ในบทความนี้เราเข้าใจแนวคิดของ Document Management System พร้อมกับเคล็ดลับในการสร้างใน MS Access
ข้อกำหนดสำคัญสำหรับการทำงานที่ราบรื่นของ บริษัท เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพย์สินและทรัพยากรทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อจัดการกับข้อมูลเราไม่เพียงต้องการการจัดการ แต่ต้องมีการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ สิ่งนี้คล้ายกับแนวคิดของ Content Management System และเป็นส่วนหนึ่งของ Enterprise Content Management Systems DMS เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการอาคารที่สามารถใช้ในการจัดการเอกสารดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพในลักษณะที่ไม่เพียงช่วยลดขั้นตอนการจัดเก็บ แต่ยังช่วยลดความจำเป็นในการใช้กระดาษ ระบบที่สร้างขึ้นควรสามารถอนุญาตให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การใช้ MS Access สำหรับ DMS ที่มีประสิทธิภาพ
การสร้าง DMS ที่มีประสิทธิภาพจะไม่สามารถทำได้หากคุณไม่ได้ใช้แอปพลิเคชันที่เหมาะสมกับสิ่งเดียวกัน MS Access ให้ผู้ใช้มีฐานข้อมูลที่สามารถทำหน้าที่เป็นแม่แบบสำหรับสร้าง DMS ที่คุณเลือกซึ่งสามารถใช้สำหรับการทำงานที่สำคัญทั้งหมดในการแก้ไขและการดูนอกเหนือจากการจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย
ฐานข้อมูลเหล่านี้มาพร้อมกับคุณสมบัติหลายประการที่ทำให้ผู้ใช้ใช้ประโยชน์ได้ง่ายมาก ข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Access ของคุณสามารถนำเข้าไปยังเทมเพลตเหล่านี้ได้ด้วยความช่วยเหลือของฟังก์ชัน 'Classification' สำหรับการแบ่งปัน DMS ระหว่างผู้ใช้หลายคนที่อยู่บนเครือข่ายคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน 'แยก' ได้ จึงช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานและแชร์เอกสารได้พร้อมกัน.
ด้านล่างนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญห้าประการที่จะช่วยคุณในการสร้าง DMS ที่มีประสิทธิภาพ
เมื่อพยายามสร้าง DMS ที่มีประสิทธิภาพมีเคล็ดลับบางประการที่เราต้องจำไว้เสมอ 5 ข้อดังต่อไปนี้
- มีข้อมูลเมตาที่เพียงพอ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่า DMS สามารถเข้าถึงข้อมูลเมตาของเอกสารทั้งหมดที่ควรจะจัดการ บางครั้ง DMS จะดึงข้อมูลเมตาออกจากเอกสารโดยอัตโนมัติและบางครั้งคุณอาจต้องจัดหาด้วยตนเอง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการรวมเอกสารอย่างเหมาะสม - DMS ควรช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องได้อย่างราบรื่นเช่นกันเพื่อให้คุณสามารถดึงเอกสารจากที่เก็บของระบบได้ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่า DMS ที่คุณสร้างนั้นผสานรวมกับแอปพลิเคชันหลักได้เป็นอย่างดี
- จับภาพเอกสาร - DMS ใช้ประโยชน์จากรูปภาพของเอกสารที่ถ่ายโดยอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อเช่นสแกนเนอร์เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นและอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพเหล่านี้ถูกจับอย่างดี
- การจัดทำดัชนีที่เหมาะสม - คุณจะไม่สามารถเรียกเอกสารที่จำเป็นได้หากไม่ได้สร้างดัชนีของ DMS อย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าออบเจ็กต์หลักทั้งหมดเป็นส่วนหนึ่งของดัชนีและครอบคลุมและไม่ซับซ้อน
- รักษาความปลอดภัยของเอกสาร - สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่คุณไม่ควรคำนึงถึง ได้แก่ ความปลอดภัยของ DMS ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกลไกการรักษาความปลอดภัยที่สำคัญทั้งหมดและมีเพียงบุคคลสำคัญเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงระบบได้ นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับที่หากนำไปใช้ไม่ถูกต้องอาจทำให้ความพยายามทั้งหมดสูญเปล่า นอกจากนี้ให้เป็นประเด็นเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลที่จัดเก็บในแอปพลิเคชัน Access ด้วยการลงทุนในไฟล์ เข้าถึงการซ่อมแซม เครื่องมือ
บทนำผู้เขียน:
Vivian Stevens เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ การกู้คืน sql และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์กู้คืน excel ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.