Jika Anda hanya ingin mengekspor email Outlook yang dipilih ke file eksternal, menggunakan fitur "Impor dan Ekspor" akan cukup merepotkan. Artikel ini akan memandu Anda untuk mengekspor dengan cepat beberapa email yang dipilih ke file Teks, Excel, atau PST.
Secara umum, saat Anda ingin mengekspor item Outlook ke file eksternal, fitur "Impor dan Ekspor" akan muncul di benak Anda sejak awal. Anda dapat pergi ke menu "File", cari dan klik tombol "Impor" di bawah tab "Buka". Kemudian di jendela "Import and Export Wizard" baru, ada fitur "Ekspor ke file", yang ditunjukkan seperti gambar layar berikut.
Fitur ini memang banyak membantu kami saat ingin mengekspor berbagai item Outlook. Namun, jika Anda mungkin hanya ingin mengekspor beberapa item, seperti beberapa email yang dipilih. Dalam kasus seperti itu, menggunakan fungsi ini akan merepotkan karena langkah-langkah yang rumit dan membosankan. Sebenarnya lebih disarankan untuk menggunakan metode berikut.
Ekspor Batch ke File Teks
- Sebagai langkah awal, pilih beberapa email sumber yang ingin Anda ekspor.
- Kemudian menuju ke menu "File" dan pilih opsi "Save As".
- Selanjutnya di kotak dialog "Save As" yang baru, pertama pilih tujuan, dan kemudian tentukan nama untuk file ini dan selanjutnya atur "Save as type" menjadi "Text Only", dan terakhir klik tombol "Save".
- Akhirnya Anda dapat beralih ke folder tujuan dan menemukan file teks. Setelah membukanya, Anda akan menemukan bahwa semua email yang dipilih telah dimasukkan dalam satu file.
Catatan: Isi email yang dipilih akan digabungkan tanpa batasan apa pun.
Ekspor Batch ke File Excel
- Untuk memulai, pilih semua email yang Anda inginkan.
- Kemudian tekan tombol "Ctrl + C" untuk menyalinnya.
- Selanjutnya buka file Excel baru dan pilih sel, seperti Cell A1.
- Setelah itu, tekan "Ctrl + V" untuk menempelkan email yang telah disalin sebelumnya.
- Akhirnya Anda dapat menyimpan file Excel saat ini seperti biasa.
Catatan: Hanya kolom di folder surat yang akan diekspor ke lembar kerja Excel. Biasanya badan email tidak akan diekspor.
Ekspor Batch ke File PST
Metode 1: Salin Langsung ke File PST
- Pertama-tama, Anda harus menampilkan file PST di panel navigasi email.
- Jika Anda ingin mengekspor beberapa email yang dipilih ke file prospek baru, Anda harus membuat file data Outlook baru dengan "Item Baru"> "Item Lainnya"> "File Data Outlook".
- Atau jika Anda ingin mengekspornya ke file PST yang ada, Anda harus pergi ke "File"> "Open"> "Open Outlook Data File" untuk membukanya terlebih dahulu.
- Kemudian cari dan pilih semua email yang Anda inginkan yang ingin Anda ekspor. Klik kanan padanya dan pilih "Pindahkan"> "Salin ke Folder".
- Selanjutnya di kotak dialog "Salin Item" baru, buat folder baru di bawah file Data baru dan tekan dua "OK" untuk menyelesaikan penyalinan.
- Sekarang Anda sudah mendapatkan file PST yang berisi email yang Anda inginkan.
Metode 2: Arsipkan ke File PST
- Pertama-tama, pilih beberapa email yang dibutuhkan dan klik kanan padanya.
- Kemudian dari menu klik kanan, pilih "Pindahkan"> "Salin ke Folder".
- Selanjutnya di kotak dialog "Salin Item" baru, buat folder email baru untuk menyimpan email yang disalin.
- Setelah mengklik beberapa "OK", item akan berhasil disalin.
- Kemudian pergi ke menu "File", tekan tombol "Alat Pembersihan" dan pilih "Arsip".
- Di kotak dialog "Arsipkan", pilih folder email sumber, ketik "Besok" di bidang "Arsipkan item yang lebih lama dari:". Kemudian klik tombol "Browse" untuk memilih file PST.
- Setelah mengklik "OK", Anda akan menerima prompt. Anda tinggal memilih "Ya".
- Akhirnya email akan diekspor ke file PST yang dipilih sekaligus.
Perbandingan Metode Di Atas
| metode | Kelebihan | Kekurangan | |
| Ekspor Batch ke File Teks | Mudah dioperasikan. | Semua detail email yang dipilih diekspor ke dalam satu file Teks. Email mungkin membingungkan karena tidak ada batasan yang jelas. | |
| Ekspor Batch ke File Excel | Itu juga sederhana. | Metode ini hanya dapat mengekstrak daftar email dan tidak dapat mengekspor badan email. | |
| Ekspor Batch ke File PST | Metode 1 | Ini jauh lebih mudah daripada Metode 2. | Anda harus terlebih dahulu membuat file Outlook baru atau membuka file Outlook yang sudah ada, menampilkannya di panel navigasi. |
| Metode 2 | Anda tidak perlu membuka file Outlook terlebih dahulu. | Ini lebih kompleks dan membosankan daripada Metode 1. | |
Menanggapi Kesalahan Outlook
Sudah diketahui bahwa Outlook rentan terhadap kesalahan. Oleh karena itu, Anda harus tetap tenang ketika menemui kesalahan. Hanya dengan kepala dingin Anda dapat mengatasi masalah yang menjengkelkan ini. Secara umum, Anda dapat memulai ulang aplikasi Outlook dalam mode aman. Jika kesalahan tetap terjadi, kemungkinan besar Anda menghadapi masalah lain. Kesalahan Outlook PST. Dalam skenario ini, Anda dapat menggunakan alat perbaikan bawaan, scanpst.exe.
Pengantar Penulis:
Shirley Zhang adalah pakar pemulihan data di DataNumen, Inc., yang merupakan pemimpin dunia dalam teknologi pemulihan data, termasuk memperbaiki korup SQL Server fillet dan produk perangkat lunak perbaikan pandangan. Untuk informasi lebih lanjut kunjungi www.datanumen.com