Outlook дээр имэйлийг хэрхэн архивлах вэ: Бүрэн гарын авлага [2026]

1. Оршил

1.1 Outlook дээр имэйлийг архивлах гэж юу вэ?

Outlook дээр имэйлийг архивлах нь имэйлийг үндсэн ирсэн имэйлээс зориулалтын хадгалах байршил руу зөөх үйл явц бөгөөд ингэснээр шуудангийн хайрцгаа цэгцтэй, удирдах боломжтой байлгана. Имэйл устгахаас ялгаатай нь архивлах нь идэвхтэй ажлын талбараа цэгцлэхийн зэрэгцээ ирээдүйд лавлах зорилгоор хадгалдаг. Энэхүү гарын авлагад бид Outlook дээр имэйлийг өөр өөр аргаар хэрхэн архивлахыг харуулах болно.

1.2 Яагаад Outlook дээр имэйлийг архивлах хэрэгтэй вэ?

Имэйл архивлах нь хэд хэдэн чухал давуу талуудыг санал болгодог:

• Зохион байгуулалтыг хадгалдаг: Хуучин мессежүүдээ бүрмөсөн алдахгүйгээр таны ирсэн имэйлийг цэвэрхэн байлгаж, одоогийн имэйлүүд дээр төвлөрүүлдэг.
• Гүйцэтгэлийг сайжруулдаг: Ирсэн имэйлийн эмх замбараагүй байдлыг багасгаж, Outlook-г илүү хурдан, илүү хариу үйлдэлтэй болгодог.
• Чухал мэдээллийг хадгалдаг: Лавлагаа, нийцэл эсвэл бүртгэл хөтлөлтөд шаардлагатай байж болох имэйлд хандах эрхийг хадгалдаг.
• Хадгалалтыг удирддаг: Архивын аргаас хамааран та шуудангийн хайрцгийн зайг чөлөөлж, хадгалах хязгаарт багтааж болно.
• Хайлтыг хөнгөвчилдөг: Архивлагдсан имэйлүүд хайлт хийх боломжтой хэвээр байгаа тул шаардлагатай үед нь олох боломжтой.

2. Outlook дээр архивлах янз бүрийн аргуудыг ойлгох нь

Outlook нь имэйлийг архивлах дөрвөн өөр аргыг санал болгодог бөгөөд тус бүр нь өөр өөр хэрэглээний тохиолдол болон хадгалах шаардлагад зориулагдсан байдаг.

2.1 Гараар суулгасан хавтас руу архивлах (Архивлах товчлуур)

Архивлах товчлуур нь имэйлийг таны шуудангийн хайрцагт байгаа Архивын хавтас руу зөөдөг. Энэ нь имэйлийг таны үндсэн шуудангийн хайрцагт хадгалдаг бөгөөд хадгалах сангийн хэрэглээг багасгахгүйгээр ирсэн имэйлээ цэгцлэхэд тохиромжтой. Архивлагдсан зүйлсэд бүх төхөөрөмжөөс хандах боломжтой хэвээр байна.

2.2 Гараар гадаад файл руу архивлах (Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгсэл)

Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгсэл нь имэйлийг таны компьютер дээр хадгалагдсан тусдаа архив файл руу зөөдөг. Энэ арга нь үнэндээ таны шуудангийн хайрцгаас имэйлийг устгаж, серверийн хадгалах зайг чөлөөлдөг. Энэ нь та шуудангийн хайрцгийн хэмжээг багасгах шаардлагатай үед илүү тохиромжтой сонголт юм.

2.3 Автомат архив

Автомат архив нь хуучин имэйлүүдийг тохируулж болох тохиргоо болон хөгшрөлтийн хугацаанаас хамааран орон нутгийн PST файл руу автоматаар зөөдөг. Энэ функц нь хуваарийн дагуу ажилладаг бөгөөд гараар оролцоогүйгээр шуудангийн хайрцгийн хэмжээг удирддаг тул их хэмжээний имэйл хүлээн авдаг хэрэглэгчдэд тохиромжтой.

2.4 Exchange Server Online Archive (Enterprise Feature)

Exchange Server Online Archive буюу In-Place Archive гэж нэрлэгддэг бөгөөд энэ нь сервер дээр тусдаа шуудангийн хайрцаг хэлбэрээр ажилладаг Microsoft 365 үүлэн технологид суурилсан, байгууллагын түвшний шийдэл юм. Админууд энэ функцийг идэвхжүүлж, удирддаг бөгөөд энэ нь архивлагдсан имэйлийг ямар ч төхөөрөмжөөс хандах боломжтой байлгахын зэрэгцээ нэмэлт хадгалах сан олгодог. Онлайн архив идэвхжсэн үед Автомат архив автоматаар идэвхгүй болдог.

3. Гараар суулгасан хавтас руу архивлах (Архивлах товчлуур)

3.1 Шинэ Outlook дээр архивлах

Шинэ Outlook дээрх Архивлах товчийг ашиглан имэйлийг архивлахын тулд:

1. Архивлахыг хүссэн имэйл эсвэл имэйлүүдээ сонгоно уу.
2. Дарах Архив хэрэгслийн мөрөнд.
3. Баталгаажуулах мессеж гарч ирнэ. Та дарж болно Буцах Хэрэв шаардлагатай бол.

Тайлбар: Шинэ Outlook нь AutoArchive функцийг дэмждэггүй.

3.2 Сонгодог Outlook дээр архивлах

3.2.1 Архивын товчлуур

Сонгодог Outlook дээрх Архивлах товчийг ашиглан имэйлийг архивлахын тулд:

1. Архивлах имэйлүүдийг сонгоно уу.
2. дагуу Нүүр хуудас хэсэгт, хэсэгт устгах бүлэг, дар Архив.
3. Outlook нь имэйлийг Архивын хавтас руу зөөх болно.

Хэрэв та имэйлийг санамсаргүйгээр архивласан бол Архивын хавтас руу очиж, имэйлийг анхны хавтас руу нь буцааж зөөнө үү.

3.2.2 Гарын товчлолуудыг ашиглах (Backspace товчлуур)

Та сонгосон имэйлүүдийг гараар хурдан архивлаж болно:

1. Архивлах имэйлүүдийг сонгоно уу.
2. Press Backspace түлхүүр.
3. Сонгосон имэйлүүдийг нэн даруй архивлах болно.

Анхаарах зүйл: Хэрэв та имэйлийг шинэ цонхонд нээвэл цонхыг хаагаад дээрх алхмуудыг ашиглан архивлах хэрэгтэй.

3.2.3 Backspace түлхүүрийн архивыг хэрхэн идэвхгүй болгох вэ

Зарим хэрэглэгчид дараах шалтгааны улмаас Backspace түлхүүрийн архивлах функцийг идэвхгүй болгохыг илүүд үздэг.

• Санамсаргүй архивлалт: Энэ функцийг мэдэхгүй хэрэглэгчид санамсаргүйгээр эсвэл өөр зорилгоор Backspace товчийг дарж, имэйлүүд нь ирсэн имэйлээс гэнэт алга болж болзошгүй.
• Устгах товчлууртай холбоотой төөрөгдөл: Backspace товчлуур нь Delete товчлууртай ойролцоо боловч төөрөгдүүлж болох тогтворгүй ажиллагаатай.
• Байгууллагын бодлого: Зарим байгууллагууд архивлах аргуудыг хянаж, ажилчдаа гарны товчлол ашиглахаас урьдчилан сэргийлэхийг илүүд үздэг.
• Архивын функцийг ашиглахгүй байх: Архивын хавтсыг ашигладаггүй хэрэглэгчид энэ товчлолыг хэрэггүй гэж үзэж магадгүй юм.

Backspace товчлуурыг ашиглан зүйлсийг архивлахаас сэргийлэхийн тулд та дараах зүйлсийг хийх хэрэгтэй.

1. Outlook-ийг бүрэн хаах.
2. Press Windows + R Run харилцах цонхыг нээнэ үү.
3. Төрөл: regedit мөн Enter товчийг дарж бүртгэлийн засварлагчийг нээнэ үү.
4. Дараах руу очих: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Баруун талын самбар дээр хулганы баруун товчийг дараад сонгоно уу Шинэ -> DWORD (32-бит) утга.
6. Утгыг нэрлэнэ үү OneClickArchive-г идэвхгүй болгох.
7. Шинэ утгыг хоёр удаа товшоод тохируулна уу 1.
8. Дарах OK мөн Бүртгэлийн засварлагчийг хаа.
9. Restart Төлөв.

Тайлбар: Энэхүү бүртгэлийн засвар нь Outlook-ийн Microsoft 365-д хамаарах бөгөөд байнгын хувилбаруудтай ажиллахгүй.

