Ako automaticky spočítať účastníkov pred odoslaním pozvánky na schôdzku v programe Outlook

Tento článok vás naučí, ako využiť Outlook VBA na automatické získanie počtu účastníkov pred odoslaním pozvánky na schôdzku. 

Podobne ako pri spočítaní príjemcov pred odoslaním e-mailu, niektorí používatelia chcú spočítať účastníkov aj pred odoslaním pozvánky na stretnutie. Ako obvykle, cieľom je odhadnúť celkové náklady na navrhované stretnutie a potom rozhodnúť, či sa účastníkom pozvánka na stretnutie odošle. Navyše, keďže Outlook umožňuje používateľom nastaviť účastníkov ako povinných alebo voliteľných, niektorí by chceli spočítať účastníkov v rôznych typoch. A nemohlo by byť lepšie, keby bolo možné zahrnúť zdroje a trvanie stretnutia. Hoci Outlook nemá takúto priamu funkciu, stále môžete na jej realizáciu použiť kód VBA.

Automaticky spočítať účastníkov pred odoslaním pozvánky na schôdzku

1. Najprv spustite program Outlook.
2. Potom v hlavnom okne programu Outlook stlačte klávesové skratky „Alt + F11“.
3. Ďalej úspešne vstúpite do editora Outlook VBA. Teraz musíte nájsť a otvoriť projekt „ThisOutlookSession“.
4. Následne skopírujte a prilepte nasledujúce kódy VBA do tohto projektu.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Potom musíte tento kód podpísať.
6. Neskôr sa uistite, či váš Outlook umožňuje digitálne podpísané makrá.
7. Odteraz vždy, keď kliknete na tlačidlo „Odoslať“ v pozvánkach na schôdzku, zobrazí sa správa s počtom účastníkov, prostriedkami a trvaním, ako napríklad nasledujúci obrázok:

Vyrovnajte sa s frustrujúcou korupciou v programe Outlook flexibilne

Možno ste sa už niekedy stretli s problémami s programom Outlook, ako napríklad so zamrznutím, rôznymi chybovými hláseniami a podobne. Našťastie je v Outlooku predinštalovaný nástroj na opravu doručenej pošty, ktorý sa volá ako Scanpst, ktorý je schopný riešiť drobné problémy. Ak je však problém vážny, bude sa od vás vyžadovať, aby ste sa obrátili na špecializovanejší nástroj, ako je napr DataNumen Outlook Repair.

Úvod autora:

Shirley Zhang je expertkou na obnovu dát v DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v oblasti technológií obnovy dát, vrátane skorumpovaný mdf a výhľadové softvérové ​​produkty na opravu. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S