Como arquivar emails no Outlook: Guia completo [2026]

1. Introdução

1.1 O que é arquivar emails no Outlook?

Arquivar emails no Outlook é o processo de mover emails da sua caixa de entrada principal para um local de armazenamento específico, mantendo sua caixa de entrada organizada e gerenciável. Ao contrário da exclusão de emails, o arquivamento os preserva para referência futura, liberando espaço na sua área de trabalho ativa. Neste guia, mostraremos como arquivar emails no Outlook usando diferentes métodos.

1.2 Por que arquivar e-mails no Outlook?

Arquivar e-mails oferece diversas vantagens importantes:

• Mantém a organização: Mantém sua caixa de entrada organizada e focada nos e-mails atuais, sem perder permanentemente as mensagens antigas.
• Melhora o desempenho: Reduz a desordem na caixa de entrada, tornando o Outlook mais rápido e responsivo.
• Preserva informações importantes: Mantém o acesso a e-mails que você possa precisar para referência, conformidade ou registro.
• Gerencia o armazenamento: Dependendo do método de arquivamento, você pode liberar espaço na caixa de correio e permanecer dentro dos limites de armazenamento.
• Facilita a busca: Os e-mails arquivados permanecem pesquisáveis, permitindo que você os encontre quando necessário.

2. Compreendendo os diferentes métodos de arquivamento no Outlook

O Outlook oferece quatro métodos distintos para arquivar emails, cada um projetado para diferentes casos de uso e requisitos de armazenamento.

2.1 Arquivamento manual para pasta interna (botão Arquivar)

O botão Arquivar move os emails para uma pasta de Arquivo integrada na sua caixa de entrada. Isso mantém os emails na sua caixa de entrada principal e é ideal para organizar sua caixa de entrada sem reduzir o espaço de armazenamento. Os itens arquivados permanecem acessíveis em todos os dispositivos.

2.2 Arquivamento manual para arquivo externo (Ferramenta de limpeza de itens antigos)

A ferramenta Limpar Itens Antigos move os e-mails para um arquivo de arquivamento separado, armazenado localmente no seu computador. Esse método remove os e-mails da sua caixa de entrada, liberando espaço de armazenamento no servidor. É a opção recomendada quando você precisa reduzir o tamanho da sua caixa de entrada.

2.3 Arquivamento Automático

O AutoArquivamento move automaticamente e-mails antigos para um arquivo PST local com base em configurações predefinidas e períodos de expiração. Esse recurso é executado de acordo com uma programação e gerencia o tamanho da caixa de correio sem intervenção manual, sendo ideal para usuários que recebem grandes volumes de e-mails.

2.4 Arquivo Online do Exchange Server (Recurso Empresarial)

O Exchange Server Online Archive, também chamado de Arquivamento Local, é uma solução empresarial baseada na nuvem do Microsoft 365 que funciona como uma caixa de correio separada no servidor. Os administradores habilitam e gerenciam esse recurso, que fornece armazenamento adicional, mantendo os emails arquivados acessíveis de qualquer dispositivo. Quando o Online Archive está habilitado, o AutoArquivamento é desabilitado automaticamente.

3. Arquivar manualmente em pasta interna (botão Arquivar)

3.1 Arquivar no Novo Outlook

Para arquivar emails com o botão Arquivar no novo Outlook:

1. Selecione o(s) e-mail(s) que deseja arquivar.
2. Clique arquivo na barra de ferramentas.
3. Uma mensagem de confirmação será exibida. Você pode clicar. desfazer se necessário.

Nota: O novo Outlook não suporta a função de arquivamento automático.

3.2 Arquivar no Outlook Clássico

3.2.1 Botão de Arquivo

Para arquivar emails com o botão Arquivar no Outlook Clássico:

1. Selecione os emails que deseja arquivar.
2. Sob o Página Inicial seção, no Apagar grupo, clique em arquivo.
3. O Outlook moverá os emails para a pasta Arquivo.

Se você arquivar um e-mail por engano, acesse a pasta Arquivo e mova o e-mail de volta para a pasta original.

3.2.2 Usando Atalhos de Teclado (Tecla Backspace)

Você pode arquivar rapidamente os e-mails selecionados usando o teclado:

1. Selecione os emails que deseja arquivar.
2. Pressione o botão Retrocesso chave.
3. Os emails selecionados serão arquivados imediatamente.

Importante: Se você abrir um e-mail em uma nova janela, será necessário fechar a janela e, em seguida, seguir os passos acima para arquivá-lo.

3.2.3 Como desativar o arquivamento da tecla Backspace

Alguns usuários preferem desativar o recurso de arquivamento da tecla Backspace pelos seguintes motivos:

• Arquivamento acidental: Usuários que não estão familiarizados com esse recurso podem pressionar a tecla Backspace por engano ou por outros motivos, fazendo com que os e-mails desapareçam inesperadamente de sua caixa de entrada.
• Confusão com a tecla Delete: A tecla Backspace fica próxima da tecla Delete, mas apresenta um comportamento inconsistente que pode causar confusão.
• Políticas Organizacionais: Algumas organizações preferem controlar os métodos de arquivamento e impedir que os funcionários usem atalhos de teclado.
• Não utilização da funcionalidade de arquivamento: Usuários que não utilizam a pasta Arquivo podem achar este atalho inútil.

Para impedir que a tecla Backspace arquive itens, você precisa fazer o seguinte:

1. Feche o Outlook completamente.
2. Imprensa Windows + R para abrir a caixa de diálogo Executar.
3. Formato regedit e pressione Enter para abrir o Editor de Registro.
4. Navegar para: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Clique com o botão direito no painel direito e selecione New -> Valor DWORD (32-bit).
6. Nomeie o valor Desativar arquivamento com um clique.
7. Clique duas vezes no novo valor e defina-o como 1.
8. Clique OK e feche o Editor de Registro.
9. RestarOutlook.

Nota: Esta correção de registro se aplica ao Microsoft 365 do Outlook e não funciona com versões perpétuas.