3.2.4 Архивлахын тулд хулганы баруун товчийг дарна уу

Контекст цэсийг ашиглан архивлахын тулд:

1. Архивлахыг хүссэн имэйл дээрээ хулганы баруун товчийг дарна уу.
2. сонгоно уу Архив цэснээс гарах цэснээс.
3. Имэйлүүдийг Архивын хавтас руу зөөх болно.

3.2.5 Архивын хавтас руу чирж буулгах

Архивлах ажлыг гараар хянахын тулд:

1. олоорой Архив Навигацийн самбар дахь хавтас.
2. Архивлахыг хүссэн имэйлээ дараад удаан дарна уу.
3. Үүнийг Архивын хавтас руу чирээд буулгана уу.

3.3 Тодорхой шалгуураар архивын зүйлс

Анхдагчаар Outlook Archive функц нь зөвхөн огноогоор нь хуучин зүйлсийг л цэвэрлэж чадна. Хэрэв та тодорхой шалгуурт нийцсэн бүх зүйлсийг архивлахыг хүсвэл:

1. Дахь Нарийвчилсан хайлт харилцах цонх, товших Browse ... зүйлсийг олохыг хүссэн хавтасаа сонгохын тулд.
2. Хайлтын шалгуурыг тохируулна уу.
3. Дарах Одоо хайж олох шалгуурт нийцсэн бүх зүйлийг олох.
4. Олдсон бүх зүйлсийг сонгоно уу.
5. Сонгосон зүйлс дээр хулганы баруун товчийг дараад, дарна уу Зөөх, мөн Архивын хавтасаа сонгоно уу tarавах.
6. Олдсон бүх зүйлсийг архивын хавтас руу зөөх болно.

Жишээ 1: 10KB-аас том хэмжээтэй бүх имэйлийг архивлах:

1. Дахь Нарийвчилсан хайлт харилцах цонх, товшино уу Browse ... зүйлсийг олохыг хүссэн хавтасаа сонгохын тулд.
2. дээр дарна уу Илүү олон сонголтууд таб
3. нь чансаанд Хэмжээ (килобайт) to -ээс их 10
4. Дарах Одоо хайж олох
   

Жишээ 2: Хугацаа нь дууссан бүх имэйлийг архивлах:

1. Дахь Нарийвчилсан хайлт харилцах цонх, товшино уу Browse ... зүйлсийг олохыг хүссэн хавтасаа сонгохын тулд.
2. дээр дарна уу Нарийвчилсан таб
3. In Илүү олон шалгуурыг тодорхойлно уу хэсэг сонгох хугацаа дууссан нь Бүх Мэйл талбарууд.
4. Жишээлбэл, нөхцөлийг тохируулна уу Маргааш.
5. Дарах Жагсаалтанд нэмэх
6. Дарах Одоо хайж олох

Жишээ 3: Дууссан бүх тэмдэглэгээний имэйлийг архивлах:

Жишээ 4: Тодорхой өнгөний ангилалтай бүх имэйлийг архивлах:

Жишээ 5: Бүх имэйлийг нэмэлт мэдээлэлгүйгээр архивлах:

туг:

 

4. Гадаад файл руу гараар архивлах (Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгсэл)

4.1 Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгслийг ашиглах

Outlook имэйлийг Outlook дээр PST файл руу гараар архивлахын тулд:

1. дээр дарна уу Файлын таб.
2. Дарах мэдээлэл, дараа нь товшино уу Багаж.
3. сонгоно уу Хуучин эд зүйлсийг цэвэрлэх.
   
4. The Архив харилцах цонх гарч ирнэ.
5. Сонгох Энэ хавтас болон бүх дэд хавтаснуудыг архивлах сонголт.
6. Архивлахыг хүссэн хавтасаа сонгоно уу (жишээ нь, Ирсэн имэйл). Бүх зүйлийг архивлахын тулд шуудангийн хайрцагныхаа үндсэн хавтсыг сонгоно уу.
7. дагуу Хуучин зүйлсийг архивлах, огноо оруулна уу. Энэ огнооноос өмнөх зүйлсийг архивлах болно.
8. дагуу Архивын файл, анхдагч байршлыг хүлээн авах эсвэл дарна уу харах өөр байршил болон файлын нэрийг сонгох.
9. Сонголтоор шалгана уу "Автоматаар архивлахгүй" гэсэн тэмдэглэгээтэй зүйлсийг оруулах хэрэв та өмнө нь автомат архиваас хасагдсан зүйлсийг архивлахыг хүсвэл.
10. Дарах OK starархивлах.
    

Дууссаны дараа Архивын шуудангийн хайрцаг зүүн самбарт гарч ирэх бөгөөд та архивлагдсан имэйлүүддээ хандах боломжтой болно.

4.2 Өөр өөр хадгалах хугацаатай олон хавтсыг архивлах.

Нэг PST файлд хадгалахын зэрэгцээ өөр өөр хадгалах хугацаатай өөр өөр хавтас дахь зүйлсийг архивлахын тулд:

1. Архивын харилцах цонхыг нээнэ үү (Файлын -> мэдээлэл -> Багаж -> Хуучин эд зүйлсийг цэвэрлэх).
2. Эхний хавтсыг (жишээ нь, Ирсэн имэйл) сонгоод огноог 6 сарын өмнө болгож тохируулна уу. Одоогоор OK дарах хэрэггүй.
3. Өөр хавтас (жишээ нь, Илгээсэн зүйлс) сонгоод өөр огноо тохируулна уу (жишээ нь, 1 жилийн өмнө). Одоогоор OK дарах хэрэггүй.
4. Шаардлагатай бол хавтас сонгож, өөр огноог тохируулна уу.
5. Бүх фолдерууд ижил архивын файлын замыг ашиглаж байгаа эсэхийг шалгаарай.
6. Дарах OK бүх фолдерууд тохируулагдсаны дараа.

5. Outlook дээр имэйлийг автоматаар архивлах

5.1 Автомат архивыг идэвхжүүлэх

Сонгодог Outlook дээр Автомат Архивыг идэвхжүүлж, тохируулахын тулд:

1. Дарах Файлын -> сонголтууд.
2. Сонгох Нарийвчилсан таб.
3. дагуу Авто архив хэсэг, дээр дарна уу Автомат архивын тохиргоо товч:
   
4. шалгана уу Автомат архивыг N өдөр тутамд ажиллуулна уу хайрцаг.
5. Автомат архивыг хэр олон удаа ажиллуулахыг хүсэж байгаагаа тодорхойл (жишээ нь, 14 хоног тутамд).
6. Архивын байршил болон хөгшрөлтийн хугацаа зэрэг нэмэлт тохиргоог тохируулна уу. Бид эдгээр тохиргоог дараагийн хэсэгт дэлгэрэнгүй тайлбарлах болно.
7. Дарах OK тохиргоогоо хадгалахын тулд.
   

Автомат архив одоо таны тохируулсан хуваарийн дагуу автоматаар ажиллана.

5.2 Автомат архивын тохиргоог тайлбарласан

Автомат архивын тохиргоо бүрийг ойлгох нь архивлах үйл явцыг үр дүнтэй хянах боломжийг танд олгоно:

