Paano Mag-archive ng mga Email sa Outlook: Kumpletong Gabay [2026]

Ang pag-archive ng mga email sa Outlook ay ang proseso ng paglilipat ng mga email mula sa iyong pangunahing inbox patungo sa isang itinalagang lokasyon ng imbakan upang mapanatiling organisado at mapapamahalaan ang iyong mailbox. Hindi tulad ng pagbura ng mga email, pinapanatili ng pag-archive ang mga ito para sa sanggunian sa hinaharap habang inaalis ang kalat sa iyong aktibong workspace. Sa gabay na ito, ipapakita namin sa iyo kung paano i-archive ang mga email sa Outlook gamit ang iba't ibang mga pamamaraan.

1.2 Bakit Kailangang I-archive ang mga Email sa Outlook?

Ang pag-archive ng mga email ay nag-aalok ng ilang mahahalagang benepisyo:

Nagpapanatili ng Organisasyon: Pinapanatiling malinis at nakatutok ang iyong inbox sa mga kasalukuyang email nang hindi permanenteng nawawala ang mga lumang mensahe.
Pagpapabuti ng Pagganap: Binabawasan ang kalat sa inbox, na ginagawang mas mabilis at mas responsive ang Outlook.
Pinapanatili ang Mahalagang Impormasyon: Pinapanatili ang access sa mga email na maaaring kailanganin mo para sa sanggunian, pagsunod, o pagtatala.
Namamahala sa Imbakan: Depende sa paraan ng pag-archive, maaari kang magbakante ng espasyo sa mailbox at manatili sa loob ng mga limitasyon ng storage.
Nagpapadali sa Paghahanap: Ang mga naka-archive na email ay mananatiling mahahanap, na nagbibigay-daan sa iyong mahanap ang mga ito kung kinakailangan.

2. Pag-unawa sa Iba't Ibang Paraan ng Pag-archive sa Outlook

Nagbibigay ang Outlook ng apat na natatanging paraan para sa pag-archive ng mga email, bawat isa ay idinisenyo para sa iba't ibang mga kaso ng paggamit at mga kinakailangan sa imbakan.

2.1 Manu-manong Pag-archive sa Built-in na Folder (Buton ng Archive)

Inililipat ng button na Archive ang mga email sa isang built-in na folder na Archive sa iyong mailbox. Pinapanatili nito ang mga email sa iyong pangunahing mailbox at mainam para sa pag-oorganisa ng iyong inbox nang hindi binabawasan ang paggamit ng storage. Ang mga naka-archive na item ay nananatiling naa-access sa lahat ng device.

2.2 Manu-manong Pag-archive sa Panlabas na File (Tool sa Paglilinis ng mga Lumang Item)

Ang tool na Clean Up Old Items ay naglilipat ng mga email sa isang hiwalay na archive file na nakaimbak nang lokal sa iyong computer. Ang pamamaraang ito ay aktwal na nag-aalis ng mga email mula sa iyong mailbox, na nagpapalaya ng espasyo sa imbakan ng server. Ito ang mas mainam na opsyon kapag kailangan mong bawasan ang laki ng mailbox.

2.3 Awtomatikong Pag-archive

Awtomatikong inililipat ng AutoArchive ang mga lumang email sa isang lokal na PST file batay sa mga setting na maaaring i-configure at mga panahon ng pagtanda. Ang feature na ito ay gumagana ayon sa iskedyul at namamahala sa laki ng mailbox nang walang manu-manong interbensyon, kaya mainam ito para sa mga user na nakakatanggap ng maraming email.

2.4 Online Archive ng Exchange Server (Tampok ng Negosyo)

Ang Exchange Server Online Archive, na tinatawag ding In-Place Archiving, ay isang Microsoft 365 cloud-based, enterprise-class na solusyon na gumagana bilang isang hiwalay na mailbox sa server. Pinapagana at pinamamahalaan ng mga administrator ang feature na ito, na nagbibigay ng karagdagang storage habang pinapanatiling naa-access ang mga naka-archive na email mula sa anumang device. Kapag pinagana ang Online Archive, awtomatikong hindi pinagana ang AutoArchive.

3. Manu-manong Pag-archive sa Built-in na Folder (Buton ng Archive)

3.1 I-archive sa Bagong Outlook

Para i-archive ang mga email gamit ang button na Archive sa New Outlook:

Piliin ang email o mga email na gusto mong i-archive.
I-click ang archive sa toolbar.
May lalabas na mensahe ng kumpirmasyon. Maaari mong i-click ang Magpawalang-saysay kung kinakailangan.

tandaan: Hindi sinusuportahan ng Bagong Outlook ang function na AutoArchive.

3.2 Pag-archive sa Classic Outlook

3.2.1 Pindutan ng Pag-archive

Para i-archive ang mga email gamit ang button na Archive sa Classic Outlook:

Piliin ang mga email na ia-archive.
Sa ilalim ng Home seksyon, sa alisin grupo, mag-click archive.
Ililipat ng Outlook ang mga email sa folder na Archive.

Kung hindi mo sinasadyang na-archive ang isang email, pumunta sa folder na Archive at ibalik ang email sa orihinal nitong folder.

3.2.2 Paggamit ng mga Shortcut sa Keyboard (Backspace Key)

Mabilis mong maa-archive ang mga napiling email gamit ang keyboard:

Pumili ng mga email na ia-archive.
Pindutin ang Backspace susi.
Agad na ia-archive ang mga napiling email.

Mahalaga: Kung magbubukas ka ng email sa isang bagong window, kailangan mong isara ang window at pagkatapos ay gamitin ang mga hakbang sa itaas para i-archive ito.

3.2.3 Paano I-disable ang Backspace Key Archive

Mas gusto ng ilang user na huwag paganahin ang feature na Backspace key archiving para sa mga sumusunod na dahilan:

Aksidenteng Pag-archive: Ang mga user na hindi pamilyar sa feature na ito ay maaaring hindi sinasadyang pindutin ang Backspace o para sa iba pang layunin, na nagiging sanhi ng biglaang pagkawala ng mga email mula sa kanilang inbox.
Pagkalito sa Delete Key: Malapit ang Backspace key sa Delete key, ngunit may pabago-bagong pag-andar na maaaring nakalilito.
Mga Patakaran sa Organisasyon: Mas gusto ng ilang organisasyon na kontrolin ang mga paraan ng pag-archive at pigilan ang mga empleyado sa paggamit ng mga keyboard shortcut.
Hindi Paggamit ng Tampok na Archive: Maaaring makita ng mga user na hindi gumagamit ng Archive folder na walang silbi ang shortcut na ito.

Para maiwasan ang pag-archive ng mga item gamit ang Backspace key, kailangan mong gawin ang mga sumusunod:

Isara nang buo ang Outlook.
pindutin Windows + R upang buksan ang Run dialog.
uri regedit at pindutin ang Enter upang buksan ang Registry Editor.
Mag-navigate sa: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\mga patakaran\Microsoft\office\16.0\outlook\mga opsyon
Mag-right-click sa kanang pane at piliin ang bago -> Halaga ng DWORD (32-bit).
Pangalanan ang halaga Huwag paganahin angOneClickArchive.
I-double click ang bagong value at itakda ito sa 1.
I-click ang OK at isara ang Registry Editor.
Restart Outlook.

tandaan: Ang pag-aayos na ito sa registry ay nalalapat sa Microsoft 365 ng Outlook at hindi gumagana sa mga perpetual na bersyon.

