yalnızca yöneticiler etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilir. Arşiv posta kutularını yapılandırmak için yöneticilerin şunları yapması gerekir:

Exchange Online'da Posta Alıcıları rolüne atanmak.
Exchange yönetim merkezine (EAC) erişin.
Kullanıcılar için uygun Microsoft 365 lisansına sahip olun.

9.2 Yöneticiler Arşiv Posta Kutularını Nasıl Etkinleştirir?

Yöneticiler, Exchange yönetim merkezi aracılığıyla arşiv posta kutularını etkinleştirebilirler:

Exchange yönetim merkezine (EAC) giriş yapın ve aşağıdaki adımları izleyin. Alıcılar -> Posta kutuları.
Arşivleme için posta kutusunu etkinleştirmek istediğiniz kullanıcıyı seçin.
Açılan pencerede, seçin Diğer, ve altında Posta kutusu arşiviseçin Posta kutusu arşivini yönetin.
açmak Posta kutusu arşivi, Ardından İndirim.

Arşiv posta kutusunun durumu şu şekilde görüntülenecektir: Aktif Seçilen kullanıcı için.

9.3 Arşiv Posta Kutularını Otomatik Olarak Etkinleştirme

Yöneticiler, birincil posta kutusu kotasının %90'ına ulaştığında arşiv posta kutularını otomatik olarak etkinleştirmek için PowerShell'i kullanabilirler:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Arşiv Posta Kutularının Aşamalı Olarak Kaldırılması

Alan sınırlaması gibi çeşitli nedenlerle arşiv posta kutularını aşamalı olarak kaldırmak istiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

Arşivdeki posta kutularını dışa aktarın.
Arşivi devre dışı bırak.

9.5 Diğer Arşiv Özellikleri Üzerindeki Etki

Exchange Server Online Arşivleme bir kullanıcı için etkinleştirildiğinde:

Klasik Outlook'ta Otomatik Arşivleme ve Eski Öğeleri Temizleme araçları kullanılamaz hale gelir.
Outlook'taki Arşivle düğmesi normal şekilde çalışmaya devam ediyor.
Exchange Online posta kutularına atanan saklama politikaları, arşivleme davranışını kontrol eder.

Not: Bu özellik Microsoft 365 Government bulutlarında, 21Vianet tarafından işletilen Microsoft 365'te veya Microsoft 365 Almanya'da mevcut değildir.

10. Outlook'ta Arşivlenmiş E-postaları Bulma ve Yönetme

10.1 Arşiv Klasörünü ve Dosyasını Bulma

Arşivlenmiş e-postalarınızı bulmak için:

Arşiv Klasörü: Dahili Arşiv klasörü, Gezinme Bölmesi klasör listenizde görünür. Seçin Görüntüle -> Klasör Bölmesi -> Normal Gizliyse klasör listesini görüntülemek için.
Arşiv Posta Kutusu (PST Dosyası): Otomatik Arşivleme veya Eski Öğeleri Temizle aracını kullanırken, Arşivler posta kutusu, ilgili seçeneği işaretlemiş olmanız koşuluyla, klasör listenizde ayrı bir öğe olarak görünür. Arşiv klasörünü klasör listesinde göster Otomatik Arşivleme ayarlarında.

Arşiv posta kutusu görünmüyorsa, aşağıdaki adımları izleyerek manuel olarak açabilirsiniz:

MyCAD'de yazılım Güncelleme ye git fileto -> Seçenekler -> Gelişmiş
Altında Oto Arşiv bölümüne tıklayın. Otomatik Arşiv Ayarları düğmesine basın.
Arşiv PST dosyasının tam yolunu şu adreste bulabilirsiniz: Eski eşyaları taşıyın.
Tıkla fileto -> Aç ve Dışa Aktar -> Outlook Veri Dosyasını Aç ve arşiv PST dosyanızı tam yolunu kullanarak seçin.

