Eden ključnih 
Prednosti uporabe paketa aplikacij Ms Office se nanašajo na fleksibilnost vključevanja podatkov iz ene aplikacije v drugo. Na primer, tabelo excel lahko enostavno vključite v dokument PPT ali Word. Podobno lahko tudi v Access vključite podatkovne datoteke Ms Office, kot so dokumenti Word, z uporabo vrste polja OLE. Obstaja veliko scenarijev, v katerih boste morda morali vključiti svetovno datoteko v Accessovo zbirko podatkov. Predstavljajte si, da ustvarjate bazo podatkov o zaposlenih in želite vključiti njihove življenjepise za priročno referenco. Ker so življenjepisi običajno na voljo v obliki datoteke Word, se možnost njihove vključitve v Ms Access izkaže za precej koristno. Ko gre za vdelavo datoteke Word v Access, morate vedno paziti na količino prostora na disku, ki ga bo dokument zasedel. Če želite vključiti več sto dokumentov, je preudarnejša izbira, da vključite povezave do dokumentov, namesto da vdelate celotne podatkovne datoteke v Accessovo tabelo.
Vključitev datoteke Ms Word v Access
- Zaženite aplikacijo Ms Access in ustvarite novo tabelo v svoji bazi podatkov
- Zdaj ustvarite polje in nastavite njegovo vrsto na OLE Object
- Nato odprite tabelo, ki ste jo ustvarili, in se premaknite na polje stolpca. Ko ste tam, z desno miškino tipko kliknite in pojdite na Vstavi predmet in kliknite nanj
- Odprlo se bo novo okno, kjer boste imeli dve možnosti Ustvari novo in Ustvari iz datoteke. Zdaj, če želite vstaviti obstoječi Wordov dokument, samo izberite Ustvari iz datoteke in na spustnem seznamu izberite Microsoft Wordov dokument
- Na naslednjem zaslonu boste dobili možnost vključitve dokumenta kot povezave. Idealno bi bilo, da bi to možnost izbrali, če bi Wordov dokument ostal v lokalnem sistemu. Uporaba povezave prihrani veliko prostora v bazi podatkov.
- Kliknite Ok, da shranite spremembe.
Podatki o predmetu, shranjeni v Accessovi zbirki podatkov, so lahko ranljivi med zrušitvijo Accessa
Če ste v Accessu shranili pomembne informacije v polja OLE, so lahko med zrušitvijo Accessa ranljive. Poškodba osnovne datoteke MDB lahko ogrozi vašo celotno bazo podatkov, vključno s polji OLE. Samo močan popravilo dostopa orodje kot DataNumen Access Repair vam lahko pomaga pridobiti nazaj svoje zapise, vključno z vdelanimi predmeti. Prav tako ima zmožnost brezhibnega obnavljanja obrazcev in indeksov, ustvarjenih v aplikaciji Access, in lahko celo vrne podatke, shranjene v poljih s samodejnim številčenjem. Zdaj, če ste varnostno kopijo baze podatkov Access shranili na optični disk in če je bila tudi ta ogrožena, lahko to aplikacijo prikličete brez pomisleka. V nekaterih primerih, ko pride do zrušitve Accessa, se datoteke MDB premaknejo s prvotne lokacije. Ta aplikacija lahko deluje kot program za e-odkrivanje in v hipu izsledi manjkajoče datoteke MDB.
Uvod avtorja:
Alan Chen je predsednik in predsednik DataNumen, Inc., ki je vodilna na svetu na področju tehnologij za obnovitev podatkov, vključno s popravilom dostopa in obnovitev sql programske izdelke. Za več informacij obiščite www.datanumen.com