3.2.4 Clique com o botão direito para arquivar

Para arquivar usando o menu de contexto:

1. Clique com o botão direito do mouse no e-mail que deseja arquivar.
2. Selecionar arquivo no menu pop-up.
3. Os e-mails serão movidos para a pasta Arquivo.

3.2.5 Arrastar e soltar para a pasta de arquivo

Para controle manual do arquivamento:

1. Localize o arquivo pasta no painel de navegação.
2. Clique e mantenha pressionado o e-mail que deseja arquivar.
3. Arraste o arquivo para a pasta Arquivo e solte-o.

3.3 Itens de arquivo por critérios específicos

Por padrão, o recurso Arquivar do Outlook só pode limpar itens antigos por data. Se você deseja arquivar todos os itens que atendam a critérios específicos, siga estas etapas:

1. De acordo com o relatório Pesquisa Avançada diálogo, clique em Squeaky toy… Para selecionar a pasta onde deseja encontrar os itens.
2. Defina os critérios de pesquisa.
3. Clique Ache agora Encontrar todos os itens que atendem aos critérios.
4. Selecione todos os itens encontrados.
5. Clique com o botão direito do mouse nos itens selecionados e clique em Movere escolha sua pasta de Arquivo como a tarobter.
6. Todos os itens encontrados serão movidos para a pasta de arquivo.

Exemplo 1: Arquivar todos os emails com mais de 10 KB:

1. De acordo com o relatório Pesquisa Avançada caixa de diálogo, clique Squeaky toy… Para selecionar a pasta onde deseja encontrar os itens.
2. Clique na Mais escolhas aba
3. Conjunto Tamanho (quilobytes) para Melhor que 10
4. Clique Ache agora
   

Exemplo 2: Arquive todos os e-mails expirados:

1. De acordo com o relatório Pesquisa Avançada caixa de diálogo, clique Squeaky toy… Para selecionar a pasta onde deseja encontrar os itens.
2. Clique na Avançado aba
3. In Defina mais critérios seção, selecione Validade da Todos os campos de correio.
4. Defina a condição, como por exemplo: Amanhã.
5. Clique Adicionado a lista
6. Clique Ache agora

Exemplo 3: Arquivar todos os e-mails sinalizados como concluídos:

Exemplo 4: Arquivar todos os emails com uma categoria de cor específica:

Exemplo 5: Arquivar todos os e-mails sem acompanhamento:

bandeira:

 

4. Arquivamento manual para arquivo externo (Ferramenta de limpeza de itens antigos)

4.1 Utilizando a ferramenta Limpar Itens Antigos

Para arquivar manualmente emails do Outlook em um arquivo PST no próprio Outlook:

1. Clique na Envie o aba.
2. Clique Info, então clique Ferramentas.
3. Selecionar Limpar itens antigos.
   
4. As arquivo A caixa de diálogo será exibida.
5. Selecione os Arquive esta pasta e todas as subpastas opção.
6. Selecione a pasta que deseja arquivar (por exemplo, Caixa de Entrada). Para arquivar todos os itens, selecione a pasta raiz da sua caixa de correio.
7. Debaixo Arquivar itens mais antigos queInsira uma data. Os itens anteriores a essa data serão arquivados.
8. Debaixo Arquivo compactadoAceite a localização padrão ou clique Explorar Para selecionar um local e um nome de arquivo diferentes.
9. Opcionalmente, verifique Inclua os itens com a opção “Não arquivar automaticamente” marcada. Se você deseja arquivar itens previamente excluídos do arquivamento automático.
10. Clique OK a start arquivamento.
    

Após a conclusão, a caixa de correio de Arquivos aparecerá no painel esquerdo, permitindo que você acesse seus e-mails arquivados.

4.2 Arquivamento de várias pastas com diferentes períodos de retenção.

Para arquivar itens em pastas diferentes com períodos de retenção distintos, mantendo-os no mesmo arquivo PST:

1. Abra a caixa de diálogo Arquivo (Envie o -> Info -> Ferramentas -> Limpar itens antigos).
2. Selecione a primeira pasta (por exemplo, Caixa de Entrada) e defina a data para 6 meses atrás. Não clique em OK ainda.
3. Selecione outra pasta (por exemplo, Itens Enviados) e defina uma data diferente (por exemplo, 1 ano atrás). Não clique em OK ainda.
4. Continue selecionando pastas e definindo datas diferentes conforme necessário.
5. Certifique-se de que todas as pastas usem o mesmo caminho de arquivo compactado.
6. Clique OK Assim que todas as pastas estiverem configuradas.

5. Arquivar e-mails automaticamente no Outlook

5.1 Habilitando o Arquivamento Automático

Para ativar e configurar o Arquivamento Automático no Outlook Clássico:

1. Clique Envie o -> Opções.
2. Selecione os Avançado aba.
3. Sob o AutoArquivar seção, clique no Configurações de AutoArquivar botão:
   
4. Verifique o Execute o AutoArchive a cada N dias caixa.
5. Especifique com que frequência deseja que o AutoArchive seja executado (por exemplo, a cada 14 dias).
6. Configure definições adicionais, como o local de arquivamento e o período de expiração. Explicaremos essas definições em detalhe na próxima seção.
7. Clique OK para salvar suas configurações.
   

O AutoArchive agora será executado automaticamente de acordo com a programação configurada.