10.2 Arşiv Dosyasının Yeniden Konumlandırılması

Outlook'ta arşivlenmiş PST dosyasını kapatın.
Dosyayı yeni konuma taşıyın.
Outlook'ta yeniden açın.
Yolu değiştirin fileto -> Seçenekler -> Gelişmiş -> Otomatik Arşivleme -> Otomatik Arşivleme Ayarları -> Eski öğeleri taşı

10.3 Arşivlenmiş E-postaları Arama

Arşiv klasöründe arşivlenmiş e-postaları aramak için:

Varsayılan olarak, Outlook'un üst kısmındaki Arama kutusuna bir arama terimi yazdığınızda, arşivlenmiş öğeler de dahil olmak üzere posta kutunuzdaki tüm klasörlerde arama yapılır.
Arama sonuçlarını yalnızca Arşiv klasörüyle sınırlandırmak için öncelikle şunu seçin: Arşiv Gezinti Bölmesindeki klasör.
Ardından arama kutusuna arama teriminizi yazın.
Arama sonuçlarında yalnızca Arşiv klasöründeki öğeler gösterilecektir.

Arşiv dosyasında arşivlenmiş e-postaları aramak için:

Sol paneldeki Arşiv dosyasına tıklayın.
Ortadaki arama kutusuna tıklayın.
Arama sekmesi görünecektir.
Tıkla Ara çıkıntı
Tıkla Arama Araçları -> Gelişmiş Arama…
MKS Gelişmiş Bul diyalog görüntülenecektir.
Tıkla Araştır… düğmesine basın.
içinde Klasörleri Seçin iletişim kutusunda Arşiv Dosyasını işaretleyin.
kontrol Alt klasörlerde ara
Tıkla OK
Outlook daha sonra starArşiv dosyasında ve tüm alt klasörlerinde arama yapılıyor:

10.4 Arşivlenmiş E-postaları Gelen Kutusuna Geri Yükleme

Arşivlenmiş e-postaları gelen kutunuza geri taşımak için:

Arşiv klasörüne veya Arşiv posta kutusuna gidin.
Geri yüklemek istediğiniz e-postayı veya e-postaları seçin.
E-postaları sürükleyip bırakarak gelen kutunuza taşıyın veya sağ tıklayıp seçin. Hareket -> gelen kutusu.

E-postalar gelen kutunuza geri taşınacak ve arşiv konumundan silinecektir.

11. Arşiv Dosya Boyutu Sınırları ve Yönetimi

11.1 Varsayılan PST Dosya Boyutu Sınırları

Outlook PST dosyasının varsayılan bir boyut sınırı vardır:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 ve 2013: 50 GB
Outlook 2010 ve öncesi: 20 GB

Arşiv PST dosyası bu sınıra yaklaştığında veya bu sınıra ulaştığında, Outlook yeni öğeleri arşivlemeyi durdurabilir veya öngörülemeyen davranışlar sergileyebilir.

11.2 Büyük Arşiv Dosyalarının Yönetimi

Arşiv dosyanızın boyut sınırına yaklaştığında şu seçenekleri değerlendirin:

Yeni Arşiv Dosyaları Oluşturma: Yeni bir arşiv PST dosyası oluşturun ve starOutlook'taki e-postaları arşivlemek için kullanabilirsiniz. Yıl veya proje bazında düzenlenmiş birden fazla arşiv dosyası tutabilirsiniz.
Gereksiz Öğeleri Silme: Arşivlenmiş e-postalarınızı gözden geçirin ve artık ihtiyacınız olmayan öğeleri kalıcı olarak silin, ardından arşiv dosyasını sıkıştır.

11.3 PST Dosya Boyutu Sınırını Artırma (Önerilmez)

Varsayılan 50 GB sınırını kayıt defteri değişiklikleriyle 100 GB'a çıkarabilirsiniz, ancak bu önerilmez. Büyük PST dosyaları Outlook'u yavaşlatır ve bozulma riskini artırır. Sınırı artırmanız gerekiyorsa, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz. Bu kılavuzu .

