หนึ่งในกุญแจสำคัญ 
ข้อดีของการใช้ชุดแอปพลิเคชัน Ms Office เกี่ยวข้องกับความยืดหยุ่นในการรวมข้อมูลจากแอปพลิเคชันหนึ่งไปยังอีกแอปพลิเคชันหนึ่ง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่ตาราง excel ใน PPT หรือเอกสาร word ได้อย่างง่ายดาย ใน Access เช่นเดียวกัน คุณสามารถรวมไฟล์ข้อมูล Ms Office เช่น เอกสาร Word โดยใช้ประเภทเขตข้อมูล OLE อาจมีหลายสถานการณ์ที่คุณอาจจำเป็นต้องรวมไฟล์โลกในฐานข้อมูล Access ลองนึกภาพว่าคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลพนักงานและต้องการรวมประวัติย่อของพวกเขาไว้เพื่อใช้อ้างอิง เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วเรซูเม่จะอยู่ในรูปแบบของไฟล์ word ความสามารถในการรวมเรซูเม่ไว้ใน Ms Access นั้นค่อนข้างจะเป็นประโยชน์ เมื่อพูดถึงการฝังไฟล์ word ลงใน Access คุณต้องคอยสังเกตปริมาณพื้นที่ดิสก์ที่เอกสารจะใช้อยู่เสมอ ในกรณีที่คุณต้องการรวมเอกสารหลายร้อยรายการ เป็นทางเลือกที่รอบคอบกว่าในการรวมลิงก์ไปยังเอกสาร แทนที่จะฝังไฟล์ข้อมูลทั้งหมดลงในตาราง Access
รวมไฟล์ Ms Word ใน Access
- เปิดแอปพลิเคชัน Ms Access และสร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลของคุณ
- ตอนนี้สร้างฟิลด์และตั้งค่าประเภทเป็น OLE Object
- ถัดไปเปิดตารางที่คุณสร้างและย้ายไปยังช่องคอลัมน์ คลิกขวาแล้วไปที่ Insert Object แล้วคลิก
- หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นซึ่งคุณจะได้รับสองตัวเลือก สร้างใหม่ และ สร้างจากไฟล์ ตอนนี้ ถ้าคุณต้องการแทรกเอกสารคำที่มีอยู่ ให้เลือก สร้างจากไฟล์ และเลือก เอกสาร Microsoft word จากรายการแบบเลื่อนลง
- ในหน้าจอถัดไป คุณจะได้รับตัวเลือกให้รวมเอกสารเป็นลิงก์ คุณควรเลือกตัวเลือกนี้หากเอกสาร word ยังคงอยู่ในระบบโลคัล การใช้ลิงก์ช่วยประหยัดพื้นที่ฐานข้อมูลจำนวนมาก
- คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ข้อมูลออบเจกต์ที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล Access อาจมีความเสี่ยงในระหว่างที่ Access หยุดทำงาน
หากคุณเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในเขตข้อมูล OLE ใน Access ข้อมูลเดียวกันอาจมีความเสี่ยงในระหว่างที่ Access หยุดทำงาน ความเสียหายของไฟล์ MDB พื้นฐานอาจเป็นอันตรายต่อฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณรวมถึงฟิลด์ OLE ทรงพลังเท่านั้น เข้าถึงการซ่อมแซม เครื่องมือเช่น DataNumen Access Repair สามารถช่วยให้คุณได้รับบันทึกของคุณกลับมารวมถึงออบเจกต์ที่ฝังไว้ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการกู้คืนฟอร์มและดัชนีที่สร้างขึ้นภายในแอปพลิเคชัน Access ได้อย่างราบรื่น และยังสามารถดึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในช่องตัวเลขอัตโนมัติกลับมาได้อีกด้วย ตอนนี้ ถ้าคุณได้จัดเก็บสำเนาสำรองของฐานข้อมูล Access ไว้ในออปติคัลดิสก์ และหากข้อมูลดังกล่าวถูกบุกรุกด้วย แอปพลิเคชันนี้สามารถเรียกใช้งานได้โดยไม่ต้องคิดอีก ในบางสถานการณ์เมื่อ Access หยุดทำงาน ไฟล์ MDB จะถูกเปลี่ยนจากตำแหน่งเดิม แอปพลิเคชันนี้สามารถทำงานเป็นโปรแกรม e-discovery และติดตามไฟล์ MDB ที่หายไปได้ในพริบตา
บทนำผู้เขียน:
Alan Chen เป็นประธานและประธานของ DataNumenซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกในด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูลรวมถึงการซ่อมแซมการเข้าถึงและ การกู้คืน sql ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.