• Автомат архивыг N өдөр тутамд ажиллуулна уу: Автомат архивлах хуваарийг хянадаг. Үүнийг байнга (жишээлбэл, долоо хоног бүр) ажиллуулах нь имэйлийн жижиг багцуудыг боловсруулдаг бөгөөд энэ нь мянга мянган зүйлийг нэг дор архивлахаас илүү сайн ажилладаг. Автомат архивлахыг бүрэн зогсоохын тулд энэ сонголтыг арилгана уу.
• Автомат архивлах ажиллагаа эхлэхээс өмнө дараах зааврыг оруулна уу: Хэрэв та архивлахаасаа өмнө анхааруулга авахыг хүсвэлtarts, энэ сонголтыг идэвхжүүлнэ үү. Шаардлагатай бол үйлдлийг цуцлах мэдэгдэл танд харагдах болно.
• Хугацаа нь дууссан зүйлсийг устгах (зөвхөн имэйл хавтаснууд): Энэ нь хугацаа нь дууссан мессежүүдийг устгадаг. Хугацаа нь дууссан зүйлс нь хуучин зүйлсээс өөр гэдгийг анхаарна уу - имэйл бичих үед хугацаа дуусах хугацааг гараар тохируулдаг сонголтууд таб. Энэ тохиргоо нь зүйлсийг архивлахын оронд устгадаг тул болгоомжтой байгаарай.
• Хуучин зүйлсийг архивлах эсвэл устгах: Энэ үндсэн унтраалга нь таны өөрчлөн тохируулсан Автомат Архивын тохиргоог идэвхжүүлдэг. Outlook-н суурилагдсан анхдагч тохиргоог ашиглахын тулд үүнийг тэмдэглээгүй орхино уу.
• Фолдерын жагсаалтад архивын хавтсыг харуулах: Идэвхжүүлсэн үед таны архивын хавтаснууд Навигацийн хэсэгт автоматаар гарч ирнэ. Үүнгүйгээр та архивлагдсан зүйлсэд хандахыг хүсэх бүртээ архивын PST файлыг гараар нээх шаардлагатай болно.
• Хуучин эд зүйлсийг цэвэрлэх: Архивлах хязгаарын хугацааг тохируулна. Энэ босгоос хуучин зүйлсийг архивын файл руу зөөнө. Хүрээ нь уян хатан бөгөөд 1 хоногоос 60 сар хүртэлх хугацааг өдөр, долоо хоног эсвэл сараар тодорхойлно.
• Хуучин зүйлсийг дараах руу зөөх: Архивлагдсан зүйлсийг хаана хадгалахыг Outlook-д хэлнэ. Анхдагчаар энэ нь таны Documents\Outlook Files хавтсанд archive.pst үүсгэдэг. Дарна уу харах өөр байршил эсвэл файлын нэр сонгох. Энэ сонголтыг сонгосноор доорх бүрмөсөн устгах тохиргоог идэвхгүй болгоно.
• Зүйлсийг бүрмөсөн устгах: Архивлагдсан хуулбарыг хадгалахын оронд энэ тохиргоо нь хуучин зүйлсийг насны хязгаарт хүрмэгц бүрэн устгадаг. Үүнийг болгоомжтой ашиглаарай - устгасан зүйлсийг сэргээх боломжгүй. Үүнийг идэвхжүүлснээр дээрх архивлах сонголтыг идэвхгүй болгоно.
• Эдгээр тохиргоог одоо бүх хавтсанд хэрэгжүүлнэ үү: Энэ товчлуур нь таны одоогийн тохиргоог бүх Outlook фолдеруудад шууд хэрэгжүүлнэ. Хэрэв та фолдер бүрт өөр өөр дүрэм тохируулахыг хүсвэл үүнийг алгасах болно - та тэдгээрийг фолдер бүрийн шинж чанараар дамжуулан тохируулж болно.

5.3 Outlook фолдеруудын анхдагч хөгшрөлтийн хугацаа

Outlook нь янз бүрийн хавтасны төрлүүдэд өөр өөр анхдагч хөгшрөлтийн хугацааг ашигладаг:

• Ирсэн имэйл болон Ноорог: 6 сар
• Илгээсэн болон устгасан зүйлс: 2 сар
• Явах хайрцаг: 3 сар
• Хуанли, Даалгавар, Тэмдэглэл, Өдрийн тэмдэглэл: 6 сар
• Харилцах хаяг: Анхдагчаар автоматаар архивлагдаагүй

Таны үүсгэсэн хавтаснууд нь ижил төстэй анхдагч хавтаснуудын хөгшрөлтийн хугацааг өвлөн авдаг. Жишээлбэл, захиалгат имэйл хавтаснууд нь Ирсэн имэйл шиг 6 сарын хөгшрөлтийн хугацааг авдаг.

5.4 Барааны насыг хэрхэн тодорхойлдог вэ

Outlook-н янз бүрийн зүйлс нь архивлахад хангалттай настай эсэхийг тодорхойлохын тулд өөр өөр огнооны шалгуурыг ашигладаг:

• Имэйл мессежүүд: Систем нь та мессежийг хэзээ хүлээн авсан болон хамгийн сүүлд хэзээ өөрчилсөнийг шалгаад дараа нь хожимдсон огноог ашигладаг. Уншсан/уншаагүй гэж тэмдэглэх эсвэл имэйлийг зөөх гэх мэт энгийн үйлдлүүд ч өөрчлөлтийн цагийн тэмдгийг шинэчилдэг.
• Хуанлийн зүйлс: Уулзалт, товлосон цагуудын хувьд холбогдох огноо нь та ...ost Саяхан оруулгыг засаж, хадгалсан. Давталтын хэв маягтай зүйлсийг автоматаар архивлахаас чөлөөлсөн. Чухал зүйл бол зөвхөн өнгөрсөн үйл явдлуудыг архивлах эрхтэй - ирээдүйн уулзалтууд хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн огнооноос үл хамааран байрандаа үлдэнэ.
• Ажил үүрэг: Энд хоёр огноо чухал: дууссан огноо болон сүүлд өөрчлөгдсөн огноо. Аль нь шинэ байх нь тохирохыг тодорхойлно. Дуусаагүй гэж харагдаж байгаа даалгаврууд хэзээ ч автоматаар архивлагдахгүй. Даалгавруудыг хэн нэгэн дууссан гэж тэмдэглэсний дараа архивлах ажиллагаа явагдана.
• Тайлбар: Таны м-ийн огнооost Саяхан засварлаж, хадгалсан нь тэмдэглэл хэзээ архивлах боломжтой болохыг тодорхойлдог.
• Өдрийн тэмдэглэл: Анхны бүтээлийн огноо эсвэл мost саяхны өөрчлөлтийн огноо хүчинтэй бөгөөд шинэ огноо давамгайлна.
• Харилцах хаяг: Автомат архивлах функц нь харилцагчдыг бүрэн алгасдаг. Хэрэв та Харилцагчийн хавтасаа архивлах шаардлагатай бол Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгслийг гараар ашиглаарай.

5.5 Тодорхой хавтаснуудад зориулсан Автомат Архивыг тохируулах

Тодорхой хавтасны автомат архивын тохиргоог тохируулахын тулд:

1. Навигацийн самбарын фолдерын жагсаалтад өөрчлөхийг хүссэн фолдер дээрээ хулганы баруун товчийг дарна уу.
2. Дарах Үл хөдлөх хөрөнгө.
3. дээр дарна уу Авто архив таб.
4. сонгоно уу Эдгээр тохиргоог ашиглан энэ фолдерыг архивлах.
5. Энэ хавтсанд хамаарах хөгшрөлтийн хугацаа болон бусад сонголтыг тохируулна уу.
6. Дарах OK тохиргоог хадгалах.

Тайлбар: Ашиглах Хуучин зүйлсийг бүрмөсөн устгах хуучин имэйлийг автоматаар устгах сонголт Устгасан зүйлс болон Хэрэггүй и-мэйл тодорхой хадгалах хугацаанаас хойшхи хавтаснууд.

5.6 Автомат архиваас зүйлсийг хасах/оруулах

Заримдаа та байнга ашиглагдах зарим зүйлсийг архивлахыг ХҮСЭХГҮЙ байдаг. Доор 3 өөр хувилбарын шийдлүүдийг харуулав. Мэдээжийн хэрэг та үйлдлийг буцаагаад AutoArchive-с зүйлсийг оруулж болно.

5.6.1 Нэг зүйлийг хасах

1. Тодорхой зүйлийг сонгоно уу.
2. Press Alt + Enter оруулна уу түлхүүрүүд.
3. A Үл хөдлөх хөрөнгө харилцах цонх гарч ирнэ.
4. шалгана уу Энэ зүйлийг автоматаар архивлахгүй байх сонголт.

5.6.2 Олон зүйлийг хасах

1. 1. Руу оч харах таб
   2. Дарах Тохиргоог харах
   3. Дахь Дэвшилтэт Харах Тохиргоо харилцах цонхон дээр дар багана:
   4. The Багануудыг харуулах харилцах цонх гарч ирнэ. Нэмэхийн тулд доорх алхмуудыг дагана уу Автомат архивлахгүй байх багана:
      • сонгоно уу Бүх Мэйл талбарууд.
      • сонгоно уу Автомат архивлахгүй байх боломжтой багануудад.
      • Дарах нэмэх
      • Хэрэв та дарааллыг нь өөрчлөхийг хүсвэл сонгоод ашиглана уу Дээшээ дээшлүүлэх or Доош шилжих.
      • Дарах OK
   5. Дарсны дараа OK, чи буцаж очих болно Дэвшилтэт Харах Тохиргоо харилцах цонх, та дарах хэрэгтэй Бусад тохиргоо.
   6. Дахь Бусад тохиргоо харилцах цонхонд, тэмдэглэгээг чагтална уу Нүдэнд засвар хийхийг зөвшөөрөх сонголт.
   7. Цуврал дээр дарна уу OK өөрчлөлтүүдийг хадгалж, Outlook-н үндсэн цонх руу буцахын тулд. Одоо тодорхой зүйлсийг Автомат Архивлалтаас хасахын тулд зүгээр л шалгана уу Автомат архивлахгүй байх тэдэнд зориулсан багана:

5.6.3 Хавтас хасах

1. Навигацийн самбар дээрх фолдер дээр хулганы баруун товчийг дарна уу.
2. сонгоно уу Үл хөдлөх хөрөнгө.
3. дээр дарна уу Авто архив таб.
4. сонгоно уу Энэ хавтас дахь зүйлсийг архивлахгүй байх.
5. Дарах OK.