5.2 Explicação das configurações de arquivamento automático

Compreender cada configuração do AutoArquivamento ajuda você a controlar o processo de arquivamento de forma eficaz:

• Executar AutoArquivamento a cada N dias: Controla o agendamento do arquivamento automático. Executá-lo com frequência (por exemplo, semanalmente) processa lotes menores de e-mails, o que tem um desempenho melhor do que arquivar milhares de itens de uma só vez. Para interromper o Arquivamento Automático completamente, desmarque esta opção.
• Aviso antes da execução do AutoArchive: Se você quiser ser avisado antes de arquivar starts, habilite esta opção. Você verá uma notificação que permitirá cancelar a operação, se necessário.
• Excluir itens expirados (somente pastas de e-mail): Isso remove mensagens com datas de expiração já vencidas. Observe que itens expirados são diferentes de itens antigos – a expiração é definida manualmente ao compor e-mails em Opções guia. Tenha cuidado com essa configuração, pois ela exclui itens em vez de arquivá-los.
• Arquivar ou excluir itens antigos: Esta opção principal ativa sua configuração personalizada de Arquivamento Automático. Deixe-a desmarcada para usar as configurações padrão do Outlook.
• Exibir pasta de arquivo na lista de pastas: Quando ativada, suas pastas de arquivo aparecem automaticamente no Painel de Navegação. Sem ela, você precisará abrir manualmente o arquivo PST de arquivo sempre que quiser acessar os itens arquivados.
• Remova os itens com mais de: Define a idade limite para arquivamento. Itens mais antigos que esse limite são movidos para o arquivo morto. O intervalo é flexível – de 1 dia a 60 meses, especificado em dias, semanas ou meses.
• Mover itens antigos para: Indica ao Outlook onde armazenar os itens arquivados. Por padrão, ele cria o arquivo archive.pst na pasta Documentos\Arquivos do Outlook. Clique em Explorar Para selecionar um local ou nome de arquivo diferente. Escolher esta opção desativa a configuração de exclusão permanente abaixo.
• Excluir itens permanentemente: Em vez de manter cópias arquivadas, esta configuração apaga completamente os itens antigos assim que atingem o limite de idade. Use com cautela, pois os itens excluídos não podem ser recuperados. Habilitar esta opção desativa a opção de arquivamento mencionada anteriormente.
• Aplique estas configurações a todas as pastas agora: Este botão aplica sua configuração atual a todas as pastas do Outlook imediatamente. Ignore esta etapa se desejar definir regras diferentes para pastas individuais — você pode configurá-las nas propriedades de cada pasta.

5.3 Períodos de Envelhecimento Padrão para Pastas do Outlook

O Outlook aplica diferentes períodos de expiração padrão a vários tipos de pastas:

• Caixa de entrada e rascunhos: 6 meses
• Itens enviados e itens excluídos: 2 meses
• Caixa de saída: 3 meses
• Calendário, Tarefas, Anotações e Diário: 6 meses
• Contactos: Não arquivado automaticamente por padrão

As pastas que você cria herdam o período de expiração de pastas padrão semelhantes. Por exemplo, pastas de e-mail personalizadas recebem um período de expiração de 6 meses, como a Caixa de Entrada.

5.4 Como a idade do item é determinada

Diferentes tipos de itens do Outlook usam critérios de data diferentes para determinar se são antigos o suficiente para serem arquivados:

• Mensagens de e-mail: O sistema verifica tanto a data de recebimento da mensagem quanto a data da última modificação, utilizando a data mais recente. Até mesmo ações simples como marcar como lida/não lida ou mover o e-mail atualizam o registro de modificação.
• Itens do calendário: Para reuniões e compromissos, a data relevante é quando você...ost A entrada foi editada e salva recentemente. Itens com padrões de recorrência são isentos de arquivamento automático. É importante ressaltar que apenas eventos passados ​​são elegíveis para arquivamento – compromissos futuros permanecem inalterados, independentemente da data da última modificação.
• Tarefas: Duas datas são importantes: a data de conclusão e a data da última modificação. A data mais recente determina a elegibilidade. Tarefas que ainda aparecem como incompletas nunca são arquivadas automaticamente. Para tarefas delegadas, o arquivamento só ocorre depois que alguém as marca como concluídas.
• Observações: A data em que você most O fato de uma nota ter sido editada e salva recentemente determina quando ela se torna elegível para arquivamento.
• Entradas de diário: Ou a data de criação original ou o most A data da última modificação é aplicada, sendo que a data mais recente prevalece.
• Contactos: O recurso AutoArquivamento ignora completamente os contatos. Se você precisar arquivar sua pasta de Contatos, use a ferramenta Limpar Itens Antigos manualmente.

5.5 Personalizando o AutoArquivamento para Pastas Específicas

Para configurar as definições personalizadas do AutoArchive para uma pasta específica:

1. Na lista de pastas do painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta que deseja personalizar.
2. Clique Propriedades.
3. Clique na AutoArquivar aba.
4. Selecionar Arquive esta pasta usando estas configurações..
5. Configure o período de envelhecimento e outras opções específicas para esta pasta.
6. Clique OK para salvar as configurações.

Nota: Use o Excluir permanentemente itens antigos opção para remover automaticamente e-mails antigos no Itens deletados e Spam pastas após um período de retenção especificado.

5.6 Excluir/Incluir itens do AutoArquivamento

Às vezes, você NÃO deseja arquivar alguns itens que serão usados ​​com frequência. Abaixo estão as soluções para 3 cenários diferentes. Claro, você também pode desfazer a operação e incluir itens do AutoArquivamento.

5.6.1 Excluir um item

1. Selecione o item específico.
2. Imprensa Alt + Enter chaves.
3. A Propriedades Uma caixa de diálogo será exibida.
4. Verifique o Não arquive este item automaticamente. opção.

5.6.2 Excluir vários itens

1. 1. Vou ao Consultar aba
   2. Clique Configurações de exibição
   3. De acordo com o relatório Configurações avançadas de visualização caixa de diálogo, clique em colunas:
   4. As Mostrar colunas Uma caixa de diálogo será exibida. Siga os passos abaixo para adicionar o Não arquivar automaticamente coluna:
      • Selecionar Todos os campos de correio.
      • Selecionar Não arquivar automaticamente nas colunas disponíveis.
      • Clique Adicione
      • Se você quiser alterar a ordem, selecione-a e use Mover para cima or Mover para baixo.
      • Clique OK
   5. Depois de clicar OK, você voltará para o Configurações avançadas de visualização caixa de diálogo, onde você precisa clicar Outras configurações.
   6. De acordo com o relatório Outras configurações caixa de diálogo, marque a Permitir edição na célula opção.
   7. Clique em uma série de OK Para salvar as alterações e retornar à janela principal do Outlook, clique em "Excluir itens específicos do arquivamento automático". Agora, para excluir itens específicos do arquivamento automático, basta marcar a caixa de seleção correspondente. Não arquivar automaticamente coluna para eles:

5.6.3 Excluir uma pasta

1. Clique com o botão direito do mouse na pasta no Painel de Navegação.
2. Selecionar Propriedades.
3. Clique na AutoArquivar aba.
4. Selecionar Não arquive itens nesta pasta..
5. Clique OK.

