5 полезных способов сохранить числовой формат при использовании слияния в Word

В этой статье мы представим вам 5 различных способов решения проблемы изменения формата номера при применении функции слияния почты в Word.

Время от времени мы будем использовать функцию слияния почты в Word для импорта пакета данных из файлов Excel. Однако иногда все может пойти совсем по-другому. Например, когда речь идет о данных с десятичными знаками, мы, скорее всего, получим число с несколькими десятичными знаками, что может ухудшить внешний вид документа. Ниже приведен пример:

Поэтому мы подобрали для вас 5 действенных способов решения такой проблемы. Поскольку эта статья в основном посвящена проблеме с десятичными числами, мы пропустим шаги по использованию функции слияния почты в Word. Просто для справки, вы можете прочитать одну из наших предыдущих статей: Как создавать персонализированные письма или электронные письма в пакетах с помощью функции слияния в Word

Способ 1: изменить коды полей

1. Во-первых, после того, как вы вставите поле слияния, не стоит спешить нажимать «Готово и слить». Вместо этого щелкните правой кнопкой мыши поле.
2. Затем выберите «Переключить коды полей» в меню списка.
3. Теперь введите «\#»0.00» непосредственно перед символом «}». Ввод «\#»0.00 означает, что вы хотите сохранить 2 десятичных знака в полученном числе. Точно так же, если вам нужна только одна десятичная цифра, вы можете ввести «\#»1».
4. Затем поместите курсор внутри кодов полей и нажмите «F9» или щелкните правой кнопкой мыши и снова выберите «Переключить коды полей».
5. Затем вы можете нажать «Предварительный просмотр результатов», чтобы убедиться, что результаты верны. После этого вы можете спокойно закончить оставленные шаги, чтобы выполнить задание.

Способ 2: преобразование исходных данных в текстовый формат

1. Для начала откройте файл Excel, содержащий исходные данные.
2. Затем выберите tarполучить строку или столбец данных.
3. Затем перейдите в группу «Число» на вкладке «Главная» и выберите «Текст» для «Формат числа».
4. Не забудьте сохранить файл Excel.
5. Затем откройте файл Word и выполните шаги слияния почты.

Способ 3: вставить новую строку в таблицу

1. Прежде всего, откройте файл Excel.
2. Затем выберите строку под заголовком.
3. Далее щелкните правой кнопкой мыши.
4. И выберите «Вставить» в меню, чтобы вставить новую строку в таблицу.
5. Затем введите любую понравившуюся букву в ячейку над первой цифрой. Например, вы можете ввести там «а».
6. Далее, когда вы открываете Word в starПосле слияния вы, наконец, получите страницу с буквой «а». Просто удалите его, и остальные номера останутся в правильном формате.

Метод 4: преобразовать таблицу Excel в Word One

1. Первый и первыйost, откройте файл Excel.
2. Во-вторых, нажмите вкладку «Файл».
3. Затем нажмите «Сохранить как».
4. В окне «Сохранить как» сначала найдите место хранения.
5. Затем выберите «Веб-страница» в «Сохранить как тип».
6. Далее в левом нижнем углу выберите «Выделение: Лист».
7. И нажмите кнопку «Сохранить».
8. Теперь в диалоговом окне «Опубликовать как веб-страницу» сначала выберите элемент для публикации из раскрывающегося списка «Выбрать».
9. Далее нажмите «Опубликовать».
10. Теперь найдите веб-файл и щелкните его правой кнопкой мыши.
11. Далее выбираем «Открыть с помощью».
12. И нажмите «Microsoft Word», чтобы открыть файл в Word.
13. Теперь убедитесь, что перед первым знаком абзаца нет пробела. Если есть, просто удалите их.
14. И нажмите вкладку «Файл».
15. Затем нажмите «Сохранить как».
16. В окне «Сохранить как» выберите сохранение файла с расширением «.doc» или «.docx».
17. Затем нажмите «Сохранить».
18. Наконец, выполните шаги, чтобы завершить слияние почты.

Способ 5: подтвердить преобразование формата файла при открытии в Word

1. Во-первых, убедитесь, что исходный файл сохранен с расширением «.xls», а таблица, содержащая исходные данные, находится на первом листе.
2. Затем откройте Word и перейдите на вкладку «Файл».
3. Затем нажмите «Параметры», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word».
4. И выберите «Дополнительно» далее.
5. Затем прокрутите вниз до страницы «Общие». Установите флажок «Подтверждать преобразование формата файла при открытии».
6. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
7. Далее, закончив редактирование документа, вы нажимаете вкладку «Рассылки».
8. Затем нажмите «Выбрать получателей».
9. И выберите «Использовать существующий список».
10. Теперь в диалоговом окне «Выбор источника данных» выберите нужный файл и нажмите «Открыть».
11. В диалоговом окне «Подтверждение источника данных» выберите «Рабочие листы MS Excel через DDE».
12. Затем нажмите «ОК».
13. Далее появится диалоговое окно «Microsoft Excel». Выберите «Вся таблица».
14. И нажмите «ОК».
15. Используйте обычный способ завершения слияния почты.

Сравнение 5 методов

Повреждение файлов всегда находит возможность

В приведенной выше статье мы говорили об операциях между документами Word и файлами Excel. И поскольку спрос меняется, используются разные методы. Но, несомненно, все эти шаги могут значительно увеличить вероятность повреждения файлов Word. Затем мощный Средство исправления ошибок в файлах Word это то, что вам будет очень нужно.

Об авторе:

Вера Чен — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая восстановление поврежденного Excel xls и pdf ремонт программных продуктов. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com