6. Outlook дээр имэйлийг дүрмээр автоматаар архивлах

Outlook дүрмүүд нь танд тодорхой илгээгчээс ирсэн эсвэл тодорхой шалгуурт нийцсэн имэйлийг автоматаар архивлах боломжийг олгодог. Архивын дүрэм үүсгэхийн тулд:

1. Архивлахыг хүссэн имэйл дээрээ хулганы баруун товчийг дарна уу.
2. Дарах журам -> Дүрэм үүсгэх гарч ирэх цэсэнд.
3. The Дүрэм үүсгэх харилцах цонх гарч ирнэ.
4. Дахь Сонгосон бүх нөхцөлтэй имэйл хүлээн авах үед хэсэгт дүрмийн нөхцөлийг зааж өгнө үү, тухайлбал эхлэн, Гарчиг агуулсан, эсвэл Руу илгээсэнИлүү төвөгтэй нөхцөл байдлын талаар мэдээлэл авахыг хүсвэл дарна уу. Advanced Options баруун доод буланд.
5. Дахь Дараах зүйлсийг хий хэсэг сонгох Зүйлийг хавтас руу зөөх: мөн дээр дарж Архивын хавтсыг зааж өгнө үү Фолдер сонгох... товчлуур.
6. Дарах OK дүрмийг аврахын тулд.

Outlook одоо нөхцөлийг хангасан бүх имэйлийг Архивын хавтас руу автоматаар зөөх болно.

7. Хүлээн авсан огноонд үндэслэн архивлах

Анхдагчаар Outlook AutoArchive нь өөрчлөгдсөн огноо эсвэл хүлээн авсан огноог ашигладаг бөгөөд аль нь хожуу байсан бэ гэдгийг нь харгалзан үздэг. Хэрэв та Outlook-г зөвхөн хүлээн авсан огноо дээр үндэслэн имэйлийг архивлахыг хүсвэл (өөрчлөлтийг үл тоомсорлож) Windows бүртгэлийг өөрчлөх шаардлагатай.

1. Outlook-ийг бүрэн хаах.
2. Бүртгэлийн засварлагчийг нээх.
3. Дараах руу очих: HKEY_CURRENT_USER\Програм хангамж\Microsoft\Office\ \Тохиргоо.
4. Баруун товчлуур дээр дарна уу Тохиргоо сонгох Шинэ -> DWORD (32-бит) утга.
5. Шинэ утгыг нэрлэнэ үү АрхивлахХамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн хугацааг үл тоомсорлоно.
6. Шинээр үүсгэсэн утгыг хулганы баруун товчийг дараад дарна уу Өөрчлөх.
7. Утгыг дараах байдлаар тохируулна уу 1 болон дарна уу OK.
8. Бүртгэлийн редакторыг хааж, restart Төлөв.

Эдгээр өөрчлөлтүүдийн дараа Outlook нь өөрчлөгдсөн огнооны оронд хүлээн авсан огнооны дагуу имэйлийг архивлах болно.

8. Дэвшилтэт: VBA ашиглан автомат архивлах

Хэрэв танд илүү дэвшилтэт хяналт хэрэгтэй бол автомат архивлах, та Outlook VBA макро ашиглаж болно. Доор зарим жишээ хувилбарууд байна:

• Outlook дээр дууссан ажлуудыг автоматаар архивлах
• Тодорхой хэмжээнээс том хэмжээтэй имэйлүүдийг архивлах
• Тодорхой хэмжээнээс том хэмжээтэй хуучин имэйлүүдийг автоматаар архивлах
• И-мэйлийг сараар автоматаар ангилж, архивлах
• Илгээгчийн нэрээр ирж буй имэйлийг автоматаар ангилах болон архивлах
• Тодорхой хуанли руу татгалзсан уулзалтуудыг автоматаар архивлах
• Шинэ имэйл ирэхэд хамгийн хуучин имэйлийг автоматаар архивлах
• Ирж буй имэйлийг дараагийн тэмдэглэгээгүйгээр автоматаар архивлах
• Ирсэн имэйлд хэт олон зүйл байгаа үед хуучин зүйлсийг автоматаар архивлах
• Хугацаа хэтэрсэн бүх томилгоо, ажлуудыг архивлах
• Хугацаа нь дууссан бүх имэйлийг архивлах
• Дууссан гэж тэмдэглэсний дараа дарагдсан имэйлийг автоматаар архивлах
• Outlook файл тодорхой хэмжээнээс том байх үед хугацаа нь дууссан зүйлсийг автоматаар архивлах
• Бүх уншсан RSS зүйлсийг архивлах
• Илгээгч дээр үндэслэн өөр өөр хавтас руу имэйл унших архив
• Бүх Outlook фолдеруудын "Автоматаар архивлах" сонголтыг багцаар идэвхгүй болгох
• Бүх Outlook фолдеруудад ижил "Автоматаар архивлах" тохиргоог багцаар хэрэгжүүлэх
• Олон Outlook имэйлд зориулж "Энэ зүйлийг автоматаар архивлахгүй" сонголтыг багцаар идэвхжүүлэх
• Бүх давтагдах хуанлийн зүйлсийн "Автоматаар архивлах" сонголтыг багцаар идэвхгүй болгох

9. Exchange Server онлайн архив

Exchange Server Online Archive (мөн In-Place Archive гэж нэрлэдэг) нь Microsoft 365-д зориулсан байгууллагын түвшний архивлах функц бөгөөд хуучин имэйлийг архивлах шуудангийн хайрцгууд руу архивлах замаар хэрэглэгчдэд нэмэлт шуудангийн хайрцгийн хадгалах зайг олгодог. Клиент талын архивлах аргуудаас ялгаатай нь энэ функцийг бүхэлд нь админууд удирддаг бөгөөд сервер дээр ажилладаг.

9.1 Администраторын тохиргооны шаардлага

Зөвхөн админууд Exchange Server Online Archive-г идэвхжүүлэх эсвэл идэвхгүй болгох боломжтой. Архивын шуудангийн хайрцгийг тохируулахын тулд админууд дараах зүйлсийг хийх ёстой:

• Exchange Online дээр имэйл хүлээн авагчийн үүрэг гүйцэтгэнэ үү
• Exchange админ төв (EAC) руу нэвтрэх
• Хэрэглэгчдэд зориулсан зохих Microsoft 365 лицензтэй байх

9.2 Админууд архивын шуудангийн хайрцгийг хэрхэн идэвхжүүлдэг вэ

Админууд Exchange админ төвөөр дамжуулан архивын шуудангийн хайрцгийг идэвхжүүлж болно:

1. Exchange админ төв (EAC) руу нэвтэрч, дараах руу очно уу Хүлээн авагчид -> Шуудангийн хайрцаг.
2. Архивлахын тулд шуудангийн хайрцгийг нь идэвхжүүлэх хэрэглэгчийг сонгоно уу.
3. Нээх цонхонд, сонгоно уу Бусад, ба доор Шуудангийн хайрцагны архив, сонгоно уу Шуудангийн шуудангийн архивыг удирдах.
4. Асаах Шуудангийн хайрцагны архив, дараа нь товшино уу Save.

Архивын шуудангийн хайрцгийн төлөв дараах байдлаар харагдана Идэвхтэй сонгосон хэрэглэгчийн хувьд.

9.3 Архивын шуудангийн хайрцгийг автоматаар идэвхжүүлэх

Админууд үндсэн шуудангийн хайрцаг квотынхоо 90%-д хүрэхэд архивын шуудангийн хайрцгийг автоматаар идэвхжүүлэхийн тулд PowerShell-г ашиглаж болно.

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Архивын шуудангийн хайрцгийг үе шаттайгаар зогсоох

Хэрэв та хязгаарлагдмал зай гэх мэт янз бүрийн шалтгаанаар архивын шуудангийн хайрцгуудыг аажмаар устгахыг хүсвэл дараах зүйлийг хийж болно.

1. Архивын шуудангийн хайрцгуудыг экспортлох.
2. Архивлахыг идэвхгүй болгох.

