Cara Mengeksport Laporan Akses Anda ke a PDF Fail melalui VBA

Ketahui bagaimana anda boleh membuat fungsi VBA yang membolehkan anda menyimpan Laporan Akses anda sebagai PDF hanya dengan satu klik butang. Tidak perlu pergi ke Access Ribbon setiap masa!

Laporan Akses boleh disimpan secara manual sebagai PDF fail. Yang mesti anda buat ialah:

1. Buka laporan.
2. Pergi ke Access Ribbon: External Data> PDF atau XPS.
3. Pilih nama fail dan laluan folder di mana anda mahu disimpan.
4. Klik Terbitkan dan anda sudah selesai.

Mudah, bukan? Namun, jika ada keperluan untuk anda berulang kali mengeksport laporan, katakanlah setiap hari, ini sedikit membebankan.

Jangan risau. Ada cara yang lebih mudah. Dengan hanya satu klik butang, laporan anda dapat segera dieksport ke folder yang anda tetapkan. Ini boleh dilakukan dengan bantuan VBA. Ikuti sahaja langkah di bawah.

Muat Turun Sekarang

Jika anda ingin mula menggunakan ciri ini secepat mungkin, anda boleh:

Muat turun Contoh Pangkalan Data dengan Kod VBA Sekarang

Jika tidak, jika anda mahu DIY, anda boleh membaca kandungannya di bawah.

Langkah Membuat Fungsi VBA yang Menyimpan Laporan Akses sebagai PDF File

1. Tambahkan butang arahan di dalam laporan anda

Artikel ini menganggap bahawa anda sudah membuat Laporan Akses yang dibuat. Buka dalam paparan reka bentuk dan tambahkan butang di tajuk Laporan (seperti gambar di bawah).

Namakan semula butang sebagai cmd_eksportPDF. Untuk membuat ini:

1. Semasa dalam paparan reka bentuk, pilih butang.
2. Buka Helaian Harta (ALT + Enter).
3. Pergi ke tab Lain> Nama.
4. Tukar nilai Nama kepada cmd_exportPDF.

2. Tambahkan kod untuk butang arahan

Untuk menambahkan kod, anda harus terlebih dahulu menambahkan acara On Click ke butang.

1. Dengan butang arahan yang dipilih, pergi lagi ke Lembaran Properti.
2. Klik pada tab Event.
3. Cari Pada Klik dan pilih…
4. Apabila menu Select Builder muncul, pilih Code Builder dan klik OK.
5. Ini akan membuka Editor VBA.

Sekarang, salin kod di bawah.

Jangan lupa mengemas kini nilai untuk nama fail dan fldrPath. Mereka masing-masing mempunyai tanda bintang (*) di bahagian komen.

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
  Dim value As Boolean
  value = False
  If Dir(FileFullPath) <> "" Then
    value = True
  End If
  FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()
 
  Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
  Dim answer As Integer
 
  fileName = "Member Contact Details" 'filename for PDF file*
  fldrPath = "C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports" 'folder path where pdf file will be saved *
 
  filePath = fldrPath & "\" & fileName & ".pdf"
 
  'check if file already exists
  If FileExist(filePath) Then
    answer = MsgBox(prompt:="PDF file already exists: " & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
      "Would you like to replace existing file?", buttons:=vbYesNo, Title:="Existing PDF File")
    If answer = vbNo Then Exit Sub
  End If
 
  On Error GoTo invalidFolderPath
  DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath
 
  MsgBox prompt:="PDF File exported to: " & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:="Report Exported as PDF"
  Exit Sub
 
  invalidFolderPath:
  MsgBox prompt:="Error: Invalid folder path. Please update code.", buttons:=vbCritical
 
End Sub

Garis kod ini akan:

1. Periksa terlebih dahulu sama ada a PDF fail dengan nama fail yang sama sudah ada dalam folder yang ditentukan. Sekiranya berlaku, arahan akan muncul menanyakan apakah anda ingin menggantinya dengan yang baru.

Jika anda memilih ya, laporan akan diteruskan dengan proses eksport. Jika tidak, fail tersebut tidak akan ditukar kepada PDF.

2. Sekiranya anda memasukkan jalur folder yang tidak ada, akan muncul permintaan untuk meminta anda mengemas kini jalur folder yang ditentukan dalam kod tersebut. Proses eksport tidak akan berterusan sehingga ini diperbetulkan.
3. Setelah laporan berjaya dieksport, permintaan akan muncul yang menunjukkan di mana PDF fail disimpan.

Itu sahaja! Kini tiba masanya untuk menguji butang anda.

Tidak dapat Membuka Pangkalan Data Akses

Perkara paling menakutkan yang boleh berlaku kepada mana-mana pengguna Access adalah apabila terjaga pada suatu hari dan menyedari bahawa pangkalan data itu tidak lagi dapat dibuka. Ia telah rosak. Lebih buruk lagi ialah anda menyedari bahawa anda tidak dapat membuat sandaran data anda. Jangan risau. DataNumen Inc. mencipta perisian yang boleh memperbaiki Akses pangkalan data. Pangkalan data anda masih boleh dihidupkan kembali.

Pengenalan Pengarang:

Jayme Stack adalah pakar pemulihan data di DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk pemulihan sql dan produk perisian pemulihan yang unggul. Untuk maklumat lebih lanjut, lawati www.datanumen.com