Boyut sınırını artırmak yerine yeni arşiv dosyaları oluşturmayı veya Çevrimiçi Arşiv'i kullanmayı düşünün.

12. Outlook Arşiv Sorunlarını Giderme

12.1 Otomatik Arşivleme Kullanılamıyor

Otomatik Arşivleme seçenekleri kullanılamıyorsa veya gri renkte görünüyorsa, bunun nedeni şunlar olabilir:

Exchange Server Online Arşivi Etkinleştirildi: Kuruluşunuz Exchange Server Online Archive'ı etkinleştirirse, AutoArchive otomatik olarak devre dışı bırakılır. Online Archive, AutoArchive'ın kurumsal düzeyde bir alternatifi olarak hizmet vermektedir. Bunun yerine Online Archive'ı kullanmak için yöneticinizle iletişime geçin.
Yönetici Tarafından Devre Dışı Bırakılan Özellik: Ağ yöneticiniz, Grup İlkesi veya Otomatik Arşivleme işlevini geçersiz kılan saklama politikaları aracılığıyla Otomatik Arşivlemeyi devre dışı bırakmış olabilir. Kuruluşunuzun e-posta yönetim politikaları için sistem yöneticisiyle iletişime geçin.
Yeni Görünümün Sınırlamaları: Yeni Outlook, Otomatik Arşivleme ve Eski Öğeleri Temizle araçlarını desteklemiyor. Bu özelliklere erişmek için Klasik Outlook'u kullanın.

12.2 Otomatik Arşivleme Çalışmıyor

AutoArchive çalışmayı durdurduysa, aşağıdakileri kontrol edin:

Otomatik Arşiv Ayarlarını Kontrol Etme: Otomatik Arşivleme ayarlarını açın (fileto -> Opsiyonlar -> Advanced -> Otomatik Arşiv Ayarları) ve yapılandırmanızın doğru olduğunu doğrulayın.
Otomatik Arşivleme Onay Kutusunu Çalıştır: Şunlardan emin olun: Otomatik arşivlemeyi her N günde bir çalıştır. Bu seçenek işaretli. İşaretli değilse, Otomatik Arşivleme otomatik olarak çalışmaz.

12.3 Arşivlenmeyen Belirli Öğeler

Bazı öğelerin arşivlenmemesinin nedenleri şunlar olabilir:

Değiştirme tarihi çok yakın: Varsayılan olarak, Outlook, e-postanın alındığı veya değiştirildiği tarihten hangisi daha sonraysa onu kullanır. Eğer bir e-postayı yakın zamanda değiştirdiyseniz, başka bir süre geçene kadar arşivlenmeyecektir.
“Otomatik Arşivlemeyi Devre Dışı Bırak” Özellik Etkinleştirildi: Öğelerde "Bu öğeyi otomatik arşivleme" özelliği etkinleştirilmiş olabilir.
- Bir öğeyi işaretlemek için, üzerine çift tıklayarak yeni bir pencerede açın, ardından tıklayın. fileto -> Emlaklarve kontrol edin Bu öğeyi Otomatik Arşivleme seçeneği.
- Birden fazla öğeyi toplu olarak kontrol etmek için, görünüm ayarlarınıza "Otomatik Arşivleme Yapma" sütununu ekleyin, ardından bu sütunun görünebilmesi için e-posta listesinin genişliğini artırın.

12.4 Arşiv Klasörü Görünmüyor

Eğer Arşiv Klasörleri (Arşiv Posta Kutusu Dosyası) Outlook'un sol panelinde görünmüyor. Şu çözümleri deneyin:

Arşiv Klasörünü Göster seçeneğini etkinleştirme: Otomatik Arşivleme ayarlarını açın ve şunlardan emin olun: Arşiv klasörünü klasör listesinde göster kontrol edilir.
Arşiv Dosyasını Manuel Olarak Ekleme: Arşiv posta kutusu hala görünmüyorsa, üzerine tıklayarak manuel olarak açın. fileto -> Aç ve Dışa Aktar -> Outlook Veri Dosyasını Aç ve arşiv PST dosyanızı seçin.
Outlook güncelleniyor: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ve Outlook.com hesapları için Arşiv klasörünüz varsayılan olarak mevcut olmalıdır. Outlook 2016 veya Outlook for Microsoft 365'te bu klasörü görmüyorsanız, şu adrese gidin: fileto -> Büro Hesapları -> Güncelleştirme Seçenekleri -> Şimdi Güncelle.