6. Arquivar e-mails automaticamente no Outlook com regras

As regras do Outlook permitem arquivar automaticamente emails de remetentes específicos ou que correspondam a determinados critérios. Para criar uma regra de arquivamento:

1. Clique com o botão direito do mouse no e-mail que deseja arquivar.
2. Clique Regras -> Criar regra no menu pop-up.
3. As Criar regra A caixa de diálogo será exibida.
4. De acordo com o relatório Quando recebo um e-mail com todas as condições selecionadas, é porque... Na seção, especifique a condição da regra, como por exemplo: Desde, O assunto contém, ou Enviado paraPara condições mais complexas, clique aqui. Opções avançadas no canto inferior direito.
5. De acordo com o relatório Faça o seguinte seção, selecione Mova o item para a pasta: e especifique a pasta Arquivo clicando em Selecione a pasta… botão.
6. Clique OK para salvar a regra.

O Outlook agora moverá automaticamente todos os emails que atenderem às condições para a pasta Arquivo.

7. Arquivamento com base na data de recebimento

Por padrão, o AutoArquivamento do Outlook usa a data de modificação ou a data de recebimento, o que ocorrer por último. Se você deseja que o Outlook arquive emails com base apenas na data de recebimento (ignorando as modificações), você precisa modificar o Registro do Windows:

1. Feche o Outlook completamente.
2. Abra o Editor de Registro.
3. Navegar para: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ \Preferências.
4. Botão direito do mouse Preferencias e selecione New -> Valor DWORD (32-bit).
5. Nomeie o novo valor Ignorar data da última modificação do arquivo.
6. Clique com o botão direito do mouse no valor recém-criado e clique em modificar.
7. Definir o valor para 1 e clique OK.
8. Feche o Editor do Registro e reinicie.tarOutlook.

Após essas alterações, o Outlook arquivará os emails com base na data de recebimento, em vez da data de modificação.

8. Avançado: Arquivamento automático com VBA

Se você precisar de controles mais avançados sobre o arquivamento automáticoVocê pode usar macros VBA do Outlook. Abaixo estão alguns exemplos de cenários:

• Arquivar automaticamente as tarefas concluídas no Outlook
• Arquivar e-mails maiores que um tamanho específico
• Arquivar automaticamente e-mails antigos maiores que um tamanho específico.
• Classifique e arquive automaticamente seus e-mails por mês.
• Classifique e arquive automaticamente os e-mails recebidos por nome do remetente.
• Arquivamento automático de reuniões recusadas em um calendário específico
• Arquivar automaticamente o e-mail mais antigo quando um novo e-mail chegar.
• Arquivar automaticamente os e-mails recebidos sem sinalizar alterações posteriores.
• Arquivar automaticamente itens antigos quando a caixa de entrada estiver cheia.
• Arquive todos os compromissos e tarefas atrasados.
• Arquivar todos os e-mails expirados
• Arquivar automaticamente um e-mail sinalizado após marcá-lo como concluído
• Arquivar automaticamente itens expirados quando o arquivo do Outlook for maior que um tamanho específico.
• Arquivar todos os itens lidos do RSS
• Arquivar e-mails lidos em pastas diferentes com base nos remetentes.
• Desativar em lote a opção "Arquivamento automático" para todas as pastas do Outlook.
• Aplicar em lote a mesma configuração de "Arquivamento Automático" a todas as pastas do Outlook.
• Ativar em lote a opção "Não arquivar este item automaticamente" para vários emails do Outlook.
• Desativar em lote a opção "Arquivamento automático" para todos os itens recorrentes do calendário.

9. Arquivo do Exchange Server Online

O Exchange Server Online Archive (também chamado de arquivamento local) é um recurso de arquivamento de nível empresarial para o Microsoft 365 que fornece aos usuários espaço de armazenamento adicional para caixas de correio, arquivando e-mails antigos em caixas de correio de arquivo. Ao contrário dos métodos de arquivamento do lado do cliente, esse recurso é gerenciado inteiramente por administradores e opera no servidor.

9.1 Requisitos de Configuração do Administrador

Somente administradores podem habilitar ou desabilitar o Arquivo Online do Exchange Server. Para configurar caixas de correio de arquivo, os administradores devem:

• Seja atribuído o cargo de Destinatários de Email no Exchange Online.
• Acesse o centro de administração do Exchange (EAC).
• Tenha o licenciamento apropriado do Microsoft 365 para os usuários.

9.2 Como os administradores habilitam caixas de correio de arquivo

Os administradores podem habilitar caixas de correio de arquivo por meio do centro de administração do Exchange:

1. Inicie sessão no Centro de administração do Exchange (EAC) e navegue até Destinatários -> caixas de correio.
2. Selecione o usuário para habilitar o arquivamento de sua caixa de correio.
3. No painel suspenso, selecione Outros, e abaixo Arquivo da caixa de correio, selecione Gerenciar arquivo de caixa de correio.
4. Ligar Arquivo da caixa de correio, então clique Economize.

O status da caixa de correio de arquivo será exibido como Ativo para o usuário selecionado.

9.3 Ativar automaticamente caixas de correio de arquivo

Os administradores podem usar o PowerShell para ativar automaticamente as caixas de correio de arquivo quando uma caixa de correio principal atingir 90% da sua quota:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Eliminar gradualmente as caixas de correio de arquivo

Se você deseja desativar gradualmente as caixas de correio de arquivo por vários motivos, como espaço limitado, pode fazer o seguinte:

1. Exporte as caixas de correio arquivadas.
2. Desativar arquivamento.

9.5 Impacto em outras funcionalidades de arquivo

Quando o Arquivo Online do Exchange Server está habilitado para um usuário:

• As ferramentas AutoArquivar e Limpar Itens Antigos ficam indisponíveis no Outlook Clássico.
• O botão Arquivar no Outlook continua funcionando normalmente.
• As políticas de retenção atribuídas às caixas de correio do Exchange Online controlam o comportamento de arquivamento.

