V prípade, že manipulujete
niekoľko projektov vo vašej kancelárii, je veľmi pravdepodobné, že by ste do vašej poštovej schránky dostali množstvo e-mailov súvisiacich s týmito projektmi. V priebehu času je pre vás čoraz ťažšie sledovať konverzácie, ktoré ste mali v súvislosti s individuálnym projektom. S programom Outlook je však možné jednoducho organizovať konverzácie a ukladať e-maily úhľadným spôsobom. Pozrime sa na niekoľko praktických rád, ako dosiahnuť to isté.
Vytvorte samostatné priečinky na ukladanie e-mailov pre každý projekt, na ktorom pracujete
Na začiatok by ste mali vytvoriť samostatné priečinky pre každý prebiehajúci projekt, ktorý práve spracovávate v programe Outlook. Keď dostanete e-mail týkajúci sa konkrétneho projektu, môžete ho oddeliť od doručenej pošty a presunúť do príslušného priečinka.
Použite pravidlá na filtrovanie e-mailov do relevantných priečinkov
V aplikácii Ms Outlook môžete vytvoriť pravidlá na prenos e-mailov, ktoré obsahujú špecifický predmet. V ideálnom prípade by ste mali povzbudiť všetkých členov tímu, aby zahrnuli názov projektu do predmetu e-mailu, čo umožní automatické oddelenie e-mailov pomocou pravidiel.
Vytvorte kategórie pre každý projekt a priraďte ich k jedinečným farbám
Aplikácia Ms Outlook vám umožňuje vytvárať kategórie, ktoré možno použiť na rýchlu identifikáciu e-mailov. Môžete tiež priradiť konkrétnu farbu k danej kategórii, čo vám umožní efektívne triediť e-maily. Najprv však musíte vytvoriť jedinečné kategórie na organizovanie svojich e-mailov. Ak to chcete urobiť, kliknite na položku Kategorizovať v ponuke panela s nástrojmi a potom kliknite na položku Všetky kategórie. Ďalej si môžete vybrať z jednej z existujúcich kategórií a premenovať ich na zmysluplný názov. Okrem toho môžete zmeniť farbu spojenú s uvedenou kategóriou. Outlook vám dokonca umožňuje priradiť klávesovú skratku k jednotlivej kategórii. Je dôležité mať pre každý z vašich súvislých projektov vytvorenú kategóriu, aby ste ich mohli ľahko označiť. Po vytvorení zoznamu kategórií môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na ľubovoľný e-mail a kliknúť na kategórie. Z kontextovej obrazovky si môžete vybrať príslušnú kategóriu a použiť ju na e-mail. Vyskakovacia obrazovka mimochodom obsahuje odkaz na hlavný zoznam kategórií pre prípad, že by ste chceli upraviť niektorý z jeho prvkov.
Nestraťte svoje e-maily v dôsledku zlyhania programu Outlook – obnovte ich späť
V prípade, že niekedy narazíte na úplné zlyhanie programu Outlook, vaše e-mailové údaje sa môžu stať nedostupnými. V takomto scenári jedinou možnosťou pred vami je obnovenie e-mailových údajov pomocou a oprava pst nástroj ako DataNumen Outlook RepairTáto všestranná aplikácia je vybavená najprehľadnejším a najpokročilejším algoritmom určeným na načítanie PST dát z úplne poškodených súborov. Aplikácia je tiež vybavená na spracovanie množstva typov médií a funguje skvele aj na virtuálnych diskoch.
Úvod autora:
Alan Chen je prezidentom a predsedom predstavenstva DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v oblasti technológií obnovy dát, vrátane zotavenie sql a výhľadové softvérové produkty na opravu. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S