Prečítajte si 9 najlepších tipov, ako zabrániť poškodeniu súboru Excel. Ušetrite čas a vyhnite sa frustrácii s týmito základnými postupmi správy súborov.
Poznáte ten nepríjemný pocit, keď sa váš excelový súbor zrazu neotvorí?
Most z nás zažili ten moment paniky – starbezmocne na obrazovke, zatiaľ čo Excel zobrazuje obávanú správu „poškodený súbor“. Štatistiky ukazujú, že 1 z 3 používateľov Excelu sa počas svojej kariéry zaoberá problémami s korupciou súborov. To často vedie ku kritickej strate údajov.
Poškodený súbor Excel vytvára viac než len frustráciu. Celý váš pracovný deň sa zastaví a vaša firma môže stratiť tisíce na produktivite. Poškodenie súboru Excel môže zasiahnuť bez varovania, či už pracujete s finančnými správami, analýzou údajov alebo hárkami sledovania projektu.
Strieborná podšívka? Môžete zabrániť most Problémy s poškodením súborov programu Excel. Zhromaždili sme testované stratégie, ktoré ochránia vaše cenné súbory Excel a udržia vaše údaje dostupné vždy, keď ich budete potrebovať.
Chcete chrániť svoje excelové súbory? Tieto preventívne tipy vám pomôžu uspieť.
Ak je váš súbor Excel už poškodený, môžete použiť výkonný Oprava programu Excel nástroj na okamžitú opravu:
1. Vyhnite sa náhlemu vypnutiu Excelu
Náhle vypnutie pri práci s tabuľkami sa radí medzi most bežné príčiny poškodenia súborov programu Excel. Váš počítač neustále aktualizuje a ukladá údaje na pevný disk, kým sú otvorené súbory programu Excel. Akékoľvek narušenie tohto procesu môže mať za následok a poškodený súbor programu Excel.
Tieto preventívne opatrenia pomôžu chrániť vašu prácu:
- Uložte a zatvorte súbory, keď aktívne nepracujete
- Na časté ukladanie používajte klávesové skratky (CTRL + S).
- Ak často dochádza k výpadkom prúdu, nainštalujte zdroj neprerušiteľného napájania (UPS).
- Zatvorte Excel cez Súbor > Zavrieť namiesto vynúteného zatvorenia
Dôležité upozornenie: Váš excelový súbor sa zmení na most zraniteľné voči poškodeniu počas procesu ukladania, preto v tejto chvíli nikdy nevypínajte počítač.
Technické problémy môžu tiež spôsobiť zlyhanie Excelu. Ak čelíte častým zlyhaniam, vyskúšajte tieto riešenia:
Spustite Excel v núdzovom režime podržaním klávesu CTRL a kliknutím na ikonu Excel. Úspešné spustenie v núdzovom režime poukazuje na problémy s doplnkami alebo hardvérovou akceleráciou. Mali by ste skontrolovať svoje doplnky a upraviť nastavenia hardvérovej akcelerácie cez Súbor > Možnosti > Rozšírené > Displej.
Neočakávané ukončenia programu Excel na zdieľaných pracovných staniciach sa často zlepšujú zmenou predvolených nastavení tlačiarne. Vyberte inú predvolenú tlačiareň z Star● > Zariadenia a tlačiarne – používanie „Microsoft XPS Document Writer“ ako predvoleného nastavenia často zastaví neočakávané zatváranie.
Vypnutie hardvérovej grafickej akcelerácie pomáha vyriešiť náhodné zlyhania programu Excel a zabraňuje poškodeniu súborov poškodený súbor excel problémy pokračujú. Toto nastavenie sa osvedčilo mnohým používateľom.
2. Používajte spoľahlivé úložné riešenia
Váš výber pamäťového média pre súbory Excel výrazne ovplyvňuje riziko ich poškodenia. Mnoho používateľov ukladá svoje súbory na nespoľahlivé miesta, čo vedie k častým prípadom poškodené excelové súbory.
Tieto osvedčené postupy ukladania vám pomôžu chrániť vaše súbory Excel:
- Pred vykonaním zmien uložte súbory lokálne
- Na automatické zálohovanie používajte cloudové riešenia ako OneDrive alebo Disk Google
- Vytvorte samostatné priečinky pre nespracované a spracované údaje
- Vyhnite sa práci priamo zo sieťových jednotiek s nestabilným pripojením
- Udržujte pravidelnú synchronizáciu s cloudovým úložiskom
Sieťové servery predstavujú ďalšie riziká. Nízka rýchlosť internetu a problémy s pripojením zanechali mnohých súbor excel je poškodený mimo zotavenia. Viacerí používatelia, ktorí sa pokúšajú upraviť rovnaký súbor naraz, tento problém ešte zhoršujú.
