Kako izvoziti poročilo o dostopu v a PDF Datoteka prek VBA

Naučite se, kako lahko ustvarite funkcijo VBA, ki vam bo omogočila shranjevanje poročila o dostopu kot PDF z enim klikom na gumb. Ni vam treba vsakič obiskati dostopnega traku!

Poročila o dostopu lahko ročno shranite kot PDF mapa. Vse kar morate storiti je:

1. Odprite poročilo.
2. Pojdite na trak Access: Zunanji podatki > PDF ali XPS.
3. Izberite ime datoteke in pot do mape, kamor želite, da se shrani.
4. Kliknite Objavi in ​​končali ste.

Enostavno, kajne? Če pa morate večkrat izvažati poročila, na primer vsak dan, je to lahko nekoliko obdavčljivo.

Ne skrbi. Obstaja lažji način. S samo enim klikom gumba lahko vaše poročilo takoj izvozite v izbrano mapo. To je mogoče storiti s pomočjo VBA. Samo sledite spodnjim korakom.

Prenesi zdaj

Če želite funkcijo začeti uporabljati čim prej, lahko:

Zdaj prenesite vzorčno zbirko podatkov s kodami VBA

V nasprotnem primeru, če želite sami, lahko preberete spodnjo vsebino.

Koraki za ustvarjanje funkcije VBA, ki shrani poročilo o dostopu kot PDF file

1. V poročilo dodajte ukazni gumb

Ta članek predvideva, da že imate ustvarjeno poročilo o dostopu. Odprite ga v pogledu načrtovanja in dodajte gumb v glavo poročila (kot je prikazano spodaj).

Preimenujte gumb kot cmd_exportPDF. Storiti to:

1. V pogledu oblikovanja izberite gumb.
2. Odprite list z lastnostmi (ALT + Enter).
3. Pojdite na zavihek Drugo > Ime.
4. Spremenite vrednost imena v cmd_exportPDF.

2. Dodajte kodo za ukazni gumb

Če želite dodati kodo, morate gumbu najprej dodati dogodek ob kliku.

1. Z izbranim ukaznim gumbom znova pojdite na list z lastnostmi.
2. Kliknite zavihek Dogodek.
3. Poiščite On Click in izberite ...
4. Ko se prikaže meni Choose Builder, izberite Code Builder in kliknite OK.
5. To bo odprlo urejevalnik VBA.

Zdaj kopirajte spodnjo kodo.

Ne pozabite posodobiti vrednosti za ime datoteke in fldrPath. Vsak ima zvezdico (*) v razdelku za komentarje.

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
  Dim value As Boolean
  value = False
  If Dir(FileFullPath) <> "" Then
    value = True
  End If
  FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()
 
  Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
  Dim answer As Integer
 
  fileName = "Member Contact Details" 'filename for PDF file*
  fldrPath = "C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports" 'folder path where pdf file will be saved *
 
  filePath = fldrPath & "\" & fileName & ".pdf"
 
  'check if file already exists
  If FileExist(filePath) Then
    answer = MsgBox(prompt:="PDF file already exists: " & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
      "Would you like to replace existing file?", buttons:=vbYesNo, Title:="Existing PDF File")
    If answer = vbNo Then Exit Sub
  End If
 
  On Error GoTo invalidFolderPath
  DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath
 
  MsgBox prompt:="PDF File exported to: " & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:="Report Exported as PDF"
  Exit Sub
 
  invalidFolderPath:
  MsgBox prompt:="Error: Invalid folder path. Please update code.", buttons:=vbCritical
 
End Sub

Te vrstice kode bodo:

1. Najprej preverite, ali je a PDF datoteka z enakim imenom datoteke že obstaja v navedeni mapi. Če se, se prikaže poziv z vprašanjem, ali ga želite zamenjati z novim.

Če izberete da, se bo postopek izvoza poročila nadaljeval. V nasprotnem primeru datoteka ne bo pretvorjena v PDF.

2. Če ste vnesli pot do mape, ki ne obstaja, se prikaže poziv, da posodobite pot do mape, navedeno v kodi. Postopek izvoza se ne bo nadaljeval, dokler se to ne popravi.
3. Ko je poročilo uspešno izvoženo, se prikaže poziv, ki označuje, kje je PDF datoteka je bila shranjena.

To je to! Zdaj je čas, da preizkusite svoj gumb.

Ni mogoče odpreti baze podatkov Access

Najbolj grozljiva stvar, ki se lahko zgodi kateremu koli uporabniku Accessa, je, da se nekega dne zbudi in ugotovi, da baze podatkov ni več mogoče odpreti. Poškodovana je. Še huje pa je, da ugotoviš, da nisi mogel varnostno kopirati podatkov. Brez skrbi. DataNumen Inc. je ustvaril programsko opremo, ki lahko popraviti Access zbirka podatkov. Vašo zbirko podatkov lahko še vedno oživite.

Uvod avtorja:

Jayme Stack je strokovnjak za obnovitev podatkov v DataNumen, Inc., ki je vodilna na svetu na področju tehnologij za obnovitev podatkov, vključno z obnovitev sql in excel programske izdelke za obnovitev. Za več informacij obiščite www.datanumen.com