9.5 Архивын бусад онцлогт үзүүлэх нөлөө

Хэрэглэгчийн хувьд Exchange Server Online Archive идэвхжсэн үед:

• Автоматаар архивлах болон Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгслүүд нь Classic Outlook дээр боломжгүй болсон
• Outlook дээрх Архивлах товчлуур хэвийн ажиллаж байна
• Exchange Online шуудангийн хайрцгуудад оноосон хадгалах бодлого нь архивлах зан төлөвийг хянадаг

Тайлбар: Энэ функц нь Microsoft 365 Government clouds, 21Vianet-ийн ажиллуулдаг Microsoft 365 эсвэл Microsoft 365 Германд боломжгүй.

10. Outlook дээр архивлагдсан имэйлийг олох, удирдах

10.1 Архивын хавтас болон файлыг олох

Архивлагдсан имэйлүүдээ олохын тулд:

• Архивын хавтас: Суурилуулсан Архивын хавтас нь таны Навигацийн самбарын хавтасны жагсаалтад гарч ирнэ. Сонгох харах -> Хавтасны самбар -> Normal Хэрэв нуугдсан бол фолдерын жагсаалтыг харуулах.
• Архивын шуудангийн хайрцаг (PST файл): Хэрэв та "Автоматаар архивлах" эсвэл "Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх" хэрэгслийг ашиглах үед Архивын шуудангийн хайрцаг нь таны хавтасны жагсаалтад тусдаа зүйл хэлбэрээр гарч ирнэ. Архивын фолдерыг фолдерын жагсаалтад харуулах Автомат архивын тохиргоонд.

Хэрэв Архивын шуудангийн хайрцаг гарч ирэхгүй бол та үүнийг гараар дараах байдлаар нээж болно.

1. рүү очих Файлын -> Сонголтууд -> Дэвшилтэт 
2. дагуу Авто архив хэсэг, дээр дарна уу Автомат архивын тохиргоо товчлуур.
3. Архивын PST файлын бүтэн замыг дараахаас олно уу. Хуучин зүйлсийг зөөх.
4. Дарах Файлын -> Нээх, экспортлох -> Outlook өгөгдлийн файлыг нээнэ үү мөн архивын PST файлаа бүтэн замаар нь сонгоно уу.
   

10.2 Архивын файлыг зөөх

1. Outlook дээр PST архивын файлыг хаах.
2. Файлыг шинэ байршил руу зөөнө үү.
3. Outlook дээр дахин нээнэ үү.
4. Замаа өөрчлөх Файлын -> Сонголтууд -> Дэвшилтэт -> Автомат архив -> Автомат архивын тохиргоо -> Хуучин зүйлсийг зөөх

10.3 Архивлагдсан имэйл хайх

Архивын хавтсанд архивлагдсан имэйлийг хайхын тулд:

1. Анхдагчаар, та Outlook-н дээд хэсэгт байрлах Хайлтын талбарт хайлтын үг бичихэд архивлагдсан зүйлсийг оруулаад таны шуудангийн хайрцагт байгаа бүх хавтасыг хайдаг.
2. Хайлтаа зөвхөн Архивын хавтсаар хязгаарлахын тулд эхлээд сонгоно уу Архив Навигацийн самбар дахь хавтас.
3. Дараа нь хайлтын талбарт хайлтын үгээ бичнэ үү.
4. Хайлтын үр дүн нь зөвхөн Архивын хавтаснаас зүйлсийг харуулах болно.

Архивын файлаас архивлагдсан имэйлийг хайхын тулд:

1. Зүүн самбар дээрх Архивын файл дээр дарна уу.
2. Дунд хэсэгт байгаа хайлтын нүдийг дарна уу.
3. Хайлтын таб гарч ирнэ.
4. дээр дарна уу хайх таб
5. Дарах Хайлтын хэрэгслүүд -> Дэвшилтэт хайлт …
   
   
6. The Нарийвчилсан хайлт харилцах цонх гарч ирнэ.
7. дээр дарна уу Browse ... товчлуур.
8. Дахь Фолдер(ууд)-ыг сонгох харилцах цонхонд Архивын файлыг шалгана уу
9. шалгана уу Дэд хавтас хайх
10. Дарах OK
11. Outlook дараа нь s болноtarАрхивын файл доторх бүх дэд хавтаснуудыг оруулаад хайх:
    

10.4 Архивлагдсан имэйлийг ирсэн имэйл рүү сэргээх

Архивлагдсан имэйлийг Ирсэн имэйл рүүгээ буцааж зөөхийн тулд:

1. Архивын хавтас эсвэл Архивын шуудангийн хайрцаг руу очно уу.
2. Сэргээхийг хүссэн имэйл эсвэл имэйлүүдээ сонгоно уу.
3. Имэйлүүдийг Ирсэн имэйл рүүгээ чирж оруулах эсвэл хулганы баруун товчийг дараад сонгоно уу Зөөх -> Ирсэн.

Имэйлүүдийг таны Ирсэн имэйл рүү буцааж зөөж, архивын байршлаас устгах болно.

11. Архивын файлын хэмжээний хязгаарлалт ба менежмент

11.1 PST файлын хэмжээний анхдагч хязгаарлалтууд

Outlook PST файл нь анхдагч хэмжээний хязгаартай байна:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016, болон 2013: 50 GB
• 2010 болон түүнээс өмнөх төлөв: 20 GB

Архивын PST файл энэ хязгаарт хүрэх эсвэл хүрэх үед Outlook шинэ зүйлсийг архивлахаа болих эсвэл урьдчилан таамаглах аргагүй ажиллах болно.

11.2 Том архивын файлуудыг удирдах

Таны архивын файл хэмжээний хязгаарт ойртох үед дараах сонголтуудыг анхаарч үзээрэй.

• Шинэ архив файл үүсгэх: Шинэ архив PST файл үүсгэнэ үү болонtarOutlook дээр имэйлийг архивлах. Та олон архивын файлыг жил эсвэл төслөөр нь цэгцэлж хадгалах боломжтой.
• Хэрэггүй зүйлсийг устгах: Архивлагдсан имэйлүүдээ хянаж үзээд хэрэггүй болсон зүйлсээ бүрмөсөн устгана уу, дараа нь архивын файлыг нягтруулах.

11.3 PST файлын хэмжээний хязгаарыг нэмэгдүүлэх (Зөвлөдөггүй)

Та бүртгэлийн өөрчлөлтөөр дамжуулан анхдагч 50 ГБ хязгаарыг 100 ГБ болгон нэмэгдүүлэх боломжтой боловч үүнийг зөвлөдөггүй. Асар том PST файлууд нь Outlook-ийг удаашруулж, эвдрэлийн эрсдэлийг нэмэгдүүлдэг. Хэрэв та хязгаарыг нэмэгдүүлэх шаардлагатай бол дараахыг дагаж болно энэ гарын авлага .

Хэмжээний хязгаарыг нэмэгдүүлэхийн оронд шинэ архив файл үүсгэх эсвэл Онлайн архив ашиглах талаар бодож үзээрэй.

12. Outlook архивын асуудлыг шийдвэрлэх

12.1 Автомат архивлах боломжгүй байна

Хэрэв Автомат Архивын сонголтууд боломжгүй эсвэл саарал өнгөтэй бол шалтгаан нь дараах байж болно.

• Exchange Server онлайн архивыг идэвхжүүлсэн: Хэрэв танай байгууллага Exchange Server Online Archive-г идэвхжүүлсэн бол AutoArchive автоматаар идэвхгүй болно. Онлайн архив нь AutoArchive-г байгууллагын түвшний орлох функц болж үйлчилнэ. Онлайн архивыг ашиглахын тулд админтайгаа холбогдоно уу.
• Администратор идэвхгүй болгосон функц: Таны сүлжээний админ Автомат архивлах функцийг дарангуйлдаг Бүлгийн бодлого эсвэл хадгалах бодлогуудаар дамжуулан Автомат архивлахыг идэвхгүй болгосон байж магадгүй. Байгууллагынхаа имэйл удирдлагын бодлогын талаар системийн админтай холбогдоно уу.
• Шинэ хэтийн төлөвийн хязгаарлалтууд: Шинэ Outlook нь Автомат Архив болон Хуучин Зүйлсийг Цэвэрлэх хэрэгслийг дэмждэггүй. Эдгээр функцуудад хандахын тулд Classic Outlook-г ашиглаарай.