Výhody cloudového úložiska
Microsoft OneDrive a Google Drive sú spoľahlivé riešenia cloudového úložiska. Tieto platformy poskytujú silné bezpečnostné funkcie a automaticky sa synchronizujú na zálohovanie vašej práce. Môžete tiež obnoviť predchádzajúce verzie, ak máte súbor excel je poškodený vďaka ich funkcii histórie verzií.
Dvojité úložisko ponúka najlepšiu ochranu. Najprv uložte svoje pracovné súbory na pevný disk počítača. Potom nechajte automatickú synchronizáciu v cloude vytvoriť záložnú kópiu. Táto metóda pomáha používateľom minimalizovať stratu údajov a ľahko sa zotaviť z problémov s poškodením.
Pri zdieľaní súborov programu Excel sú dôležité stabilné sieťové pripojenia a správne protokoly správy súborov. Skúsenosti ukazujú, že súbory sa často poškodia, keď viacerí používatelia uložia zmeny súčasne cez neisté pripojenia.
3. Zabráňte tomu, aby boli súbory programu Excel príliš veľké
Súbory Excel väčšie ako 20 MB sa môžu kedykoľvek poškodiť. Vaša nadrozmerná tabuľka nie je len pomalá – je to časovaná bomba, ktorá môže viesť k a poškodený súbor programu Excel bez varovania.
Tieto bežné problémy spôsobujú, že súbory programu Excel sú väčšie, než by mali byť:
- Skryté hárky so zabudnutými údajmi
- Nepoužité formátovanie medzi prázdnymi bunkami
- Príliš veľa vzorcov a výpočtov
- Obrázky s vysokým rozlíšením
- vyrovnávacej pamäte kontingenčnej tabuľky
- Prázdne riadky a stĺpce mimo rozsahu údajov
Tu sú osvedčené techniky na zníženie veľkosti a prevenciu súbor excel je poškodený problémy:
- Skontrolujte svoj pracovný zošit
- Prehľad > Štatistika zošita zobrazuje podrobnosti o súčastiach súboru
- CTRL+END pomáha nájsť poslednú použitú bunku
- Odstráňte riadky a stĺpce za rozsahom údajov
- Optimalizujte svoj obsah
- Režim manuálneho výpočtu funguje najlepšie pre hárky s ťažkým vzorcom
- Hodnoty by po výpočtoch mali nahradiť vzorce
- Obrázky potrebujú kompresiu na 150 ppi
- Nepoužité bunky by mali byť bez formátovania
- Je potrebné odstrániť zdrojovú vyrovnávaciu pamäť údajov kontingenčnej tabuľky
Používatelia často uchovávajú zbytočné formátovanie a výpočty vo svojich tabuľkách bez toho, aby o tom vedeli. Tieto stratégie pomohli odborníkom znížiť veľkosť súborov až o 70 %. Ide o veľkú vec, pretože to znamená riziko poškodený súbor excel problémy klesajú.
Štatistiky zošita potrebujú pravidelné kontroly, aby sa zachovalo len to, čo je potrebné. Veľké zošity s finančnými modelmi alebo analýzou s množstvom údajov fungujú lepšie, keď sú rozdelené do menších súborov.
4. Udržujte Excel aktuálny
Vaša verzia programu Excel zohráva dôležitú úlohu pri predchádzaní problémom s poškodením súborov. Staršie verzie Excelu majú tendenciu vytvárať poškodené excelové súbory častejšie, najmä pri novších formátoch súborov.
Microsoft 365 vám poskytuje najlepšiu ochranu pred súbor excel je poškodený problémy. Predplatená služba sa automaticky aktualizuje a obsahuje najnovšie funkcie zabezpečenia. Na rozdiel od starších verzií budete mať vždy prístup k najnovším funkciám a vylepšeniam.