12.5 Arşiv PST Dosyası Bozuk

Arşiv PST dosyası bozulmuşsa, Outlook yeni e-postaları bu dosyaya taşıyamaz. PST dosyasını şu şekilde düzeltebilirsiniz:

Gelen Kutusu Onarım Aracını (scanpst.exe) kullanarak
Üçüncü Taraf Kurtarma Araçlarının Kullanımı

Bakınız eksiksiz rehberimiz Yukarıda belirtilen yöntemlerin yanı sıra diğer onarım yöntemleri de mevcuttur.

13. E-posta Arşivleme İçin En İyi Uygulamalar

13.1 Arşivlenecek E-postalar

Önemli kayıtları korumak için bazı e-posta türleri silinmek yerine arşivlenmelidir:

Finansal kayıtlar: Banka hesap özetleri, faturalar, makbuzlar ve vergiyle ilgili bilgileri içeren e-postaları ileride başvurmak ve bütçe planlaması amacıyla arşivleyin.
İş Sohbetleri: Önemli iş görüşmelerini, kararları, proje detaylarını ve belgeleri referans veya performans değerlendirmeleri için saklayın.
Makbuzlar ve Onaylar: Olası sorunlar için satın alma onaylarını, rezervasyonları, hizmet aboneliklerini ve sipariş makbuzlarını saklayın.
Yasal belgeler: Sözleşmeleri, anlaşmaları, hukuki yazışmaları veya hukuki kayıt niteliği taşıyan her türlü yazışmayı içeren e-postaları arşivleyin.
Proje Dosyaları: Devam eden veya tamamlanmış projelerle ilgili e-postaları, görüşmeleri, taslakları, geri bildirimleri ve teklifleri ileride başvurmak üzere saklayın.
Kişisel Kilometre Taşları: İş teklifleri, kabul mektupları ve kariyer başarıları gibi önemli yaşam olaylarını kaydeden e-postaları duygusal değerleri nedeniyle saklayın.
Seyahat dökümanları: Arşiv biletleri, otel rezervasyonları ve seyahat programırarSeyahat geçmişinizin yasal kayıtları olarak kullanılabilecek belgeler.

13.2 Arşivleme ve Silme Kararı Kılavuzu

Bir e-postayı arşivlemeye mi yoksa silmeye mi karar verirken, gelecekteki değerini göz önünde bulundurun. Daha sonra referans, uyumluluk veya kayıt tutma amacıyla ihtiyaç duyabileceğiniz mesajları arşivleyin. Alakasız veya artık gerekli olmayan e-postaları, örneğin eski bültenleri, spam'leri veya geçici e-postaları silin.rarBildirimleri saklayın. Emin değilseniz, arşivleyin – daha sonra her zaman silebilirsiniz, ancak kalıcı olarak silinen e-postaları kurtaramazsınız.

13.3 Düzenli Arşiv Bakımı

Arşivinizi düzenli olarak gözden geçirerek ve artık ihtiyacınız olmayanları silerek arşivinizi koruyun. Bu, arşivinizin gelen kutunuz kadar dağınık hale gelmesini önler ve dosya boyutlarını yönetilebilir tutar. Arşivinizin yalnızca değerli bilgiler içerdiğinden emin olmak için üç ayda bir veya yılda bir gözden geçirme planlayın.