12.2 Автомат архив ажиллахгүй байна

Хэрэв AutoArchive ажиллахаа больсон бол дараах зүйлсийг шалгана уу:

• Автомат архивын тохиргоог шалгаж байна: Автомат архивын тохиргоог нээх (Файлын -> сонголтууд -> Нарийвчилсан -> Автомат архивын тохиргоо) мөн тохиргоогоо зөв эсэхийг шалгана уу.
• Автомат архивлах тэмдэглэгээний хайрцгийг ажиллуулна уу: Баталгаажуулах Автомат архивыг N өдөр тутамд ажиллуулна уу сонголтыг тэмдэглэсэн байна. Хэрэв тэмдэглээгүй бол Автомат архив автоматаар ажиллахгүй.

12.3 Архивлагдаагүй тодорхой зүйлс

Хэрэв зарим зүйл архивлагдаагүй бол дараах шалтгаанууд байж болно.

• Өөрчлөгдсөн огноо хэтэрхий саяхан: Анхдагчаар Outlook нь хүлээн авсан огноо эсвэл өөрчлөгдсөн огноог ашигладаг бөгөөд аль нь хожуу байсан бэ гэдгийг нь харгалзан үздэг. Хэрэв та саяхан имэйлийг өөрчилсөн бол өөр хугацаа өнгөрөх хүртэл архивлагдахгүй.
• "Автоматаар архивлахгүй байх" Проперти идэвхжсэн: Зүйлсүүд нь "Энэ зүйлийг автоматаар архивлахгүй байх" шинж чанарыг идэвхжүүлсэн байж магадгүй.
  • Нэг зүйлийг шалгахын тулд шинэ цонхонд нээхийн тулд давхар товшоод, дараа нь дарна уу Файлын -> Үл хөдлөх хөрөнгө, мөн шалгана уу Энэ зүйлийг автоматаар архивлахгүй байх сонголт.
  • Багцаар олон зүйлийг шалгахын тулд харах тохиргоондоо "Автоматаар архивлахгүй" баганыг нэмээд, дараа нь энэ баганыг харуулахын тулд имэйл жагсаалтын өргөнийг нэмэгдүүлнэ үү.

12.4 Архивын хавтас харагдахгүй байна

Хэрвээ Архивын хавтаснууд (Архивын шуудангийн хайрцагны файл) Outlook-н зүүн самбарт харагдахгүй байна. Дараах шийдлүүдийг туршаад үзээрэй:

• Архивын хавтсыг харуулахыг идэвхжүүлэх: Автомат архивын тохиргоог нээгээд, үүнийг шалгаарай Архивын фолдерыг фолдерын жагсаалтад харуулах шалгаж байна.
• Архивын файлыг гараар нэмэх: Хэрэв Архивын шуудангийн хайрцаг харагдахгүй хэвээр байвал "Дараах" товчийг дарж гараар нээнэ үү. Файлын -> Нээх, экспортлох -> Outlook өгөгдлийн файлыг нээнэ үү мөн архивын PST файлаа сонгоно уу.
• Outlook-г шинэчилж байна: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online болон Outlook.com бүртгэлүүдийн хувьд таны Архивын хавтас анхдагчаар байх ёстой. Хэрэв та үүнийг Outlook 2016 эсвэл Outlook for Microsoft 365 дээр харахгүй байгаа бол дараах хаягаар орно уу. Файлын -> Оффисын данс -> Сонголтуудыг шинэчлэх -> Одоо шинэчлэх.

12.5 Архивын PST файл эвдэрсэн байна

Хэрэв архивын PST файл эвдэрсэн бол Outlook шинэ имэйлийг түүн рүү зөөж чадахгүй. Та PST файлыг дараах аргаар засах боломжтой.

• Ирсэн имэйлийн засварлах хэрэгслийг ашиглаж байна (scanpst.exe)
• Гуравдагч талын сэргээх хэрэгслүүдийг ашиглах

Харна уу манай бүрэн гарын авлага дээрх аргууд болон бусад засварын аргууд дээр.

13. И-мэйл архивлах шилдэг туршлагууд

13.1 Архивлах имэйлүүд

Чухал бүртгэлийг хадгалахын тулд зарим төрлийн имэйлийг устгахын оронд архивлах хэрэгтэй:

• Санхүүгийн бүртгэл: Ирээдүйн лавлагаа болон төсөвлөлтийн зорилгоор банкны хуулга, төлбөрийн нэхэмжлэх, нэхэмжлэх, баримт болон татвартай холбоотой мэдээллийг агуулсан имэйлийг архивлана уу.
• Ажлын яриа хэлэлцээ: Ажилтай холбоотой чухал хэлэлцүүлэг, шийдвэр, төслийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, баримт бичгүүдийг лавлагаа эсвэл гүйцэтгэлийн үнэлгээнд зориулж хадгал.
• Баримт болон баталгаажуулалт: Асуудал гарсан тохиолдолд худалдан авалтын баталгаажуулалт, захиалгын захиалга, үйлчилгээний захиалга болон захиалгын баримтыг хадгална уу.
• Хууль эрх зүйн баримт бичиг: Гэрээ, хэлэлцээр, хууль эрх зүйн харилцаа холбоо эсвэл хууль эрх зүйн бүртгэл болгон ашигладаг аливаа захидал харилцааг агуулсан имэйлийг архивлах.
• Төслийн файлууд: Ирээдүйд лавлах зорилгоор хэлэлцүүлэг, ноорог, санал хүсэлт, саналууд зэрэг хэрэгжиж буй эсвэл дууссан төслүүдтэй холбоотой имэйлийг хадгал.
• Хувийн чухал үе шатууд: Ажлын санал, хүлээн авах захидал, карьерын амжилт зэрэг амьдралын чухал үйл явдлуудыг тэмдэглэсэн имэйлийг сэтгэл хөдлөлийн хувьд үнэ цэнэтэй байлгахын тулд хадгал.
• Аялал жуулчлалын баримт бичиг: Тасалбар, зочид буудлын захиалга, аяллын хуваарийг архивлахrarтаны аяллын түүхийн хууль ёсны бүртгэл болж болох баримтууд.

13.2 Архивлах болон устгах шийдвэрийн гарын авлага

Имэйлийг архивлах эсвэл устгах эсэхээ шийдэхдээ түүний ирээдүйн үнэ цэнийг анхаарч үзээрэй. Лавлагаа, нийцэл эсвэл бүртгэл хөтлөлтийн зорилгоор дараа нь хэрэг болж магадгүй мессежүүдийг архивлана уу. Хуучирсан мэдээллийн товхимол, спам эсвэл хэмнэл гэх мэт хамааралгүй эсвэл шаардлагагүй болсон имэйлийг устгана уу.rary мэдэгдэл. Хэрэв та эргэлзэж байвал архивлана уу - та дараа нь хэзээ ч устгаж болох ч бүрмөсөн устгасан имэйлийг сэргээх боломжгүй.

13.3 Архивын тогтмол засвар үйлчилгээ

Архивлагдсан зүйлсээ үе үе шалгаж, шаардлагагүй зүйлсээ устгаснаар архиваа тогтмол арчилж байгаарай. Энэ нь таны архивыг ирсэн имэйл шигээ замбараагүй болохоос сэргийлж, файлын хэмжээг удирдах боломжтой байлгана. Архивтаа зөвхөн үнэ цэнэтэй мэдээлэл агуулсан эсэхийг шалгахын тулд улирал эсвэл жил бүр хянаж байгаарай.

13.4 Архивын файлуудыг нөөцлөх

Архивлагдсан имэйлүүдээ нөөц хуулбар үүсгэн хамгаалаарай:

• Локал нөөц хуулбарууд: Архивын PST файлаа гадаад хатуу диск эсвэл USB диск рүү хуулж ав. Нөөц хуулбарыг компьютерээсээ тусад нь аюулгүй газар хадгална уу.
• Үүлэн сангийн нөөцлөлт: Техник хангамжийн эвдрэлээс хамгаалах, нөөцлөлт хийхийн тулд архивын PST файлаа OneDrive, Dropbox эсвэл Google Drive зэрэг үүлэн хадгалалтын үйлчилгээнд байршуулна уу.

Архивын файлууд нь нөөцлөлттэй адил биш гэдгийг санаарай. Архивын PST файлынхаа тусдаа нөөц хуулбарыг үргэлж хадгалж байгаарай.

13.5 Автомат архивын оновчтой давтамж

Автомат архивыг их хэмжээний хоцрогдол үүсэхээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд хангалттай давтамжтай ажиллуулахаар тохируулна уу, гэхдээ гүйцэтгэлд нөлөөлөх хэмжээнд биш.ost хэрэглэгчид, AutoArchive-г 14 хоног тутамд ажиллуулах нь сайн ажилладаг. Хэрэв та өдөр бүр их хэмжээний имэйл хүлээн авдаг бол үүнийг долоо хоног бүр ажиллуулахаар тохируулж үзээрэй. Жижиг багцуудыг илүү ойр ойрхон архивлах нь мянга мянган зүйлийг нэг дор боловсруулахаас дээр бөгөөд энэ нь таны компьютерийг удаашруулж болзошгүй юм.

