In het geval dat u handelt
verschillende projecten in uw kantoor, is het zeer waarschijnlijk dat u talrijke e-mails met betrekking tot deze projecten in uw mailbox zou ontvangen. Na verloop van tijd wordt het voor u steeds moeilijker om de gesprekken die u had met betrekking tot een individueel project te volgen. Met Outlook is het echter eenvoudig mogelijk om uw gesprekken te ordenen en de e-mails op een nette manier te archiveren. Laten we eens kijken naar enkele praktische tips om hetzelfde te bereiken.
Maak aparte mappen om e-mails op te slaan voor elk project waaraan u werkt
Om te beginnen moet u afzonderlijke mappen maken voor elk lopend project dat u momenteel in Outlook uitvoert. Zodra u een e-mail met betrekking tot een specifiek project ontvangt, kunt u deze scheiden van de Inbox en deze naar de relevante map verplaatsen.
Gebruik regels om e-mails in relevante mappen te filteren
In MS Outlook kunt u regels maken om e-mails met een specifieke onderwerpregel over te zetten. In het ideale geval zou u alle teamleden moeten aanmoedigen om de projectnaam op te nemen in de onderwerpregel van de e-mail, zodat e-mails automatisch kunnen worden gescheiden met behulp van regels.
Maak categorieën voor elk project en koppel ze aan unieke kleuren
Met de MS Outlook-toepassing kunt u categorieën maken die kunnen worden gebruikt om e-mails snel te identificeren. U kunt ook een specifieke kleur aan een bepaalde categorie koppelen, zodat u e-mails op een efficiënte manier kunt sorteren. U moet echter eerst unieke categorieën maken om uw e-mails te ordenen. Om dit te doen, klikt u op Categoriseren in het werkbalkmenu en vervolgens op Alle categorieën. Vervolgens kunt u kiezen uit een van de bestaande categorieën en deze hernoemen met een betekenisvolle naam. Bovendien kunt u ervoor kiezen om de kleur van de genoemde categorie te wijzigen. Met Outlook kunt u zelfs een sneltoets aan een afzonderlijke categorie koppelen. Het is belangrijk om een categorie te maken voor elk van uw doorlopende projecten, zodat u ze gemakkelijk kunt taggen. Zodra uw categorielijst op zijn plaats is, kunt u met de rechtermuisknop op een e-mail klikken en op categorieën klikken. Vanuit het pop-upscherm kunt u de relevante categorie kiezen en toepassen op de e-mail. Overigens bevat het pop-upscherm een link naar de hoofdcategorielijst, voor het geval u een van de elementen ervan wilt wijzigen.
Verlies uw e-mails niet door een Outlook-crash - Herstel ze terug
Als u ooit een volledige Outlook-crash tegenkomt, kunnen uw e-mailgegevens ontoegankelijk worden. In een dergelijk scenario is de enige optie voordat u het herstel van de e-mailgegevens met behulp van een pst reparatie tool zoals DataNumen Outlook RepairDeze veelzijdige applicatie is uitgerust met het meest geavanceerde algoritme dat is ontworpen om PST-gegevens te herstellen uit volledig beschadigde bestanden. De applicatie kan bovendien een breed scala aan mediatypen verwerken en werkt perfect, zelfs op virtuele schijven.
Auteur Introductie:
Alan Chen is president en voorzitter van DataNumen, Inc., de wereldleider in technologieën voor gegevensherstel, waaronder sql herstel en Outlook-reparatiesoftwareproducten. Voor meer informatie bezoek www.datanumen.com