3.2.4 Mag-right-click para Mag-archive

Para mag-archive gamit ang context menu:

I-right-click ang email na gusto mong i-archive.
piliin archive mula sa pop-up na menu.
Ang mga email ay ililipat sa folder na Archive.

3.2.5 I-drag at I-drop sa Archive Folder

Para sa manu-manong kontrol sa pag-archive:

Hanapin ang archive folder sa Navigation Pane.
I-click at pindutin nang matagal ang email na gusto mong i-archive.
I-drag ito sa folder ng Archive at i-drop.

3.3 I-archive ang mga Aytem ayon sa mga Tiyak na Pamantayan

Bilang default, ang tampok na Outlook Archive ay maaari lamang linisin ang mga lumang item ayon sa petsa. Kung gusto mong i-archive ang lahat ng item na nakakatugon sa mga partikular na pamantayan, mangyaring:

Sa Advanced na Paghahanap dialog, mag-click Mag-browse ... para piliin ang folder kung saan mo gustong hanapin ang mga item.
Itakda ang pamantayan sa paghahanap.
I-click ang Hanapin Ngayon upang mahanap ang lahat ng aytem na nakakatugon sa pamantayan.
Piliin ang lahat ng nahanap na item.
I-right-click ang mga napiling item at i-click ang Ilipat, at piliin ang iyong folder na Archive bilang tarkumuha.
Ang lahat ng nahanap na item ay ililipat sa folder ng archive.

Halimbawa 1: I-archive ang lahat ng email na mas malaki sa 10KB:

Sa Advanced na Paghahanap diyalogo, i-click Mag-browse ... para piliin ang folder kung saan mo gustong hanapin ang mga item.
I-click ang Higit pang Mga Pagpipilian tab
Itakda Sukat (kilobytes) sa mas mataas sa 10
I-click ang Hanapin Ngayon

Halimbawa 2: I-archive ang lahat ng nag-expire na email:

Sa Advanced na Paghahanap diyalogo, i-click Mag-browse ... para piliin ang folder kung saan mo gustong hanapin ang mga item.
I-click ang Advanced tab
In Tukuyin ang higit pang pamantayan seksyon, piliin Matatapos mula Lahat ng mga patlang ng Mail.
Itakda ang kundisyon, tulad ng Bukas.
I-click ang Idagdag sa listahan
I-click ang Hanapin Ngayon

Halimbawa 3: I-archive ang lahat ng nakumpletong email na may flag:

Halimbawa 4: I-archive ang lahat ng email na may partikular na kategorya ng kulay:

Halimbawa 5: I-archive ang lahat ng email nang walang follow-up:

bandila:

4. Manu-manong Pag-archive sa Panlabas na File (Tool sa Paglilinis ng mga Lumang Item)

4.1 Paggamit ng Tool na Linisin ang mga Lumang Bagay

Para manu-manong i-archive ang mga email ng Outlook sa Outlook papunta sa isang PST file:

I-click ang talaksan Tab.
I-click ang Impormasyon, pagkatapos ay mag-click Kagamitan.
piliin Linisin ang mga Lumang Item.
Ang archive ipapakita ang diyalogo.
Piliin ang I-archive ang folder na ito at lahat ng subfolder pagpipilian.
Piliin ang folder na gusto mong i-archive (hal., Inbox). Para i-archive ang lahat ng item, piliin ang root folder ng iyong mailbox.
Sa ilalim I-archive ang mga item na mas luma kaysa sa, maglagay ng petsa. Ang mga item na mas luma kaysa sa petsang ito ay ia-archive.
Sa ilalim File ng pag-archive, tanggapin ang default na lokasyon o i-click ang Magtingin para pumili ng ibang lokasyon at pangalan ng file.
Opsyonal, suriin Isama ang mga item na may tsek na “Huwag I-autoArchive” kung gusto mong i-archive ang mga item na dati nang hindi kasama sa auto archive.
I-click ang OK pagkatapos ptart pag-archive.

Kapag nakumpleto na, lilitaw ang Archives mailbox sa kaliwang panel, na magbibigay-daan sa iyong ma-access ang iyong mga naka-archive na email.

4.2 Pag-archive ng Maramihang Folder na may Iba't Ibang Panahon ng Pagpapanatili.

Para i-archive ang mga item sa iba't ibang folder na may iba't ibang panahon ng pagpapanatili habang pinapanatili ang mga ito sa iisang PST file:

Buksan ang kahon ng diyalogo ng Archive (talaksan -> Impormasyon -> Kagamitan -> Linisin ang mga Lumang Item).
Piliin ang unang folder (hal., Inbox) at itakda ang petsa sa 6 na buwan na ang nakalipas. Huwag mo munang i-click ang OK.
Pumili ng ibang folder (hal., Mga Naipadalang Aytem) at magtakda ng ibang petsa (hal., 1 taon na ang nakalipas). Huwag mo munang i-click ang OK.
Magpatuloy sa pagpili ng mga folder at pagtatakda ng iba't ibang mga petsa kung kinakailangan.
Tiyaking ginagamit ng lahat ng folder ang parehong path ng archive file.
I-click ang OK kapag na-configure na ang lahat ng folder.

5. Awtomatikong I-archive ang mga Email sa Outlook

5.1 Pagpapagana ng AutoArchive

Para paganahin at i-configure ang AutoArchive sa Classic Outlook:

I-click ang talaksan -> Options.
Piliin ang Advanced Tab.
Sa ilalim ng AutoArchive seksyon, i-click ang Mga Setting ng AutoArchive button:
Lagyan ng check ang Patakbuhin ang AutoArchive kada N araw kahon.
Tukuyin kung gaano kadalas mo gustong patakbuhin ang AutoArchive (hal., kada 14 na araw).
I-configure ang mga karagdagang setting tulad ng lokasyon ng archive at panahon ng pagtanda. Ipapaliwanag namin nang detalyado ang mga setting na ito sa susunod na seksyon.
I-click ang OK upang mai-save ang iyong mga setting.

Awtomatiko nang tatakbo ang AutoArchive batay sa iyong na-configure na iskedyul.

5.2 Paliwanag sa mga Setting ng AutoArchive

Ang pag-unawa sa bawat setting ng AutoArchive ay makakatulong sa iyong epektibong makontrol ang proseso ng pag-archive:

