Na het voltooien van een taak in Outlook, willen veel gebruikers misschien een notificatie-e-mail sturen om iemand op de hoogte te stellen, zoals de leidinggevende. Het handmatig verzenden van de e-mail zal tijdrovend zijn. Dit artikel introduceert een snelle methode om dit soort e-mails automatisch te verzenden.
Uit het artikel “4 snelle stappen om taken toe te wijzen aan anderen in uw Outlook”, kunt u weten dat als de taak aan u is toegewezen door uw leidinggevende en zij van tevoren een statusrapport nodig hebben, zoals de onderstaande schermafbeelding, zij automatisch een rapport-e-mail kunnen ontvangen.
Als de taak echter alleen door uzelf is gemaakt, zal Outlook nooit een e-mailmelding naar iemand sturen wanneer u deze als voltooid markeert. Als u in dit geval een notificatie-e-mail wilt sturen om uw werk te melden, moet u dit handmatig doen. Maar met de volgende VBA-codes kunt u Outlook dit automatisch laten doen.
Stuur automatisch een e-mailmelding wanneer een specifieke taak is voltooid
- Je moet eerst Outlook openen en naar het tabblad "Ontwikkelaar" gaan.
- Zoek en klik vervolgens op de knop "Visual Basic". Er verschijnt een nieuw venster "Microsoft Visual Basic for Applications".
- Dubbelklik daarna op het project "ThisOutlookSession" om het te openen en kopieer vervolgens de volgende VBA-codes erin.
Public WithEvents olItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub
Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
Dim obApp As Outlook.Application
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim Recip As String
'Replace "test" as per your needs
If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
'Replace with your desired contact
Recip = "John Smith"
If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
Set obApp = Outlook.Application
Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
With olMail
.To = Recip
.Subject = "Complete: " & Item.Subject
.Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
.ReadReceiptRequested = True
'To directly send it,use ".Send" instead
.Display
End With
End If
End If
End Sub
- Ga vervolgens verder met het ondertekenen van deze code en wijzig de macro-instellingen om alleen digitaal ondertekende macro's toe te staan.
- Eindelijk kunt u het huidige venster verlaten en het proberen.
- Wanneer u een taak als voltooid markeert, ontvangt u een bericht, zoals de volgende afbeelding:
- Wanneer u op de knop "Ja" klikt, wordt een nieuw bericht geopend, weergegeven als de onderstaande afbeelding:
Opmerking: Als u ".display" vervangt door ".Send", wordt deze e-mail direct verzonden zonder te verschijnen.
Besteed aandacht aan berichten van onbekende e-mailadressen
U moet ooit veel e-mails hebben ontvangen van onbekende adressen. Het is raadzaam om voorzichtig te zijn met dit soort e-mails. Het is omdat ze er misschien onschadelijk uitzien, maar kwaadaardige links, bijlagen of macro's bevatten. Zodra u erop klikt of ze opent, kan uw Outlook geïnfecteerd raken. Op dat moment heeft u geen andere keuze dan een stellair te gebruiken om uw Outlook-gegevens terug te krijgen beschadigd Outlook-hulpprogramma voor gegevensherstel, zoals DataNumen Outlook Repair.
Auteur Introductie:
Shirley Zhang is een expert op het gebied van gegevensherstel in DataNumen, Inc., de wereldleider in technologieën voor gegevensherstel, waaronder herstel SQL mdf-probleem en Outlook-reparatiesoftwareproducten. Voor meer informatie bezoek www.datanumen.com