Nota: Este recurso não está disponível nas nuvens do Microsoft 365 Government, no Microsoft 365 operado pela 21Vianet ou no Microsoft 365 Alemanha.

10. Localizando e gerenciando emails arquivados no Outlook

10.1 Localizando a pasta e o arquivo compactado

Para encontrar seus e-mails arquivados:

• Pasta de Arquivo: A pasta Arquivo integrada aparece na lista de pastas do seu Painel de Navegação. Selecione Consultar -> Painel de Pasta -> Normal Exibir a lista de pastas caso esteja oculta.
• Caixa de Correio de Arquivos (Arquivo PST): Ao usar o AutoArquivamento ou a ferramenta Limpar Itens Antigos, a caixa de correio Arquivos aparece como um item separado na sua lista de pastas, desde que você tenha selecionado Exibir pasta de arquivo na lista de pastas Nas configurações de Arquivamento Automático.

Se a caixa de correio Arquivos não aparecer, você pode abri-la manualmente da seguinte forma:

1. Acesse Envie o -> Opções -> Avançado 
2. Sob o AutoArquivar seção, clique no Configurações de AutoArquivar botão.
3. Encontre o caminho completo do arquivo PST em Mova os itens antigos para.
4. Clique Envie o -> Abrir e exportar -> Abra o arquivo de dados do Outlook e selecione seu arquivo PST arquivado através de seu caminho completo.
   

10.2 Realocando o Arquivo de Arquivamento

1. Feche o arquivo PST arquivado no Outlook.
2. Mova o arquivo para o novo local.
3. Reabra no Outlook.
4. Alterar o caminho em Envie o -> Opções -> Avançado -> Arquivamento automático -> Configurações de arquivamento automático -> Mover itens antigos para

10.3 Pesquisando e-mails arquivados

Para pesquisar emails arquivados na pasta Arquivo:

1. Por padrão, quando você digita um termo de pesquisa na caixa de Pesquisa na parte superior do Outlook, a pesquisa é feita em todas as pastas da sua caixa de correio, incluindo itens arquivados.
2. Para limitar sua pesquisa somente à pasta Arquivo, primeiro selecione a arquivo pasta no painel de navegação.
3. Em seguida, digite o termo de pesquisa na caixa de pesquisa.
4. Os resultados da pesquisa mostrarão apenas os itens da pasta Arquivo.

Para pesquisar emails arquivados no arquivo:

1. Clique no arquivo arquivado no painel esquerdo.
2. Clique na caixa de pesquisa no meio.
3. A aba de pesquisa será exibida.
4. Clique na Procura aba
5. Clique Ferramentas de busca -> Pesquisa avançada…
   
   
6. As Pesquisa Avançada A caixa de diálogo será exibida.
7. Clique na Squeaky toy… botão.
8. De acordo com o relatório Selecione a(s) pasta(s) Na caixa de diálogo, verifique o arquivo compactado.
9. Verifique o Pesquisar subpastas
10. Clique OK
11. O Outlook irá então start pesquisando no arquivo, incluindo todas as suas subpastas:
    

10.4 Restaurando e-mails arquivados para a caixa de entrada

Para mover e-mails arquivados de volta para sua Caixa de Entrada:

1. Navegue até a pasta Arquivo ou a caixa de correio Arquivos.
2. Selecione o(s) e-mail(s) que deseja restaurar.
3. Arraste e solte os e-mails na sua Caixa de Entrada ou clique com o botão direito e selecione Mover -> Caixa de entrada.

Os e-mails serão movidos de volta para sua Caixa de Entrada e removidos do arquivo morto.

11. Limites de tamanho de arquivo e gerenciamento

11.1 Limites de tamanho padrão para arquivos PST

O arquivo PST do Outlook possui um limite de tamanho padrão:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 e 2013: 50 GB
• Perspectivas de 2010 e anteriores: 20 GB

Quando o arquivo PST arquivado se aproxima ou atinge esse limite, o Outlook pode parar de arquivar novos itens ou apresentar comportamento imprevisível.

11.2 Gerenciando Arquivos Grandes

Quando o seu arquivo compactado estiver próximo do limite de tamanho, considere estas opções:

• Criando novos arquivos compactados: Crie um novo arquivo PST de arquivamento e starAo arquivar e-mails no Outlook, você pode manter vários arquivos de arquivamento organizados por ano ou projeto.
• Excluindo itens inúteis: Revise seus e-mails arquivados e exclua permanentemente os itens que você não precisa mais. compacte o arquivo.

11.3 Aumentar o limite de tamanho do arquivo PST (Não recomendado)

Embora seja possível aumentar o limite padrão de 50 GB para 100 GB por meio de modificações no registro, isso não é recomendado. Arquivos PST muito grandes tornam o Outlook lento e aumentam o risco de corrupção. Se precisar aumentar o limite, você pode seguir as instruções abaixo. este guia .

Considere criar novos arquivos compactados ou usar o Arquivo Online em vez de aumentar o limite de tamanho.

12. Solução de problemas relacionados ao arquivamento do Outlook

12.1 AutoArquivamento não disponível

Se as opções de Arquivamento Automático estiverem indisponíveis ou acinzentadas, a causa pode ser:

• Arquivo Online do Exchange Server ativado: Se a sua organização ativar o Arquivo Online do Exchange Server, o AutoArquivamento será desativado automaticamente. O Arquivo Online serve como uma alternativa de nível empresarial ao AutoArquivamento. Entre em contato com o administrador para usar o Arquivo Online.
• Recurso desativado pelo administrador: Seu administrador de rede pode ter desativado o Arquivamento Automático por meio de Política de Grupo ou políticas de retenção que substituem a funcionalidade de Arquivamento Automático. Entre em contato com o administrador do sistema para obter as políticas de gerenciamento de e-mail da sua organização.
• Novas limitações do Outlook: O novo Outlook não é compatível com o Arquivamento Automático e a ferramenta Limpar Itens Antigos. Use o Outlook Clássico para acessar esses recursos.