Patakbuhin ang AutoArchive Bawat N Araw: Kinokontrol ang iskedyul para sa awtomatikong pag-archive. Ang madalas na pagpapatakbo nito (hal., lingguhan) ay nagpoproseso ng mas maliliit na batch ng mga email, na mas mahusay kaysa sa pag-archive ng libu-libong item nang sabay-sabay. Para tuluyang ihinto ang AutoArchive, alisan ng tsek ang opsyong ito.
Prompt Bago Tumakbo ang AutoArchive: Kung gusto mo ng paunang abiso bago i-archive ang mga starts, paganahin ang opsyong ito. Makakakita ka ng notification na nagpapahintulot sa iyong kanselahin ang operasyon kung kinakailangan.
Burahin ang mga Nag-expire na Item (mga folder ng e-mail lamang): Inaalis nito ang mga mensaheng may mga petsa ng pag-expire na lumipas na. Tandaan na ang mga nag-expire na item ay iba sa mga lumang item – manu-manong itinatakda ang pag-expire kapag gumagawa ng mga email sa ilalim ng Options tab. Mag-ingat sa setting na ito dahil binubura nito ang mga item sa halip na ia-archive ang mga ito.
I-archive o Burahin ang mga Lumang Item: I-a-activate ng master switch na ito ang iyong custom na AutoArchive configuration. Hayaan itong walang check para gamitin ang built-in na mga default ng Outlook.
Ipakita ang Archive Folder sa Listahan ng Folder: Kapag pinagana, awtomatikong lilitaw ang iyong mga folder ng archive sa Navigation Pane. Kung wala ito, kakailanganin mong manu-manong buksan ang archive PST file sa bawat oras na gusto mong i-access ang mga naka-archive na item.
Linisin ang mga Bagay na Mas Luma Pa sa: Itinatakda ang cutoff age para sa pag-archive. Ang mga item na mas luma sa threshold na ito ay ililipat sa archive file. Ang saklaw ay flexible – mula 1 araw hanggang 60 buwan, na tinukoy sa mga araw, linggo, o buwan.
Ilipat ang mga Lumang Item Sa: Sinasabi sa Outlook kung saan iimbak ang mga naka-archive na item. Bilang default, lumilikha ito ng archive.pst sa iyong folder na Documents\Outlook Files. I-click ang Magtingin para pumili ng ibang lokasyon o pangalan ng file. Ang pagpili sa opsyong ito ay magdi-disable sa permanenteng setting ng pagbura sa ibaba.
Permanenteng Burahin ang mga Aytem: Sa halip na panatilihin ang mga naka-archive na kopya, tuluyang binubura ng setting na ito ang mga lumang item kapag naabot na nila ang limitasyon sa edad. Gamitin ito nang may pag-iingat – hindi na mababawi ang mga nabura na item. Ang pagpapagana nito ay magdi-disable sa opsyon sa pag-archive sa itaas.
Ilapat ang mga Setting na ito sa Lahat ng Folder Ngayon: Agad na ilalapat ng button na ito ang kasalukuyan mong configuration sa lahat ng folder ng Outlook. Laktawan ito kung gusto mong magtakda ng iba't ibang panuntunan para sa mga indibidwal na folder – maaari mo na lang i-configure ang mga iyon sa pamamagitan ng mga property ng bawat folder.

5.3 Mga Default na Panahon ng Pagtanda para sa mga Folder ng Outlook

Naglalapat ang Outlook ng iba't ibang default na panahon ng pagtanda sa iba't ibang uri ng folder:

Inbox at mga Draft: 6 buwan
Mga Naipadalang Aytem at Mga Natanggal na Aytem: 2 buwan
Kahon ng Labas: 3 buwan
Kalendaryo, Mga Gawain, Mga Tala, at Journal: 6 buwan
Contact: Hindi awtomatikong na-archive bilang default

Ang mga folder na iyong gagawin ay magmamana ng panahon ng pagtanda ng mga katulad na default na folder. Halimbawa, ang mga custom na mail folder ay makakatanggap ng 6 na buwang panahon ng pagtanda tulad ng Inbox.

5.4 Paano Tinutukoy ang Edad ng Item

Ang iba't ibang uri ng mga item sa Outlook ay gumagamit ng iba't ibang pamantayan sa petsa upang matukoy kung sapat na ang mga ito para sa pag-archive:

Mga Mensahe sa Email: Tinitingnan ng system kung kailan mo natanggap ang mensahe at kung kailan mo ito huling binago, pagkatapos ay ginagamit ang petsang mas huli. Kahit ang mga simpleng aksyon tulad ng pagmamarka bilang nabasa/hindi pa nababasa o paglipat ng email ay nag-a-update sa timestamp ng pagbabago.
Mga Aytem sa Kalendaryo: Para sa mga pagpupulong at appointment, ang kaugnay na petsa ay kung kailan moost kamakailan lamang inedit at na-save ang entry. Ang mga item na may mga pattern ng pag-ulit ay hindi kasama sa awtomatikong pag-archive. Mahalaga, tanging ang mga nakaraang kaganapan lamang ang kwalipikado para sa pag-archive – ang mga appointment sa hinaharap ay mananatili anuman ang kanilang huling binagong petsa.
Mga gawain: Dalawang petsa ang mahalaga rito: ang petsa ng pagkumpleto at ang huling binagong petsa. Alinman ang mas bago ang siyang magtatakda ng kwalipikasyon. Ang mga gawaing ipinapakita pa rin bilang hindi kumpleto ay hindi kailanman awtomatikong ia-archive. Para sa mga itinalagang gawain, ang pag-archive ay nangyayari lamang pagkatapos markahan ng isang tao na kumpleto ang mga ito.
Mga Tala: Ang petsa na ikaw ayost Ang kamakailang na-edit at na-save ay tumutukoy kung kailan magiging karapat-dapat sa archive ang isang tala.
Mga Entry sa Journal: Alinman sa orihinal na petsa ng paglikha o ang most Ang petsa ng kamakailang pagbabago ay nalalapat, kung saan ang mas bagong petsa ang uunahin.
Contact: Ganap na nilalaktawan ng feature na AutoArchive ang mga contact. Kung kailangan mong i-archive ang iyong folder ng Mga Contact, manu-manong gamitin ang tool na Clean Up Old Items.

5.5 Pag-customize ng AutoArchive para sa mga Partikular na Folder

Para i-configure ang mga custom na setting ng AutoArchive para sa isang partikular na folder:

Sa listahan ng folder ng Navigation Pane, i-right-click ang folder na gusto mong i-customize.
I-click ang Mga Katangian.
I-click ang AutoArchive Tab.
piliin I-archive ang folder na ito gamit ang mga setting na ito.
I-configure ang panahon ng pagtanda at iba pang mga opsyon na partikular sa folder na ito.
I-click ang OK upang i-save ang mga setting.

tandaan: Gamitin ang Permanenteng burahin ang mga lumang item opsyon para awtomatikong tanggalin ang mga lumang email sa Tinanggal na Mga Item at Junk Email mga folder pagkatapos ng isang tinukoy na panahon ng pagpapanatili.

5.6 Ibukod/Isama ang mga Aytem mula sa AutoArchive

Minsan, HINDI mo gugustuhing i-archive ang ilang mga item na madalas gamitin. Nasa ibaba ang mga solusyon para sa 3 magkakaibang senaryo. Siyempre, maaari mo ring i-undo ang operasyon at isama ang mga item mula sa AutoArchive.

5.6.1 Ibukod ang Isang Aytem

Piliin ang partikular na item.
pindutin Alt + Enter mga susi.
A Mga Katangian lalabas ang dialog box.
Lagyan ng check ang Huwag I-autoarchive ang item na ito pagpipilian.