13.4 Arşiv Dosyalarının Yedeklenmesi

Arşivlenmiş e-postalarınızı yedekleyerek koruyun:

Yerel Yedek Kopyalar: Arşivlenmiş PST dosyanızı harici bir sabit diske veya USB belleğe kopyalayın. Yedeklemeyi bilgisayarınızdan ayrı, güvenli bir yerde saklayın.
Bulut Depolama Yedeklemesi: Arşivlediğiniz PST dosyasını OneDrive, Dropbox veya Google Drive gibi bulut depolama hizmetlerine yükleyerek, uzaktan yedekleme ve donanım arızalarına karşı koruma sağlayabilirsiniz.

Arşiv dosyalarının yedek dosyalarla aynı şey olmadığını unutmayın. Arşiv PST dosyanızın her zaman ayrı yedek kopyalarını saklayın.

13.5 Optimal Otomatik Arşivleme Sıklığı

Otomatik arşivleme özelliğini, büyük birikimleri önleyecek kadar sık ancak performansı etkilemeyecek kadar seyrek çalışacak şekilde ayarlayın.ost Kullanıcılar için, AutoArchive'ı 14 günde bir çalıştırmak iyi sonuç verir. Günlük olarak yüksek miktarda e-posta alıyorsanız, haftalık olarak çalıştırmayı düşünün. Daha küçük gruplar halinde daha sık arşivleme, bilgisayarınızı yavaşlatabilecek binlerce öğeyi aynı anda işlemekten daha iyidir.

14. Outlook Arşivi Hakkında Önemli Bilgiler

14.1 PST Dosya Biçimi

PST (Kişisel Depolama) dosya biçimi, Outlook'un e-postaları, takvim öğelerini, kişileri ve diğer Outlook verilerini bilgisayarınızda yerel olarak depolamak için kullandığı veri dosyası türüdür. PST dosyaları Outlook'ta açılabilir ve bilgisayarlar arasında taşınabilir. Posta kutunuzdan ayrıdırlar ve genellikle C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\ konumunda olmak üzere belirttiğiniz bir yerde saklanırlar.

14.2 Arşivleme ve Dışa Aktarma Arasındaki Fark

Arşivleme ve dışa aktarma farklı işlemlerdir. Arşivleme, öğeleri orijinal konumlarından bir arşiv dosyasına taşır, ana PST dosyasından kaldırır ve yer açar. Dışa aktarma ise seçilen öğelerin bir kopyasını oluşturur ancak bunları orijinal konumlarından kaldırmaz veya posta kutusu boyutunu küçültmez. Posta kutusu boyutunu yönetmek için arşivlemeyi, yedek kopyalar oluşturmak için ise dışa aktarmayı kullanın.

14.3 Arşivleme ve Yedekleme

Arşiv dosyası yedekleme ile aynı şey değildir. Arşivler, düzenli erişime ihtiyaç duymadığınız eski öğelerin uzun süreli depolanması içindir. Yedeklemeler ise, felaket kurtarma için ayrı olarak saklanan verilerin çift kopyalarıdır. Arşivlenmiş e-postalarınızı yedeklemek istiyorsanız, arşiv PST dosyanızın bir kopyasını oluşturun ve OneDrive, Dropbox veya harici bir sürücü gibi güvenli bir yere kaydedin.

Kapsamlı kılavuzumuza göz atın. Outlook e-postaları nasıl yedeklenir?.

14.4 Kişiler Otomatik Olarak Arşivlenmiyor

Outlook, varsayılan olarak kişileri otomatik olarak arşivlemez. Otomatik Arşivleme e-posta klasörlerini, takvimleri, görevleri, notları ve günlükleri işlerken, Kişiler klasörü bu kapsamın dışında tutulur. Ancak, gerekirse Eski Öğeleri Temizle aracını kullanarak Kişiler klasörünü manuel olarak arşivleyebilirsiniz.

15. Sık Sorulan Sorular

S: Outlook'ta e-postaları nasıl arşivlerim?

