U ovom članku razumijemo koncept sustava za upravljanje dokumentima, zajedno sa savjetima za njegovu izradu u MS Accessu
Ključni uvjeti za nesmetano funkcioniranje poduzeća uključuju učinkovito upravljanje svom imovinom i resursima. Kad se bavimo podacima, ne zahtijevamo samo upravljanje, već i učinkovito upravljanje dokumentima. Ovo je slično konceptu sustava upravljanja sadržajem i dio je sustava upravljanja sadržajem poduzeća. DMS uključuje izgradnju sustava upravljanja koji se mogu koristiti za učinkovito upravljanje digitalnim dokumentima na način da ne samo da olakšava proces pohrane, već i smanjuje potrebu za papirom. Izrađeni sustav također bi trebao omogućiti učinkovito praćenje svih učinjenih promjena.
Korištenje MS Accessa za učinkovit DMS
Stvaranje učinkovitog DMS-a neće biti moguće ako ne koristite pravu aplikaciju za isti. MS Access svojim korisnicima pruža baze podataka koje mogu djelovati kao predlošci za izgradnju DMS-a po vašem izboru, koji se može koristiti za obavljanje svih ključnih zadataka uređivanja i pregledavanja osim samo sigurnog pohranjivanja podataka.
Ove baze podataka dolaze s nekoliko značajki koje ih korisniku čine izuzetno jednostavnima za korištenje. Postojeći podaci u vašim Access bazama podataka mogu se uvesti u ove predloške uz pomoć funkcije 'Klasifikacija'. Za dijeljenje DMS-a među nekoliko korisnika prisutnih na mreži, možete koristiti funkciju 'Splitting'. Time korisnicima omogućuje rad i istovremeno dijeljenje dokumenta.
Dolje je pet ključnih savjeta koji će vam pomoći u stvaranju učinkovitog DMS-a.
Kada pokušavamo stvoriti učinkovit DMS, postoje određeni savjeti koje uvijek trebamo imati na umu, njih 5 dajemo u nastavku.
- Imati dovoljno metapodataka – Provjerite može li DMS pristupiti metapodacima svih dokumenata kojima bi trebao upravljati. Ponekad će DMS automatski izdvojiti metapodatke iz dokumenta, a ponekad ćete ih možda morati unijeti ručno.
- Osigurajte ispravnu integraciju dokumenata – DMS bi vam također trebao omogućiti nesmetan pristup povezanim aplikacijama tako da možete dohvatiti dokumente iz repozitorija sustava. Stoga provjerite je li DMS koji izradite dobro integriran s ključnim aplikacijama.
- Snimite slike dokumenata – DMS koristi slike dokumenata koje su snimili priključeni uređaji poput skenera, višenamjenskih pisača i više. Provjerite jesu li te slike dobro snimljene.
- Pravilno indeksiranje – Nećete moći dohvatiti potrebne dokumente ako indeks DMS-a nije pravilno kreiran. Provjerite jesu li svi ključni objekti dio indeksa te je li sveobuhvatan i nije složen.
- Održavajte sigurnost dokumenata – Jedna od ključnih stvari koju nikada ne biste smjeli uzimati zdravo za gotovo je sigurnost DMS-a. Uvjerite se da su svi ključni sigurnosni mehanizmi postavljeni i da samo važne osobe imaju pristup sustavu. Ovo je jedan od onih savjeta koji, ako se ne provedu ispravno, može učiniti da cijeli trud propadne. Također osigurajte sigurnost podataka pohranjenih u aplikaciji Access ulaganjem u Popravak pristupa alat.
Uvod za autora:
Vivian Stevens stručnjakinja je za oporavak podataka u DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući sql oporavak i excel softverski proizvodi za oporavak. Za više informacija posjetite www.datanumen.com