Tu je postup, ako skontrolujeme našu verziu programu Excel a stav aktualizácie:
- Otvorte Excel
- Prejdite na Súbor > Účet
- Pozrite si informácie o produkte
- Skontrolujte svoj aktualizačný kanál a číslo zostavy
Pochopenie aktualizačných kanálov
Aktualizácia kanálov výrazne ovplyvňuje, ako rýchlo získate nové funkcie. Most podnikové prostredia využívajú polročný kanál, ktorý ponúka lepšiu stabilitu a minimalizuje riziko poškodený súbor excel problémy. Mesačné aktualizácie zabezpečenia stále prichádzajú prostredníctvom „Patch Tuesday“ bez ohľadu na aktualizačný kanál, ktorý používate.
Aktívne monitorujeme tieto zdroje, aby sme zostali aktuálne:
- Oficiálne poznámky k vydaniu s podrobnými informáciami o aktualizácii
- Leták funkcií programu Excel pre nadchádzajúce uvedenie funkcií
- Zoznam funkcií programu Excel pre kompatibilitu verzií
Aktualizované verzie Excelu pomáhajú predchádzať poškodeniu kompilovaného kódu v projektoch VBA, najmä v zošitoch s podporou makier. To sa stáva životne dôležitým, keď sa potrebujete vyhnúť súbor excel je poškodený chyby v dôsledku nesúladu verzií.
Staršie verzie Excelu zápasia s novšími formátmi súborov a môžu viesť k poškodeniu. Pravidelné aktualizácie zabezpečia bezproblémový chod vašej inštalácie Excelu pri zachovaní integrity súborov.
5. Prístup k súboru Excel lokálne
Súbory programu Excel sa môžu poškodiť, keď k nim pristupujete priamo zo zdieľaných sieťových diskov alebo umiestnení SharePoint – podobne ako pri chôdzi po tenkom ľade. Naše skúsenosti ukazujú, že lokálny prístup zostáva najbezpečnejším spôsobom práce s Excelom.
Tento osvedčený systém pomáha bezpečne spravovať súbory Excel:
- Vytvorte vyhradenú štruktúru lokálnych priečinkov
- Pred úpravou stiahnite súbory
- Použite popisné konvencie pomenovania (napr. „ProjectName_DataType_Date“)
- Uložte rôzne verzie pre veľké zmeny
- Odovzdajte dokončenú prácu späť do zdieľaného úložiska
Dôležité upozornenie: Viacerí používatelia, ktorí sa pokúšajú získať prístup k rovnakému súboru Excel zo zdieľaných umiestnení, čelia vysokému riziku, že získajú poškodený súbor excel. Systém umožňuje iba jednému používateľovi upravovať zdieľaný zošit, zatiaľ čo ostatní si ho môžu prezerať.
Nespracované údaje si vyžadujú zvýšenú starostlivosť a ochranu. Pracovná kópia na vašom lokálnom disku by mala nahradiť priamu prácu na pôvodnom súbore. Tento prístup nám pomohol vyhnúť sa riešeniu problému súbor excel je poškodený na opravu nespočetne veľa krát.
Náš tím vyvinul spoľahlivý pracovný postup pre projekty spolupráce. Súbor stiahneme lokálne, vykonáme zmeny, uložíme s novým číslom verzie a nahráme späť do zdieľaného umiestnenia. Táto metóda znížila naše súbor excel je poškodený veľa chýb.
Všimnite si, že Excel funguje ako tabuľkový procesor, nie ako databáza. Tímy, ktoré potrebujú simultánny prístup k rovnakým údajom, by mali používať správne databázové riešenia namiesto zdieľaných excelových zošitov, ktoré riskujú poškodenie.
6. Buďte opatrní s doplnkami tretích strán
Doplnky Excelu môžu byť požehnaním aj prekliatím. Tieto nástroje boost funkčnosť, ale problematické doplnky často spôsobujú poškodené excelové súbory.
Varovné signály problémov s doplnkami:
- Excel neočakávane zlyhá
- Súbory sa otvárajú pomaly
- Inštalácie doplnkov spôsobujú zvláštne správanie
- Vyskakujú bezpečnostné upozornenia o neznámych vydavateľoch
Testovanie Excelu v núdzovom režime je naším prvým krokom, keď čelíme súbor excel je poškodený chyba. Tu je náš testovaný proces riešenia problémov:
- Otvorte Excel v núdzovom režime (pri spúšťaní podržte kláves CTRL)
- Prejdite na Súbor > Možnosti > Doplnky
- V rozbaľovacej ponuke Spravovať vyberte položku „Doplnky COM“.