A: Outlook'ta e-postaları arşivlemek için, arşivlemek istediğiniz e-postayı veya e-postaları seçin ve araç çubuğundaki Arşivle düğmesine tıklayın. Ayrıca sağ tıklayıp bağlam menüsünden Arşivle'yi seçebilir, Backspace tuşuna basabilir veya e-postaları Arşiv klasörüne sürükleyebilirsiniz. Otomatik arşivleme için, Otomatik Arşivle'yi ayarlayın veya belirli göndericilerden gelen e-postaları arşivlemek için kurallar kullanın.

S: Outlook'ta binlerce e-postayı nasıl arşivleyebilirim?

A: Çok sayıda e-postayı arşivlemek için, eski mesajların düzenli olarak arşivlenmesini planlamak üzere Otomatik Arşivleme özelliğini kullanın veya belirtilen tarihten daha eski e-postaları manuel olarak arşivlemek için Eski Öğeleri Temizle aracını kullanın. Ayrıca, Dosya -> Aç ve Dışa Aktar -> İçe Aktar/Dışa Aktar -> Dosyaya Dışa Aktar yolunu izleyerek ve Outlook Veri Dosyası (.pst) seçeneğini belirleyerek e-postaları bir PST dosyasına da aktarabilirsiniz. Bu yöntemler, manuel sıralama gerektirmeden toplu mesajları verimli bir şekilde yönetir.

S: E-postaları arşivlemek Outlook'ta yer açar mı?

A: Bu, arşivleme yöntemine bağlıdır. Arşiv düğmesini kullanırsanız, arşivlenen e-postalar birincil posta kutunuzda bulunan yerleşik Arşiv klasörüne taşınır, bu nedenle yer açmaz. Ancak, e-postaları ayrı bir arşiv dosyasına taşımak için Otomatik Arşiv veya Eski Öğeleri Temizle aracını kullanmak, birincil posta kutunuzun depolama alanını boşaltır. Çevrimiçi Arşiv de e-postaları ayrı bir sunucu tarafı posta kutusuna taşıyarak birincil posta kutunuzda yer açar.

S: Outlook'ta arşivlenmiş e-postaları nasıl bulabilirim?

A: Arşivlenmiş e-postaları bulmak için, klasör listenizdeki Arşiv klasörüne veya Otomatik Arşivleme kullanıyorsanız Arşiv posta kutusuna gidin. Outlook'un üst kısmındaki Arama çubuğunu kullanarak gönderene, konuya, tarihe veya anahtar kelimelere göre belirli e-postaları arayabilirsiniz. Varsayılan olarak, Outlook arşivlenmiş öğeler de dahil olmak üzere tüm klasörlerde arama yapar. Aramayı yalnızca arşivlenmiş e-postalarla sınırlandırmak için, aramadan önce Arşiv klasörünü seçin.

S: Outlook'ta e-postaları arşivlemek mi yoksa silmek mi daha iyidir?

A: Daha sonra referans, uyumluluk veya kayıt tutma amacıyla ihtiyaç duyabileceğiniz e-postaları arşivleyin. Alakasız veya artık gerekli olmayan e-postaları silin. Gelecekte bir e-postaya başvurmanız gerekme ihtimali varsa, silmek yerine arşivleyin. Arşivlenmiş e-postalar aranabilir durumda kalır ve her zaman geri yüklenebilirken, silinen e-postalar sonunda kalıcı olarak kaybolur.

S: Outlook'ta e-postaları otomatik olarak arşivleyebilir miyim?

A: Evet, Otomatik Arşivleme, e-postaları yaş, klasör veya diğer kriterlere göre arşivlemek için programlar ayarlamanıza olanak tanır. Bu, manuel müdahale gerektirmeden gelen kutunuzu düzenli tutar. Ayrıca, belirli koşulları karşılayan e-postaları otomatik olarak Arşiv klasörüne taşımak için Outlook kuralları da oluşturabilirsiniz. Otomatik Arşivleme'nin yalnızca Klasik Outlook'ta kullanılabildiğini, Yeni Outlook'ta veya web sürümünde bulunmadığını unutmayın.

S: Arşivleme, e-posta arama sonuçlarımı etkiler mi?

