V tem članku razumemo koncept sistema za upravljanje dokumentov in nasvete za njegovo ustvarjanje v MS Accessu
Ključne zahteve za nemoteno delovanje podjetja vključujejo učinkovito upravljanje z vsemi sredstvi in viri. Pri obdelavi podatkov ne potrebujemo le upravljanja, temveč tudi učinkovito upravljanje z dokumenti. To je podobno konceptu sistema za upravljanje vsebin in je del sistemov za upravljanje vsebin v podjetju. DMS vključuje sisteme za upravljanje zgradb, ki se lahko uporabljajo za učinkovito upravljanje digitalnih dokumentov na način, ki ne samo olajša postopek shranjevanja, temveč tudi zmanjša potrebo po papirju. Ustvarjeni sistem bi moral omogočati tudi učinkovito sledenje vsem spremembam.
Uporaba MS Access za učinkovit DMS
Ustvarjanje učinkovitega DMS ne bo mogoče, če ne uporabljate prave aplikacije za isto. MS Access svojim uporabnikom ponuja zbirke podatkov, ki lahko delujejo kot predloge za izdelavo izbranega DMS-ja, ki se lahko uporablja za izvajanje vseh ključnih nalog urejanja in pregledovanja, razen varnega shranjevanja podatkov.
Te zbirke imajo več funkcij, ki jih uporabniku zelo olajšajo. Obstoječe podatke v vaših zbirkah podatkov Access lahko uvozite v te predloge s pomočjo funkcije 'Razvrstitev'. Za skupno rabo DMS med več uporabniki, ki so prisotni v omrežju, lahko uporabite funkcijo 'Splitting'. Tako lahko uporabniki delajo in hkrati delijo dokument.
Spodaj je pet ključnih nasvetov, ki vam bodo pomagali pri ustvarjanju učinkovitega sistema za upravljanje s podatki.
Ko poskušamo ustvariti učinkovit sistem za upravljanje s podatki, moramo vedno upoštevati nekatere nasvete, od katerih jih je 5 spodaj.
- Imeti dovolj metapodatkov - Prepričajte se, da lahko sistem za upravljanje podatkov dostopa do metapodatkov vseh dokumentov, ki naj bi jih upravljal. DMS včasih samodejno izvleče metapodatke iz dokumenta, včasih pa jih boste morda morali posredovati ročno.
- Zagotovite pravilno integracijo dokumentov - DMS naj bi vam zagotavljal tudi nemoten dostop do sorodnih aplikacij, tako da boste lahko pridobivali dokumente iz sistemskega repozitorija. Zato poskrbite, da bo sistem za upravljanje datotek, ki ga ustvarite, dobro integriran s ključnimi aplikacijami.
- Zajem slik dokumenta - DMS uporablja slike dokumentov, ki so jih posnele priložene naprave, kot so optični bralniki, večnamenski tiskalniki in drugo. Poskrbite, da bodo te slike dobro zajete.
- Pravilno indeksiranje - Če indeks DMS ni pravilno ustvarjen, ne boste mogli pridobiti zahtevanih dokumentov. Prepričajte se, da so vsi ključni predmeti del indeksa in da je obsežen in ne zapleten.
- Vzdrževanje varnosti dokumentov - Ena ključnih stvari, ki je nikoli ne smete jemati samoumevno, je varnost DMS. Prepričajte se, da so na voljo vsi ključni varnostni mehanizmi in da imajo dostop do sistema samo pomembni ljudje. To je eden izmed tistih nasvetov, ki lahko, če se ne izvaja pravilno, izgubi ves trud. Pomembno je tudi poudariti, da z naložbo v datoteko Access zagotovite varnost podatkov, shranjenih v aplikaciji Access Popravilo dostopa orodje.
Uvod avtorja:
Vivian Stevens je strokovnjakinja za obnovitev podatkov v DataNumen, Inc., ki je vodilna na svetu na področju tehnologij za obnovitev podatkov, vključno z obnovitev sql in excel programske izdelke za obnovitev. Za več informacij obiščite www.datanumen.com