- Kliknite na „Prejsť“ a zrušte začiarknutie všetkých doplnkov
- Restart Excel normálne
Kyberzločinci často používajú doplnky ako nástroje na distribúciu škodlivého softvéru. Nedávne správy naznačujú, že útoky škodlivých doplnkov vzrástli o 600 %. Dodržiavame prísne pokyny na ochranu našich poškodený súbor excel z týchto hrozieb.
Inštalácia doplnkov z neznámych zdrojov je riskantná, aj keď tvrdia, že opravujú súbor excel je poškodený chyba. Mnohé prípady ukazujú, že užitočne vyzerajúce doplnky obsahovali malvér. Legitímne spoločnosti nevyžadujú doplnky na otváranie alebo úpravu jednoduchých súborov programu Excel.
Firemní používatelia by mali overiť doplnky podľa zoznamu schváleného softvéru ich spoločnosti. Tento overovací krok zabránil mnohým potenciálom Excel poškodený súbor incidentov a narušenia bezpečnosti.
7. Obrana malvéru a vírusov
Ochrana súborov programu Excel pred škodlivým softvérom a vírusmi je dôležitým krokom na zabránenie poškodeniu. Škodlivý softvér môže kompromitovať tabuľky spôsobmi, ktoré štandardná ochrana heslom nedokáže zastaviť.
Chránené zobrazenie Excelu nám umožňuje bezpečne kontrolovať súbory pred úpravou. Táto funkcia sa stáva nevyhnutnou pre e-mailové prílohy alebo stiahnuté súbory, ktoré by mohli obsahovať škodlivý obsah.
Tu je všetko v zabezpečení poškodené excelové súbory:
- Povoľte chránené zobrazenie pre súbory z internetu
- Pred otvorením naskenujte stiahnuté zošity
- Predvolene zakázať externé odkazy a makrá
- Aktualizujte zabezpečenie systému Windows (alebo antivírus).
- Používajte aktuálnu ochranu s Excelom
Dôležité upozornenie: Samotná ochrana heslom nemôže zaručiť bezpečnosť súboru. Škodlivý softvér môže poškodiť váš systém prostredníctvom hesla chráneného súbor excel je poškodený.
Makrá si vyžadujú zvýšenú opatrnosť. Mnohé prípady ukazujú, ako škodlivé makrá dokážu zmeniť normálny zošit na zošit poškodený súbor excel. Nikdy nepovoľujeme makrá z nedôveryhodných zdrojov, aj keď súbor tvrdí, že ich potrebuje.
Zdieľané zošity potrebujú ďalšie vrstvy zabezpečenia. Pred otvorením akéhokoľvek súbor excel je poškodený správu, skontrolujte zdroj súboru a naskenujte ho. Táto stratégia nás zachránila pred mnohými narušeniami bezpečnosti, ktoré by mohli viesť k Excel poškodený súbor.
Majte na pamäti, že vstavané funkcie zabezpečenia v Microsoft 365 fungujú najlepšie s pravidelnými aktualizáciami. Pravidelné kontroly a aktuálna ochrana výrazne znížili naše riziko poškodenia súborov v dôsledku škodlivého softvéru.
Správna správa neaktívnych používateľov v zdieľaných excelových zošitoch je nevyhnutná na zabránenie poškodeniu súborov a udržanie optimálneho výkonu. Zistili sme, že existuje priama súvislosť medzi zabudnutými používateľskými reláciami a poškodené excelové súbory, čo tiež zbytočne nafukuje pracovné zošity.
Tu je náš testovaný postup na odstránenie neaktívnych používateľov:
- Prejdite na kartu Kontrola
- Kliknite na položku Zdieľať zošit v skupine Zmeny
- Vyberte kartu Úpravy
- Skontrolujte zoznam „Kto má teraz otvorený tento zošit“.
- Vyberte neaktívnych používateľov a kliknite na Odstrániť používateľa
- Vymažte všetky zostávajúce vlastné zobrazenia
Veľké organizácie by mali implementovať tieto osvedčené postupy:
- Vykonávajte pravidelné audity prístupových povolení
- Odstrániť prístup používateľom, ktorí už nie sú súčasťou projektu
- Nastavte časové limity nečinnej relácie
- Vlastné zobrazenia pravidelne čistite
Pokročilá ochrana: Naše vlastné makro riešenie automaticky monitoruje aktivitu používateľov. Táto automatizácia podstatne zredukovala naše súbor excel je poškodený chyby odstránením neaktívnych používateľov po dvoch hodinách nečinnosti.