A: Hayır, arşivlenmiş e-postalar Outlook'ta aranabilir durumda kalır. Varsayılan olarak, Outlook'ta arama yaptığınızda, Arşiv klasörü ve Arşivler posta kutusu da dahil olmak üzere posta kutunuzdaki tüm klasörlerde arama yapar. Arşivlenmiş e-postaları, gelen kutunuzdaki e-postalar kadar kolay bulabilirsiniz.

S: Nasıl değiştirilir? tarArşiv konumunu nasıl alabilirim?

A: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online veya Outlook.com hesapları için, yerleşik Arşiv klasörünün konumunu değiştiremezsiniz; bu, yeniden adlandırılamayan, taşınamayan veya silinemeyen varsayılan bir sistem klasörüdür. POP ve IMAP hesapları için, Dosya -> Posta Kutusu Ayarları -> Araçlar -> Arşiv Klasörünü Ayarla seçeneğini kullanarak Arşiv klasörünün konumunu değiştirebilirsiniz. Otomatik Arşivleme veya Eski Öğeleri Temizle özelliğini kullanırken, arşiv ayarlarında Gözat'ı tıklayarak arşiv PST dosyasının kaydedileceği yeri belirtebilirsiniz.

S: AutoArchive ile Exchange Server Online Archive arasında nasıl bir ilişki vardır?

A: Otomatik Arşivleme, eski e-postaları otomatik olarak yerel bir PST dosyasına taşıyan eski bir Outlook özelliğidir. Bu, mesajların sunucudan kaldırıldığı ve arama yoluyla bulunmasının zorlaştığı anlamına gelir. Otomatik Arşivleme PST dosyasını içeren sabit sürücü kullanılamaz hale gelirse, bu mesajlar kaybolur.ostExchange Server Online Archive, arşivlenmiş e-postaları sunucuda depolayan ve bu sayede e-postalara herhangi bir cihazdan erişilebilmesini sağlayan, kurumsal düzeyde bir AutoArchive alternatifidir. Exchange Server Online Archive'ınız yoksa ve BT departmanınız bu işlevi devre dışı bırakmadıysa, AutoArchive'ı kullanmaya devam edebilirsiniz.

S: Otomatik arşivleme PST dosyam bozulursa veya açılmazsa ne yapmalıyım?

A: Otomatik Arşivleme PST dosyanız bozulmuşsa ve Outlook onu açamıyorsa, özel bir yöntem kullanabilirsiniz. Outlook PST onarım aracı Arşivlenmiş e-postalarınızı ve diğer verilerinizi kurtarmak için. Kurtarma işlemine başlamadan önce, her zaman bozuk arşiv dosyasının yedek bir kopyasını oluşturun. Gelecekteki sorunları önlemek için, arşiv dosyalarınızın açılabildiğinden düzenli olarak emin olun ve mümkünse önemli arşivleri Exchange Server Online Arşivine taşımayı düşünün.

S: Geri tuşuyla arşivlemeyi nasıl devre dışı bırakabilirim?

A: Backspace tuşunun öğeleri arşivlemesini önlemek için bir kayıt defteri girdisi eklemeniz gerekir. HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (veya OCT yolu) adresine gidin, DisableOneClickArchive adında bir DWORD değeri oluşturun ve değerini 1 olarak ayarlayın. Bu kayıt defteri düzeltmesi Microsoft 365 Outlook için geçerlidir ve kalıcı sürümlerde çalışmaz. Değişiklik yapmadan önce her zaman kayıt defterinizin yedeğini alın.

S: Tekrarlayan Takvim Öğelerinin Otomatik Arşivlenmesini Nasıl Devre Dışı Bırakırım?

A: Bu öğeleri 3 yöntemle hariç tutabilirsiniz:

Takvim klasörünün tamamını hariç tutun.
Takvimdeki belirli bir öğeyi hariç tutun.
Birden fazla takvim öğesini hariç tutun.

