Hoe u automatisch de deelnemers kunt tellen voordat u een uitnodiging voor een vergadering in uw Outlook verzendt

In dit artikel leert u hoe u Outlook VBA kunt gebruiken om automatisch een telling van de aanwezigen te krijgen voordat u een uitnodiging voor een vergadering verstuurt. 

Net zoals gebruikers het aantal ontvangers tellen voordat ze een e-mail versturen, willen ze ook het aantal deelnemers tellen voordat ze een uitnodiging voor een vergadering versturen. Dit is, zoals gebruikelijk, bedoeld om de totale kosten van de voorgestelde vergadering te schatten en vervolgens te beslissen of een dergelijke uitnodiging naar de deelnemers moet worden verzonden. Omdat Outlook gebruikers de mogelijkheid biedt om deelnemers als verplicht of optioneel in te stellen, willen sommigen de deelnemers in verschillende categorieën tellen. En het zou ideaal zijn als ook de vergadermiddelen en de duur ervan konden worden meegenomen. Hoewel Outlook geen directe functie hiervoor heeft, kunt u dit wel realiseren met behulp van VBA-code.

Tel automatisch de deelnemers voordat u een uitnodiging voor een vergadering verzendt

1. Begin met het opstarten van uw Outlook-programma.
2. Druk vervolgens in het hoofdvenster van Outlook op de sneltoetsen "Alt + F11".
3. Vervolgens gaat u met succes naar de Outlook VBA-editor. Nu moet u het project "ThisOutlookSession" zoeken en openen.
4. Kopieer en plak vervolgens de volgende VBA-codes in dit project.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Daarna moet u deze code ondertekenen.
6. Zorg er later voor dat uw Outlook de digitaal ondertekende macro's toestaat.
7. Vanaf nu krijgt u elke keer dat u op de knop "Verzenden" in uitnodigingen voor vergaderingen klikt, een bericht met het aantal aanwezigen, middelen en duur, zoals de volgende afbeelding:

Flexibel omgaan met frustrerende Outlook-corruptie

Misschien bent u ooit eerder Outlook-problemen tegengekomen, zoals vastlopen, verschillende foutmeldingen, enzovoort. Gelukkig is Outlook vooraf geïnstalleerd met een inbox-reparatietool, genaamd as scanpst, die kleine problemen kan oplossen. Maar als het probleem ernstig is, moet u terugkeren naar een meer gespecialiseerde tool, zoals DataNumen Outlook Repair.

Auteur Introductie:

Shirley Zhang is een expert op het gebied van gegevensherstel in DataNumen, Inc., de wereldleider in technologieën voor gegevensherstel, waaronder corrupte mdf en Outlook-reparatiesoftwareproducten. Voor meer informatie bezoek www.datanumen.com