14. Outlook архивын талаарх чухал баримтууд

14.1 PST файлын формат

PST (Хувийн Дэлгүүр) файлын формат нь имэйл, хуанлийн зүйлс, харилцагчид болон бусад Outlook өгөгдлийг таны компьютер дээр орон нутагт хадгалахад ашигладаг Outlook-н өгөгдлийн файлын төрөл юм. PST файлуудыг Outlook дээр нээж, компьютеруудын хооронд зөөж болно. Тэдгээр нь таны шуудангийн хайрцгаас тусдаа бөгөөд таны заасан байршилд, ихэвчлэн C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\ дотор хадгалагддаг.

14.2 Архивлах ба экспортлох

Архивлах болон экспортлох нь өөр өөр үйл явц юм. Архивлах нь зүйлсийг анхны байршлаас нь архив файл руу зөөж, тэдгээрийг үндсэн PST файлаас устгаж, зайг чөлөөлдөг. Экспортлох нь сонгосон зүйлсийн хуулбарыг үүсгэдэг боловч тэдгээрийг анхны байршлаас нь устгахгүй эсвэл шуудангийн хайрцгийн хэмжээг багасгахгүй. Шуудангийн хайрцгийн хэмжээг удирдахын тулд архивлах, нөөц хуулбар үүсгэхийн тулд экспортлохыг ашиглана уу.

14.3 Архив болон нөөцлөлт

Архивын файл нь нөөц хуулбартай адил биш юм. Архивууд нь танд тогтмол хандах шаардлагагүй хуучин зүйлсийг удаан хугацаанд хадгалах зориулалттай. Нөөцлөлтүүд нь гамшгийн үед нөхөн сэргээх зорилгоор тусад нь хадгалсан өгөгдлийн давхардсан хуулбарууд юм. Хэрэв та архивлагдсан имэйлүүдээ нөөцлөхийг хүсвэл архивын PST файлынхаа хуулбарыг хийж, OneDrive, Dropbox эсвэл гадаад диск зэрэг аюулгүй газар хадгална уу.

Манай цогц гарын авлагыг үзнэ үү Outlook имэйлийг хэрхэн нөөцлөх вэ.

14.4 Харилцагчдыг автоматаар архивлаагүй байна

Outlook нь анхдагчаар харилцагчдыг автоматаар архивладаггүй. Автомат архив нь имэйл хавтас, хуанли, даалгавар, тэмдэглэл, тэмдэглэл зэргийг боловсруулдаг бол Харилцагчдын хавтас хасагдсан. Гэсэн хэдий ч шаардлагатай бол та Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгслийг ашиглан Харилцагчдын хавтсыг гараар архивлаж болно.

15. Түгээмэл асуултууд

А: Outlook дээр имэйлийг хэрхэн архивлах вэ?

А: Outlook дээр имэйлийг архивлахын тулд архивлахыг хүссэн имэйл эсвэл имэйлээ сонгоод хэрэгслийн самбар дээрх Архивлах товчийг дарна уу. Та мөн хулганы баруун товчийг дараад контекст цэснээс Архивлахыг сонгож, Backspace товчийг дарах эсвэл имэйлийг Архивын хавтас руу чирж болно. Автоматаар архивлахын тулд Автоматаар архивлахыг тохируулах эсвэл тодорхой илгээгчдээс ирсэн имэйлийг архивлах дүрмийг ашиглана уу.

А: Outlook дээр мянга мянган имэйлийг хэрхэн архивлах вэ?

А: Их хэмжээний имэйлийг архивлахын тулд хуучин мессежийг тогтмол архивлах хуваарь гаргахын тулд AutoArchive ашиглана уу, эсвэл тодорхой хугацаанаас өмнөх имэйлийг гараар архивлахын тулд Clean Up Old Items хэрэгслийг ашиглана уу. Та мөн Файл -> Нээх ба Экспорт -> Импорт/Экспорт -> Файл руу экспортлох руу орж, Outlook Data File (.pst)-г сонгосноор имэйлийг PST файл руу экспортлох боломжтой. Эдгээр аргууд нь гараар эрэмбэлэх шаардлагагүйгээр их хэмжээний мессежийг үр дүнтэй удирддаг.

А: И-мэйл архивлах нь Outlook дээр зай гаргадаг уу?

А: Энэ нь архивлах аргаас хамаарна. Хэрэв та Архив товчийг ашиглавал архивлагдсан имэйлүүд нь таны үндсэн шуудангийн хайрцагт байгаа суурилагдсан Архивын хавтас руу зөөгдөх тул зай гаргахгүй. Гэсэн хэдий ч имэйлийг тусдаа архивын файл руу зөөхийн тулд Автоматаар архивлах эсвэл Хуучин зүйлсийг цэвэрлэх хэрэгслийг ашиглах нь үндсэн шуудангийн хайрцгийн хадгалах санг чөлөөлдөг. Онлайн архив нь мөн имэйлийг тусдаа серверийн талын шуудангийн хайрцаг руу зөөх замаар таны үндсэн шуудангийн хайрцагт зай гаргадаг.

А: Outlook дээр архивлагдсан имэйлийг хэрхэн олох вэ?

А: Архивлагдсан имэйлийг олохын тулд хавтасны жагсаалтад байгаа Архивын хавтас эсвэл Автомат Архив ашиглаж байгаа бол Архивын шуудангийн хайрцаг руу очно уу. Илгээгч, гарчиг, огноо эсвэл түлхүүр үгээр тодорхой имэйлийг хайхын тулд Outlook-н дээд хэсэгт байрлах Хайлтын мөрийг ашиглана уу. Анхдагчаар Outlook нь архивлагдсан зүйлс зэрэг бүх хавтсыг хайдаг. Хайлтыг зөвхөн архивлагдсан имэйлээр хязгаарлахын тулд хайхаасаа өмнө Архивын хавтсыг сонгоно уу.

А: Outlook дээр имэйлийг архивлах эсвэл устгах нь дээр үү?

А: Лавлагаа, нийцэл эсвэл бүртгэл хөтлөлтийн хувьд дараа нь хэрэг болж магадгүй имэйлүүдийг архивлана уу. Хамааралгүй эсвэл шаардлагагүй болсон имэйлүүдийг устгана уу. Хэрэв та ирээдүйд имэйлийг лавлах шаардлагатай бол устгахын оронд архивлана уу. Архивлагдсан имэйлүүдийг хайх боломжтой хэвээр байгаа бөгөөд хүссэн үедээ сэргээх боломжтой бол устгасан имэйлүүд эцэстээ бүрмөсөн алга болно.

А: Outlook дээр имэйлийг автоматаар архивлаж болох уу?

А: Тийм ээ, Автомат архив нь нас, хавтас эсвэл бусад шалгуурт үндэслэн имэйлийг архивлах хуваарь тохируулах боломжийг танд олгоно. Энэ нь таны ирсэн имэйлийг гараар оролцоогүйгээр цэгцтэй байлгадаг. Та мөн тодорхой нөхцөлийг хангасан имэйлийг Архивын хавтас руу автоматаар зөөхийн тулд Outlook дүрмийг үүсгэж болно. Автомат архив нь зөвхөн Сонгодог Outlook дээр боломжтой бөгөөд Шинэ Outlook эсвэл вэб хувилбарт байхгүй гэдгийг анхаарна уу.

А: Архивлах нь миний имэйл хайлтын үр дүнд нөлөөлөх үү?

А: Үгүй, архивлагдсан имэйлийг Outlook дээр хайх боломжтой хэвээр байна. Анхдагчаар та Outlook дээр хайлт хийхэд энэ нь таны шуудангийн хайрцаг дахь бүх хавтас, түүний дотор Архивын хавтас болон Архивын шуудангийн хайрцгийг хайдаг. Та архивлагдсан имэйлийг ирсэн имэйлийнхээ адил хялбархан олох боломжтой.

А: Хэрхэн өөрчлөх вэ tarАрхивын байршлыг авах уу?