Zdieľané zošity vyžadujú starostlivú správu viacerých používateľov. Skúsenosti ukazujú, že príliš veľa súčasných spojení často vytvára poškodený súbor excel situáciu. Odporúčame zásady odhlásenia pri nečinnosti relácie, najmä pri súboroch uložených v SharePointe alebo OneDrive.
Funkcie spolupráce v Microsoft 365 ponúkajú lepšiu ochranu ako staršia funkcia zdieľaného zošita. Tento moderný prístup pomáha tímom vyhnúť sa obávaným súbor excel je poškodený správu pri zachovaní produktivity tímovej práce.
9. Pravidelne zálohujte
vynikať súbory potrebujú pravidelné zálohy ako poslednú ochranu pred trvalou stratou údajov. Skúsenosti ukazujú, že robustná stratégia zálohovania zostáva nevyhnutná napriek preventívnym opatreniam.
Tu je naša osvedčená stratégia zálohovania, ktorá ušetrila nespočetné množstvo hodín práce:
- Povoľte automatické ukladanie pre súbory uložené v cloude
- Vytvárajte manuálne zálohy s dátumom a časom
- Nakonfigurujte nastavenia automatického obnovenia programu Excel
- Uchovávajte zálohy na viacerých miestach
- Pravidelne testujte záložné súbory
Kritické tabuľky vyžadujú možnosť „Vždy vytvárať zálohu“. Proces nastavenia je jednoduchý:
- Prejdite na Súbor > Uložiť ako
- Kliknite na Nástroje > Všeobecné možnosti
- Začiarknite políčko „Vždy vytvárať zálohu“
- Kliknite na tlačidlo OK a uložte
Samotné automatické ukladanie neposkytuje dostatočnú ochranu. OneDrive uchováva históriu verzií, no dôležité zošity potrebujú vyhradené záložné kópie. Ak chcete citovať inštanciu, pozrite sa, ako ukladáme „Budget2023.xlsx“ ako „Budget2023_20231215_1008.xlsx“ (zobrazuje sa dátum a čas).
Dôležité upozornenie: Viaceré verzie záloh sú skvelým spôsobom, ako získať ochranu pri riešení a poškodený excelový súbor. Náš tím zaznamenal prípady, keď súbor excel je poškodený neopraviteľné, ale systematické zálohovanie zachránilo projekt.
Zdieľané zošity potrebujú cloudové aj lokálne zálohy. Tento dvojaký prístup ochránil našu prácu mnohokrát, keď poškodený súbor excel problém vyplával na povrch. Všimnite si, že frekvencia zálohovania by sa mala zhodovať s rýchlosťou úprav súborov – viac zmien vyžaduje častejšie zálohovanie.
Tieto stratégie zálohovania znížili účinky Excel poškodený súbor veľa incidentov v našom pracovnom toku. Naše jednoduché pravidlo: všetko cenné si zaslúži zálohu!
10. Obnovte poškodené súbory programu Excel
Pomocou vyššie uvedených tipov môžete zabrániť most poškodených súborov programu Excel. Ak však stále dochádza k poškodeniu, môžete použiť DataNumen Excel Repair na obnoviť poškodené súbory programu Excel:
11. Záver
Poškodenie súboru Excel narúša prácu a vedie k podstatnej strate údajov, ale most Problémom sa dá predchádzať správnymi postupmi. Pravidelné ukladanie, spoľahlivé riešenia ukladania a starostlivá správa veľkosti súborov sú základom ochrany súborov Excel.
Práca s lokálnymi kópiami, udržiavanie aktualizovaných verzií Excelu a starostlivé preverovanie doplnkov výrazne zníži riziko korupcie. Správna správa používateľov v zdieľaných zošitoch a silná ochrana pred škodlivým softvérom vytvárajú ďalšie vrstvy zabezpečenia.
Napriek úsiliu o prevenciu môže dôjsť k poškodeniu súborov. DataNumen Excel Repair pomáha efektívne opraviť poškodené súbory programu Excel. Bezpečnosť vašich údajov závisí od udržiavania pravidelných záloh na viacerých miestach.
Tieto preventívne stratégie pri dôslednej implementácii výrazne znížia zraniteľnosť vašej práce voči poškodeniu súborov. Veľký dôraz na detail a osvedčené osvedčené postupy robia rozdiel.
Úvod autora:
Vivian Stevens je expertkou na obnovu dát v DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v technológiách obnovy dát. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S