U slučaju da rukujete
nekoliko projekata u vašem uredu, vrlo je vjerojatno da ćete u svoj poštanski sandučić primiti brojne e-poruke vezane uz te projekte. S vremenom vam postaje sve teže pratiti razgovore koje ste vodili u vezi s pojedinačnim projektom. Međutim, s Outlookom je lako moguće organizirati vaše razgovore i arhivirati e-poštu na uredan način. Pogledajmo neke praktične savjete kako postići isto.
Stvorite zasebne mape za pohranu e-pošte za svaki projekt na kojem radite
Za početak trebali biste stvoriti zasebne mape za svaki projekt koji je u tijeku s kojim trenutno rukujete u programu Outlook. Nakon što primite e-poruku koja se odnosi na određeni projekt, možete je odvojiti od ulazne pošte i premjestiti u odgovarajuću mapu.
Koristite pravila za filtriranje e-pošte u relevantne mape
U programu Ms Outlook možete stvoriti pravila za prijenos e-poruka koje sadrže određeni predmet. U idealnom slučaju trebali biste potaknuti sve članove tima da uvrste naziv projekta u predmet e-pošte i to će omogućiti automatsko odvajanje e-pošte uz pomoć pravila.
Stvorite kategorije za svaki projekt i povežite ih s jedinstvenim bojama
Aplikacija Ms Outlook omogućuje vam stvaranje kategorija koje se mogu koristiti za brzo identificiranje e-pošte. Također možete pridružiti određenu boju određenoj kategoriji što bi vam omogućilo razvrstavanje e-pošte na učinkovit način. Međutim, prvo morate stvoriti jedinstvene kategorije za organiziranje svoje e-pošte. Da biste to učinili, možete kliknuti na Kategoriziraj u izborniku alatne trake, a zatim kliknite na Sve kategorije. Zatim možete odabrati jednu od postojećih kategorija i preimenovati ih smislenim nazivom. Štoviše, možete odabrati promjenu boje povezane s navedenom kategorijom. Outlook vam čak omogućuje pridruživanje tipke prečaca pojedinačnoj kategoriji. Važno je stvoriti kategoriju za svaki od vaših kontinuiranih projekata kako biste ih mogli jednostavno označiti. Nakon što popis kategorija bude postavljen, možete desnom tipkom miša kliknuti bilo koju e-poštu i kliknuti na kategorije. Iz skočnog zaslona možete odabrati relevantnu kategoriju i primijeniti je na e-poštu. Usput, skočni zaslon sadrži poveznicu na glavni popis kategorija, samo u slučaju da želite izmijeniti bilo koji od njegovih elemenata.
Nemojte izgubiti svoju e-poštu zbog pada programa Outlook – oporavite ih
U slučaju da ikada naiđete na potpuni pad programa Outlook, podaci vaše e-pošte mogu postati nedostupni. U takvom scenariju jedina opcija pred vama uključuje oporavak podataka e-pošte uz pomoć pst popravak alat poput DataNumen Outlook RepairOva svestrana aplikacija dolazi s najpreciznijim i najnaprednijim algoritmom dizajniranim za dohvaćanje PST podataka iz potpuno oštećenih datoteka. Aplikacija je također opremljena za rješavanje mnoštva vrsta medija i radi besprijekorno čak i na virtualnim strojevima.
Uvod za autora:
Alan Chen je predsjednik i predsjednik DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući sql oporavak i softverske proizvode za popravak Outlooka. Za više informacija posjetite www.datanumen.com