5.6.2 Ibukod ang Maramihang Aytem

1. Pumunta sa Tingnan ang iyong Bansa tab
2. I-click ang Tingnan ang Mga Setting
3. Sa Mga Advanced na Setting ng View dialog box, mag-click Haligi:
4. Ang Ipakita ang mga Kolum Lilitaw ang dialog box. Sundin ang mga hakbang sa ibaba upang idagdag ang Huwag I-autoarchive haligi:
  - piliin Lahat ng mga patlang ng Mail.
  - piliin Huwag I-autoarchive sa mga magagamit na kolum.
  - I-click ang Idagdag
  - Kung gusto mong baguhin ang pagkakasunod-sunod nito, piliin ito at gamitin Ilipat Up or Ibaba or bumaba.
  - I-click ang OK
5. Pagkatapos ng pag-click OK, babalik ka sa Mga Advanced na Setting ng View dialog, kung saan kailangan mong i-click Iba pang Mga Setting.
6. Sa Iba pang Mga Setting kahon ng diyalogo, lagyan ng tsek ang Payagan ang pag-edit sa loob ng cell pagpipilian.
7. Mag-click ng isang serye ng OK para i-save ang mga pagbabago at bumalik sa pangunahing window ng Outlook. Ngayon, para ibukod ang mga partikular na item mula sa Auto Archive, tingnan lang ang Huwag I-autoarchive kolum para sa kanila:

5.6.3 Magbukod ng Folder

I-right-click ang folder sa Navigation Pane.
piliin Mga Katangian.
I-click ang AutoArchive Tab.
piliin Huwag i-archive ang mga item sa folder na ito.
I-click ang OK.

6. Awtomatikong I-archive ang mga Email sa Outlook na may mga Panuntunan

Pinapayagan ka ng mga tuntunin ng Outlook na awtomatikong i-archive ang mga email mula sa mga partikular na nagpadala o tumutugma sa ilang partikular na pamantayan. Para gumawa ng tuntunin sa pag-archive:

I-right-click ang email na gusto mong i-archive.
I-click ang Batas -> Gumawa ng panuntunan sa pop-up menu.
Ang Lumikha ng Panuntunan ipapakita ang diyalogo.
Sa Kapag nakatanggap ako ng email na naglalaman ng lahat ng napiling kundisyon seksyon, tukuyin ang kundisyon ng panuntunan, tulad ng mula sa, Naglalaman ang paksa, O Ipinadala saPara sa mas kumplikadong mga kondisyon, i-click ang Mga Advanced na Pagpipilian sa kanang sulok sa ibaba.
Sa Gawin ang mga sumusunod seksyon, piliin Ilipat ang item sa folder: at tukuyin ang folder ng Archive sa pamamagitan ng pag-click sa Piliin ang Folder… button.
I-click ang OK para iligtas ang panuntunan.

Awtomatiko nang ililipat ng Outlook ang lahat ng email na nakakatugon sa mga kundisyon papunta sa folder na Archive.

7. Pag-archive Batay sa Petsa ng Pagtanggap

Bilang default, ginagamit ng Outlook AutoArchive ang binagong petsa o natanggap na petsa, alinman ang mas huli. Kung gusto mong i-archive ng Outlook ang mga email batay lamang sa natanggap na petsa (hindi papansinin ang mga pagbabago), kailangan mong baguhin ang Windows Registry:

Isara nang buo ang Outlook.
Buksan ang Registry Editor.
Mag-navigate sa: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ Mga Kagustuhan.
I-right-click ang Mga Kagustuhan at piliin ang bago -> Halaga ng DWORD (32-bit).
Pangalanan ang bagong halaga ArkibosIgnoreHulingBinagongOras.
I-right-click ang bagong gawang value at i-click ang Baguhin.
Itakda ang halaga sa 1 at i-click ang OK.
Isara ang Registry Editor at restart Outlook.

Pagkatapos ng mga pagbabagong ito, ia-archive ng Outlook ang mga email batay sa petsa ng pagtanggap ng mga ito sa halip na sa binagong petsa.

8. Advanced: Awtomatikong Pag-archive gamit ang VBA

Kung kailangan mo ng mas advanced na mga kontrol sa awtomatikong pag-archive, maaari mong gamitin ang mga Outlook VBA macro. Nasa ibaba ang ilang halimbawa ng mga senaryo:

Awtomatikong I-archive ang mga Nakumpletong Gawain sa Outlook
I-archive ang mga Email na Mas Malaki kaysa sa Isang Tiyak na Sukat
Awtomatikong I-archive ang mga Lumang Email na Mas Malaki Kaysa sa Isang Tiyak na Sukat
Awtomatikong I-classify at I-archive ang mga Email ayon sa Buwan
Awtomatikong I-classify at I-archive ang mga Papasok na Email ayon sa Pangalan ng Nagpadala
Awtomatikong I-archive ang mga Tinanggihang Pulong sa Isang Partikular na Kalendaryo
Awtomatikong I-archive ang Pinakalumang Email Kapag May Dumating na Bagong Email
Awtomatikong I-archive ang mga Papasok na Email nang walang mga Follow-up Flag
Awtomatikong I-archive ang mga Lumang Item Kapag Napakaraming Item ang Inbox
I-archive ang Lahat ng Overdue na Appointment at Gawain
I-archive ang Lahat ng Nag-expire na na Email
Awtomatikong I-archive ang Na-flag na Email pagkatapos Markahan Ito na Kumpleto
Awtomatikong I-archive ang mga Nag-expire na Item kapag Mas Malaki ang File ng Outlook Kaysa sa Isang Tiyak na Sukat
I-archive ang Lahat ng Nabasang RSS Item
I-archive ang mga Nabasang Email sa Iba't Ibang Folder Batay sa mga Nagpadala
Batch Huwag paganahin ang Opsyon na "AutoArchive" para sa Lahat ng Folder ng Outlook
Ilapat nang Batch ang Parehong Setting na "AutoArchive" sa Lahat ng Folder ng Outlook
Paganahin nang Batch ang Opsyon na "Huwag I-autoArchive ang item na ito" para sa Maramihang Mga Email sa Outlook
Batch Disable na Opsyon na "AutoArchive" para sa Lahat ng Nauulit na Item sa Kalendaryo

9. Online na Arkibos ng Exchange Server

Ang Exchange Server Online Archive (tinatawag ding In-Place Archiving) ay isang tampok sa pag-archive sa antas ng enterprise para sa Microsoft 365 na nagbibigay sa mga user ng karagdagang espasyo sa imbakan ng mailbox sa pamamagitan ng pag-archive ng mga lumang email sa mga naka-archive na mailbox. Hindi tulad ng mga pamamaraan sa pag-archive sa client-side, ang tampok na ito ay ganap na pinamamahalaan ng mga administrator at gumagana sa server.

9.1 Mga Kinakailangan sa Pag-setup ng Administrator

Tanging ang mga administrador lamang ang maaaring mag-enable o mag-disable ng Exchange Server Online Archive. Para i-configure ang mga archive mailbox, dapat gawin ng mga administrador ang mga sumusunod:

Mabigyan ng tungkulin bilang Mail Recipients sa Exchange Online
I-access ang Exchange admin center (EAC)
Magkaroon ng naaangkop na lisensya ng Microsoft 365 para sa mga gumagamit

9.2 Paano Pinapagana ng mga Administrator ang mga Archive Mailbox

Maaaring paganahin ng mga administrator ang mga archive mailbox sa pamamagitan ng Exchange admin center:

Mag-sign in sa Exchange admin center (EAC) at pumunta sa Mga tatanggap -> Mga mailbox.
Piliin ang user para paganahin ang kanilang mailbox para sa archive.
Sa flyout pane, piliin ang mga iba, at sa ilalim Arkibo ng mailbox, piliin Pamahalaan ang archive ng mailbox.
I-on Arkibo ng mailbox, pagkatapos ay mag-click I-save ang.

Ang katayuan ng archive mailbox ay ipapakita bilang Aktibo para sa napiling gumagamit.

