วิธีเพิ่มบันทึกลงในอีเมล Outlook อย่างมีประสิทธิภาพผ่าน VBA และ UserForm

ในบางครั้ง คุณอาจหวังว่าจะแก้ไขหรือเพิ่มบันทึกย่อให้กับอีเมลของคุณใน Outlook บทความนี้จะแนะนำวิธีที่มีประสิทธิภาพในการบรรลุฟังก์ชันนี้

จาก“4 วิธีง่ายๆในการแทรกบันทึกลงในข้อความ Outlook ของคุณ“ คุณสามารถเรียนรู้การแทรกบันทึกลงในอีเมลผ่านฟังก์ชันดั้งเดิมของ Outlook ได้ เช่น การใช้แฟล็กแบบกำหนดเอง การพิมพ์บันทึกในหัวเรื่องหรือเนื้อหา หรือการแนบรายการบันทึกที่มีอยู่กับอีเมลนี้ อย่างไรก็ตาม ทั้งหมดเป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาเท่านั้น ที่นี่เราจะสอนวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นให้กับคุณ คุณจะสามารถเพิ่มบันทึกลงในอีเมลและแก้ไขหรือลบบันทึกที่มีอยู่ได้ตามต้องการ

เพิ่มบันทึกย่อลงในอีเมล Outlook

1. ขั้นแรก ให้เข้าถึงโปรแกรมแก้ไข VBA โดยกด “Alt + F11” ใน Outlook
2. จากนั้นคลิก “แทรก” > “แบบฟอร์มผู้ใช้”
3. จากนั้น ใน UserForm ใหม่ ให้สร้างกล่องข้อความตามภาพด้านล่าง
4. จากนั้นเปลี่ยน "ชื่อ" ของกล่องข้อความเป็น "txtNotes" เช่นเดียวกับภาพหน้าจอ
5. หลังจากนั้นให้สร้างคำสั่งสองปุ่มในแบบฟอร์ม
6. จากนั้นเลือก “CommandButton 1” เปลี่ยน “ชื่อ” เป็น “btnOK” และเปลี่ยน “คำอธิบายภาพ” เป็น “ตกลง”
7. หลังจากนั้น เปลี่ยน "ชื่อ" ของ "CommandVutton 2" เป็น "btnCancel" และ "คำอธิบายภาพ" เป็น "Cancel"
8. จากนั้นเลือกแบบฟอร์มผู้ใช้ทั้งหมดและแก้ไข "ชื่อ" เป็น "frmAddNote" และ "คำอธิบายภาพ" เป็น "ป้อนบันทึกย่อของคุณ"
9. จากนั้นคลิกขวาที่ “fromAddNote” แล้วเลือก “ดูโค้ด”
10. ในหน้าจอใหม่ ให้คัดลอกโค้ดต่อไปนี้ลงไป

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
 
    objNote.Body = strNote
    objNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNote
    objMail.Save
    objNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

11. ต่อมาใส่รหัส VBA ด้านล่างลงในโมดูลที่ไม่ได้ใช้

Sub AddNote()
    frmAddNote.Show
End Sub

12. สุดท้ายไปที่ “ไฟล์” > “ตัวเลือก” > “ปรับแต่ง Ribbon” เพื่อเพิ่มมาโครนี้ลงใน Ribbon
13. ตอนนี้คุณสามารถลองได้แล้ว เลือกอีเมลและคลิกปุ่ม "เพิ่มบันทึก" ใหม่ใน Ribbon
14. ในกล่องโต้ตอบป๊อปอัป คุณสามารถป้อนบันทึกย่อของคุณแล้วคลิก "ตกลง"
15. บันทึกใหม่จะถูกเพิ่มลงในอีเมลที่เลือกทันที

แก้ไขหรือลบบันทึกย่อที่มีอยู่สำหรับอีเมล Outlook

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการแก้ไขหรือลบบันทึกที่มีอยู่ในอีเมล คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่าง

1. ก่อนอื่น สร้างฟอร์มผู้ใช้อื่นแล้วตั้งชื่อเป็น “frmEditNote” และแก้ไขคำบรรยายเป็น “แก้ไขบันทึกย่อของคุณ”
2. จากนั้นแทรกกล่องข้อความใหม่ในแบบฟอร์มและเปลี่ยน "ชื่อ" เป็น "txtNotes"
3. จากนั้นเพิ่มปุ่มคำสั่งสองปุ่ม - "ตกลง" และ "ยกเลิก"
4. หลังจากนั้นให้คลิกขวาที่ "frmEditNote" แล้วเลือก "ดูโค้ด"
5. ในโค้ดเพจใหม่ของ "frmEditNote" ให้ใส่โค้ดต่อไปนี้

Private Sub UserForm_Initialize()
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objTempNote As Outlook.NoteItem

    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    Set objMail = objAttachNote.Parent
 
    If Right(objAttachNote.FileName, 3) = "msg" Then
       strTempFolder = Environ("Temp")
       strFilePath = strTempFolder & "\" & objAttachNote.FileName
       objAttachNote.SaveAsFile strFilePath
    End If
 
    Set objTempNote = Session.OpenSharedItem(strFilePath)
    txtNotes.Text = objTempNote.Body

    objTempNote.Close olDiscard
End Sub

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objNewNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objNewNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    objAttachNote.Delete

    objNewNote.Body = strNote
    objNewNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNewNote
    objMail.Save
    objNewNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

6. หลังจากนั้น ให้เปิดโมดูลแล้วคัดลอกโค้ด VBA ลงไป

Sub EditNote()
    frmEditNote.Show
End Sub

Sub DeleteNotes()
    Dim objSelectedAttachments As Outlook.AttachmentSelection
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
    Dim objMail As Outlook.MailItem
 
    Set objSelectedAttachments = Application.ActiveExplorer.AttachmentSelection
 
    For Each objAttachment In objSelectedAttachments
        If Right(objAttachment.FileName, 3) = "msg" Then
           objAttachment.Delete
        End If
    Next
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    objMail.Save
End Sub

7. สุดท้ายคุณสามารถเพิ่มมาโคร "EditNote" และ "DeleteNotes" ลงใน Ribbon ได้
8. สุดท้าย หลังจากคลิก "ตกลง" และกลับสู่หน้าต่างหลัก คุณสามารถลองแก้ไขบันทึกได้

• เลือกบันทึกและคลิกปุ่ม "แก้ไขบันทึก"
• จากนั้นกล่องโต้ตอบใหม่จะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถแก้ไขบันทึกย่อที่เลือกได้
• หลังจากแก้ไขแล้วให้คลิก "ตกลง" หมายเหตุจะได้รับการอัปเดต

9. นอกจากนี้คุณยังสามารถลองลบบันทึกย่อใดก็ได้

• เลือกบันทึกที่คุณต้องการลบ
• คลิกปุ่ม "ลบบันทึกย่อ" ใน Ribbon
• บันทึกนี้จะถูกลบทันที

ป้องกันไม่ให้ Outlook สูญเสียข้อมูล

คุณกำลังค้นหาโซลูชันที่ทรงพลังเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายของ Outlook หรือไม่? จริงๆ แล้ว ตราบใดที่คุณสำรองข้อมูล Outlook เป็นประจำ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล PST ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น แม้ว่า PST จะได้รับความเสียหาย คุณก็ยังทำได้อย่างง่ายดาย กู้คืน PST ข้อมูลจากไฟล์ PST ที่สำรองไว้ได้อย่างง่ายดาย

บทนำผู้เขียน:

Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ กู้คืน sql และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.