วิธีรับคำเตือนเมื่อส่งอีเมลถึงบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณ

หาก บริษัท ของคุณมีนโยบายที่แน่นอนว่าคุณไม่ควรส่งอีเมลถึงบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณคุณสามารถใช้วิธีที่แนะนำในบทความนี้ จะสอนวิธีใช้ VBA เพื่อรับคำเตือนหากมีการส่งอีเมลไปยังภายนอก บริษัท ของคุณ

บางครั้งเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล บริษัท ของคุณอาจเรียกร้องให้คุณทราบว่าเมื่อใช้บัญชีอีเมลธุรกิจคุณควรส่งอีเมลไปยังบุคคลภายใน บริษัท ของคุณเท่านั้น กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณไม่ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลไปยังบุคคลภายนอก บริษัท นั่นคือที่อยู่อีเมลในโดเมนภายนอก อย่างไรก็ตามในบางครั้งคุณก็เป็นคนขี้ลืมเล็กน้อย ในกรณีนี้คุณอาจต้องการให้ Outlook เตือนคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณส่งอีเมลไปยัง บริษัท ภายนอก ที่นี่เราจะมุ่งเน้นไปที่ปัญหานี้และแนะนำวิธีการบรรลุผ่าน Outlook VBA

รับคำเตือนเมื่อส่งอีเมลถึงบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณ

1. ในตอนแรก starโปรแกรม Outlook ของคุณ
2. จากนั้นกดแป้นพิมพ์ลัด“ Alt + F11”
3. ถัดไปคุณจะสามารถเข้าถึงหน้าต่างตัวแก้ไข Outlook VBA
4. จากนั้นเปิดโครงการ“ ThisOutlookSession”
5. จากนั้นคัดลอกและวางรหัส VBA ต่อไปนี้ลงในหน้าต่างโครงการนี้

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. หลังจากนั้นคุณควรลงนามในรหัสนี้
7. เปลี่ยนการตั้งค่าแมโคร Outlook ของคุณในภายหลังเพื่ออนุญาตให้ใช้แมโครที่เซ็นชื่อ
8. สุดท้ายจากนี้ไปทุกครั้งเมื่อคุณตั้งใจจะส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ได้อยู่ในโดเมน บริษัท ของคุณคุณจะได้รับคำเตือนเหมือนภาพหน้าจอต่อไปนี้:

ปิด Outlook ของคุณอย่างถูกต้อง

Outlook มีแนวโน้มที่จะหยุดทำงานหากคุณมักจะปิด Outlook ของคุณอย่างไม่ถูกต้องเช่นการบังคับให้ปิดเนื่องจากไฟฟ้าดับกะทันหัน ทุกครั้งที่ Outlook ของคุณขัดข้องไฟล์ PST ของคุณก็จะได้รับผลเช่นกัน เมื่อไฟล์ PST ของคุณถูกบุกรุกคุณจะใช้ความพยายามมากขึ้นในการกู้คืนไฟล์ Outlook เสียหาย ข้อมูลมากกว่าการป้องกันรายวัน ในกรณีนั้น scanpst.exe จะช่วยได้ไม่มาก คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากใช้เครื่องมือที่มีศักยภาพมากกว่าเช่น DataNumen Outlook Repair.

บทนำผู้เขียน:

Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ SQL Server แก้ไขปัญหา และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.