2 วิธีการชะลอการส่งคำเชิญประชุมใน Outlook

ผู้ใช้หลายคนต้องการกำหนดเวลาส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมในเวลาอื่นแทนตอนนี้ แต่ Outlook ไม่มีคุณลักษณะโดยตรงดังกล่าว ในบทความนี้ เราจะแนะนำ 2 วิธีเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

ดังที่คุณทราบ Outlook มีคุณลักษณะ "การจัดส่งล่าช้า" สำหรับอีเมล ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้ อนุญาตให้คุณกำหนดเวลาการส่งอีเมลในเวลาที่คุณต้องการแทนการส่งอีเมลทันที

ในสถานการณ์นี้ ผู้ใช้จำนวนมากหวังว่าจะชะลอการส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุม อย่างไรก็ตาม น่าเสียดายที่ Outlook ไม่มีฟีเจอร์โดยตรงที่จะรองรับ ถ้าคุณต้องการกำหนดเวลาส่งการเรียกประชุมในภายหลัง คุณต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษ ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขปัญหา 2 วิธีเพื่อรับมัน

วิธีที่ 1: ชะลอการส่งอีเมลพร้อมแนบการประชุม

1. ขั้นแรก เปิดแอปพลิเคชัน Outlook
2. จากนั้นเปิดไปที่บานหน้าต่าง "ปฏิทิน" แล้วคลิกปุ่ม "การประชุมใหม่"
3. ถัดไปในหน้าต่าง "การประชุมใหม่" ที่เปิดอยู่ คุณสามารถจัดการประชุมได้ตามความต้องการของคุณ ดังภาพด้านล่าง
4. หลังจากนั้นคุณควรกดปุ่ม "ส่งต่อ" ใน Ribbon และเลือก "ส่งต่อเป็น iCalendar" จากรายการแบบเลื่อนลง
5. อีเมลใหม่จะปรากฏขึ้นทันทีและรายการการประชุมถูกแทรกเป็นไฟล์แนบ ตอนนี้คุณสามารถเขียนอีเมลได้แล้ว
6. สุดท้ายคุณสามารถเลื่อนไปที่แท็บ "ตัวเลือก" และคลิกปุ่ม "จัดส่งล่าช้า" เพื่อกำหนดเวลาในการส่งอีเมลโดยเฉพาะ

เมื่อส่งอีเมลนี้ตามเวลาที่กำหนด ผู้รับสามารถคลิกสองครั้งที่รายการการประชุมที่แนบมาเพื่อตอบกลับได้ เช่นเดียวกับภาพหน้าจอต่อไปนี้

วิธีที่ 2: ชะลอการส่งคำเชิญประชุมด้วย Outlook VBA

1. ในตอนแรก ไปที่บานหน้าต่าง "งาน" ใน Outlook
2. จากนั้นคลิกปุ่ม "งานใหม่"
3. ถัดไป คุณสามารถเขียนรายการงานได้ตามความต้องการของคุณ แต่สังเกตว่าเวลาเตือนจะสอดคล้องกับเวลาในการส่งคำเชิญประชุม คุณควรตั้งค่าอย่างระมัดระวัง
4. หลังจากบันทึกแล้ว คุณควรกด “Alt + F11” เพื่อเปิดตัวแก้ไข VBA
5. จากนั้น เปิดโปรเจ็กต์ “ThisOutlookSession” และคัดลอกโค้ดต่อไปนี้ลงไป

Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
    Dim objMeetingInvitation As AppointmentItem
 
    '"Item.subject" should be the same as your task subject
    If (TypeOf Item Is TaskItem) And (Item.Subject = "send meeting") Then
       Set objMeetingInvitation = Outlook.Application.CreateItem(olAppointmentItem)
       'You can compose the meeting as per your needs
       With objMeetingInvitation
            .MeetingStatus = olMeeting
            .Subject = "DataNumen Test Meeting"
            .Start = #3/20/2017 2:00:00 PM#
            .Duration = 60
            .Location = "DataNumen Room 1"
            .Recipients.Add ("anne@datanumen.com ; mark@datanumen.com")
            .Body = "type body here"
            .ReminderSet = True
            .ReminderMinutesBeforeStart = 20
            .Save
            .Send
       End With
       Item.Complete = True
    End If
End Sub

6. สุดท้ายนี้ คุณควรลงนามโค้ดนี้และเปลี่ยนการตั้งค่าแมโคร Outlook ของคุณเป็นระดับต่ำ

หลังจาก 6 ขั้นตอนข้างต้น ครั้งต่อไปเมื่อการแจ้งเตือนรายการงานปรากฏขึ้น Outlook จะส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมที่คุณระบุไว้ในรหัสโดยอัตโนมัติ แต่คุณต้องยกเลิกการแจ้งเตือนและทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ด้วยตนเอง

จัดการปัญหาของคุณใน Outlook

เป็นที่ทราบกันว่า Outlook มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด ดังนั้น คุณต้องพยายามอย่างเต็มที่เพื่อปกป้องข้อมูล PST ของคุณ ความเสียหายของ Outlook. หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดคือการสำรองข้อมูล PST ของคุณเป็นประจำ นอกจากนี้คุณยังควรได้รับเครื่องมือแก้ไข PST ที่ทรงพลังเช่น DataNumen Outlook Repairซึ่งสามารถลดความเสียหายของข้อมูล PST ของคุณได้

บทนำผู้เขียน:

Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ กู้ SQL Server และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.