В этой статье рассматриваются некоторые простые приемы перекрестных запросов, которые могут помочь при работе в MS Access.
В двух словах запрос Crosstab можно определить как матрицу, в которой заголовки столбцов получаются из значений полей. Это преобразование строк данных в столбцы. Он включает в себя агрегацию данных, таких как общая сумма с разбивкой по месяцам или продуктам и т. Д., В которой эти месяцы представлены в виде столбцов. Сегодня мы поговорим о некоторых методах перекрестных запросов, которые могут помочь вам эффективно работать в MS Access.
3 метода перекрестных запросов, которые пригодятся при работе с MS Access:
Запрос кросс-таблицы для отображения итогов строки
Чтобы отобразить общий расчет в строке, содержащей все столбцы, пользователю просто нужно добавить поле значения в качестве заголовка строки.
Пример: в базе данных магазина, если им нужно подвести итоги своих продаж, им придется добавить еще одно поле с «Продажи» в качестве заголовка строки, в котором будет отображаться общий объем продаж.
Пользователи также могут отображать итог под каждым из столбцов, вставив кнопку на ленту. Эта кнопка находится на вкладке «Главная». вы можете найти его с помощью значка (Σ) верхнего регистра сигмы.
Отображать нули вместо пробелов
Везде, где пользователь не вставляет значение, столбцы по умолчанию остаются пустыми. Пользователи могут использовать команду Nz(), если они хотят вместо этого отображать нули. Однако, поскольку Access, скорее всего, неправильно поймет выражения, пользователям следует приводить выходные данные или результаты вместе с ними. Итак, используйте CCur() для работы с валютами, CLng() для более длинных чисел (всего числа) и т. д.
Просто введите Nz() непосредственно в предложении TRANSFORM, и все пробелы будут заменены нулем.
Укажите заголовки столбцов
Обратите внимание, что заголовок столбца получается из заданного поля, и пользователи могут выбирать только те поля, которые имеют отношение к их данным. Таким образом, если пользователь хочет ограничить свои критерии запроса продажами, сделанными конкретному клиенту, который ничего не купил в течение этого времени, его поле вообще не будет отображаться. Если пользователь хочет создать отчет с использованием кросс-таблицы, он выдаст ошибки, так как имя поля этого клиента просто исчезнет.
Для решения этой проблемы пользователю необходимо ввести все допустимые заголовки столбцов в свойство заголовков столбцов перекрестного запроса.
- Перейдите на экран «Дизайн запроса» и выберите параметр «Свойства» в представлении меню.
- Теперь найдите и выберите «Свойство заголовка столбца». (Если вы не можете его найти, значит, вы открыли свойства поля вместо свойств запроса).
- Теперь вставьте все возможные значения в пробел, которые должны быть эффективно разделены запятыми. Пользователи также могут разграничивать эти значения, используя значения даты, используя символ # или кавычки.
Недостатки заголовка столбца
- Любые значения, которые не вставлены пользователем, будут автоматически удалены из данного запроса.
- Поля могут отображаться только в порядке, указанном пользователями, например, «Январь», «Февраль», «Март», …
Пользователи могут значительно увеличить скорость разработки отчета, указав соответствующие заголовки столбцов везде, где отчет состоит из сложного перекрестного запроса, такого как источник записей. Если пользователь не укажет заголовки своих столбцов, программное обеспечение Microsoft Access не сможет узнать, какие поля должны быть доступны для отчетов, без выполнения полного запроса.
Если вы являетесь обычным пользователем MS Access, возможно, вы столкнулись с поврежденный MDB или файл accdb. Хотя иногда функция восстановления по умолчанию в Access может извлекать ваши данные, бывают случаи, когда вам может понадобиться дополнительная помощь. Для полного восстановления баз данных Access инвестируйте в профессиональный инструмент, такой как DataNumen Access Repair.
Об авторе:
Вивиан Стивенс — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая исправить мдф и программные продукты для восстановления Excel. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com