12.2 AutoArquivamento não está funcionando

Se o AutoArchive parou de funcionar, verifique o seguinte:

• Verificando as configurações de arquivamento automático: Abra as configurações de AutoArquivamento (Envie o -> Opções -> Avançado -> Configurações de AutoArquivar) e verifique se sua configuração está correta.
• Executar a opção AutoArchive: Garantir a Execute o AutoArchive a cada N dias A opção está marcada. Se desmarcada, o AutoArquivamento não será executado automaticamente.

12.3 Itens específicos que não estão sendo arquivados

Se alguns itens não forem arquivados, os motivos podem incluir:

• Data de modificação muito recente: Por padrão, o Outlook usa a data de recebimento ou a data de modificação, o que ocorrer por último. Se você modificou um e-mail recentemente, ele não será arquivado até que outro período de expiração se passe.
• “Não arquivar automaticamente” Propriedade habilitada: Os itens podem ter a propriedade “Não arquivar este item automaticamente” ativada.
  • Para selecionar um item, clique duas vezes nele para abri-lo em uma nova janela e, em seguida, clique em Envie o -> Propriedades, e verifique o Não arquive este item automaticamente. opção.
  • Para selecionar vários itens em lote, adicione a coluna "Não arquivar automaticamente" às ​​configurações de visualização e, em seguida, aumente a largura da lista de e-mails para que essa coluna seja exibida.

12.4 Pasta de Arquivo não está sendo exibida

Se o Pastas de arquivo O arquivo da caixa de correio arquivada não aparece no painel esquerdo do Outlook. Tente estas soluções:

• Habilitar a exibição da pasta de arquivo: Abra as configurações do AutoArquivamento e certifique-se de que Exibir pasta de arquivo na lista de pastas está checado.
• Adicionando arquivo compactado manualmente: Se a caixa de correio Arquivos ainda não aparecer, abra-a manualmente clicando em Envie o -> Abrir e exportar -> Abra o arquivo de dados do Outlook e selecionando seu arquivo PST arquivado.
• Atualizando o Outlook: Para contas do Microsoft 365, Exchange, Exchange Online e Outlook.com, a pasta Arquivo deve existir por padrão. Se você não a encontrar no Outlook 2016 ou no Outlook para Microsoft 365, acesse Envie o -> Conta do Office -> update Options -> Actualizar Agora.

12.5 Arquivo PST está corrompido

Se o arquivo PST de arquivamento estiver corrompido, o Outlook não poderá mover novos emails para ele. Você pode corrigir o arquivo PST da seguinte forma:

• Usando a Ferramenta de Reparo da Caixa de Entrada (scanpst.exe)
• Utilizando ferramentas de recuperação de terceiros

Por favor, veja nosso guia completo sobre os métodos acima, bem como outros métodos de reparo.

13. Melhores práticas para arquivamento de e-mails

13.1 Quais e-mails arquivar

Certos tipos de e-mails devem ser arquivados em vez de excluídos para preservar registros importantes:

• Recordes financeiros: Arquive e-mails contendo extratos bancários, contas, faturas, recibos e informações fiscais para referência futura e para fins de orçamento.
• Conversas de trabalho: Guarde discussões importantes relacionadas ao trabalho, decisões, detalhes de projetos e documentos para referência ou avaliações de desempenho.
• Recibos e confirmações: Guarde confirmações de compra, reservas, assinaturas de serviços e recibos de pedidos para o caso de surgirem problemas.
• Documentos legais: Arquivar e-mails contendo contratos, acordos, comunicações legais ou qualquer correspondência que sirva como registro legal.
• Arquivos do projeto: Guarde os e-mails relacionados a projetos em andamento ou concluídos, incluindo discussões, rascunhos, feedback e propostas, para referência futura.
• Marcos pessoais: Guarde e-mails que marquem eventos importantes da vida, como ofertas de emprego, cartas de aceitação e conquistas profissionais, pelo seu valor sentimental.
• Documentos de viagem: Arquivo de bilhetes, reservas de hotel e itinerário de viagem.rardocumentos que podem servir como registros legais do seu histórico de viagens.

13.2 Guia de Decisão: Arquivar vs. Excluir

Ao decidir se deve arquivar ou excluir um e-mail, considere seu valor futuro. Arquive mensagens que você possa precisar posteriormente para referência, conformidade ou registro. Exclua e-mails irrelevantes ou que não sejam mais necessários, como newsletters desatualizadas, spam ou mensagens de baixa qualidade.rare notificações. Se você não tiver certeza, arquive-a – você sempre poderá excluí-la mais tarde, mas não poderá recuperar e-mails excluídos permanentemente.

13.3 Manutenção regular do arquivo

Mantenha seu arquivo atualizado, revisando os itens arquivados periodicamente e excluindo aqueles que não são mais necessários. Isso evita que seu arquivo fique tão desorganizado quanto sua caixa de entrada e mantém o tamanho dos arquivos sob controle. Agende revisões trimestrais ou anuais do seu arquivo para garantir que ele contenha apenas informações valiosas.

13.4 Fazendo backup de arquivos compactados

Proteja seus e-mails arquivados criando backups:

• Cópias de segurança locais: Copie o arquivo PST arquivado para um disco rígido externo ou unidade USB. Armazene o backup em um local seguro, separado do seu computador.
• Backup em nuvem: Faça o upload do seu arquivo PST para serviços de armazenamento em nuvem como OneDrive, Dropbox ou Google Drive para backup externo e proteção contra falhas de hardware.

Lembre-se de que arquivos de arquivamento não são o mesmo que backups. Sempre mantenha cópias de segurança separadas do seu arquivo PST de arquivamento.