9.3 Awtomatikong Paganahin ang mga Archive Mailbox

Maaaring gamitin ng mga administrator ang PowerShell upang awtomatikong paganahin ang mga archive mailbox kapag ang isang pangunahing mailbox ay umabot sa 90% ng quota nito:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Pag-aalis ng mga Archive Mailbox

Kung gusto mong unti-unting alisin ang mga archive mailbox para sa iba't ibang dahilan, tulad ng limitadong espasyo, magagawa mo ang mga sumusunod:

I-export ang mga mailbox ng archive.
Huwag paganahin ang archive.

9.5 Epekto sa Iba Pang Mga Tampok ng Archive

Kapag pinagana ang Exchange Server Online Archive para sa isang user:

Ang mga tool na AutoArchive at Clean Up Old Items ay nagiging hindi magagamit sa Classic Outlook
Ang buton na Archive sa Outlook ay patuloy na gumagana nang normal
Kinokontrol ng mga patakaran sa pagpapanatili na nakatalaga sa mga mailbox ng Exchange Online ang gawi sa pag-archive

tandaan: Hindi available ang feature na ito sa mga Microsoft 365 Government cloud, Microsoft 365 na pinapatakbo ng 21Vianet, o Microsoft 365 Germany.

10. Paghahanap at Pamamahala ng mga Naka-archive na Email sa Outlook

10.1 Paghahanap ng Folder at File ng Archive

Para mahanap ang iyong mga naka-archive na email:

Folder ng Arkibo: Ang built-in na Archive folder ay lilitaw sa iyong listahan ng folder ng Navigation Pane. Piliin ang Tingnan ang iyong Bansa -> Pane ng Folder -> normal para ipakita ang listahan ng folder kung ito ay nakatago.
Mga Archive Mailbox (PST File): Kapag ginagamit ang AutoArchive o ang Clean Up Old Items tool, ang Archives mailbox ay lilitaw bilang isang hiwalay na item sa iyong listahan ng folder, basta't pinili mo ang Ipakita ang folder ng archive sa listahan ng folder sa mga setting ng AutoArchive.

Kung hindi lumalabas ang Archives mailbox, maaari mo itong buksan nang manu-mano sa pamamagitan ng:

Pumunta sa talaksan -> Mga Opsyon -> Advanced
Sa ilalim ng AutoArchive seksyon, i-click ang Mga Setting ng AutoArchive button.
Hanapin ang buong path ng archive PST file sa Ilipat ang mga lumang bagay sa.
I-click ang talaksan -> Buksan at I-export -> Buksan ang File ng Data ng Outlook at piliin ang iyong archive na PST file sa pamamagitan ng buong path nito.

10.2 Paglilipat ng Archive File

Isara ang archive na PST file sa Outlook.
Ilipat ang file sa bagong lokasyon.
Buksan itong muli sa Outlook.
Baguhin ang landas sa talaksan -> Mga Opsyon -> Advanced -> AutoArchive -> Mga Setting ng AutoArchive -> Ilipat ang mga lumang item sa

10.3 Paghahanap sa mga Naka-archive na Email

Para maghanap ng mga naka-archive na email sa Archive folder:

Bilang default, kapag nag-type ka ng terminong hinahanap sa Search box sa itaas ng Outlook, hahanapin nito ang lahat ng folder sa iyong mailbox, kabilang ang mga naka-archive na item.
Para limitahan ang iyong paghahanap sa folder na Archive lamang, piliin muna ang archive folder sa Navigation Pane.
Pagkatapos ay i-type ang iyong terminong hinahanap sa Search box.
Ang mga resulta ng paghahanap ay magpapakita lamang ng mga item mula sa folder na Archive.

Para maghanap ng mga naka-archive na email sa Archive file:

I-click ang Archive file sa kaliwang panel.
I-click ang search box sa gitna.
Lilitaw ang tab na Paghahanap.
I-click ang Maghanap tab
I-click ang Mga Tool sa Paghahanap -> Advanced na Paghahanap …
Ang Advanced na Paghahanap ipapakita ang diyalogo.
I-click ang Mag-browse ... button.
Sa Pumili ng Folder(s) diyalogo, tingnan ang Archive File
Lagyan ng check ang Maghanap ng mga subfolder
I-click ang OK
Pagkatapos ay gagawin ng Outlooktarhindi naghahanap sa Archive file, kasama ang lahat ng subfolder nito:

10.4 Pagpapanumbalik ng mga Naka-archive na Email sa Inbox

Para ibalik ang mga naka-archive na email sa iyong Inbox:

Mag-navigate sa folder na Archive o sa mailbox na Archives.
Piliin ang email o mga email na gusto mong i-restore.
I-drag at i-drop ang mga email papunta sa iyong Inbox, o i-right-click at piliin ang Ilipat -> Inbox.

Ibabalik ang mga email sa iyong Inbox at aalisin mula sa lokasyon ng archive.

11. Mga Limitasyon at Pamamahala sa Laki ng File ng Archive

11.1 Mga Limitasyon sa Laki ng File ng PST na Default

Ang Outlook PST file ay may default na limitasyon sa laki:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016, at 2013: 50 GB
Outlook 2010 at mas nauna: 20 GB

Kapag ang archive PST file ay lumalapit o umabot sa limitasyong ito, maaaring ihinto ng Outlook ang pag-archive ng mga bagong item o kumilos nang hindi inaasahan.

11.2 Pamamahala ng Malalaking File ng Archive

Kapag ang iyong archive file ay malapit nang umabot sa limitasyon sa laki, isaalang-alang ang mga opsyong ito:

Paglikha ng mga Bagong File ng Archive: Gumawa ng bagong archive na PST file at starpag-archive ng mga email sa Outlook dito. Maaari kang magpanatili ng maraming archive file na nakaayos ayon sa taon o proyekto.
Pagtanggal ng mga Walang Kwenta na Bagay: Suriin ang iyong mga naka-archive na email at permanenteng tanggalin ang mga item na hindi mo na kailangan, pagkatapos siksikin ang archive file.

11.3 Pagtaas ng Limitasyon sa Sukat ng PST File (Hindi Inirerekomenda)

Bagama't maaari mong taasan ang default na 50 GB na limitasyon sa 100 GB sa pamamagitan ng mga pagbabago sa registry, hindi ito inirerekomenda. Ang malalaking PST file ay magpapabagal sa Outlook at magpapataas ng panganib ng corruption. Kung kailangan mong taasan ang limitasyon, maaari mong sundin gabay na ito .

Isaalang-alang ang paggawa ng mga bagong archive file o paggamit ng Online Archive sa halip na dagdagan ang limitasyon sa laki.

12. Pag-troubleshoot ng mga Isyu sa Outlook Archive

12.1 Hindi Magagamit ang AutoArchive

Kung hindi available o kulay abo ang mga opsyon sa AutoArchive, maaaring ang dahilan ay:

Pinagana ang Online Archive ng Exchange Server: Kung pinagana ng iyong organisasyon ang Exchange Server Online Archive, awtomatikong hindi pinagana ang AutoArchive. Ang Online Archive ay nagsisilbing pamalit sa AutoArchive na pang-enterprise. Makipag-ugnayan sa iyong administrator upang gamitin ang Online Archive.
Tampok na Hindi Pinagana ng Administrator: Maaaring hindi pinagana ng iyong network administrator ang AutoArchive sa pamamagitan ng Group Policy o mga patakaran sa pagpapanatili na nagpapawalang-bisa sa functionality ng AutoArchive. Makipag-ugnayan sa system administrator para sa mga patakaran sa pamamahala ng email ng iyong organisasyon.
Mga Bagong Limitasyon sa Outlook: Hindi sinusuportahan ng New Outlook ang AutoArchive at ang tool na Clean Up Old Items. Gamitin ang Classic Outlook para ma-access ang mga feature na ito.

