เมื่อต้องเผชิญกับอีเมลจำนวนมากใน Outlook เราจะพบว่าเป็นการยากที่จะค้นหาอีเมลที่เราต้องการ ตอนนี้เรามาเรียนรู้วิธีการจัดประเภทอีเมลโดยอัตโนมัติ
ในชีวิตประจำวัน เราใช้ Outlook เพียงเพื่อส่งและรับอีเมล สำหรับบุคคลทั่วไป Outlook อาจเป็นเพียงโปรแกรมรับส่งอีเมลแบบเดี่ยวๆ แต่ในปัจจุบัน องค์กรต่างๆ นิยมใช้ Outlook เพื่อจัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชี ทุกวันพวกเขาจะรับและส่งอีเมลจำนวนมาก อาจมีอีเมลหลายร้อยฉบับอยู่ใน Outlook ของพวกเขา และแน่นอนว่าการค้นหาอีเมลเป้าหมายจะทำได้ยาก
วิธีหนึ่งคือการใช้เครื่องมือค้นหาเพื่อค้นหาอีเมลเป้าหมาย แต่ผู้ใช้ต้องพิมพ์คำค้นหาทุกครั้ง ซึ่งเป็นการทำงานซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น หากสามารถจัดหมวดหมู่อีเมลโดยอัตโนมัติได้ จะทำให้การค้นหาอีเมลเป้าหมายสะดวกยิ่งขึ้น
มีหลายวิธีในการจัดประเภทอีเมลโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นผู้ใช้สามารถสร้างกฎใหม่เพื่อให้อีเมลเข้าสู่โฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ แต่วิธีนี้ไม่สะดวกเล็กน้อย จริงๆแล้วมีอีกวิธีที่ง่ายกว่า นั่นคือการค้นหาโฟลเดอร์ซึ่งทำได้เพียง 2 ขั้นตอนหลักเท่านั้น
ขั้นตอนแรก: สร้างโฟลเดอร์การค้นหาใหม่
- ในหน้า "หน้าแรก" คลิกขวาที่รายการ "โฟลเดอร์การค้นหา" เพื่อสร้างโฟลเดอร์การค้นหาใหม่
- ในหน้าต่างป๊อปอัปของ“ โฟลเดอร์การค้นหาใหม่” ผู้ใช้จะเห็นตัวเลือกมากมาย ตามจุดมุ่งหมายในการค้นหาที่แตกต่างกันผู้ใช้สามารถเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องได้ ในข้อนี้ฉันแนะนำการจัดประเภทอีเมลอัตโนมัติจากบุคคลที่ระบุเป็นหลัก ดังนั้นค้นหาและเลือกตัวเลือก "อีเมลจากบุคคลที่ระบุ"
ขั้นตอนที่สอง: ปรับแต่งโฟลเดอร์การค้นหา
- ในหน้าต่าง“ โฟลเดอร์การค้นหาใหม่” คุณจะเห็นปุ่ม“ เลือก” คลิกแล้วมันจะเปิดเป็นหน้าต่างอื่นให้เราเลือกรายชื่อเฉพาะ
- ในหน้าต่าง“ เลือกชื่อ: ผู้ติดต่อ” นี้คุณสามารถเลือกบัญชีอีเมลและรายชื่อติดต่อทางอีเมลที่เกี่ยวข้องได้ ดับเบิลคลิกที่รายชื่อเพื่อเสนอขาย
- สุดท้ายคลิก“ ตกลง” เพื่อบันทึกคำจำกัดความของโฟลเดอร์การค้นหาใหม่ จากนั้นคุณจะพบว่าอีเมลอยู่ในโฟลเดอร์การค้นหาที่เกี่ยวข้องตามผู้ส่งที่ระบุ ตั้งแต่นั้นมาคุณได้จัดประเภทอีเมลอัตโนมัติเรียบร้อยแล้ว
Outlook มีความสามารถมากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอีเมล เนื่องจากมีการสร้างไฟล์มากขึ้นเรื่อย ๆ Outlook อาจเสียหายได้ง่ายกว่าเดิม เมื่อ Outlook เสียหายไฟล์ Outlook ทั้งหมดจะต้องเผชิญกับการสูญเสียข้อมูลจำนวนมาก แต่ไม่ต้องกังวล. คุณสามารถใช้เครื่องมือซ่อมแซม Microsoft Outlook - scanpst.exe ถึง ซ่อมแซม Outlook. นอกจากนี้หาก scanpst.exe ไม่ทำงานเครื่องมือซ่อมแซม Outlook ของบุคคลที่สามเช่น DataNumen Outlook repair จะเป็นทางเลือกที่ดีเช่นกัน
บทนำผู้เขียน:
Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ การกู้คืน sql และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.