А: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online, эсвэл Outlook.com бүртгэлүүдийн хувьд та суулгасан Архивын хавтасны байршлыг өөрчлөх боломжгүй - энэ нь нэрийг нь өөрчлөх, зөөх эсвэл устгах боломжгүй анхдагч системийн хавтас юм. POP болон IMAP бүртгэлүүдийн хувьд та Файл -> Шуудангийн хайрцгийн тохиргоо -> Хэрэгслүүд -> Архивын хавтас тохируулахыг сонгосноор Архивын хавтасны байршлыг өөрчилж болно. Автоматаар архивлах эсвэл Хуучин зүйлсийг цэвэрлэхийг ашиглахдаа архивын тохиргоон дахь Browse дээр дарж архивын PST файлыг хаана хадгалахыг зааж өгч болно.

А: AutoArchive болон Exchange Server Online Archive хоёрын хооронд ямар хамаарал байдаг вэ?

А: Автоматаар архивлах нь хуучин имэйлийг локал PST файл руу автоматаар зөөдөг хуучин Outlook функц юм. Энэ нь мессежүүд серверээс устгагдах бөгөөд хайлтаар олоход хэцүү гэсэн үг юм. Хэрэв Автоматаар архивлах PST файлыг агуулсан хатуу диск ашиглах боломжгүй болвол эдгээр мессежүүд ...ostExchange Server Online Archive нь архивлагдсан имэйлийг сервер дээр хадгалдаг, ямар ч төхөөрөмжөөс хандах боломжтой болгодог AutoArchive-ийн байгууллагын түвшний орлуулагч юм. Хэрэв танд Exchange Server Online Archive байхгүй бөгөөд таны мэдээллийн технологийн хэлтэс уг функцийг идэвхгүй болгоогүй бол AutoArchive-ийг ашиглах боломжтой хэвээр байна.

А: Хэрэв миний AutoArchive PST файл эвдэрсэн эсвэл нээгдэхгүй бол яах вэ?

А: Хэрэв таны AutoArchive PST файл эвдэрсэн бөгөөд Outlook үүнийг нээж чадахгүй бол та тусгай програм ашиглаж болно Outlook PST засварын хэрэгсэл Архивлагдсан имэйл болон бусад өгөгдлөө сэргээхийн тулд. Сэргээх оролдлого хийхээсээ өмнө гэмтсэн архивын файлын нөөц хуулбарыг үргэлж үүсгээрэй. Ирээдүйн асуудлуудаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд архивын файлуудаа нээж болох эсэхийг тогтмол шалгаж, боломжтой бол чухал архивуудыг Exchange Server Online Archive руу зөөхийг бодоорой.

А: Backspace товчлуураар архивлахыг хэрхэн идэвхгүй болгох вэ?

А: Backspace товчлуур нь зүйлсийг архивлахаас сэргийлэхийн тулд та бүртгэлийн оруулга нэмэх шаардлагатай. HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (эсвэл OCT зам) руу очиж, DisableOneClickArchive нэртэй DWORD утга үүсгээд 1 болгож тохируулна уу. Энэхүү бүртгэлийн засвар нь Outlook-ийн Microsoft 365-д хамаарах бөгөөд байнгын хувилбаруудтай ажиллахгүй. Өөрчлөлт хийхээсээ өмнө бүртгэлээ үргэлж нөөцөлж байгаарай.

А: Давтагдах хуанлийн зүйлсийн автомат архивыг хэрхэн идэвхгүй болгох вэ

А: Та эдгээр зүйлсийг 3 аргаар хасаж болно:

1. Календарийн фолдерыг бүхэлд нь хасах.
2. Хуанлийн нэг зүйлийг хасах.
3. Олон хуанлийн зүйлийг хасах.

Та дэлгэрэнгүй мэдээллийг авах боломжтой энэ хэсэг.

16. дүгнэлт

16.1 Архивын аргуудын харьцуулалт

Архивын аргуудын ялгааг ойлгох нь таны хэрэгцээнд тохирсон зөв аргыг сонгоход тусална.

арга	Архивын очих газар	Клиент/Сервер	Шинэ төлөв	Сонгодог хэтийн төлөв	Вэб	Хэзээ ашиглах вэ	Шуудангийн хайрцгийн хэмжээнд үзүүлэх нөлөө
Гараар архивлах (Архивын товчлуур)	Суурилагдсан архивын хавтас	Үйлчлүүлэгч талын үйл ажиллагаа	Тийм	Тийм	Тийм	Хадгалах санг багасгахгүйгээр ирсэн имэйлийг хурдан цэгцлэх	Хямдрал байхгүй - имэйлүүд шуудангийн хайрцагт үлдэнэ
Гараар архивлах (цэвэрлэх)	Локал PST файл	Үйлчлүүлэгч талын үйл ажиллагаа	Үгүй	Тийм	Үгүй	Шуудангийн хайрцгийн зайг чөлөөлөхийн тулд нэг удаагийн архивлах	Шуудангийн хайрцгийн хэмжээг мэдэгдэхүйц багасгадаг
Автомат архив	Локал PST файл	Үйлчлүүлэгч талын үйл ажиллагаа	Үгүй	Тийм	Үгүй	Автомат тасралтгүй шуудангийн менежмент	Шуудангийн хайрцгийн хэмжээг цаг хугацааны явцад багасгадаг
Exchange Server онлайн архив	Тусдаа серверийн шуудангийн хайрцаг	Сервер талын ажиллагаа	Тийм	Тийм	Тийм	Том шуудангийн хайрцагтай байгууллагын хэрэглэгчид	Үндсэн шуудангийн хайрцгийн хэмжээг багасгадаг

Тайлбар: Шуудангийн хайрцгийн хэмжээг багасгахын тулд танд хэрэгтэй нягтруулна хуучин имэйлүүдийг архивласны дараа.

16.2 Ирсэн имэйлийг цэвэр байлгах

Архивлах нь үр дүнтэй имэйл менежментийн зөвхөн нэг хэсэг юм. Имэйл боловсруулах тогтмол журам боловсруулж, имэйлийг боловсруулсны дараа шууд архивлах эсвэл устгах, шаардлагагүй зүйлсийг устгахын тулд архиваа тогтмол хянаж байгаарай. Эдгээр аргуудыг зохих архивын тохиргоотой хамт хэрэгжүүлснээр та бүтээмжтэй байж, чухал мессежүүдэд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд туслах цэвэр, үр ашигтай имэйл хайрцагтай байх болно.

Ашигласан материал

• Microsoft-ын албан ёсны баримт бичиг: Гараар архивлах зүйлс
• Microsoft-ын албан ёсны баримт бичиг: Windows-д зориулсан Outlook дээрх архив
• Microsoft-ын албан ёсны баримт бичиг: Хуучин зүйлсийг автоматаар архивлах
• Microsoft-ын албан ёсны баримт бичиг: Автомат архивын тохиргоог тайлбарласан
• Microsoft-ын албан ёсны баримт бичиг: Microsoft 365-д зориулсан архивын шуудангийн хайрцгийг идэвхжүүлэх

---

Зохиогчийн Тухай

Шиу Син Байгууллагын цахим шуудангийн систем болон Microsoft Office-ийн алдааг олж засварлах чиглэлээр 8 гаруй жил ажилласан туршлагатай мэдээллийн технологийн мэргэжилтэн юм. Тэрээр олон мянган хэрэглэгчдэд янз бүрийн корпорацийн орчинд Outlook-ийн нарийн төвөгтэй асуудлыг шийдвэрлэхэд тусалсан.

Шиу нь цахим шуудангийн системийн шилжилт хөдөлгөөн, өгөгдөл сэргээх, бүтээмжийн програм хангамжийг оновчтой болгох чиглэлээр мэргэшсэн. Түүний практик туршлага нь Exchange Server байршуулалтыг удирдах, MAPI холболтын асуудлуудыг шийдвэрлэх, нэн чухал цахим шуудангийн системд найдвартай нөөцлөх стратегийг хэрэгжүүлэх зэрэг багтдаг.

Шиу техникийн зохиол бүтээлээрээ дамжуулан мэдээллийн технологийн цогц шийдлүүдийг өдөр тутмын хэрэглэгчдэд хүртээмжтэй болгохыг зорьдог. Тэрээр Office 365 болон Exchange Online-ийн хамгийн сүүлийн үеийн хөгжүүлэлтүүд болон шинээр гарч ирж буй цахим шуудангийн технологиудтай байнга холбоотой байдаг. Шиу цахим шуудангийн нууцыг тайлахгүй байх үедээ хүмүүст илүү үр дүнтэй ажиллахад туслах практик технологийн зөвлөгөөг хуваалцах дуртай.

Энэ гарын авлагын талаар асуух зүйл байна уу эсвэл Outlook-тэй холбоотой асуудлаар нэмэлт тусламж хэрэгтэй байна уу? Шиу угтан авлаа санал хүсэлт, санал Эдгээр алдааг олж засварлах нөөцийг сайжруулахын тулд.