การใช้ชื่อที่กำหนดใน Excel สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก ในที่นี้เราจะแนะนำวิธีการสองวิธีในการอัปเดตช่วงการอ้างอิงของชื่อที่กำหนดโดยอัตโนมัติในแผ่นงาน
ชื่อที่กำหนดมีการใช้งานที่หลากหลาย คุณสามารถใช้ชื่อบางชื่อในสูตรได้ ชื่อที่กำหนดสามารถช่วยคุณเพิ่มความเร็วในการทำงานได้ บางครั้งคุณจะเพิ่มรายการใหม่ลงในช่วงแหล่งที่มาของชื่อนี้ อย่างไรก็ตามช่วงการอ้างอิงในชื่อจะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ ในการแก้ปัญหานี้เราจะใช้สองวิธีด้านล่างนี้
วิธีที่ 1: ใช้ฟังก์ชัน OFFSET สำหรับชื่อ
โดยปกติเมื่อคุณสร้างชื่อสำหรับช่วงคุณจะใช้การอ้างอิงเซลล์โดยตรง แต่ที่นี่คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชัน OFFSET สำหรับชื่อได้
- เลือกช่วงเป้าหมายในเวิร์กชีต
- จากนั้นคลิกแท็บ“ สูตร” ใน Ribbon
- หลังจากนั้นคลิกปุ่ม“ กำหนดชื่อ” ในแถบเครื่องมือ ถัดไปคุณจะเห็นหน้าต่าง "ชื่อใหม่" ปรากฏขึ้น
- ในหน้าต่างนี้ชื่อจะปรากฏในกล่องข้อความแรกโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนได้ด้วยตัวเอง
- จากนั้นป้อนสูตรนี้ลงในกล่องข้อความของ“ Refers to”:
= OFFSET ($ A $ 2,0,0, COUNTA ($ A: $ A) -1)
คุณต้องปรับเปลี่ยนองค์ประกอบบางอย่างตามความต้องการของคุณ
- จากนั้นคลิกปุ่ม“ ตกลง” ในหน้าต่างเพื่อบันทึกชื่อนี้
- ตอนนี้คุณเสร็จสิ้นการตั้งค่าแล้ว คุณสามารถเพิ่มรายการใหม่ลงในช่วงเพื่อทำการทดสอบ ที่นี่เราเพิ่มรายการใหม่หนึ่งรายการลงในเซลล์ A4
- จากนั้นคลิกปุ่ม“ ตัวจัดการชื่อ” ในแถบเครื่องมือ
- ในหน้าต่าง “ตัวจัดการชื่อ” ให้คลิกชื่อเป้าหมาย
- คลิกถัดไปในกล่องข้อความ“ อ้างอิงถึง” ที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้ ในคอลัมน์ A จะมีกล่องประรอบช่วงใหม่ซึ่งรวมถึงรายการใหม่ที่คุณได้เพิ่มเข้าไป
ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มรายการใหม่ในช่วงชื่อที่กำหนดนี้จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ มีอีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องให้ความสนใจ อย่าปล่อยให้เซลล์ว่างภายในช่วง และอย่าใส่รายการอื่นลงในคอลัมน์นี้ มิฉะนั้นรายการว่างจะปรากฏในช่วงการอ้างอิงด้วย
วิธีที่ 2: สร้างตารางสำหรับช่วงต้นทาง
นอกจากวิธีการข้างต้นคุณยังสามารถใช้ตารางสำหรับช่วงต้นทางได้ที่นี่
- ทำซ้ำสี่ขั้นตอนแรกในส่วนก่อนหน้าและเปิดหน้าต่าง“ New Name”
- จากนั้นป้อนการอ้างอิงเซลล์ลงในกล่องข้อความ“ อ้างอิงถึง” นี่เป็นกระบวนการทั่วไปในการสร้างช่วงที่ตั้งชื่อ
- ในขั้นตอนนี้ให้คลิกเซลล์ภายในช่วงแหล่งที่มา หรือเลือกทั้งช่วงก็ได้
- จากนั้นกดแป้นพิมพ์ลัด“ Ctrl + T” บนแป้นพิมพ์
- ในหน้าต่าง "สร้างตาราง" ให้เลือกตัวเลือกของส่วนหัว
- หลังจากนั้นคลิกปุ่ม“ ตกลง” เพื่อสร้างตาราง ตอนนี้การตั้งค่าใช้ได้
- คุณยังสามารถทดสอบได้ที่นี่ ป้อนรายการใหม่ลงในเซลล์ A4 แล้วคุณจะพบว่าเซลล์นี้จะรวมอยู่ในตารางด้วย
- จากนั้นเปิดตัวจัดการชื่อ
- คลิกชื่อเป้าหมายในหน้าต่างนี้
- ในกล่องข้อความ "อ้างอิงถึง" คุณจะพบว่ามีการอัปเดตช่วงแล้ว ช่วงที่ตั้งชื่อนี้ยังมีรายการใหม่
เมื่อใช้ตารางคุณสามารถป้อนรายการลงในเซลล์อื่นในคอลัมน์ สิ่งนี้จะไม่ส่งผลต่อช่วงต้นทาง
การเปรียบเทียบสองวิธี
ที่นี่เราได้แสดงข้อดีและข้อเสียทั้งหมดของทั้งสองวิธี
|
การเปรียบเทียบ |
ใช้ฟังก์ชัน OFFSET สำหรับชื่อ |
สร้างตารางสำหรับช่วงแหล่งที่มา |
|
ข้อดี |
1. การใช้ฟังก์ชันสามารถแก้ปัญหาได้เมื่อคุณเพิ่มหรือลบรายการในช่วงต้นทาง
2. เปรียบเทียบกับวิธีที่สองวิธีนี้มีขั้นตอนน้อยกว่า |
1. คุณไม่จำเป็นต้องใช้สูตรที่ซับซ้อนโดยการสร้างตาราง
2. เซลล์อื่น ๆ ในคอลัมน์เดียวกันจะไม่มีผลกับช่วงต้นทาง |
|
ข้อเสีย |
1. หากคุณไม่ทราบฟังก์ชัน OFFSET คุณอาจพบกับปัญหาเมื่อต้องแก้ไขสูตร
2. คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเซลล์ว่างหรือรายการเพิ่มเติมในคอลัมน์ |
1. การสร้างตารางเพิ่มเติมจะทำให้แผ่นงานยุ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีข้อมูลและข้อมูลจำนวนมาก
2. วิธีนี้มีขั้นตอนมากขึ้น คุณยังต้องใช้เวลาอีกมาก |
การกู้คืนข้อมูลไม่ใช่การเดินเค้ก
เมื่อคุณพบปัญหาไฟล์ Excel เสียหาย คุณจะต้องแก้ไขโดยเร็วที่สุด ส่วนใหญ่แล้ว คุณอาจจะค้นหาคำแนะนำในอินเทอร์เน็ต อย่างไรก็ตาม การกู้คืนข้อมูลนั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด การกระทำที่ไม่ถูกต้องบางอย่างอาจทำให้ไฟล์สำคัญของคุณเสียหายอย่างถาวร คุณควรปรึกษาบริษัทกู้คืนข้อมูลทันที และผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์จะให้คำแนะนำที่ถูกต้องแก่คุณ นอกจากนี้ เพื่อให้... ซ่อมแซม Excel ที่เสียหาย อย่างรวดเร็วคุณยังสามารถใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามที่มีประสิทธิภาพ
บทนำผู้เขียน:
Anna Ma เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ ซ่อมแซมข้อผิดพลาดข้อมูล Word docx และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.