ตั้งแต่ Outlook 2003 คุณสามารถจัดการไฟล์ PST หลายไฟล์ในแผงการนำทางด้านซ้ายของ Outlook ได้ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้ Outlook เพื่อแบ่งไฟล์ PST ขนาดใหญ่ออกเป็นไฟล์ขนาดเล็กหลาย ๆ ไฟล์ได้ดังนี้:
- ก่อนอื่นให้ทำการสำรองไฟล์ PST ดั้งเดิมของคุณเพื่อความปลอดภัย
- จากนั้นคุณต้องทราบขนาดของไฟล์ PST ขนาดใหญ่และประมาณจำนวนไฟล์แยกที่คุณต้องการสร้างเพื่อรองรับเนื้อหาของไฟล์ PST ขนาดใหญ่
- Start Outlook
- ตรวจสอบว่าไฟล์ PST ต้นฉบับขนาดใหญ่เปิดอยู่และเข้าถึงได้ในแผงการนำทางด้านซ้าย
- สร้างไฟล์ PST ว่างใหม่หลายไฟล์เป็นไฟล์แยก ไฟล์เหล่านี้ควรเข้าถึงได้ในแผงการนำทางด้านซ้าย
- ประมาณชุดของรายการที่คุณต้องการใส่ในไฟล์แยกไฟล์แรกจากนั้นเลือกในไฟล์ PST ขนาดใหญ่จากนั้นย้ายไปยังไฟล์แยกแรก
- ตรวจสอบขนาดของไฟล์แยกแรก หากขนาดของมันเหมาะสมคุณสามารถดำเนินการต่อโดยแยกไฟล์ถัดไปมิฉะนั้นคุณอาจต้องย้ายรายการเพิ่มเติมจากไฟล์ PST ขนาดใหญ่ไปยังไฟล์แยกแรกอีกครั้ง
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 จนกระทั่งขนาดของไฟล์แยกแรกถึงขนาดที่คาดไว้
- จากนั้นคุณได้แยกไฟล์แรกเสร็จแล้วและควรไปที่ไฟล์ถัดไป
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 6 ถึง 9 จนกว่ารายการทั้งหมดในไฟล์ PST ขนาดใหญ่จะถูกย้ายไปยังไฟล์แยก
มีข้อเสียบางประการในการใช้ Outlook เพื่อแยกไฟล์ PST ขนาดใหญ่:
- Outlook 2003 หรือเวอร์ชันที่สูงกว่ารองรับการทำเช่นนั้น สำหรับ Outlook 2002 หรือเวอร์ชันที่ต่ำกว่าเนื่องจากผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาของไฟล์ PST หลายไฟล์พร้อมกันคุณจึงไม่สามารถแยกตามขั้นตอนข้างต้น
- คุณต้องสามารถเข้าถึงเนื้อหาในไฟล์ PST ขนาดใหญ่จาก Outlook หากไฟล์ PST ของคุณเสียหายหรือไม่สามารถเปิดได้เนื่องจากไฟล์ ปัญหาขนาดใหญ่ 2GBคุณจะไม่สามารถใช้วิธีการข้างต้นได้
- ยากเล็กน้อยที่จะควบคุมขนาดของไฟล์ PST ที่แยกออกมา คุณต้องลองหลาย ๆ ครั้งจนกว่าจะตรงตามความต้องการของคุณ
กับ DataNumen Outlook Repairคุณสามารถแบ่งไฟล์ PST ขนาดใหญ่ให้เล็กลงโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกังวลกับข้อเสียทั้งหมดข้างต้น