12.2 Hindi Tumatakbo ang AutoArchive

Kung tumigil sa pagtakbo ang AutoArchive, suriin ang mga sumusunod:

Pagsusuri sa mga Setting ng AutoArchive: Buksan ang mga setting ng AutoArchive (talaksan -> Options -> Advanced -> Mga Setting ng AutoArchive) at i-verify na tama ang iyong configuration.
Patakbuhin ang Checkbox ng AutoArchive: Tiyaking ang Patakbuhin ang AutoArchive kada N araw May tsek ang opsyon. Kung walang tsek, hindi awtomatikong tatakbo ang AutoArchive.

12.3 Mga Partikular na Aytem na Hindi Ini-archive

Kung ang ilang mga item ay hindi naka-archive, ang mga dahilan ay maaaring kabilang ang:

Masyadong Bago ang Petsa ng Pagbabago: Bilang default, ginagamit ng Outlook ang petsa ng natanggap o petsa ng pagbabago, alinman ang mas huli. Kung kamakailan mo lang binago ang isang email, hindi ito ia-archive hanggang sa lumipas ang isa pang panahon ng pagpapahaba.
"Huwag I-autoarchive" Pinagana ang Ari-arian: Maaaring pinagana ang property na “Huwag I-autoArchive ang item na ito” sa mga item.
- Para malagyan ng tsek ang isang item, i-double click ito para mabuksan ito sa bagong window, pagkatapos ay i-click ang talaksan -> Mga Katangian, at suriin ang Huwag I-autoarchive ang item na ito pagpipilian.
- Para tingnan ang maraming item nang sabay-sabay, idagdag ang column na “Huwag I-autoArchive” sa iyong mga setting ng view, pagkatapos ay dagdagan ang lapad ng listahan ng email para maipakita nito ang column na ito.

12.4 Hindi Ipinapakita ang Folder ng Archive

Kung ang Mga Folder ng Archive Hindi lumalabas ang (Ang Archive Mailbox File) sa kaliwang panel ng Outlook. Subukan ang mga solusyong ito:

Pagpapagana ng Folder ng Archive ng Ipakita: Buksan ang mga setting ng AutoArchive at siguraduhing Ipakita ang folder ng archive sa listahan ng folder ay naka-check.
Manu-manong Pagdaragdag ng Archive File: Kung hindi pa rin lumalabas ang Archives mailbox, buksan ito nang manu-mano sa pamamagitan ng pag-click sa talaksan -> Buksan at I-export -> Buksan ang File ng Data ng Outlook at pagpili ng iyong archive na PST file.
Pag-update ng Outlook: Para sa mga Microsoft 365, Exchange, Exchange Online, at Outlook.com account, dapat ay nasa default ang iyong Archive folder. Kung hindi mo ito makita sa Outlook 2016 o Outlook para sa Microsoft 365, pumunta sa talaksan -> Account sa Opisina -> I-update ang Opsyon -> I-update Ngayon.

12.5 Nasira ang PST File sa Archive

Kung sira ang archive PST file, hindi maaaring maglipat ang Outlook ng mga bagong email dito. Maaari mong ayusin ang PST file sa pamamagitan ng:

Paggamit ng Inbox Repair Tool (scanpst.exe)
Paggamit ng mga Tool sa Pagbawi ng 3rd-party

Mangyaring tingnan ang ang aming kumpletong gabay sa mga pamamaraan sa itaas, pati na rin sa iba pang mga pamamaraan ng pagkukumpuni.

13. Mga Pinakamahusay na Kasanayan para sa Pag-archive ng Email

13.1 Anong mga Email ang I-archive

Ang ilang uri ng email ay dapat i-archive sa halip na burahin upang mapanatili ang mahahalagang talaan:

Mga Talaang Pananalapi: I-archive ang mga email na naglalaman ng mga bank statement, bill, invoice, resibo, at impormasyong may kaugnayan sa buwis para sa sanggunian sa hinaharap at mga layunin sa pagbabadyet.
Mga Usapan sa Trabaho: Itago ang mahahalagang talakayan, desisyon, detalye ng proyekto, at mga dokumento na may kaugnayan sa trabaho para sa sanggunian o mga pagsusuri ng pagganap.
Mga Resibo at Kumpirmasyon: I-save ang mga kumpirmasyon ng pagbili, mga reserbasyon sa booking, mga subscription sa serbisyo, at mga resibo ng order kung sakaling may lumitaw na mga isyu.
Mga Legal na Dokumento: I-archive ang mga email na naglalaman ng mga kontrata, kasunduan, legal na komunikasyon, o anumang sulat na nagsisilbing legal na rekord.
Mga File ng Proyekto: Panatilihin ang mga email na may kaugnayan sa mga patuloy o natapos na proyekto, kabilang ang mga talakayan, draft, feedback, at mga panukala para sa sanggunian sa hinaharap.
Mga Personal na Milestone: Panatilihing minarkahan ng mga email ang mahahalagang pangyayari sa buhay tulad ng mga alok sa trabaho, mga liham ng pagtanggap, at mga nakamit sa karera para sa emosyonal na halaga.
Mga Dokumento sa Paglalakbay: I-archive ang mga tiket, booking sa hotel, at itine sa paglalakbayrarmga dokumento na maaaring magsilbing legal na talaan ng iyong kasaysayan ng paglalakbay.

13.2 Gabay sa Desisyon sa Pag-archive vs. Pagbura

Kapag nagpapasya kung ia-archive o ide-delete ang isang email, isaalang-alang ang halaga nito sa hinaharap. I-archive ang mga mensaheng maaaring kailanganin mo sa ibang pagkakataon para sa sanggunian, pagsunod, o pagtatala. I-delete ang mga email na hindi na nauugnay o hindi na kailangan, tulad ng mga lumang newsletter, spam, o tempo.rarmga notification. Kung hindi ka sigurado, i-archive ito – maaari mo itong burahin anumang oras sa ibang pagkakataon, ngunit hindi mo na mababawi nang permanente ang mga nabura na email.

13.3 Regular na Pagpapanatili ng Archive

Panatilihing regular ang iyong archive sa pamamagitan ng pana-panahong pagrerepaso ng mga naka-archive na item at pagbura ng mga hindi mo na kailangan. Pinipigilan nito ang iyong archive na maging kasing-gulo ng iyong inbox at pinapanatili nitong mapapamahalaan ang mga laki ng file. Mag-iskedyul ng quarterly o taunang pagsusuri ng iyong archive upang matiyak na naglalaman lamang ito ng mahahalagang impormasyon.

13.4 Pag-backup ng mga Archive File

Protektahan ang iyong mga naka-archive na email sa pamamagitan ng paggawa ng mga backup:

Mga Lokal na Kopya ng Backup: Kopyahin ang iyong archive PST file sa isang external hard drive o USB drive. Itabi ang backup sa isang ligtas na lokasyon na hiwalay sa iyong computer.
Pag-backup ng Cloud Storage: I-upload ang iyong archive na PST file sa mga serbisyo ng cloud storage tulad ng OneDrive, Dropbox, o Google Drive para sa off-site na backup at proteksyon laban sa pagpalya ng hardware.