13.5 Frequência ideal de autoarquivamento

Configure o AutoArchive para ser executado com frequência suficiente para evitar grandes acúmulos, mas não com tanta frequência a ponto de afetar o desempenho. Para most Para usuários que recebem muitos e-mails, executar o AutoArquivamento a cada 14 dias funciona bem. Se você recebe um grande volume de e-mails diariamente, considere configurá-lo para ser executado semanalmente. Arquivar lotes menores com mais frequência é melhor do que processar milhares de itens de uma só vez, o que pode deixar seu computador lento.

14. Informações importantes sobre o arquivo do Outlook

14.1 Formato de arquivo PST

O formato de arquivo PST (Personal Store) é o tipo de arquivo de dados do Outlook usado para armazenar emails, itens de calendário, contatos e outros dados do Outlook localmente no seu computador. Os arquivos PST podem ser abertos no Outlook e transferidos entre computadores. Eles são independentes da sua caixa de correio e armazenados em um local especificado por você, geralmente em C:\Users\SeuNomeDeUsuário\Documents\Outlook Files\.

14.2 Arquivamento vs. Exportação

Arquivar e exportar são processos diferentes. O arquivamento move os itens de sua localização original para um arquivo de arquivo morto, removendo-os do arquivo PST principal e liberando espaço. A exportação cria uma cópia dos itens selecionados, mas não os remove de sua localização original nem reduz o tamanho da caixa de correio. Use o arquivamento para gerenciar o tamanho da caixa de correio e a exportação para criar cópias de segurança.

14.3 Arquivamento vs. Backup

Um arquivo de arquivamento não é o mesmo que um backup. Arquivos de arquivamento são destinados ao armazenamento a longo prazo de itens antigos aos quais você não precisa acessar regularmente. Backups são cópias duplicadas de dados armazenadas separadamente para recuperação de desastres. Se você deseja fazer backup de seus e-mails arquivados, faça uma cópia do seu arquivo PST de arquivamento e armazene-a em um local seguro, como o OneDrive, o Dropbox ou um disco rígido externo.

Consulte nosso guia completo sobre Como fazer backup de e-mails do Outlook.

14.4 Contatos não arquivados automaticamente

O Outlook não arquiva contatos automaticamente por padrão. Embora o AutoArquivamento processe pastas de email, calendários, tarefas, notas e diários, a pasta Contatos é excluída. No entanto, você pode arquivar manualmente a pasta Contatos usando a ferramenta Limpar Itens Antigos, se necessário.

15. perguntas frequentes

P: Como faço para arquivar e-mails no Outlook?

R: Para arquivar e-mails no Outlook, selecione o(s) e-mail(s) que deseja arquivar e clique no botão Arquivar na barra de ferramentas. Você também pode clicar com o botão direito do mouse e selecionar Arquivar no menu de contexto, pressionar a tecla Backspace ou arrastar os e-mails para a pasta Arquivo. Para arquivamento automático, configure o AutoArquivamento ou use regras para arquivar e-mails de remetentes específicos.

P: Como faço para arquivar milhares de e-mails no Outlook?

R: Para arquivar grandes volumes de e-mails, use o AutoArquivamento para agendar o arquivamento regular de mensagens antigas ou use a ferramenta Limpar Itens Antigos para arquivar manualmente e-mails com mais de uma data especificada. Você também pode exportar e-mails para um arquivo PST acessando Arquivo -> Abrir e Exportar -> Importar/Exportar -> Exportar para um arquivo e selecionando Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Esses métodos gerenciam mensagens em massa de forma eficiente, sem a necessidade de classificação manual.

P: Arquivar e-mails libera espaço no Outlook?

R: Depende do método de arquivamento. Se você usar o botão Arquivar, os e-mails arquivados serão movidos para a pasta Arquivo integrada, que permanece na sua caixa de entrada principal, portanto, não liberará espaço. No entanto, usar o Arquivamento Automático ou a ferramenta Limpar Itens Antigos para mover os e-mails para uma pasta de arquivamento separada libera espaço na caixa de entrada principal. O Arquivamento Online também libera espaço na sua caixa de entrada principal, movendo os e-mails para uma caixa de entrada separada no servidor.

P: Como encontrar os emails arquivados no Outlook?

R: Para encontrar emails arquivados, acesse a pasta Arquivo na sua lista de pastas ou a caixa de correio Arquivos, caso esteja usando o AutoArquivamento. Use a barra de pesquisa na parte superior do Outlook para procurar emails específicos por remetente, assunto, data ou palavras-chave. Por padrão, o Outlook pesquisa em todas as pastas, incluindo itens arquivados. Para limitar a pesquisa apenas a emails arquivados, selecione a pasta Arquivo antes de pesquisar.

P: É melhor arquivar ou excluir e-mails no Outlook?

A: Arquive os e-mails que você possa precisar posteriormente para referência, conformidade ou registro. Exclua os e-mails irrelevantes ou que não sejam mais necessários. Se houver alguma chance de você precisar consultar um e-mail no futuro, arquive-o em vez de excluí-lo. Os e-mails arquivados permanecem pesquisáveis ​​e podem ser restaurados a qualquer momento, enquanto os e-mails excluídos desaparecem permanentemente.

P: Posso arquivar e-mails automaticamente no Outlook?

R: Sim, o AutoArquivamento permite que você defina programações para arquivar e-mails com base na idade, pasta ou outros critérios. Isso mantém sua caixa de entrada organizada sem exigir intervenção manual. Você também pode criar regras do Outlook para mover automaticamente para a pasta Arquivo os e-mails que atendem a condições específicas. Observe que o AutoArquivamento está disponível apenas no Outlook Clássico, não no Novo Outlook ou na versão web.

P: O arquivamento afetará os resultados da minha pesquisa de e-mail?

R: Não, os emails arquivados continuam pesquisáveis ​​no Outlook. Por padrão, quando você pesquisa no Outlook, a busca abrange todas as pastas da sua caixa de correio, incluindo a pasta Arquivo e a caixa de correio Arquivos. Você pode encontrar emails arquivados com a mesma facilidade que encontra emails na sua caixa de entrada.

