Cum să înregistrați automat fiecare e-mail Outlook imprimat în registrul de lucru Excel

Unii utilizatori speră să salveze automat jurnalele de e-mailuri tipărite în Outlook. Cu toate acestea, nu există o funcție atât de directă disponibilă. Prin urmare, în acest articol, vom introduce o modalitate de a înregistra automat fiecare e-mail tipărit într-un anumit registru de lucru Excel.

Din anumite motive, poate fi necesar să înregistrați informațiile unui e-mail atunci când îl imprimați. Evident, Outlook nu oferă o caracteristică nativă care să suporte acest lucru. Astfel, în general, trebuie să îndepliniți manual această sarcină. Cu toate acestea, cu ajutorul codului VBA, puteți încă să vă lăsați Outlook să îndeplinească această misiune cu ușurință. Acum, aici vom descoperi o astfel de bucată de cod VBA și pași detaliați pentru tine.

Înregistrați automat fiecare e-mail tipărit în registrul de lucru Excel

1. Pentru noitart, lansați aplicația Outlook.
2. Apoi, accesați editorul VBA făcând clic pe butonul „Visual Basic” din fila „Dezvoltator”.
3. Apoi, puneți următorul cod VBA într-un modul neutilizat.

Sub RecordPrintedEmails()
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim strExcelFile As String
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nNextEmptyRow As Integer
 
    'Get the mail
    Select Case Outlook.Application.ActiveWindow.Class
           Case olInspector
                Set objMail = ActiveInspector.CurrentItem
           Case olExplorer
                Set objMail = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End Select
 
    objMail.PrintOut
 
    On Error Resume Next
    Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
    objExcelApp.Visible = True
 
    'Change the path to the specific excel file
    strExcelFile = "E:\Emails\Printed Emails.xlsx"
    Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
    Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets(1)
    objExcelWorksheet.Activate
 
    nNextEmptyRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
    'Change the details as per your own case
    With objExcelWorksheet
         .Cells(nNextEmptyRow, 1) = Date
         .Cells(nNextEmptyRow, 2) = objMail.Subject
         .Cells(nNextEmptyRow, 3) = objMail.Sender
         .Cells(nNextEmptyRow, 4) = objMail.SentOn
         .Cells(nNextEmptyRow, 5) = objMail.Size
         .Cells(nNextEmptyRow, 6) = objMail.Attachments.Count
         .Columns("A:E").AutoFit
    End With
 
    objExcelWorkbook.Close True
    objExcelApp.Quit
End Sub

4. După aceea, părăsiți editorul VBA.
5. Ulterior, conform „Pasului Opțional” din post Cum să rulați codul VBA în Outlook„, adăugați această macrocomandă în panglică sau în bara de instrumente Acces rapid.
6. De atunci, de fiecare dată când doriți să imprimați un e-mail, nu uitați să utilizați butonul macro nou adăugat în loc de „Imprimare” standard.
7. În acest fel, Outlook va înregistra automat e-mailurile tipărite în foaia de lucru Excel predefinită.

Păstrați fișierul Outlook accesibil

Uneori, după ce Outlook se blochează, este posibil să primiți eroarea care vă indică faptul că fișierul PST este inaccesibil. În acel moment, ar trebui să vă calmați și apoi să utilizați instrumentul de reparare a căsuței primite pentru a remediați Outlook. Cu toate acestea, utilitatea încorporată nu este versatilă. Poate eșua, de asemenea. Prin urmare, dacă fișierul dvs. PST este încă indisponibil după repararea Scanpst, ultima soluție este un instrument extern mai eficient și mai fiabil, cum ar fi DataNumen Outlook Repair.

Introducerea autorului:

Shirley Zhang este expertă în recuperarea datelor DataNumen, Inc., care este lider mondial în tehnologiile de recuperare a datelor, inclusiv recuperare mdf și produse software de reparații Outlook. Pentru mai multe informații vizitați www.datanumen.com