Tandaan na ang mga archive file ay hindi katulad ng mga backup. Palaging magpanatili ng hiwalay na mga backup na kopya ng iyong archive PST file.

13.5 Pinakamainam na Dalas ng AutoArchive

Itakda ang AutoArchive na tumakbo nang madalas upang maiwasan ang malalaking backlog ngunit hindi gaanong madalas na makakaapekto sa performance. Para sa most para sa mga gumagamit, ang pagpapatakbo ng AutoArchive kada 14 na araw ay mahusay. Kung nakatanggap ka ng maraming email araw-araw, isaalang-alang ang pagtatakda nito na tumakbo lingguhan. Ang pag-archive ng mas maliliit na batch nang mas madalas ay mas mainam kaysa sa pagproseso ng libu-libong item nang sabay-sabay, na maaaring magpabagal sa iyong computer.

14. Mahahalagang Katotohanan Tungkol sa Outlook Archive

14.1 Format ng File na PST

Ang format ng PST (Personal Store) file ay ang uri ng data file ng Outlook na ginagamit para sa pag-iimbak ng mga email, item sa kalendaryo, contact, at iba pang data ng Outlook nang lokal sa iyong computer. Maaaring buksan ang mga PST file sa Outlook at ilipat sa pagitan ng mga computer. Ang mga ito ay hiwalay sa iyong mailbox at nakaimbak sa isang lokasyon na iyong tinukoy, kadalasan sa C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Pag-archive vs Pag-export

Magkaibang proseso ang pag-archive at pag-export. Inililipat ng pag-archive ang mga item mula sa kanilang orihinal na lokasyon patungo sa isang archive file, na nag-aalis sa mga ito mula sa pangunahing PST file at nagbabakante ng espasyo. Lumilikha ang pag-export ng kopya ng mga napiling item ngunit hindi ito inaalis sa kanilang orihinal na lokasyon o binabawasan ang laki ng mailbox. Gamitin ang pag-archive upang pamahalaan ang laki ng mailbox at pag-export upang lumikha ng mga backup na kopya.

14.3 Archive vs Backup

Ang isang archive file ay hindi katulad ng isang backup. Ang mga archive ay para sa pangmatagalang imbakan ng mga lumang bagay na hindi mo kailangan ng regular na access. Ang mga backup ay mga duplicate na kopya ng data na nakaimbak nang hiwalay para sa disaster recovery. Kung gusto mong i-backup ang iyong mga naka-archive na email, gumawa ng kopya ng iyong archive PST file at iimbak ito sa isang ligtas na lokasyon tulad ng OneDrive, Dropbox, o isang external drive.

Tingnan ang aming komprehensibong gabay sa Paano i-backup ang mga email sa Outlook.

14.4 Hindi Awtomatikong Naka-archive ang mga Kontak

Hindi awtomatikong ina-archive ng Outlook ang mga contact bilang default. Bagama't pinoproseso ng AutoArchive ang mga email folder, kalendaryo, gawain, tala, at journal, hindi kasama ang Contacts folder. Gayunpaman, maaari mong manu-manong i-archive ang Contacts folder gamit ang Clean Up Old Items tool kung kinakailangan.

15. Mga Madalas na Itanong

T: Paano ko ia-archive ang mga email sa Outlook?

A: Para i-archive ang mga email sa Outlook, piliin ang email o mga email na gusto mong i-archive at i-click ang button na Archive sa toolbar. Maaari mo ring i-right-click at piliin ang Archive mula sa context menu, pindutin ang Backspace key, o i-drag ang mga email papunta sa Archive folder. Para sa awtomatikong pag-archive, i-set up ang AutoArchive o gumamit ng mga rule para i-archive ang mga email mula sa mga partikular na nagpadala.

T: Paano ko ia-archive ang libu-libong email sa Outlook?

A: Para i-archive ang malalaking dami ng mga email, gamitin ang AutoArchive para mag-iskedyul ng regular na pag-archive ng mga lumang mensahe, o gamitin ang tool na Clean Up Old Items para manu-manong i-archive ang mga email na mas luma sa isang tinukoy na petsa. Maaari mo ring i-export ang mga email sa isang PST file sa pamamagitan ng pagpunta sa File -> Open & Export -> Import/Export -> Export to a file at pagpili sa Outlook Data File (.pst). Ang mga pamamaraang ito ay mahusay na namamahala sa mga bulk message nang hindi nangangailangan ng manu-manong pag-uuri.

T: Nakakapagbakante ba ng espasyo sa Outlook ang pag-archive ng mga email?

A: Depende ito sa paraan ng pag-archive. Kung gagamitin mo ang button na Archive, ang mga naka-archive na email ay ililipat sa built-in na Archive folder, na nasa iyong pangunahing mailbox pa rin, kaya hindi ito magbabakante ng espasyo. Gayunpaman, ang paggamit ng AutoArchive o ng Clean Up Old Items tool para ilipat ang mga email sa isang hiwalay na archive file ay nagbabakante ng imbakan ng pangunahing mailbox. Nagbabakante rin ang Online Archive ng espasyo sa iyong pangunahing mailbox sa pamamagitan ng paglipat ng mga email sa isang hiwalay na server-side mailbox.

T: Paano mahahanap ang mga naka-archive na email sa Outlook?

A: Para mahanap ang mga naka-archive na email, pumunta sa Archive folder sa iyong listahan ng folder o sa Archives mailbox kung gumagamit ng AutoArchive. Gamitin ang Search bar sa itaas ng Outlook para maghanap ng mga partikular na email ayon sa nagpadala, paksa, petsa, o mga keyword. Bilang default, hinahanap ng Outlook ang lahat ng folder kabilang ang mga naka-archive na item. Para limitahan ang paghahanap sa mga naka-archive na email lamang, piliin ang Archive folder bago maghanap.

T: Mas mainam ba na i-archive o i-delete ang mga email sa Outlook?

A: I-archive ang mga email na maaaring kailanganin mo sa ibang pagkakataon para sa sanggunian, pagsunod, o pagtatala. Burahin ang mga email na hindi nauugnay o hindi na kailangan. Kung may posibilidad na kakailanganin mong gamitin ang isang email sa hinaharap, i-archive ito sa halip na burahin ito. Ang mga naka-archive na email ay mananatiling mahahanap at maaaring ibalik anumang oras, habang ang mga nabura na email ay tuluyang mawawala nang tuluyan.

T: Maaari ko bang awtomatikong i-archive ang mga email sa Outlook?

A: Oo, hinahayaan ka ng AutoArchive na magtakda ng mga iskedyul para sa pag-archive ng mga email batay sa edad, folder, o iba pang pamantayan. Pinapanatili nitong organisado ang iyong inbox nang hindi nangangailangan ng manu-manong interbensyon. Maaari ka ring lumikha ng mga panuntunan sa Outlook upang awtomatikong ilipat ang mga email na nakakatugon sa mga partikular na kundisyon sa Archive folder. Tandaan na ang AutoArchive ay magagamit lamang sa Classic Outlook, hindi sa New Outlook o sa web na bersyon.

T: Makakaapekto ba ang pag-archive sa mga resulta ng aking paghahanap sa email?

A: Hindi, ang mga naka-archive na email ay mananatiling mahahanap sa Outlook. Bilang default, kapag naghanap ka sa Outlook, hinahanap nito ang lahat ng folder sa iyong mailbox, kabilang ang Archive folder at Archives mailbox. Mahahanap mo ang mga naka-archive na email nang kasingdali ng mga email sa iyong inbox.