Daha fazla ayrıntıyı şuradan edinebilirsiniz: bu bölüm.

16. Sonuç

16.1 Arşiv Yöntemlerinin Karşılaştırılması

Arşivleme yöntemleri arasındaki farkları anlamak, ihtiyaçlarınıza uygun doğru yaklaşımı seçmenize yardımcı olur:

Yöntem	Arşiv Hedefi	Müşteri sunucusu	Yeni Outlook	Klasik Görünüm	Web	Ne zaman kullanılır?	Posta Kutusu Boyutuna Etkisi
Kullanım Kılavuzu Arşivi (Arşiv Düğmesi)	Dahili Arşiv klasörü	İstemci tarafı işlemi	Evet	Evet	Evet	Depolama alanını azaltmadan hızlı gelen kutusu düzenleme	İndirim yok – e-postalar posta kutusunda kalır.
Manuel Arşiv (Temizleme)	Yerel PST dosyası	İstemci tarafı işlemi	Yok hayır	Evet	Yok hayır	Posta kutusu alanını boşaltmak için tek seferlik arşivleme	Posta kutusu boyutunu önemli ölçüde küçültür.
Oto Arşiv	Yerel PST dosyası	İstemci tarafı işlemi	Yok hayır	Evet	Yok hayır	Otomatik sürekli posta kutusu yönetimi	Zamanla posta kutusunun boyutunu küçültür.
Exchange Server Çevrimiçi Arşivi	Ayrı sunucu posta kutusu	Sunucu tarafı işlemi	Evet	Evet	Evet	Büyük posta kutularına sahip kurumsal kullanıcılar	Ana posta kutusunun boyutunu küçültür.

Not: Posta kutusunun boyutunu küçültmek için şunları yapmanız gerekir: sıkıştır Eski e-postaları arşivledikten sonra.

16.2 Temiz Bir Gelen Kutusu Tutmak

Arşivleme, etkili e-posta yönetiminin yalnızca bir parçasıdır. E-postaları işlemek için tutarlı bir rutin geliştirin, e-postaları işledikten hemen sonra arşivleyin veya silin ve artık ihtiyacınız olmayan öğeleri kaldırmak için arşivinizi düzenli olarak gözden geçirin. Bu uygulamaları uygun arşiv ayarlarıyla birlikte uygulayarak, üretken kalmanıza ve önemli mesajlara odaklanmanıza yardımcı olan temiz ve verimli bir gelen kutusuna sahip olacaksınız.

Referanslar

Yazar Hakkında

Xiu Xing Kurumsal e-posta sistemleri ve Microsoft Office sorun giderme konusunda 8 yılı aşkın deneyime sahip deneyimli bir BT uzmanıdır. Çeşitli kurumsal ortamlarda binlerce kullanıcının karmaşık Outlook sorunlarını çözmesine yardımcı olmuştur.

Xiu, e-posta sistemi geçişleri, veri kurtarma ve üretkenlik yazılımı optimizasyonu konularında uzmanlaşmıştır. Uygulamalı deneyimi arasında Exchange Server dağıtımlarını yönetme, MAPI bağlantı sorunlarını giderme ve kritik öneme sahip e-posta sistemleri için güçlü yedekleme stratejileri uygulama yer almaktadır.

Xiu, teknik yazılarıyla karmaşık BT çözümlerini günlük kullanıcılar için erişilebilir kılmaya kendini adamıştır. En son Office 365 ve Exchange Online gelişmeleri ve yeni e-posta teknolojileri konusunda sürekli güncel kalmaktadır. E-posta gizemlerini çözmediği zamanlarda Xiu, insanların daha verimli çalışmasına yardımcı olacak pratik teknoloji ipuçları paylaşmaktan keyif alır.

Bu kılavuzla ilgili sorularınız mı var veya Outlook sorunlarıyla ilgili ek yardıma mı ihtiyacınız var? Xiu memnuniyetle karşılar geri bildirim ve öneriler Bu sorun giderme kaynaklarını geliştirmek için.