P: Como alterar o tarObter a localização do arquivo?

R: Para contas do Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ou Outlook.com, não é possível alterar a localização da pasta Arquivo integrada – trata-se de uma pasta de sistema padrão que não pode ser renomeada, movida ou excluída. Para contas POP e IMAP, você pode alterar a localização da pasta Arquivo selecionando Arquivo -> Configurações da Caixa de Correio -> Ferramentas -> Definir Pasta de Arquivo. Ao usar o AutoArquivamento ou a Limpeza de Itens Antigos, você pode especificar onde o arquivo PST de arquivamento será salvo clicando em Procurar nas configurações de arquivamento.

P: Qual é a relação entre o AutoArchive e o Arquivo Online do Exchange Server?

A: O AutoArquivamento é um recurso antigo do Outlook que move automaticamente e-mails antigos para um arquivo PST local. Isso significa que as mensagens são removidas do servidor e ficam mais difíceis de encontrar por meio de pesquisa. Se o disco rígido que contém o arquivo PST do AutoArquivamento se tornar inutilizável, essas mensagens serão perdidas.ostO Exchange Server Online Archive é uma alternativa de nível empresarial ao AutoArchive, que armazena emails arquivados no servidor, mantendo-os acessíveis a partir de qualquer dispositivo. O AutoArchive ainda pode ser usado caso você não tenha o Exchange Server Online Archive e seu departamento de TI não tenha desativado a funcionalidade.

P: E se meu arquivo PST do AutoArchive ficar corrompido ou não abrir?

R: Se o seu arquivo PST de AutoArquivamento estiver corrompido e o Outlook não conseguir abri-lo, você pode usar um programa especializado. Ferramenta de reparo do Outlook PST Para recuperar seus e-mails arquivados e outros dados, antes de tentar a recuperação, sempre crie uma cópia de segurança do arquivo corrompido. Para evitar problemas futuros, verifique regularmente se seus arquivos arquivados podem ser abertos e considere mover arquivos importantes para o Arquivo Online do Exchange Server, se possível.

P: Como desativo o arquivamento com a tecla Backspace?

R: Para impedir que a tecla Backspace arquive itens, você precisa adicionar uma entrada no registro. Navegue até HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (ou o caminho do OCT), crie um valor DWORD chamado DisableOneClickArchive e defina-o como 1. Essa correção no registro se aplica ao Microsoft 365 do Outlook e não funciona com versões perpétuas. Sempre faça backup do seu registro antes de fazer alterações.

P: Como desativar o arquivamento automático de itens recorrentes do calendário?

A: Você pode excluir esses itens de 3 maneiras:

1. Exclua a pasta Calendário inteira.
2. Excluir um item individual do calendário.
3. Excluir vários itens do calendário.

Você pode obter mais detalhes em Esta seção.

16. Conclusão

16.1 Comparação de Métodos de Arquivamento

Compreender as diferenças entre os métodos de arquivamento ajuda você a escolher a abordagem certa para suas necessidades:

Forma	Destino do arquivo	Cliente / Servidor	Novo Outlook	Perspectiva clássica	Site:	Quando usar	Impacto no tamanho da caixa de correio
Arquivo manual (botão Arquivar)	Pasta de arquivo integrada	Operação do lado do cliente	Sim	Sim	Sim	Organização rápida da caixa de entrada sem reduzir o armazenamento.	Sem redução – os emails permanecem na caixa de entrada.
Arquivo manual (limpeza)	Arquivo PST local	Operação do lado do cliente	Não	Sim	Não	Arquivamento único para liberar espaço na caixa de correio	Reduz significativamente o tamanho da caixa de correio.
Arquivo automático	Arquivo PST local	Operação do lado do cliente	Não	Sim	Não	Gerenciamento automático e contínuo de caixas de correio	Reduz o tamanho da caixa de correio ao longo do tempo.
Arquivo do Exchange Server Online	Caixa de correio separada do servidor	Operação do lado do servidor	Sim	Sim	Sim	Usuários corporativos com caixas de correio grandes	Reduz o tamanho da caixa de correio principal.

Nota: Para reduzir o tamanho da caixa de correio, você precisa compactá-lo após arquivar e-mails antigos.

16.2 Como manter uma caixa de entrada organizada

O arquivamento é apenas uma parte da gestão eficaz de e-mails. Desenvolva uma rotina consistente para processar e-mails, arquive-os ou exclua-os imediatamente após o uso e revise regularmente seu arquivo para remover itens desnecessários. Ao implementar essas práticas, juntamente com configurações de arquivamento adequadas, você manterá uma caixa de entrada limpa e eficiente, que o ajudará a permanecer produtivo e focado em mensagens importantes.

Referências

• Documento oficial da Microsoft: Arquivar itens manualmente
• Documento oficial da Microsoft: Arquivar no Outlook para Windows
• Documento oficial da Microsoft: Arquivar itens antigos automaticamente
• Documento oficial da Microsoft: Explicação das configurações de arquivamento automático
• Documento oficial da Microsoft: Habilitar caixas de correio de arquivo para o Microsoft 365

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Sobre o autor

Xiu Xing é um profissional de TI experiente com mais de 8 anos de experiência em sistemas de e-mail corporativo e solução de problemas do Microsoft Office. Ele já ajudou milhares de usuários a resolver problemas complexos do Outlook em diversos ambientes corporativos.

Xiu é especialista em migrações de sistemas de e-mail, recuperação de dados e otimização de softwares de produtividade. Sua experiência prática inclui gerenciamento de implantações do Exchange Server, solução de problemas de conectividade MAPI e implementação de estratégias robustas de backup para sistemas de e-mail de missão crítica.

Por meio de sua escrita técnica, Xiu se dedica a tornar soluções complexas de TI acessíveis ao usuário comum. Ele se mantém atualizado com os últimos desenvolvimentos do Office 365 e do Exchange Online, além das novas tecnologias de e-mail. Quando não está resolvendo mistérios de e-mail, Xiu gosta de compartilhar dicas práticas de tecnologia que ajudam as pessoas a trabalhar com mais eficiência.

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