T: Paano baguhin ang tarKunin ang lokasyon ng archive?

A: Para sa mga Microsoft 365, Exchange, Exchange Online, o Outlook.com account, hindi mo maaaring baguhin ang lokasyon ng built-in na Archive folder – ito ay isang default na system folder na hindi maaaring palitan ng pangalan, ilipat, o burahin. Para sa mga POP at IMAP account, maaari mong baguhin ang lokasyon ng Archive folder sa pamamagitan ng pagpili sa File -> Mailbox Settings -> Tools -> Set Archive Folder. Kapag ginagamit ang AutoArchive o Clean Up Old Items, maaari mong tukuyin kung saan naka-save ang archive PST file sa pamamagitan ng pag-click sa Browse sa mga setting ng archive.

T: Ano ang kaugnayan sa pagitan ng AutoArchive at Exchange Server Online Archive?

A: Ang AutoArchive ay isang mas lumang feature ng Outlook na awtomatikong naglilipat ng mga lumang email sa isang lokal na PST file. Nangangahulugan ito na ang mga mensahe ay inaalis mula sa server at mas mahirap hanapin sa pamamagitan ng paghahanap. Kung ang hard drive na naglalaman ng AutoArchive PST file ay hindi na magamit, ang mga mensaheng ito ay aalisin.ostAng Exchange Server Online Archive ay isang pang-enterprise na kapalit para sa AutoArchive na nag-iimbak ng mga naka-archive na email sa server, kaya naman naa-access ang mga ito mula sa anumang device. Magagamit pa rin ang AutoArchive kung wala kang Exchange Server Online Archive at hindi pa na-disable ng iyong IT department ang functionality.

T: Paano kung masira o hindi mabuksan ang aking AutoArchive PST file?

A: Kung ang iyong AutoArchive PST file ay sira at hindi ito mabuksan ng Outlook, maaari kang gumamit ng isang espesyal na Tool sa pag-aayos ng Outlook PST para mabawi ang iyong mga naka-archive na email at iba pang data. Bago subukang mag-recover, palaging gumawa ng backup na kopya ng sirang archive file. Para maiwasan ang mga isyu sa hinaharap, regular na i-verify kung mabubuksan ang iyong mga archive file at isaalang-alang ang paglipat ng mahahalagang archive sa Exchange Server Online Archive kung maaari.

T: Paano ko idi-disable ang pag-archive gamit ang Backspace key?

A: Para maiwasan ang pag-archive ng mga item gamit ang Backspace key, kailangan mong magdagdag ng entry sa registry. Pumunta sa HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (o sa OCT path), gumawa ng DWORD value na pinangalanang DisableOneClickArchive, at itakda ito sa 1. Ang solusyon sa registry na ito ay naaangkop sa Microsoft 365 ng Outlook at hindi gumagana sa mga perpetual na bersyon. Palaging i-backup ang iyong registry bago gumawa ng mga pagbabago.

T: Paano I-disable ang AutoArchive ng mga Paulit-ulit na Item sa Kalendaryo

A: Maaari mong ibukod ang mga aytem na ito sa pamamagitan ng 3 paraan:

Ibukod ang buong folder ng Kalendaryo.
Ibukod ang isang indibidwal na aytem sa kalendaryo.
Ibukod ang maraming aytem sa kalendaryo.

Makakakuha ka ng higit pang mga detalye sa ang seksyon na ito.

16. Konklusyon

16.1 Paghahambing ng mga Paraan ng Pag-archive

Ang pag-unawa sa mga pagkakaiba sa pagitan ng mga pamamaraan ng pag-archive ay makakatulong sa iyo na pumili ng tamang diskarte para sa iyong mga pangangailangan:

Paraan	Destinasyon ng Arkibos	Client / Server	Bagong Outlook	Klasikong Outlook	web	Kailan gagamitin	Epekto sa Laki ng Mailbox
Manwal na Pag-archive (Buton ng Pag-archive)	Naka-embed na folder ng Archive	Operasyon sa panig ng kliyente	Oo	Oo	Oo	Mabilis na pag-oorganisa ng inbox nang hindi binabawasan ang storage	Walang bawas – mananatili ang mga email sa mailbox
Manwal na Archive (Paglilinis)	Lokal na PST file	Operasyon sa panig ng kliyente	Hindi	Oo	Hindi	Minsanang pag-archive para magbakante ng espasyo sa mailbox	Malaki ang nababawasan sa laki ng mailbox
Auto Archive	Lokal na PST file	Operasyon sa panig ng kliyente	Hindi	Oo	Hindi	Awtomatikong patuloy na pamamahala ng mailbox	Binabawasan ang laki ng mailbox sa paglipas ng panahon
Online na Arkibos ng Exchange Server	Hiwalay na mailbox ng server	Operasyon sa panig ng server	Oo	Oo	Oo	Mga gumagamit ng enterprise na may malalaking mailbox	Binabawasan ang laki ng pangunahing mailbox

tandaan: Para mabawasan ang laki ng mailbox, kailangan mong siksikin ito pagkatapos i-archive ang mga lumang email.

16.2 Pagpapanatili ng Malinis na Inbox

Ang pag-archive ay isa lamang bahagi ng epektibong pamamahala ng email. Bumuo ng isang pare-parehong gawain para sa pagproseso ng mga email, pag-archive o pagtanggal ng mga email kaagad pagkatapos hawakan ang mga ito, at regular na suriin ang iyong archive upang alisin ang mga bagay na hindi mo na kailangan. Sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga kasanayang ito kasama ang naaangkop na mga setting ng archive, mapapanatili mo ang isang malinis at mahusay na inbox na makakatulong sa iyong manatiling produktibo at nakatuon sa mahahalagang mensahe.

Mga sanggunian

Tungkol sa Author

Xiu Xing ay isang batikang propesyonal sa IT na may higit sa 8 taong karanasan sa mga enterprise email system at pag-troubleshoot ng Microsoft Office. Nakatulong siya sa libu-libong user na malutas ang mga kumplikadong isyu sa Outlook sa iba't ibang corporate environment.

Dalubhasa si Xiu sa paglilipat ng system ng email, pagbawi ng data, at pag-optimize ng software sa pagiging produktibo. Kasama sa kanyang hands-on na karanasan ang pamamahala sa mga deployment ng Exchange Server, pag-troubleshoot sa mga isyu sa pagkakakonekta ng MAPI, at pagpapatupad ng matatag na mga diskarte sa pag-backup para sa mga system ng email na kritikal sa misyon.

Sa pamamagitan ng kanyang teknikal na pagsulat, nakatuon si Xiu sa paggawa ng mga kumplikadong solusyon sa IT na naa-access sa mga pang-araw-araw na gumagamit. Patuloy siyang nananatiling napapanahon sa pinakabagong mga pag-unlad ng Office 365 at Exchange Online at mga umuusbong na teknolohiya sa email. Kapag hindi nilulutas ang mga misteryo sa email, nasisiyahan si Xiu sa pagbabahagi ng mga praktikal na tip sa teknolohiya na tumutulong sa mga tao na magtrabaho nang mas mahusay.

May mga tanong tungkol sa gabay na ito o kailangan ng karagdagang tulong sa mga isyu sa Outlook? bati ni Xiu puna at mungkahi para sa pagpapabuti ng mga mapagkukunang ito sa pag-troubleshoot.